В закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ документы о соответствии выполняют две разные функции: подтверждают допустимость товара к обороту и служат критерием отбора. Первая группа обязательна по регламентам, вторая устанавливается заказчиком и может включать добровольные сертификаты и подтверждение происхождения, влияющее на преференции.
01
Что обычно требуется
| Обязательные документы | Сертификаты и декларации по техническим регламентам |
| Регистрационные | РУ на медизделия, СГР, свидетельства |
| Происхождение | Подтверждение российского происхождения для преференций |
| Реестры | Включение в реестры промышленной продукции и ПО |
| Добровольные | Сертификаты систем менеджмента, ГОСТ Р |
| Гарантии | Сроки гарантии и сервисного обслуживания |
| Технические | Соответствие описанию объекта закупки |
02
Подтверждение происхождения
Для применения преференций и ограничений допуска иностранной продукции требуется подтверждение российского происхождения. Инструменты различаются: сертификат по форме СТ-1, включение в реестр промышленной продукции, заключение о подтверждении производства на территории страны. Требуемый документ зависит от категории товара и от применяемого акта, и подмена одного другим — частая причина отклонения заявки.
03
Обязательные документы
- сертификат или декларация по применимым техническим регламентам;
- регистрационное удостоверение для медицинских изделий;
- свидетельство о государственной регистрации, где оно требуется;
- документы об утверждении типа для средств измерений;
- пожарный сертификат для продукции соответствующих категорий;
- лицензии на виды деятельности, если объект закупки их требует.
04
Можно ли участвовать в тендере с декларацией соответствия
Короткий ответ: да, если технический регламент предусматривает для товара декларирование. Декларация в этом случае — полноценный обязательный документ, а требование именно сертификата на регламенте не основано. По 44-ФЗ в заявке представляют документы, подтверждающие соответствие товара требованиям законодательства РФ, если их предусматривает извещение (подп. «в» п. 2 ч. 1 ст. 43), причём заказчик не вправе требовать их, если по закону они передаются вместе с товаром.
| Регламент предусматривает декларирование | Декларации достаточно; сертификат оформляют, только если регламент допускает замену декларирования сертификацией по выбору заявителя |
| Регламент требует сертификацию | Декларация не подходит — нужен сертификат |
| Товар не подлежит обязательной оценке | Обязательного документа нет; добровольный сертификат — только если его прямо требует документация |
| Документы передаются вместе с товаром | По 44-ФЗ заказчик не вправе требовать их в составе заявки |
05
Добровольные документы
| Система менеджмента | ИСО 9001 и отраслевые стандарты |
| Добровольный сертификат | Подтверждение характеристик сверх обязательных |
| Экологические | Подтверждение экологических характеристик |
| Отзывы и опыт | Подтверждение исполненных контрактов |
| Гарантийные обязательства | Срок и условия обслуживания |
| Сервис | Наличие сервисной сети и складов запасных частей |
06
Какие документы требуются в закупочной документации
- требования различаются между закупками;
- документация читается целиком, а не выборочно;
- формулировки бывают неоднозначными;
- уточняющий запрос заказчику допустим и разумен;
- отсутствие одного документа отклоняет заявку целиком.
| Категория | Типичные требования |
| Документы о соответствии | Действующие на дату подачи, покрывающие все позиции |
| Регистрационные документы участника | Учредительные, о постановке на учёт |
| Подтверждение опыта | Исполненные контракты по аналогичной продукции |
| Сертификаты системы менеджмента | Для отдельных закупок |
| Документы о происхождении | При установлении ограничений |
| Гарантийные обязательства | Условия и сроки |
| Сведения о производственных мощностях | При крупных объёмах |
07
Что делать, если заказчик требует сертификат, которого нет в законе
Короткий ответ: до окончания срока подачи заявок направить запрос разъяснений, а если требование не снимут — подать жалобу в контрольный орган. По 44-ФЗ запрос подают не позднее чем за 3 дня до окончания срока подачи заявок (не более трёх запросов), разъяснение размещают не позднее 2 дней (ч. 5 ст. 42); жалобу на положения извещения подают через ЕИС до окончания срока подачи заявок (п. 1 ч. 2 и ч. 4 ст. 105).
- по 223-ФЗ заказчик отвечает в течение 3 рабочих дней и вправе не отвечать на запрос, поступивший позднее чем за 3 рабочих дня до окончания подачи заявок (ч. 2–3 ст. 3.2);
- жалобу по 223-ФЗ подают в антимонопольный орган в порядке ст. 18.1 Закона о защите конкуренции (ч. 10 ст. 3);
- в запросе ссылаются на применимый регламент и форму оценки соответствия, предусмотренную для товара;
- если сроки не позволяют спорить, оценивают добровольный сертификат как способ выполнить требование.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
08
Типичные причины отклонения заявок
- первая причина самая частая при широкой номенклатуре;
- сверка проводится позиционно, а не по группам;
- несовпадение наименований формально, но отклоняет заявку;
- происхождение подтверждается заранее, а не после победы;
- проверка комплекта перед подачей экономит участие.
| Причина | Как избежать |
| Документ не покрывает часть позиций | Сверить приложение со спецификацией закупки |
| Срок действия истекает до поставки | Проверить дату относительно графика |
| Наименование продукции не совпадает | Привести формулировки в соответствие |
| Отсутствует документ на комплектующие | Учесть составные позиции |
| Не подтверждено происхождение | Оформить заранее при ограничениях |
| Просрочены сведения о компании | Обновить регистрационные данные |
09
Ограничения и преференции
- для отдельных категорий устанавливаются ограничения допуска;
- применяются преференции для продукции определённого происхождения;
- подтверждение происхождения оформляется заранее;
- требуется соответствие условиям локализации для отдельных товаров;
- реестры продукции определённого происхождения ведутся;
- включение в реестр — самостоятельная процедура со своими сроками.
10
Подготовка к участию заранее
- Соберите комплект документов на всю номенклатуру.
- Проверьте сроки действия и запланируйте переоформление.
- Приведите наименования в документах и каталогах к единому виду.
- Оформите подтверждение происхождения при работе с ограничениями.
- При необходимости пройдите включение в отраслевые реестры.
- Подготовьте подтверждение опыта: копии контрактов и актов.
- Обновите регистрационные сведения.
- Ведите реестр своих документов со сроками.
11
Различия закупок по разным основаниям
- в первом случае требования единообразны;
- во втором — читать нужно положение конкретного заказчика;
- положение публикуется и доступно заранее;
- одна и та же продукция закупается по разным правилам;
- подготовка различается по объёму.
| Признак | Государственные закупки | Закупки отдельных видов юридических лиц |
| Регулирование | Более жёсткое и детальное | Заказчик устанавливает положение о закупке |
| Требования к участникам | Установлены нормативно | Определяются положением заказчика |
| Способы закупки | Ограниченный перечень | Шире, включая собственные способы |
| Требования к документам | Более формализованы | Зависят от положения |
12
Что проверить в заявке перед подачей
- Позиционная сверка приложения документа со спецификацией.
- Сроки действия документов относительно графика поставки.
- Совпадение наименований продукции во всех документах.
- Наличие документов на комплектующие для составных позиций.
- Актуальность регистрационных сведений.
- Комплектность подтверждения опыта.
- Соответствие требованиям к происхождению.
- Читаемость сканов и полнота приложений.
13
Нормативные основания
- 44-ФЗ — закупки, в которых обязательны документы, требуемые регламентами: сертификаты и декларации, СГР, РУ на медизделия, утверждение типа средств измерений; подп. «в» п. 2 ч. 1 ст. 43 — документы о соответствии товара в заявке; ч. 5 ст. 42 — запрос разъяснений; ст. 105 — жалоба на положения извещения
- 223-ФЗ — закупки, в которых требования к участникам и дополнительным документам определяются положением о закупке заказчика; документы, требуемые регламентами для обращения товара, обязательны так же, как по 44-ФЗ; ч. 2–3 ст. 3.2 — разъяснения, ч. 10 ст. 3 — обжалование в антимонопольный орган
Частые вопросы
Какие документы обязательны в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ?
Обязательны документы, которых требуют технические регламенты и иные обязательные нормы к самому товару. Это сертификаты и декларации, свидетельство о госрегистрации там, где оно нужно, регистрационное удостоверение для медизделий и утверждение типа для средств измерений. Иногда добавляются пожарный сертификат и лицензии на виды деятельности, если объект закупки их требует.
Можно ли участвовать в тендере с декларацией соответствия?
Да, если для товара технический регламент предусматривает декларирование: декларация тогда является полноценным обязательным документом. Требование именно сертификата в такой ситуации на регламенте не основано, его оспаривают запросом разъяснений или жалобой. Если же регламент требует сертификацию, декларация не подойдёт. Перед подачей сверьте статус, модели и срок действия декларации в реестре Росаккредитации.
Что делать, если заказчик требует сертификат, которого нет в законе?
Направьте запрос разъяснений: по 44-ФЗ — не позднее чем за 3 дня до окончания подачи заявок, по 223-ФЗ — с запасом более 3 рабочих дней. Сошлитесь на регламент и предусмотренную форму оценки. Если требование не снимут, жалобу на положения извещения подают до окончания срока подачи заявок: по 44-ФЗ через ЕИС, по 223-ФЗ — в антимонопольный орган.
Может ли заказчик требовать сертификат ИСО 9001?
Может, если требование связано с объектом закупки и необоснованно не ограничивает конкуренцию. Это добровольный документ: он служит критерием отбора участников, а не условием допуска товара к обороту, как сертификат по регламенту. Если сертификат не имеет отношения к предмету закупки, такое требование вызывает вопросы.
Как подтвердить российское происхождение товара в закупке?
Инструменты разные: это может быть сертификат по форме СТ-1, включение в реестр промышленной продукции или заключение о подтверждении производства на территории страны. Какой именно документ нужен, зависит от категории товара и применяемого акта. Подмена одного документа другим — частая причина отклонения заявки.
Можно ли использовать в закупке документы производителя?
Можно, если документ относится к поставляемому товару: покрывает все позиции спецификации, действует на дату подачи заявки и совпадает по наименованию с описанием в закупке. Если документ покрывает не все модели, заявку отклонят. Для импортного товара отдельно проверьте, не требует ли закупка подтверждения происхождения.
Почему заявки в закупках чаще всего отклоняют из-за документов?
Самая частая причина — документ не покрывает часть позиций спецификации, особенно при широкой номенклатуре, где проверку пропускают как механическую. Отклоняют и за несовпадающие наименования, срок действия, истекающий до поставки, и отсутствие документов на комплектующие. Поэтому приложение сверяют со спецификацией позиционно, а не по группам.
Когда оформлять включение в реестр промышленной продукции?
Заранее, задолго до объявления закупки. Включение занимает время и не делается под конкретную процедуру, поэтому к моменту её начала оно должно быть завершено. Подтверждение происхождения нужно, когда установлены ограничения допуска иностранной продукции или применяются преференции, и подтверждать его после победы уже поздно, заказчик проверяет его при рассмотрении заявки.
Стоит ли задавать заказчику вопросы по требованиям к документам?
Да, уточняющий запрос до подачи заявки допустим и разумен. Он заранее снимает неоднозначность формулировок и заодно фиксирует позицию заказчика. Читайте документацию целиком, а не выборочно: отсутствие одного документа отклоняет заявку полностью. Требования различаются между закупками, а положение о закупке заказчика меняется реже.
Чем отличаются требования к документам по 44-ФЗ и 223-ФЗ?
Главное различие в том, кто задаёт правила. В государственных закупках требования к участникам установлены нормативно, а требования к документам более формализованы и единообразны. В закупках отдельных видов юридических лиц требования определяет положение о закупке заказчика, и способов закупки там больше. Положение публикуется заранее, поэтому его стоит прочитать перед первым участием. Одна и та же продукция может закупаться по разным правилам.
Одинаковы ли документы о соответствии в заявке и при поставке по 44-ФЗ?
Нет. Сопоставьте требования извещения с законодательством и стадией представления документа. Подпункт «в» пункта 2 части 1 статьи 43 отдельно ограничивает требование документов, которые по закону передаются с товаром. Для 223-ФЗ дополнительно изучают положение и документацию закупки.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, какие документы приложить к заявке на тендер?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.