Сертификационный аудит проверяет, как система менеджмента работает на практике. Объём проверки зависит от области сертификации, численности персонала и числа площадок, а после выдачи сертификата проводят ежегодный надзор.
01
Две стадии аудита
- первая стадия может проходить дистанционно;
- она выявляет, есть ли смысл выходить на вторую;
- между стадиями даётся время на устранение пробелов;
- вторая стадия всегда на площадке;
- надзорные аудиты проводятся ежегодно;
- ресертификация — по окончании цикла.
| Стадия | Что проверяется | Результат |
| Первая | Документация, готовность, область, площадки | Заключение о готовности ко второй стадии |
| Вторая | Работа системы на месте, записи, интервью | Решение о рекомендации к сертификации |
| Надзорные аудиты | Поддержание системы | Подтверждение действия сертификата |
| Ресертификация | Система за весь цикл | Продление на новый цикл |
02
Что смотрит аудитор
- аудитор идёт по процессу от входа к выходу;
- он просит показать конкретную запись по конкретной дате;
- отсутствие записи — несоответствие;
- задним числом созданные записи видны по почерку и датам;
- интервью с рядовыми работниками показывает реальную практику;
- расхождение слов руководства и практики цеха выявляется быстро.
- Политику и цели: заданы ли и измеримы ли.
- Процессы: описаны ли и выполняются ли фактически.
- Записи: ведутся ли систематически, а не задним числом.
- Внутренние аудиты: проведены ли и что выявили.
- Анализ со стороны руководства: проведён ли и с какими решениями.
- Управление несоответствиями: как разбираются проблемы.
- Компетентность персонала: подтверждена ли.
- Взаимодействие с поставщиками и потребителями.
03
Виды несоответствий
- значительное несоответствие блокирует выдачу;
- требуется устранение с подтверждением;
- может назначаться повторный аудит;
- незначительные устраняются по согласованному плану;
- наблюдения не обязательны к устранению, но накапливаются;
- повторение наблюдения из года в год становится несоответствием.
| Вид | Суть | Последствие |
| Значительное | Отсутствие требуемого процесса или системный сбой | Сертификат не выдаётся до устранения |
| Незначительное | Единичное отклонение | Устраняется по плану |
| Наблюдение | Потенциальная проблема | Рекомендация |
04
Корректирующие действия
- поиск коренной причины — самая частая слабость;
- формальный ответ «провели инструктаж» причину не устраняет;
- аудитор проверяет результативность, а не факт действия;
- распространение на аналогичные процессы обязательно;
- если проблема была в одном цехе, проверяются остальные;
- без этого несоответствие повторится.
- Зафиксировать несоответствие и его масштаб.
- Принять немедленные меры по локализации.
- Найти коренную причину, а не следствие.
- Разработать корректирующее действие.
- Внедрить его и проверить результативность.
- Представить свидетельства органу по сертификации.
- Оценить, нет ли аналогичной проблемы в других процессах.
05
Как подготовиться к аудиту
- проведите полный цикл внутренних аудитов;
- проведите анализ системы руководством;
- устраните выявленные несоответствия;
- подготовьте записи по процессам;
- проинструктируйте персонал;
- назначьте сопровождающих для аудиторов.
06
Пример: аудит производственной компании
- первый этап — один день анализа документов;
- второй этап — два дня на производстве;
- два незначительных несоответствия;
- план корректирующих действий;
- решение о выдаче сертификата.
07
Ошибки при подготовке
- документы для галочки;
- нет внутренних аудитов;
- руководство не участвует;
- нет записей;
- персонал не знает процедур.
08
Пример: надзорный аудит
- через год после сертификации;
- выборочная проверка процессов;
- проверка корректирующих действий;
- новые несоответствия;
- решение о сохранении сертификата.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
09
Как вести себя на аудите
- отвечайте по существу и показывайте записи;
- не скрывайте проблемы — аудитор их всё равно увидит;
- приглашайте владельцев процессов к разговору;
- уточняйте вопросы, если они непонятны;
- фиксируйте замечания аудитора;
- обсуждайте спорные выводы на заключительном совещании.
10
Пример: ресертификация через три года
- анализ результатов за цикл;
- полный аудит системы;
- проверка улучшений;
- решение;
- новый сертификат на три года.
11
Стоимость аудита
- зависит от численности;
- от числа площадок;
- от стандартов;
- от сложности;
- надзор и ресертификация.
12
Документы, которые запрашивают на первом этапе
- политика и цели;
- область системы;
- описание процессов;
- процедуры;
- результаты внутренних аудитов;
- протокол анализа руководством.
13
Типичные несоответствия
- цели без показателей;
- нет оценки рисков;
- нет записей обучения;
- внутренние аудиты формальны;
- корректирующие действия не завершены.
14
Пример: аудит ИСМ
- три стандарта;
- интегрированный аудит;
- общие процессы;
- специфика;
- решение.
Частые вопросы
Из каких стадий состоит сертификационный аудит системы менеджмента?
Из двух. На первой проверяют документацию, область и готовность организации, и она может идти дистанционно. На второй аудиторы на площадке оценивают, как система работает на практике: записи, интервью, процессы. Между стадиями даётся время устранить пробелы, не теряя начатой процедуры, а результат первой стадии — заключение о готовности.
Что аудитор проверяет на второй стадии на месте?
Он идёт по процессу от входа к выходу и просит показать конкретные записи. Оценивают политику и цели, внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, управление несоответствиями, компетентность персонала и взаимодействие с поставщиками. Интервью с рядовыми работниками показывает реальную практику, а не описанную в процедурах.
Можно ли оформить записи задним числом перед аудитом?
Не стоит: такие записи заметны по почерку и датам, а их отсутствие или подделка считается несоответствием. Расхождение между процедурой и рассказом рабочего выявляется за минуты. Лучше заранее провести цикл внутренних аудитов и вести записи по процессам постоянно, чтобы система была работающей, а не бумажной.
Какие бывают несоответствия и что с ними делать?
Значительные, незначительные и наблюдения. Значительное несоответствие блокирует выдачу сертификата до устранения, требует подтверждения исправления и может привести к повторному аудиту. Незначительные устраняют по согласованному плану. Наблюдения не обязательны к устранению, но повторение из года в год превращает их в несоответствие.
Можно ли получить сертификат, если выявлены несоответствия?
С незначительными несоответствиями можно, если согласован план корректирующих действий. Значительные нужно устранить до решения о выдаче сертификата. Сертификат при значительном несоответствии не выдадут, пока организация не докажет исправление.
Какое корректирующее действие примет аудитор?
Такое, которое устраняет коренную причину, а не следствие. Ответ «провели инструктаж» считается отпиской. Аудитор проверяет результативность и то, распространили ли меры на аналогичные процессы: если проблема была в одном цехе, смотрят остальные. Свидетельства выполнения представляют органу по сертификации, иначе несоответствие повторится.
Как часто проводят надзорные аудиты и на какой срок выдают сертификат?
Надзорные аудиты проводят ежегодно, пока действует сертификат. Решение о выдаче орган обычно принимает на три года, затем по окончании цикла нужна ресертификация. По итогам надзорного аудита принимают решение о сохранении сертификата, поэтому график проверок планируют заранее.
Нужен ли внутренний аудит до сертификационного?
Да: результаты внутренних аудитов запрашивают уже на первой стадии, а их отсутствие — типичная ошибка подготовки. Перед аудитом проведите полный цикл внутренних проверок и анализ системы руководством, устраните найденные несоответствия. Подготовьте записи по процессам, проинструктируйте персонал и назначьте сопровождающих для аудиторов, чтобы проверка прошла без неожиданностей и лишних вопросов.
Какие документы запрашивают на первой стадии сертификационного аудита?
На первой стадии запрашивают политику и цели, область системы, описание процессов, процедуры, результаты внутренних аудитов и протокол анализа руководством. Анализ руководством — обязательный документ перед аудитом. По этим материалам проверяют документацию, область, площадки и готовность организации ко второй стадии. Первая стадия может проходить дистанционно. Её результат — заключение о готовности, а между стадиями дают время устранить выявленные пробелы.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
Аккредитация органов оценки соответствия проводится национальным органом по аккредитации. Сертификация системы менеджмента добровольна; стоимость зависит от области, числа площадок и численности персонала.
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, готова ли ваша система менеджмента к сертификационному аудиту?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.