Документы для тендеров
В закупках документы о соответствии выполняют две разные функции: подтверждают допустимость товара к обороту и служат критерием отбора. Первая группа обязательна по регламентам, вторая устанавливается заказчиком и может включать добровольные сертификаты и подтверждение происхождения, влияющее на преференции.
01
Что обычно требуется
| Обязательные документы | Сертификаты и декларации по техническим регламентам |
| Регистрационные | РУ на медизделия, СГР, свидетельства |
| Происхождение | Подтверждение российского происхождения для преференций |
| Реестры | Включение в реестры промышленной продукции и ПО |
| Добровольные | Сертификаты систем менеджмента, ГОСТ Р |
| Гарантии | Сроки гарантии и сервисного обслуживания |
| Технические | Соответствие описанию объекта закупки |
02
Подтверждение происхождения
Для применения преференций и ограничений допуска иностранной продукции требуется подтверждение российского происхождения. Инструменты различаются: сертификат по форме СТ-1, включение в реестр промышленной продукции, заключение о подтверждении производства на территории страны. Требуемый документ зависит от категории товара и от применяемого акта, и подмена одного другим — частая причина отклонения заявки.
03
Обязательные документы
- сертификат или декларация по применимым техническим регламентам;
- регистрационное удостоверение для медицинских изделий;
- свидетельство о государственной регистрации, где оно требуется;
- документы об утверждении типа для средств измерений;
- пожарный сертификат для продукции соответствующих категорий;
- лицензии на виды деятельности, если объект закупки их требует.
04
Добровольные документы
| Система менеджмента | ИСО 9001 и отраслевые стандарты |
| Добровольный сертификат | Подтверждение характеристик сверх обязательных |
| Экологические | Подтверждение экологических характеристик |
| Отзывы и опыт | Подтверждение исполненных контрактов |
| Гарантийные обязательства | Срок и условия обслуживания |
| Сервис | Наличие сервисной сети и складов запасных частей |
05
Подготовка комплекта
- разобрать техническое задание и выделить требования к документам;
- проверить действие своих документов на дату подачи заявки;
- сверить наименование товара в документах с описанием в закупке;
- подготовить подтверждение происхождения в требуемой форме;
- проверить наличие товара в необходимых реестрах;
- подготовить копии в требуемом формате и заверить их;
- сохранить подтверждение статуса документов в реестрах на дату подачи.
06
Типовые причины отклонения
- документ не покрывает поставляемую модель;
- срок действия истёк на дату подачи или на дату поставки;
- представлен документ не той формы, что требуется актом о преференциях;
- наименование товара в документе не совпадает с заявкой;
- отсутствует подтверждение включения в требуемый реестр;
- копия не заверена в установленном порядке.
Частые вопросы
Какие документы обязательны в закупках?
Те, что требуются техническими регламентами и иными обязательными требованиями к товару.
Может ли заказчик требовать ИСО 9001?
Такое требование допустимо, если оно связано с объектом закупки и не ограничивает конкуренцию.
Как подтвердить российское происхождение?
Формой СТ-1, включением в реестр промышленной продукции или иным документом в зависимости от акта.
Что если документ покрывает не все модели?
Заявка отклоняется: документ должен относиться к поставляемому товару.
Проверяет ли заказчик реестры?
Да, статус документов проверяется по данным реестров.
На какую дату должен действовать документ?
Как минимум на дату подачи заявки, а также на период поставки.