Как внедрить интегрированную систему менеджмента

Классическая триада для промышленности — качество, экология и охрана труда. Качество с экологией подходит производствам с воздействием на среду, качество с охраной труда — опасным работам, качество с безопасностью пищевой продукции — пищевым производствам. Есть и сочетания с информационной безопасностью и энергоменеджментом, а в автопроме, медизделиях и авиации отраслевой стандарт соединяют с базовым.

Второй встраивают в существующую систему, полная переделка обычно не нужна. Но объединять готовые системы сложнее, чем строить интегрированную с нуля, поэтому при планах на несколько стандартов лучше сразу закладывать единую структуру. Начинают с описания реальных процессов, затем накладывают на них требования стандартов и выявляют пробелы и противоречия.

Не создавайте отдельный документ под каждое требование: одна процедура может закрывать требования нескольких стандартов. Реестр рисков ведут общий, с разделением по видам, внутренние аудиты планируют одной программой, обучение проводят комплексно. Цели ставят согласованно. Документ пишут под реальный процесс, иначе процедурой никто не будет пользоваться.

Аудиторская группа формируется по всем направлениям сразу, общие процессы проверяют один раз, а специфические требования — отдельно по каждому стандарту. Длительность меньше суммы отдельных аудитов, но больше, чем по одному стандарту. Сертификаты выдают раздельно, поэтому несоответствие по экологии не отменяет сертификат по качеству.

Сертификат обычно действует три года. За это время проводят два надзорных аудита, через год и через два года, а затем ресертификацию. Непрохождение надзора приостанавливает сертификат. Между внешними аудитами обязательны внутренние, не реже раза в год по каждому процессу, поэтому подготовка к проверкам идёт постоянно.

Любое число: практический предел определяется только управляемостью. Объединение технически возможно потому, что стандарты построены по единой структуре высокого уровня, и общие разделы совпадают — контекст, лидерство, планирование, поддержка. Различаются лишь специфические требования, поэтому лишние стандарты добавляют, когда бизнес реально в них нуждается.

Внутренние аудиты планируют одной программой, а анализ со стороны руководства проводят одним совещанием по всем направлениям. Цели ставят согласованно, чтобы качество и экология не конфликтовали, а противоречия между стандартами снимают на этапе внедрения. Так персонал работает по одной процедуре и не получает три инструкции на одну операцию.

Внедрение начинают с определения нужных стандартов и описания существующих процессов как они есть. Затем на эти процессы накладывают требования стандартов, выявляют пробелы и противоречия и разрабатывают единый комплект документации. Персонал обучают по единой системе, проводят внутренние аудиты по всем направлениям и устраняют несоответствия. Завершает внедрение совмещённый сертификационный аудит, а до приглашения органа полезен пробный интегрированный внутренний аудит.

В документацию ИСМ входят руководство или описание системы, политика, цели по направлениям, процедуры общих процессов и записи. Политика единая — в области качества, экологии и безопасности, а реестр рисков и возможностей общий. Общие процессы, например управление документацией, внутренние аудиты и корректирующие действия, описывают один раз. Специфические требования оставляют в отдельных разделах. Чем меньше лишних документов, тем легче поддерживать систему.

Типичные ошибки — отдельные документы для каждой системы, формальные аудиты, цели без показателей, неучастие руководства и незнание персоналом процедур. Система без участия руководства не проходит аудит. Ошибкой будет и старт с текста стандартов вместо описания реальных процессов: тогда система получается оторванной от работы. Склейка трёх готовых систем сложнее интеграции с нуля, а отсутствие внутренних аудитов выявляется на первом же надзоре.