Интегрированная система менеджмента: как объединить несколько стандартов
Организация, внедрившая несколько стандартов по отдельности, обычно получает три системы с дублирующимися процедурами: три политики, три набора внутренних аудитов, три анализа со стороны руководства. Интегрированная система решает эту проблему: общие элементы объединяются, специфические сохраняются. Это возможно потому, что современные стандарты построены на единой структуре высокого уровня с одинаковыми разделами. Ниже — что именно объединяется, где экономия реальна, а где мнимая, и как проходит сертификация объединённой системы.
Объединение стандартов снижает совокупную стоимость по сравнению с раздельной сертификацией: аудит проводится один, часть документации общая. Экономия тем заметнее, чем больше стандартов объединяется.
01
Что обычно объединяют
- первые три объединяют чаще всего;
- добавление четвёртого и пятого зависит от специфики;
- объединять можно любое сочетание;
- число стандартов ограничивается практическим смыслом;
- каждый добавленный стандарт увеличивает объём аудита.
| Стандарт | Направление |
| Менеджмент качества | Качество продукции и процессов |
| Экологический менеджмент | Воздействие на окружающую среду |
| Охрана труда | Безопасность и здоровье работников |
| Энергетический менеджмент | Энергопотребление |
| Информационная безопасность | Защита информации |
| Отраслевые стандарты | Специфические требования отрасли |
02
За счёт чего экономия
- единая политика и цели вместо нескольких;
- общий процесс управления документацией и записями;
- один цикл внутренних аудитов вместо нескольких;
- один анализ со стороны руководства;
- общая процедура работы с несоответствиями;
- единая система обучения персонала;
- один внешний аудит вместо нескольких.
03
Что объединить нельзя
- специфические требования каждого стандарта;
- оценку рисков: она проводится по своим правилам в каждой области;
- отраслевые требования к документации;
- компетентность аудиторов: по каждой области нужна своя;
- отдельные записи, требуемые конкретным стандартом;
- объединение не означает упрощения требований.
04
Порядок внедрения
- матрица соответствия — основной инструмент интеграции;
- она показывает, какие требования покрываются одним решением;
- попытка объединить без матрицы даёт пробелы;
- интеграция готовых систем сложнее, чем построение сразу интегрированной;
- при поэтапном внедрении интеграцию планируют заранее.
- Определите набор стандартов для интеграции.
- Составьте матрицу соответствия требований между ними.
- Выявите общие и специфические элементы.
- Разработайте единые документы по общим элементам.
- Сохраните специфические процедуры отдельно.
- Обучите персонал работе в объединённой системе.
- Проведите единый цикл внутренних аудитов.
- Пройдите сертификацию объединённой системы.
05
Типичные ошибки
| Ошибка | Последствие |
| Механическое объединение документов | Система громоздкая, требования теряются |
| Утрата специфических требований | Несоответствие при аудите по конкретному стандарту |
| Единый ответственный без компетенций по всем областям | Формальное ведение части системы |
| Интеграция ради сертификата, а не управления | Система не используется |
| Объединение слишком многих стандартов сразу | Внедрение затягивается |
06
Как проходит сертификация
- записи о работе системы — основной предмет проверки;
- внутренний аудит обязателен до внешнего;
- значительные несоответствия препятствуют выдаче;
- при нескольких площадках проверяется выборка либо все;
- область сертификации фиксируется в сертификате.
- Разработка и внедрение системы.
- Работа системы до накопления записей.
- Внутренний аудит и анализ со стороны руководства.
- Подача заявки в орган по сертификации.
- Первый этап: анализ документации и готовности.
- Второй этап: аудит на площадке.
- Устранение несоответствий.
- Выдача сертификата на три года.
- Ежегодные надзорные аудиты.
- Ресертификация.
07
На что смотреть при выборе органа
- наличие аккредитации и её признание;
- возможность проверки документа в реестре органа;
- опыт работы в вашей отрасли;
- реальное проведение аудита, а не заочная выдача;
- стоимость, соразмерная объёму работ;
- готовность заказчиков принимать документы этого органа.
Частые вопросы
Какие стандарты объединяют чаще всего?
Менеджмент качества, экологический менеджмент и охрану труда: их требования пересекаются сильнее всего.
За счёт чего достигается экономия?
Единая политика и документация, один цикл внутренних аудитов, один анализ руководства и один внешний аудит.
Сокращает ли интеграция требования?
Нет, она сокращает дублирование; каждое специфическое требование сохраняется полностью.
Что нельзя объединить?
Специфические требования, оценку рисков в каждой области, отраслевые требования к документации.
Что проще: строить интегрированную систему или объединять готовые?
Строить сразу интегрированную: сращивание работающих систем требует ломать сложившиеся процедуры.
Какая ошибка встречается чаще всего?
Назначение одного ответственного без компетенций по всем областям — часть системы ведётся формально.
Как проходит сертификация?
В два этапа с выдачей сертификата на три года и ежегодными надзорными аудитами.
Что фиксируется в сертификате?
Область сертификации: документ на один вид деятельности не подтверждает систему для другого.
Как выбрать орган?
По наличию признаваемой аккредитации, опыту в отрасли и готовности ваших заказчиков принимать его документы.
Бесплатная консультация
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
- Скажем срок и стоимость до начала работ
- Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты