Сертификация интегрированной системы менеджмента

Объединять можно любое сочетание, но чаще всего берут качество (ISO 9001), экологию (ISO 14001) и охрану труда (ISO 45001). Добавляют также безопасность пищевой продукции (ISO 22000), энергоменеджмент (ISO 50001) и информационную безопасность. Число стандартов ограничивает практический смысл: каждый новый увеличивает объём аудита.

Нет, интеграция убирает дублирование, но не упрощает требования. Нельзя объединить специфические требования каждого стандарта, оценку рисков по своим правилам в каждой области, отраслевые требования к документации и отдельные записи, обязательные для конкретного стандарта. По каждой области нужна и своя компетентность аудиторов.

Проще строить сразу интегрированную. При сращивании трёх работающих систем приходится ломать сложившиеся процедуры и переучивать людей. Если системы вводят поэтапно, интеграцию планируют заранее, а за основу берут систему качества: она служит базой для остальных. Выигрыш по срокам получают те, кто проектирует систему общей с самого начала.

Матрица — основной инструмент интеграции: она показывает, какие требования закрывает одно решение. Без неё при объединении появляются пробелы. Сначала определяют набор стандартов, строят матрицу, выявляют общие и специфические элементы, разрабатывают единые документы по общим и сохраняют специфические процедуры отдельно. Это защищает от потери требований при объединении документов.

Вместо нескольких политик, циклов внутренних аудитов и анализов руководством остаются по одному, как и внешний аудит. Общими становятся управление документами и записями, работа с несоответствиями и обучение персонала. Основную денежную экономию даёт единый внешний аудит, а экономия времени персонала обычно больше, но заметна меньше.

Стандарты систем менеджмента этого не запрещают. Ответственных назначают после анализа требований стандартов и общей структуры документации. Назначенному лицу нужны знания по каждому из объединяемых стандартов, а от аудиторов органа требуется своя компетентность по каждой области.

Чаще всего интеграцию внедряют без матрицы соответствия требований, и в системе остаются пробелы. Оценку рисков объединяют в одну для всех стандартов, хотя в каждой области она проводится по своим правилам. Теряются специфические требования отдельных стандартов, что приводит к несоответствиям при аудите. Встречаются также отдельные документы для каждой системы без связи, формальные внутренние аудиты, цели без показателей и анализ руководством для галочки. Аудитор быстро видит систему «на бумаге» по разговору с персоналом.

Её определяет трудоёмкость аудита в человеко-днях: число стандартов и площадок, численность персонала и сложность процессов. Интегрированный аудит короче суммы отдельных, поэтому обходится дешевле раздельных проверок. Надзорные аудиты после сертификации проводятся ежегодно. Чем больше стандартов добавляют, тем больше объём аудита.

Интегрированная система менеджмента объединяет общие элементы нескольких стандартов: политику, документацию, внутренние аудиты и анализ со стороны руководства. Это возможно, потому что современные стандарты построены на единой структуре высокого уровня с одинаковыми разделами. Без интеграции у организации обычно три системы с дублирующимися процедурами: три политики, три набора внутренних аудитов, три анализа руководства. Общие элементы объединяются, а специфические требования каждого стандарта, включая оценку рисков, сохраняются полностью.

Сертификат выдают на три года, а в течение срока проводят ежегодные надзорные аудиты. До заявки система должна поработать и накопить записи, затем проводят внутренний аудит и анализ со стороны руководства. Орган сначала анализирует документацию и готовность, затем проводит аудит на площадке. Значительные несоответствия препятствуют выдаче сертификата, поэтому их устраняют. Область сертификации фиксируется в сертификате, а по окончании срока проходят ресертификацию.