Внутренний аудит документов о соответствии
Внешняя проверка отличается от внутренней только тем, что её сроки определяет не компания.
- Оформляем такие документы регулярно — это наша ежедневная работа, а не разовый опыт
- Берёмся за сложные проекты, от которых отказываются другие: нестандартная продукция, спорная классификация, зарубежное производство
- Доводим до результата — до получения документа, а не до первого отказа
- Собственный орган по сертификации, аттестат 11НК35
- Цену и срок называем до начала работ, ответ в течение часа
К нам приходят после отказов в других органах и после остановки партии на таможне. Разбираем причину, исправляем доказательную базу и доводим до выдачи документа.
Оборудование единичного изготовления, спорная классификация, пересечение нескольких регламентов, зарубежные площадки с выездом экспертов — работаем с тем, что требует разбора, а не шаблона.
Называем реальный срок и цену до начала работ. Если по продукции документ не нужен — скажем прямо и оформим отказное письмо вместо лишнего сертификата.
Аттестат аккредитации 11НК35. Не посредники: работы ведём сами, сроки зависят от нас, а не от цепочки подрядчиков.
Внешняя проверка отличается от внутренней только тем, что её сроки определяет не компания. Всё остальное совпадает: проверяются те же документы, теми же способами, по тем же критериям. Отсюда простой вывод — комплект можно проверить самостоятельно и заранее, устранив находки в спокойном режиме. Практика показывает устойчивый набор проблем: истекающие документы, позиции ассортимента без охвата, расхождения обозначений, утраченные протоколы, отсутствие подтверждений заявлений на упаковке. Каждая из них устраняется за дни, если обнаружена вовремя, и стоит остановки поставок, если обнаружена проверяющим.
01
Что проверять
- наличие действующего документа по каждой позиции ассортимента;
- охват конкретных моделей и артикулов перечнем продукции;
- совпадение обозначений на изделии, на упаковке и в документе;
- статус документов в реестре с сохранением записи;
- наличие протоколов испытаний, на которые ссылается документ;
- комплектность доказательственных материалов;
- соответствие маркировки требованиям и наличие всех сведений;
- подтверждение заявлений о свойствах на упаковке и в карточках;
- сведения об изготовителе и о производственных площадках;
- сроки действия документов и план переоформления.
02
Порядок проведения
- выгрузить полный перечень фактически продаваемых позиций;
- сопоставить каждую позицию с документами о соответствии;
- проверить статусы документов в реестре и сохранить записи;
- сверить обозначения по образцам продукции и упаковки;
- проверить наличие протоколов и комплектов материалов;
- проверить макеты этикеток по действующим требованиям;
- проверить карточки товара на соответствие упаковке;
- составить перечень находок с оценкой критичности;
- устранить находки по приоритету с назначенными сроками;
- зафиксировать результаты и дату проведения аудита.
03
Приоритеты устранения
| Критично | Позиция продаётся без документа о соответствии |
| Критично | Документ приостановлен или прекращён |
| Критично | Заявление о свойствах не подтверждено |
| Высокий | Модель не входит в перечень продукции документа |
| Высокий | Документ истекает в течение квартала |
| Средний | Расхождение обозначений в документах |
| Средний | Неполнота сведений в маркировке |
| Низкий | Отсутствие печатных версий записей реестра |
04
Типичные находки
- новые артикулы появились в продаже раньше документов;
- документ охватывает часть линейки, а продаётся вся;
- обозначение на упаковке отличается от указанного в документе;
- истёк срок действия документа, продажи продолжаются;
- протоколы испытаний утрачены или не передавались органом;
- на упаковке заявления, не подтверждённые документами;
- сведения об изготовителе изменились, документы прежние;
- состав в карточке товара отличается от состава на упаковке;
- эксплуатационные документы без перевода на русский язык.
05
Периодичность
Полный аудит проводится не реже одного раза в год, а по критичным элементам — чаще. Статусы документов в реестре проверяются ежемесячно: приостановка происходит без предупреждения, а карточки на площадках блокируются автоматически. Перечень ассортимента сверяется с документами ежеквартально, поскольку новые позиции появляются постоянно. Сроки действия документов отслеживаются по календарю с уведомлением за три-четыре месяца до истечения: этого достаточно на переоформление с испытаниями. Дополнительно аудит проводится при событиях: смене поставщика или изготовителя, изменении рецептуры или конструкции, выходе новых редакций стандартов, изменении требований к маркировке, перед крупными акциями и перед входом в новую торговую сеть.
06
Кто проводит
- ответственный за разрешительные документы как исполнитель;
- технический специалист по вопросам характеристик и испытаний;
- специалист по качеству по производственному контролю;
- юрист по формулировкам заявлений и по договорам;
- сотрудник, не участвовавший в подготовке документов, для проверки макетов;
- руководитель для приоритизации и выделения ресурсов;
- внешний консультант при отсутствии внутренних компетенций;
- назначенный ответственный за итоговый перечень находок.
Цена зависит от конкретного изделия и объёма испытаний. Опишите товар — назовём точную сумму и срок до начала работ.
07
Документирование результатов
- перечень проверенных позиций с датой проверки;
- перечень находок с описанием и с оценкой критичности;
- план устранения с ответственными и со сроками;
- подтверждения устранения по каждой находке;
- печатные версии записей реестра с датами;
- обновлённая таблица соответствия ассортимента и документов;
- выводы о системных причинах находок;
- изменения в процедурах по итогам аудита.
08
Системные выводы
Отдельные находки устраняются, но польза аудита в другом — в выявлении причин, по которым они возникают. Если новые артикулы регулярно появляются раньше документов, причина в процедуре закупки: она не предусматривает согласования со специалистом по документам. Если документы истекают незамеченными, отсутствует календарь сроков. Если обозначения расходятся, нет таблицы соответствия и договорённости с изготовителем. Если заявления на упаковке не подтверждены, макеты согласовывает только маркетинг. Каждая системная причина устраняется одним организационным решением, и после этого соответствующая группа находок исчезает. Поэтому итогом аудита должен быть не только перечень исправлений, но и одно-два изменения в процедурах — иначе следующий аудит покажет тот же результат.
09
Подготовка к внешней проверке
- комплект по каждой позиции собран и доступен;
- печатные версии записей реестра с датами проверки;
- таблица соответствия ассортимента и документов;
- протоколы испытаний и техническая документация;
- перечень заявлений с подтверждающими документами;
- документы по производственному контролю, где применимо;
- переписка по изменениям и по уведомлениям органа;
- назначенный сотрудник, знающий структуру комплекта.
10
Проверка поставщиков в рамках аудита
Если компания торгует чужой продукцией, аудит охватывает и документы поставщиков. Проверяется наличие действующих документов по каждой закупаемой позиции, охват конкретных артикулов перечнем продукции, статусы в реестре, соответствие изготовителя и обозначений фактическому товару. Отдельно оценивается, есть ли в договорах обязанность поставщика уведомлять об изменении реквизитов документов, о смене изготовителя и о приостановке: без этого пункта компания узнаёт о проблеме от площадки. Практический приём — вести перечень поставщиков с указанием доли позиций, по которым документы вызывали замечания: он показывает, где риск концентрируется. Для позиций с высоким риском и большим объёмом продаж полезно самостоятельно проверять статусы в реестре, а не полагаться на уведомления поставщика.
- действующие документы по каждой закупаемой позиции;
- охват конкретных артикулов перечнем продукции;
- статусы документов поставщиков в реестре;
- соответствие изготовителя и обозначений фактическому товару;
- обязанность поставщика уведомлять об изменениях в договоре;
- перечень поставщиков с историей замечаний;
- самостоятельная проверка статусов по ключевым позициям;
- порядок действий при приостановке документа поставщика.
Частые вопросы
Как часто проводить внутренний аудит?
Полный — не реже раза в год; статусы документов в реестре проверяются ежемесячно, а перечень ассортимента сверяется с документами ежеквартально. Дополнительно аудит проводится при смене поставщиков, изменении рецептуры и перед входом в новые каналы продаж.
С чего начинать проверку?
С перечня фактически продаваемых позиций, а не с перечня документов. Иначе позиции, не охваченные никакими документами, не попадут в проверку — их не с чем сверять, и они остаются незамеченными.
Что делать с находкой «позиция без документа»?
Приостановить продажи этой позиции до оформления документа. Это единственная категория находок, требующая немедленной остановки, а не включения в план: продажа без подтверждения соответствия является нарушением.
Кто должен проверять макеты этикеток?
Сотрудник, который их не составлял, совместно с ответственным за документы: автор не замечает собственных пропусков. Особенно это касается происхождения компонентов, аллергенов и подтверждения заявлений о свойствах.
За сколько до истечения документа начинать переоформление?
Обычно за три-четыре месяца: этого достаточно на испытания и на процедуру. Для продукции со сложными испытаниями срок увеличивается, поэтому календарь сроков ведётся с индивидуальными интервалами по позициям.
Нужно ли документировать аудит?
Да. Документированный аудит с датами, перечнем находок и подтверждениями устранения служит аргументом при внешней проверке и показывает, что соответствие контролируется системно, а не по факту замечаний.
Что делать с системными причинами находок?
Устранять организационными решениями: согласование новых закупок со специалистом по документам, календарь сроков, таблица соответствия обозначений, обязательное согласование макетов. Без этого те же находки повторятся при следующем аудите.
Какой документ подтверждает соответствие?
Тот, что установлен применимым регламентом для этого вида продукции: сертификат или декларация о соответствии, а для отдельных категорий — свидетельство о государственной регистрации.
Порядок проведения: что важно знать?
Перечень позиций берётся из системы учёта или из выгрузки с площадок, а не из памяти. Расхождение между реальным ассортиментом и представлением о нём — типичная находка сама по себе.
Приоритеты устранения: что важно знать?
Позиция, продаваемая без документа, устраняется немедленно: до оформления документа продажи приостанавливаются. Это единственная категория находок, требующая остановки, а не плана.
Бесплатная консультация
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
- Скажем срок и стоимость до начала работ
- Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты