Интегрированная система менеджмента: как объединить несколько стандартов
Организация, внедрившая несколько стандартов по отдельности, обычно получает три системы с дублирующимися процедурами: три политики, три набора внутренних аудитов, три анализа со стороны…
- Оформляем такие документы регулярно — это наша ежедневная работа, а не разовый опыт
- Берёмся за сложные проекты, от которых отказываются другие: нестандартная продукция, спорная классификация, зарубежное производство
- Доводим до результата — до получения документа, а не до первого отказа
- Собственный орган по сертификации, аттестат 11НК35
- Цену и срок называем до начала работ, ответ в течение часа в рабочее время
Объединение стандартов снижает совокупную стоимость по сравнению с раздельной сертификацией: аудит проводится один, часть документации общая. Экономия тем заметнее, чем больше стандартов объединяется.
К нам приходят после отказов в других органах и после остановки партии на таможне. Разбираем причину, исправляем доказательную базу и доводим до выдачи документа.
Оборудование единичного изготовления, спорная классификация, пересечение нескольких регламентов, зарубежные площадки с выездом экспертов — работаем с тем, что требует разбора, а не шаблона.
Называем реальный срок и цену до начала работ. Если по продукции документ не нужен — скажем прямо и оформим отказное письмо вместо лишнего сертификата.
Аттестат аккредитации 11НК35. Не посредники: работы ведём сами, сроки зависят от нас, а не от цепочки подрядчиков.
Организация, внедрившая несколько стандартов по отдельности, обычно получает три системы с дублирующимися процедурами: три политики, три набора внутренних аудитов, три анализа со стороны руководства. Интегрированная система решает эту проблему: общие элементы объединяются, специфические сохраняются. Это возможно потому, что современные стандарты построены на единой структуре высокого уровня с одинаковыми разделами. Ниже — что именно объединяется, где экономия реальна, а где мнимая, и как проходит сертификация объединённой системы.
01
Что обычно объединяют
- первые три объединяют чаще всего;
- добавление четвёртого и пятого зависит от специфики;
- объединять можно любое сочетание;
- число стандартов ограничивается практическим смыслом;
- каждый добавленный стандарт увеличивает объём аудита.
| Стандарт | Направление |
| Менеджмент качества | Качество продукции и процессов |
| Экологический менеджмент | Воздействие на окружающую среду |
| Охрана труда | Безопасность и здоровье работников |
| Энергетический менеджмент | Энергопотребление |
| Информационная безопасность | Защита информации |
| Отраслевые стандарты | Специфические требования отрасли |
02
За счёт чего экономия
- единая политика и цели вместо нескольких;
- общий процесс управления документацией и записями;
- один цикл внутренних аудитов вместо нескольких;
- один анализ со стороны руководства;
- общая процедура работы с несоответствиями;
- единая система обучения персонала;
- один внешний аудит вместо нескольких.
03
Что объединить нельзя
- специфические требования каждого стандарта;
- оценку рисков: она проводится по своим правилам в каждой области;
- отраслевые требования к документации;
- компетентность аудиторов: по каждой области нужна своя;
- отдельные записи, требуемые конкретным стандартом;
- объединение не означает упрощения требований.
04
Порядок внедрения
- матрица соответствия — основной инструмент интеграции;
- она показывает, какие требования покрываются одним решением;
- попытка объединить без матрицы даёт пробелы;
- интеграция готовых систем сложнее, чем построение сразу интегрированной;
- при поэтапном внедрении интеграцию планируют заранее.
- Определите набор стандартов для интеграции.
- Составьте матрицу соответствия требований между ними.
- Выявите общие и специфические элементы.
- Разработайте единые документы по общим элементам.
- Сохраните специфические процедуры отдельно.
- Обучите персонал работе в объединённой системе.
- Проведите единый цикл внутренних аудитов.
- Пройдите сертификацию объединённой системы.
05
Какие системы объединяют
- менеджмент качества — ISO 9001;
- экологический менеджмент — ISO 14001;
- менеджмент безопасности труда — ISO 45001;
- безопасность пищевой продукции — ISO 22000;
- энергоменеджмент — ISO 50001;
- общие процессы: документация, аудиты, анализ руководством.
06
Преимущества интеграции
- одна документация вместо нескольких;
- совместные внутренние аудиты;
- единый анализ руководством;
- меньше затрат на сертификацию;
- проще поддерживать.
07
Подготовка
- анализ требований стандартов;
- общая структура документации;
- назначение ответственных;
- внутренний аудит;
- выбор органа.
Цена зависит от конкретного изделия и объёма испытаний. Опишите товар — назовём точную сумму и срок до начала работ.
08
Сроки и стоимость интегрированной сертификации
- зависят от числа стандартов и площадок;
- от численности персонала;
- от сложности процессов;
- интегрированный аудит короче суммы отдельных;
- надзорные аудиты — ежегодно.
09
Типичные ошибки внедрения
- отдельные документы для каждой системы без связи;
- формальные внутренние аудиты;
- цели без показателей;
- анализ руководством для галочки;
- персонал не знает процедур.
10
Типичные ошибки
| Ошибка | Последствие |
| Механическое объединение документов | Система громоздкая, требования теряются |
| Утрата специфических требований | Несоответствие при аудите по конкретному стандарту |
| Единый ответственный без компетенций по всем областям | Формальное ведение части системы |
| Интеграция ради сертификата, а не управления | Система не используется |
| Объединение слишком многих стандартов сразу | Внедрение затягивается |
11
Как проходит сертификация
- записи о работе системы — основной предмет проверки;
- внутренний аудит обязателен до внешнего;
- значительные несоответствия препятствуют выдаче;
- при нескольких площадках проверяется выборка либо все;
- область сертификации фиксируется в сертификате.
- Разработка и внедрение системы.
- Работа системы до накопления записей.
- Внутренний аудит и анализ со стороны руководства.
- Подача заявки в орган по сертификации.
- Первый этап: анализ документации и готовности.
- Второй этап: аудит на площадке.
- Устранение несоответствий.
- Выдача сертификата на три года.
- Ежегодные надзорные аудиты.
- Ресертификация.
12
На что смотреть при выборе органа
- наличие аккредитации и её признание;
- возможность проверки документа в реестре органа;
- опыт работы в вашей отрасли;
- реальное проведение аудита, а не заочная выдача;
- стоимость, соразмерная объёму работ;
- готовность заказчиков принимать документы этого органа.
Частые вопросы
Какие стандарты объединяют чаще всего?
Менеджмент качества, экологический менеджмент и охрану труда: их требования пересекаются сильнее всего.
За счёт чего достигается экономия?
Единая политика и документация, один цикл внутренних аудитов, один анализ руководства и один внешний аудит.
Сокращает ли интеграция требования?
Нет, она сокращает дублирование; каждое специфическое требование сохраняется полностью.
Что нельзя объединить?
Специфические требования, оценку рисков в каждой области, отраслевые требования к документации.
Что проще: строить интегрированную систему или объединять готовые?
Строить сразу интегрированную: сращивание работающих систем требует ломать сложившиеся процедуры.
Какая ошибка встречается чаще всего?
Назначение одного ответственного без компетенций по всем областям — часть системы ведётся формально.
Как проходит сертификация?
В два этапа с выдачей сертификата на три года и ежегодными надзорными аудитами.
Что фиксируется в сертификате?
Область сертификации: документ на один вид деятельности не подтверждает систему для другого.
Как выбрать орган?
По наличию признаваемой аккредитации, опыту в отрасли и готовности ваших заказчиков принимать его документы.
Что обычно объединяют?
Тройка качество-экология-охрана труда стала стандартным набором: их требования пересекаются сильнее всего, и раздельное ведение даёт максимум дублирования.
Можно ли сертифицировать несколько систем одним аудитом?
Да, интегрированный аудит возможен у одного органа.
Обязательна ли ИСМ?
Нет, это добровольная сертификация.
Заменяет ли ИСМ обязательные документы?
Нет.
Можно ли добавить стандарт в действующую ИСМ?
Да, через дополнительный аудит по новому стандарту.
Нужен ли отдельный руководитель для каждой системы?
Нет, в ИСМ обычно один представитель руководства по всем системам.
Можно ли совмещать внутренних аудиторов?
Да, аудиторы могут проверять несколько систем при соответствующей подготовке.
Нужны ли отдельные политики?
Можно разработать единую интегрированную политику.
Бесплатная консультация
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
- Скажем срок и стоимость до начала работ
- Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты
