Внутренний аудит документов о соответствии помогает заранее выявить пробелы: истекающие сроки, неохваченные позиции ассортимента, расхождения обозначений и отсутствие протоколов. Он не воспроизводит автоматически любую внешнюю проверку и не гарантирует устранение замечаний за несколько дней. Результат — перечень находок, ответственных и необходимых действий.
01
Что проверять
- наличие действующего документа по каждой позиции ассортимента;
- охват конкретных моделей и артикулов перечнем продукции;
- совпадение обозначений на изделии, на упаковке и в документе;
- статус документов в реестре с сохранением записи;
- наличие протоколов испытаний, на которые ссылается документ;
- комплектность доказательственных материалов;
- соответствие маркировки требованиям и наличие всех сведений;
- подтверждение заявлений о свойствах на упаковке и в карточках;
- сведения об изготовителе и о производственных площадках;
- сроки действия документов и план переоформления.
02
Порядок проведения
- выгрузить полный перечень фактически продаваемых позиций;
- сопоставить каждую позицию с документами о соответствии;
- проверить статусы документов в реестре и сохранить записи;
- сверить обозначения по образцам продукции и упаковки;
- проверить наличие протоколов и комплектов материалов;
- проверить макеты этикеток по действующим требованиям;
- проверить карточки товара на соответствие упаковке;
- составить перечень находок с оценкой критичности;
- устранить находки по приоритету с назначенными сроками;
- зафиксировать результаты и дату проведения аудита.
03
Приоритеты устранения
| Критично | Позиция продаётся без документа о соответствии |
| Критично | Документ приостановлен или прекращён |
| Критично | Заявление о свойствах не подтверждено |
| Высокий | Модель не входит в перечень продукции документа |
| Высокий | Документ истекает в течение квартала |
| Средний | Расхождение обозначений в документах |
| Средний | Неполнота сведений в маркировке |
| Низкий | Отсутствие печатных версий записей реестра |
04
Типичные находки
- новые артикулы появились в продаже раньше документов;
- документ охватывает часть линейки, а продаётся вся;
- обозначение на упаковке отличается от указанного в документе;
- истёк срок действия документа, а новый выпуск в обращение продолжается; для ранее выпущенных единиц отдельно проверяют дату выпуска, охват документа и срок годности или службы;
- протоколы испытаний утрачены или не передавались органом;
- на упаковке заявления, не подтверждённые документами;
- сведения об изготовителе изменились, документы прежние;
- состав в карточке товара отличается от состава на упаковке;
- эксплуатационные документы без перевода на русский язык.
05
Периодичность
Полный аудит проводится не реже одного раза в год, а по критичным элементам — чаще. Статусы документов в реестре проверяются ежемесячно: приостановка происходит без предупреждения, а карточки на площадках блокируются автоматически. Перечень ассортимента сверяется с документами ежеквартально, поскольку новые позиции появляются постоянно. Сроки действия документов отслеживаются по календарю с уведомлением за три-четыре месяца до истечения: этого достаточно на переоформление с испытаниями. Дополнительно аудит проводится при событиях: смене поставщика или изготовителя, изменении рецептуры или конструкции, выходе новых редакций стандартов, изменении требований к маркировке, перед крупными акциями и перед входом в новую торговую сеть.
06
Кто проводит
- ответственный за разрешительные документы как исполнитель;
- технический специалист по вопросам характеристик и испытаний;
- специалист по качеству по производственному контролю;
- юрист по формулировкам заявлений и по договорам;
- сотрудник, не участвовавший в подготовке документов, для проверки макетов;
- руководитель для приоритизации и выделения ресурсов;
- внешний консультант при отсутствии внутренних компетенций;
- назначенный ответственный за итоговый перечень находок.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
07
Документирование результатов
- перечень проверенных позиций с датой проверки;
- перечень находок с описанием и с оценкой критичности;
- план устранения с ответственными и со сроками;
- подтверждения устранения по каждой находке;
- печатные версии записей реестра с датами;
- обновлённая таблица соответствия ассортимента и документов;
- выводы о системных причинах находок;
- изменения в процедурах по итогам аудита.
08
Системные выводы
Отдельные находки устраняются, но польза аудита в другом — в выявлении причин, по которым они возникают. Если новые артикулы регулярно появляются раньше документов, причина в процедуре закупки: она не предусматривает согласования со специалистом по документам. Если документы истекают незамеченными, отсутствует календарь сроков. Если обозначения расходятся, нет таблицы соответствия и договорённости с изготовителем. Если заявления на упаковке не подтверждены, макеты согласовывает только маркетинг. Каждая системная причина устраняется одним организационным решением, и после этого соответствующая группа находок исчезает. Поэтому итогом аудита должен быть не только перечень исправлений, но и одно-два изменения в процедурах — иначе следующий аудит покажет тот же результат.
09
Подготовка к внешней проверке
- комплект по каждой позиции собран и доступен;
- печатные версии записей реестра с датами проверки;
- таблица соответствия ассортимента и документов;
- протоколы испытаний и техническая документация;
- перечень заявлений с подтверждающими документами;
- документы по производственному контролю, где применимо;
- переписка по изменениям и по уведомлениям органа;
- назначенный сотрудник, знающий структуру комплекта.
10
Проверка поставщиков в рамках аудита
Если компания торгует чужой продукцией, аудит охватывает и документы поставщиков. Проверяется наличие действующих документов по каждой закупаемой позиции, охват конкретных артикулов перечнем продукции, статусы в реестре, соответствие изготовителя и обозначений фактическому товару. Отдельно оценивается, есть ли в договорах обязанность поставщика уведомлять об изменении реквизитов документов, о смене изготовителя и о приостановке: без этого пункта компания узнаёт о проблеме от площадки. Практический приём — вести перечень поставщиков с указанием доли позиций, по которым документы вызывали замечания: он показывает, где риск концентрируется. Для позиций с высоким риском и большим объёмом продаж полезно самостоятельно проверять статусы в реестре, а не полагаться на уведомления поставщика.
- действующие документы по каждой закупаемой позиции;
- охват конкретных артикулов перечнем продукции;
- статусы документов поставщиков в реестре;
- соответствие изготовителя и обозначений фактическому товару;
- обязанность поставщика уведомлять об изменениях в договоре;
- перечень поставщиков с историей замечаний;
- самостоятельная проверка статусов по ключевым позициям;
- порядок действий при приостановке документа поставщика.
Частые вопросы
Как часто проверять статусы документов в реестре?
Не реже раза в месяц. Приостановка происходит без предупреждения, и если вы не заметите её первыми, карточки на площадках заблокирует сама площадка. Полный аудит проводят не реже одного раза в год, а ассортимент сверяют с документами каждый квартал, потому что новые позиции появляются постоянно.
В каких случаях аудит нужен вне плана?
Внеплановую проверку проводят при смене поставщика или изготовителя, изменении рецептуры либо конструкции, выходе новых редакций стандартов и изменении требований к маркировке. Её также делают перед крупными акциями и перед входом в новую торговую сеть, где документы сверяют особенно придирчиво. Каждый из этих поводов способен нарушить соответствие уже выпущенных документов.
За сколько до окончания срока начинать переоформление документа?
Ориентир составляет три-четыре месяца: этого хватает на испытания и сам процесс оформления. Сроки действия удобнее вести в календаре с уведомлениями. Для продукции со сложными испытаниями запас лучше увеличить и задать индивидуальный интервал по каждой позиции. При аудите различают новый выпуск после окончания документа и дальнейшее обращение ранее выпущенной продукции. Одного факта продолжающихся продаж недостаточно: проверяют даты выпуска, охват документа и срок годности или службы.
Какие находки встречаются при аудите чаще всего?
Самая частая находка: новые артикулы появились в продаже раньше документов. Нередко документ покрывает лишь часть линейки, тогда как в продаже вся она, или обозначение на упаковке не совпадает с указанным в документе. Проверяют, не продолжается ли новый выпуск в обращение после окончания срока документа и есть ли доказательства законного выпуска остатков; отдельно выясняют, не изменились ли сведения об изготовителе и совпадает ли состав в карточке товара с упаковкой.
Как оценивать приоритет находок при внутреннем аудите?
Критичными считают позицию без документа, приостановленный или прекращённый документ и неподтверждённое заявление о свойствах. Высокий приоритет у модели вне перечня продукции и документа, который истекает в течение квартала. Расхождение обозначений и неполная маркировка средние, а отсутствие печатных версий записей реестра низкий.
Кто должен проверять макеты этикеток и карточек товара?
Лучше поручить это сотруднику, не участвовавшему в подготовке макетов: автор не замечает собственных ошибок, в особенности касающихся происхождения компонентов. К проверке подключают ответственного за разрешительные документы, при необходимости технического специалиста и юриста по формулировкам заявлений о свойствах. Так проверка получается независимой.
Что должно остаться в документах по итогам аудита?
Сохраняют перечень проверенных позиций с датой проверки, перечень находок с описанием и оценкой критичности, а также план устранения с ответственными и сроками. Такие записи показывают при внешней проверке, что компания сама контролирует соответствие, а не реагирует на замечания. Удобно также зафиксировать, кто отвечал за итоговый перечень находок.
С чего начинать внутренний аудит документов о соответствии?
Аудит начинают с выгрузки полного перечня фактически продаваемых позиций из системы учёта или с площадок. Каждую позицию сопоставляют с документами, проверяют статусы в реестре и сохраняют записи. Затем сверяют обозначения по образцам продукции и упаковки, наличие протоколов, макеты этикеток и карточки товара. Находки оценивают по критичности и устраняют по приоритету с назначенными сроками.
Как подготовиться к внешней проверке документов о соответствии?
Комплект по каждой позиции должен быть собран и доступен. Готовят печатные версии записей реестра с датами проверки, таблицу соответствия ассортимента и документов, протоколы испытаний и техническую документацию. Нужны перечень заявлений с подтверждающими документами, документы по производственному контролю и переписка по уведомлениям органа. Назначают сотрудника, знающего структуру комплекта: поиск материалов создаёт впечатление их отсутствия.
Что делать, если позиция продаётся без документа о соответствии?
Продажи такой позиции приостанавливают сразу, до оформления документа. Это единственная категория находок, которая требует остановки, а не включения в план. Остальные находки устраняют по приоритету с назначенными сроками. Чтобы ситуация не повторялась, закупку новой позиции согласуют со специалистом по документам. Появление новых артикулов раньше документов — самая частая находка в компаниях с активным ассортиментом.
Как выбрать товары для внутреннего аудита документов?
Начните с новых моделей, изменённых составов, площадок и документов с близким сроком окончания. Затем проверьте ассортимент с жалобами и расхождениями в карточках, маркировке или реестре.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, что весь ваш ассортимент покрыт действующими документами?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.