Смена поставщика — торгового посредника — не отменяет документ автоматически, если изготовитель, площадка, продукция и область документа остаются прежними. Однако использовать чужой серийный документ можно только при подтверждённом праве и соблюдении правил заявителя и маркировки. Смена изготовителя означает новую процедуру, а смена площадки или модели — переоформление или новое подтверждение.
| Любая группа | Документ привязан к изготовителю и площадке независимо от кода продукции |
01
Три сценария смены
- документ привязан к изготовителю и площадке, а не к продавцу;
- в документе указывается изготовитель, а не поставщик;
- смена продавца сама по себе на документ не влияет;
- важно подтвердить, что изготовитель тот же;
- подтверждение берётся из маркировки и документов на товар;
- похожесть продукции значения не имеет.
| Сценарий | Что с документами |
| Новый продавец, тот же изготовитель | Документ сохраняет силу |
| Новый изготовитель, та же продукция | Новая процедура |
| Тот же изготовитель, другая площадка | Переоформление или новая процедура |
| Смена трейдера внутри одной группы | Обычно документ сохраняет силу |
| Прямая закупка у завода вместо трейдера | Документ сохраняет силу, меняется контракт |
02
Как проверить, что изготовитель тот же
- одинаковое торговое название не означает одного изготовителя;
- под одной маркой могут производить разные заводы;
- это типично для крупных брендов с несколькими площадками;
- адрес площадки в документе должен совпадать с фактическим;
- при нескольких площадках все указываются в документе;
- новая площадка требует внесения изменений.
- Сверить наименование изготовителя в маркировке товара с документом.
- Сверить адрес производственной площадки.
- Проверить обозначение модели и артикул.
- Запросить у нового поставщика подтверждение происхождения товара.
- Сравнить образцы старой и новой поставки.
- При расхождениях обратиться к изготовителю напрямую.
03
Если документ оформлен поставщиком
- документ, оформленный прежним поставщиком, принадлежит ему;
- использовать его можно только с подтверждённым правом;
- при разрыве отношений право обычно прекращается;
- новый поставщик не может передать чужой документ;
- практический выход — оформить собственный документ;
- он не зависит от отношений с конкретным продавцом;
- это разовые расходы против постоянной зависимости.
04
Что закрепить в новом контракте
- Точное наименование и адрес изготовителя.
- Обязательство поставлять продукцию только этого изготовителя.
- Уведомление о смене площадки или изготовителя заранее.
- Обязательство уведомлять об изменениях продукции.
- Предоставление технической документации и образцов.
- Право на использование документов при их наличии у поставщика.
- Ответственность за поставку продукции иного происхождения.
05
Сроки при смене изготовителя
| Этап | Ориентир |
| Проверка покрытия действующим документом | Часы |
| Запрос документов у нового изготовителя | Дни–недели |
| Доверенность и её легализация | Недели |
| Испытания образцов | От нескольких недель |
| Анализ производства при серии | Дни |
| Оформление документа | Дни |
06
Что меняется при смене поставщика
- документ поставщика привязан к его изготовителю и продукции;
- при том же изготовителе собственный документ импортёра сохраняет силу;
- документ нового поставщика проверяется в реестре;
- модели и площадка должны совпадать;
- новый собственный документ импортёра нужен при смене изготовителя;
- карточки обновляются.
07
Проверка документа нового поставщика
- статус в реестре;
- модели;
- изготовитель;
- площадка;
- коды.
08
Договор с новым поставщиком
- обязанность предоставлять документы;
- уведомление об изменениях;
- ответственность за недостоверные документы;
- образцы;
- сроки.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
09
Остатки товара от старого поставщика
- продаются по документу, действовавшему при выпуске в обращение;
- карточки со старым документом остаются;
- новые партии — по документу, который покрывает их изготовителя и площадку;
- разделяйте карточки, если модели отличаются;
- храните документы на старые партии.
10
Риски при смене поставщика
- другая площадка производства;
- другие материалы;
- другие характеристики;
- отсутствие документов;
- несовпадение маркировки.
11
Смена поставщика компонентов
- производитель меняет поставщика сырья;
- оценивается влияние на характеристики;
- при влиянии — испытания;
- сведения передаются органу;
- документ обновляется при необходимости.
12
Типичные ошибки при смене поставщика
| Ошибка | Последствие |
| Совпадение бренда принимают за совпадение изготовителя | Под одной маркой могут производить разные заводы; документ действует только для указанных изготовителя и площадки. |
| Продолжают использовать документ прежнего поставщика | Он принадлежит поставщику, использовать его можно только с подтверждённым правом, а при разрыве оно прекращается. |
| Документ нового поставщика не проверяют в реестре | Не проверены статус, модели и изготовитель; можно получить документ, не покрывающий закупаемый товар. |
| Не сверяют изготовителя и адрес площадки по маркировке | Другая площадка означает переоформление или новое подтверждение, иначе продажи идут без документа. |
| При переходе на параллельный импорт сохраняют прежние документы | Доступ к документам изготовителя и доверенности прекращается; прежний документ мог принадлежать официальному дистрибьютору. |
| Старые карточки со старым документом применяют к новым партиям | Остатки продаются по прежнему документу, а новые партии ведут по документу, который покрывает их изготовителя и площадку. |
13
Переход на параллельный импорт
- при переходе с официального канала на параллельный изготовитель остаётся тот же;
- но доступ к его документам и доверенности прекращается;
- прежний документ мог быть оформлен официальным дистрибьютором;
- право на его использование при смене канала не сохраняется;
- требуется оформить собственный документ;
- сведения от изготовителя получить сложнее;
- используются доступные технические данные и испытания образцов.
14
Несколько поставщиков одновременно
- закупка у нескольких продавцов одного изготовителя допустима;
- документ покрывает продукцию изготовителя независимо от продавца;
- при разных изготовителях нужны разные документы;
- в серийном документе может быть указано несколько площадок;
- это оговаривается при оформлении;
- добавление площадки позже требует внесения изменений;
- перечень площадок планируется заранее.
Частые вопросы
Нужен ли новый документ, если вместо трейдера закупаем напрямую у завода?
Нет, документ сохраняет силу, меняется только контракт. В документе названы изготовитель и площадка, а продавец там не указывается. То же обычно верно при смене трейдера внутри одной группы компаний. Единственное условие: изготовитель и продукция должны оставаться прежними, и это подтверждают по маркировке и документам на товар.
Как убедиться, что новый поставщик возит товар того же изготовителя?
Сверьте наименование изготовителя на маркировке с документом, затем адрес производственной площадки, обозначение модели и артикул. Запросите у нового поставщика подтверждение происхождения и сравните образцы старой и новой поставок. При расхождениях обращайтесь к изготовителю напрямую: под одной маркой нередко работают несколько заводов.
Можно ли пользоваться документом, который оформил прежний поставщик?
Только если право на него подтверждено. Документ принадлежит тому, кто его оформил, а при разрыве отношений право обычно прекращается. Новый поставщик передать чужой документ не вправе. Практический выход — оформить собственный документ: это разовые расходы, зато он не зависит от отношений с конкретным продавцом.
Сколько времени занимает переход на нового изготовителя?
По срокам это почти как первая поставка, поэтому планировать нужно за месяцы до окончания запасов. Проверка покрытия действующим документом занимает часы, запрос документов у изготовителя — от дней до недель, доверенность с легализацией — недели. Испытания идут от нескольких недель, анализ производства при серии и оформление — дни.
Что прописать в договоре с новым поставщиком?
Точное наименование и адрес изготовителя и обязательство поставлять только его продукцию. Добавьте заблаговременное уведомление о смене площадки или изготовителя, обязанность сообщать об изменениях продукции и передавать техническую документацию и образцы. Отдельно оговорите ответственность за недостоверные документы и за товар иного происхождения.
Что делать с остатками товара от прежнего поставщика?
Остатки продают по документу, который действовал при выпуске партии в обращение, и документы на старые партии хранят. Новые партии идут по документу, который покрывает их изготовителя и площадку: при том же изготовителе собственный документ импортёра сохраняет силу. Если модели отличаются, карточки товара разделяют, чтобы не смешивать в одной карточке партии с разными документами.
Что проверить в документе нового поставщика до первой поставки?
Статус в реестре, перечень моделей, изготовителя, производственную площадку и коды. Проверка до отгрузки экономит время на блокировках. Даже «точно такой же» товар может оказаться изготовленным на другой площадке, из других материалов или с иными характеристиками, а маркировка может не совпасть с документом.
Нужен ли новый сертификат при смене изготовителя?
Да, новый изготовитель означает новую процедуру подтверждения соответствия. Документ привязан к изготовителю и производственной площадке, а не к продавцу, поэтому смена завода его обнуляет. По срокам смена изготовителя равна первой поставке. Нужны запрос документов у нового изготовителя, доверенность с легализацией, испытания образцов, а при серии — анализ производства. Планировать переход стоит за месяцы до окончания запасов.
Что происходит с сертификатом при смене производственной площадки?
Если изготовитель тот же, а площадка другая, документ переоформляют или проводят новое подтверждение. Адрес площадки в документе должен совпадать с фактическим, а новая площадка требует внесения изменений. В серийном документе можно указать несколько площадок одного изготовителя. Заявить их нужно при оформлении, потому что добавление площадки позже требует внесения изменений. Поэтому перечень площадок планируют заранее.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
Смена поставщика при сохранении изготовителя обычно не требует новых документов. Смена изготовителя означает новую процедуру: документ привязан к производителю и площадке, а не к продавцу.
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Сменили поставщика и сомневаетесь, действуют ли прежние документы?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.