Самопроверка комплекта документов: чек-лист, периодичность

Что проверять

наличие действующего документа по каждой позиции ассортимента;
охват конкретных моделей и артикулов перечнем продукции;
совпадение обозначений на изделии, на упаковке и в документе;
статус документов в реестре с сохранением записи;
наличие протоколов испытаний, на которые ссылается документ;
комплектность доказательственных материалов;
соответствие маркировки требованиям и наличие всех сведений;
подтверждение заявлений о свойствах на упаковке и в карточках;
сведения об изготовителе и о производственных площадках;
сроки действия документов и план переоформления.

Порядок проведения

выгрузить полный перечень фактически продаваемых позиций;
сопоставить каждую позицию с документами о соответствии;
проверить статусы документов в реестре и сохранить записи;
сверить обозначения по образцам продукции и упаковки;
проверить наличие протоколов и комплектов материалов;
проверить макеты этикеток по действующим требованиям;
проверить карточки товара на соответствие упаковке;
составить перечень находок с оценкой критичности;
устранить находки по приоритету с назначенными сроками;
зафиксировать результаты и дату проведения аудита.

Приоритеты устранения

Критично	Позиция продаётся без документа о соответствии
Критично	Документ приостановлен или прекращён
Критично	Заявление о свойствах не подтверждено
Высокий	Модель не входит в перечень продукции документа
Высокий	Документ истекает в течение квартала
Средний	Расхождение обозначений в документах
Средний	Неполнота сведений в маркировке
Низкий	Отсутствие печатных версий записей реестра

Типичные находки

новые артикулы появились в продаже раньше документов;
документ охватывает часть линейки, а продаётся вся;
обозначение на упаковке отличается от указанного в документе;
истёк срок действия документа, продажи продолжаются;
протоколы испытаний утрачены или не передавались органом;
на упаковке заявления, не подтверждённые документами;
сведения об изготовителе изменились, документы прежние;
состав в карточке товара отличается от состава на упаковке;
эксплуатационные документы без перевода на русский язык.

Периодичность

Полный аудит проводится не реже одного раза в год, а по критичным элементам — чаще. Статусы документов в реестре проверяются ежемесячно: приостановка происходит без предупреждения, а карточки на площадках блокируются автоматически. Перечень ассортимента сверяется с документами ежеквартально, поскольку новые позиции появляются постоянно. Сроки действия документов отслеживаются по календарю с уведомлением за три-четыре месяца до истечения: этого достаточно на переоформление с испытаниями. Дополнительно аудит проводится при событиях: смене поставщика или изготовителя, изменении рецептуры или конструкции, выходе новых редакций стандартов, изменении требований к маркировке, перед крупными акциями и перед входом в новую торговую сеть.

Кто проводит

ответственный за разрешительные документы как исполнитель;
технический специалист по вопросам характеристик и испытаний;
специалист по качеству по производственному контролю;
юрист по формулировкам заявлений и по договорам;
сотрудник, не участвовавший в подготовке документов, для проверки макетов;
руководитель для приоритизации и выделения ресурсов;
внешний консультант при отсутствии внутренних компетенций;
назначенный ответственный за итоговый перечень находок.

Документирование результатов

перечень проверенных позиций с датой проверки;
перечень находок с описанием и с оценкой критичности;
план устранения с ответственными и со сроками;
подтверждения устранения по каждой находке;
печатные версии записей реестра с датами;
обновлённая таблица соответствия ассортимента и документов;
выводы о системных причинах находок;
изменения в процедурах по итогам аудита.

Системные выводы

Отдельные находки устраняются, но польза аудита в другом — в выявлении причин, по которым они возникают. Если новые артикулы регулярно появляются раньше документов, причина в процедуре закупки: она не предусматривает согласования со специалистом по документам. Если документы истекают незамеченными, отсутствует календарь сроков. Если обозначения расходятся, нет таблицы соответствия и договорённости с изготовителем. Если заявления на упаковке не подтверждены, макеты согласовывает только маркетинг. Каждая системная причина устраняется одним организационным решением, и после этого соответствующая группа находок исчезает. Поэтому итогом аудита должен быть не только перечень исправлений, но и одно-два изменения в процедурах — иначе следующий аудит покажет тот же результат.

Подготовка к внешней проверке

комплект по каждой позиции собран и доступен;
печатные версии записей реестра с датами проверки;
таблица соответствия ассортимента и документов;
протоколы испытаний и техническая документация;
перечень заявлений с подтверждающими документами;
документы по производственному контролю, где применимо;
переписка по изменениям и по уведомлениям органа;
назначенный сотрудник, знающий структуру комплекта.

Проверка поставщиков в рамках аудита

Если компания торгует чужой продукцией, аудит охватывает и документы поставщиков. Проверяется наличие действующих документов по каждой закупаемой позиции, охват конкретных артикулов перечнем продукции, статусы в реестре, соответствие изготовителя и обозначений фактическому товару. Отдельно оценивается, есть ли в договорах обязанность поставщика уведомлять об изменении реквизитов документов, о смене изготовителя и о приостановке: без этого пункта компания узнаёт о проблеме от площадки. Практический приём — вести перечень поставщиков с указанием доли позиций, по которым документы вызывали замечания: он показывает, где риск концентрируется. Для позиций с высоким риском и большим объёмом продаж полезно самостоятельно проверять статусы в реестре, а не полагаться на уведомления поставщика.

действующие документы по каждой закупаемой позиции;
охват конкретных артикулов перечнем продукции;
статусы документов поставщиков в реестре;
соответствие изготовителя и обозначений фактическому товару;
обязанность поставщика уведомлять об изменениях в договоре;
перечень поставщиков с историей замечаний;
самостоятельная проверка статусов по ключевым позициям;
порядок действий при приостановке документа поставщика.

Частые вопросы

Как часто проводить внутренний аудит?

Полный — не реже раза в год; статусы документов в реестре проверяются ежемесячно, а перечень ассортимента сверяется с документами ежеквартально. Дополнительно аудит проводится при смене поставщиков, изменении рецептуры и перед входом в новые каналы продаж.

С чего начинать проверку?

С перечня фактически продаваемых позиций, а не с перечня документов. Иначе позиции, не охваченные никакими документами, не попадут в проверку — их не с чем сверять, и они остаются незамеченными.

Что делать с находкой «позиция без документа»?

Приостановить продажи этой позиции до оформления документа. Это единственная категория находок, требующая немедленной остановки, а не включения в план: продажа без подтверждения соответствия является нарушением.

Кто должен проверять макеты этикеток?

Сотрудник, который их не составлял, совместно с ответственным за документы: автор не замечает собственных пропусков. Особенно это касается происхождения компонентов, аллергенов и подтверждения заявлений о свойствах.

За сколько до истечения документа начинать переоформление?

Обычно за три-четыре месяца: этого достаточно на испытания и на процедуру. Для продукции со сложными испытаниями срок увеличивается, поэтому календарь сроков ведётся с индивидуальными интервалами по позициям.

Нужно ли документировать аудит?

Да. Документированный аудит с датами, перечнем находок и подтверждениями устранения служит аргументом при внешней проверке и показывает, что соответствие контролируется системно, а не по факту замечаний.

Что делать с системными причинами находок?

Устранять организационными решениями: согласование новых закупок со специалистом по документам, календарь сроков, таблица соответствия обозначений, обязательное согласование макетов. Без этого те же находки повторятся при следующем аудите.

Внутренний аудит документов о соответствии