Сертификационный аудит системы менеджмента: как проходит
Сертификационный аудит проходит в две стадии и проверяет не бумаги, а работающую систему.
- Оформляем такие документы регулярно — это наша ежедневная работа, а не разовый опыт
- Берёмся за сложные проекты, от которых отказываются другие: нестандартная продукция, спорная классификация, зарубежное производство
- Доводим до результата — до получения документа, а не до первого отказа
- Собственный орган по сертификации, аттестат 11НК35
- Цену и срок называем до начала работ, ответ в течение часа
Аккредитация органов оценки соответствия проводится национальным органом по аккредитации. Сертификация системы менеджмента добровольна; стоимость зависит от области, числа площадок и численности персонала.
К нам приходят после отказов в других органах и после остановки партии на таможне. Разбираем причину, исправляем доказательную базу и доводим до выдачи документа.
Оборудование единичного изготовления, спорная классификация, пересечение нескольких регламентов, зарубежные площадки с выездом экспертов — работаем с тем, что требует разбора, а не шаблона.
Называем реальный срок и цену до начала работ. Если по продукции документ не нужен — скажем прямо и оформим отказное письмо вместо лишнего сертификата.
Аттестат аккредитации 11НК35. Не посредники: работы ведём сами, сроки зависят от нас, а не от цепочки подрядчиков.
Сертификационный аудит проходит в две стадии и проверяет не бумаги, а работающую систему. Ключевой принцип: аудитор ищет объективные свидетельства — записи, которые невозможно создать задним числом, потому что они должны были накопиться за месяцы работы.
01
Две стадии аудита
- первая стадия может проходить дистанционно;
- она выявляет, есть ли смысл выходить на вторую;
- между стадиями даётся время на устранение пробелов;
- вторая стадия всегда на площадке;
- надзорные аудиты проводятся ежегодно;
- ресертификация — по окончании цикла.
| Стадия | Что проверяется | Результат |
| Первая | Документация, готовность, область, площадки | Заключение о готовности ко второй стадии |
| Вторая | Работа системы на месте, записи, интервью | Решение о рекомендации к сертификации |
| Надзорные аудиты | Поддержание системы | Подтверждение действия сертификата |
| Ресертификация | Система за весь цикл | Продление на новый цикл |
02
Что смотрит аудитор
- аудитор идёт по процессу от входа к выходу;
- он просит показать конкретную запись по конкретной дате;
- отсутствие записи — несоответствие;
- задним числом созданные записи видны по почерку и датам;
- интервью с рядовыми работниками показывает реальную практику;
- расхождение слов руководства и практики цеха выявляется быстро.
- Политику и цели: заданы ли и измеримы ли.
- Процессы: описаны ли и выполняются ли фактически.
- Записи: ведутся ли систематически, а не задним числом.
- Внутренние аудиты: проведены ли и что выявили.
- Анализ со стороны руководства: проведён ли и с какими решениями.
- Управление несоответствиями: как разбираются проблемы.
- Компетентность персонала: подтверждена ли.
- Взаимодействие с поставщиками и потребителями.
03
Виды несоответствий
- значительное несоответствие блокирует выдачу;
- требуется устранение с подтверждением;
- может назначаться повторный аудит;
- незначительные устраняются по согласованному плану;
- наблюдения не обязательны к устранению, но накапливаются;
- повторение наблюдения из года в год становится несоответствием.
| Вид | Суть | Последствие |
| Значительное | Отсутствие требуемого процесса или системный сбой | Сертификат не выдаётся до устранения |
| Незначительное | Единичное отклонение | Устраняется по плану |
| Наблюдение | Потенциальная проблема | Рекомендация |
04
Корректирующие действия
- поиск коренной причины — самая частая слабость;
- формальный ответ «провели инструктаж» причину не устраняет;
- аудитор проверяет результативность, а не факт действия;
- распространение на аналогичные процессы обязательно;
- если проблема была в одном цехе, проверяются остальные;
- без этого несоответствие повторится.
- Зафиксировать несоответствие и его масштаб.
- Принять немедленные меры по локализации.
- Найти коренную причину, а не следствие.
- Разработать корректирующее действие.
- Внедрить его и проверить результативность.
- Представить свидетельства органу по сертификации.
- Оценить, нет ли аналогичной проблемы в других процессах.
05
Как проходит сертификация по шагам
- решение по заявке — документ, который фиксирует условия работы;
- до него стоимость и сроки называются ориентировочно;
- анализ производства проверяет способность стабильно выпускать продукцию;
- инспекционный контроль планируется заранее, а не по напоминанию органа;
- пропуск контроля ведёт к приостановке сертификата.
- Подача заявки с описанием продукции и комплектом документов.
- Идентификация продукции органом: соответствие описанию, отнесение к регламентам.
- Решение по заявке с указанием схемы, программы испытаний и стоимости.
- Отбор образцов с составлением акта, для импорта — ввоз образцов.
- Испытания в аккредитованной лаборатории по программе.
- Анализ состояния производства при серийной схеме с выездом на площадку.
- Оценка результатов и решение о выдаче.
- Оформление сертификата и внесение в единый реестр.
- Инспекционный контроль в период действия сертификата.
06
Схема сертификации: серия или партия
- серийная схема требует договора с изготовителем;
- без него иностранный производитель не может быть представлен;
- партионная схема привязывает документ к реквизитам конкретной партии;
- на следующую поставку оформляется новый документ;
- выбор схемы — вопрос экономики, а не предпочтений.
| Признак | Серийная схема | Схема на партию |
| Заявитель | Изготовитель или уполномоченное лицо | Импортёр, продавец |
| Анализ производства | Проводится | Не проводится |
| Действие документа | На весь выпуск в течение срока | Только на указанную партию |
| Инспекционный контроль | Ежегодно | Не требуется |
| Экономика | Выгодна при регулярных поставках | Выгодна при разовой поставке |
Цена зависит от конкретного изделия и объёма испытаний. Опишите товар — назовём точную сумму и срок до начала работ.
07
Инспекционный контроль
- проводится не реже раза в год в течение действия сертификата;
- включает анализ производства или испытания образцов из торговли;
- дата контроля отсчитывается от даты выдачи;
- орган не обязан напоминать о приближении срока;
- пропуск ведёт к приостановке действия сертификата;
- восстановление после приостановки требует внеочередного контроля.
08
Типичные ошибки и их последствия
| Ошибка | Последствие |
| Неверное определение регламента | Оформлен не тот документ |
| Протокол лаборатории без нужной области аккредитации | Доказательная база не принимается |
| Расхождение наименования в документе и на маркировке | Недостоверные сведения |
| Изменение продукции без уведомления органа | Документ не покрывает фактическое изделие |
| Пропуск инспекционного контроля | Приостановка действия |
| Расчёт на документ другого заявителя | Чужой документ использовать нельзя |
09
Что подготовить до обращения
- полнота информации на старте определяет скорость;
- каждый запрос сведений в процессе — задержка;
- коды ТН ВЭД сверяются с наименованием;
- образцы для импорта ввозятся по отдельной процедуре;
- это закладывается в сроки.
- Полное наименование продукции с моделями и артикулами.
- Коды ТН ВЭД по каждой позиции.
- Техническую документацию: описание, чертежи, состав, характеристики.
- Сведения об изготовителе: наименование, адрес, производственная площадка.
- Договор с изготовителем при работе уполномоченным лицом.
- Образцы или возможность их ввоза.
- Существующие протоколы и документы, если есть.
10
Сроки: из чего складываются
- испытания — основная часть срока;
- их длительность зависит от числа показателей и исполнений;
- загрузка лаборатории влияет на очередь;
- при отрицательном результате — доработка и повторные испытания;
- запас закладывается заранее.
| Этап | Ориентир |
| Идентификация и решение по заявке | Дни |
| Отбор и доставка образцов | Дни или недели при импорте |
| Испытания | Недели, зависит от программы |
| Анализ производства | Дни при серийной схеме |
| Оформление и регистрация | Дни |
Частые вопросы
Из скольких стадий состоит аудит?
Из двух: проверка документации и проверка работы системы.
Может ли первая стадия быть дистанционной?
Да.
Что смотрит аудитор?
Записи, фактическое выполнение процессов, компетентность, внутренние аудиты.
Можно ли создать записи задним числом?
Это видно и является несоответствием.
Разговаривает ли аудитор с рабочими?
Да, это показывает реальную практику.
Какие бывают несоответствия?
Значительные, незначительные и наблюдения.
Что при значительном несоответствии?
Сертификат не выдаётся до устранения.
Обязательно ли устранять наблюдения?
Нет, но повторяющееся наблюдение становится несоответствием.
Что такое корректирующее действие?
Устранение коренной причины, а не следствия.
Проводятся ли надзорные аудиты?
Да, ежегодно в период действия сертификата.
Сколько действует сертификат?
До пяти лет для серийной схемы; на партию — без ограничения срока для указанной партии.
Нужен ли инспекционный контроль?
Да, для серийной схемы не реже раза в год.
Кто может быть заявителем?
Изготовитель, уполномоченное лицо или импортёр по партионной схеме.
Что если пропустить инспекционный контроль?
Действие сертификата приостанавливается.
Можно ли использовать документ другого импортёра?
Нет, он привязан к своему заявителю.
Что при изменении продукции?
Оценивается влияние на подтверждённые характеристики; при затрагивании — новое подтверждение.
Бесплатная консультация
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
- Скажем срок и стоимость до начала работ
- Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты