Документы для входа в торговые сети
Требования сетей шире обязательных: помимо документов о соответствии запрашиваются подтверждения системы качества, прослеживаемости и способности стабильно поставлять объём. Комплект собирается один раз, но поддерживается постоянно: истёкшая декларация блокирует отгрузки автоматически.
01
Обязательный минимум
- декларации и сертификаты по применимым регламентам;
- свидетельства о государственной регистрации, где требуется;
- ветеринарные документы и работа в системе электронной сертификации;
- регистрация в системе маркировки для соответствующих товарных групп;
- подтверждение прав на товарный знак или разрешение правообладателя;
- штриховые коды с подтверждением регистрации.
02
Что запрашивают дополнительно
| Аудит производства | Проверка площадки представителями сети или третьей стороной |
| Система качества | Документы по ХАССП, при наличии — сертификаты стандартов |
| Прослеживаемость | Возможность отследить партию до сырья |
| Отзыв продукции | Документированная процедура и подтверждение её отработки |
| Спецификация товара | Полное описание, фото, характеристики упаковки |
| Сроки годности | Обоснование установленного срока |
| Страхование | Страхование ответственности за качество продукции |
03
Логистика и упаковка
- паллетная схема с указанием количества в слое и высоты;
- требования к транспортной маркировке и к этикеткам;
- сроки остаточной годности при приёмке;
- температурный режим и подтверждение его соблюдения;
- габариты и вес упаковки для складской обработки;
- электронный обмен документами с сетью;
- условия возврата и утилизации.
04
Спецификация товара
Карточка товара для сети содержит больше сведений, чем этикетка: состав, пищевую ценность, срок годности и обоснование, характеристики первичной и транспортной упаковки, штриховые коды всех уровней, требования к хранению и фотографии. Расхождение между карточкой и фактической поставкой — распространённая причина отказа в приёмке, поэтому изменения упаковки или рецептуры требуют предварительного обновления карточки.
05
Подготовка к аудиту
- привести в порядок документацию по процедурам на основе ХАССП;
- подтвердить наличие и заполнение журналов мониторинга;
- проверить санитарное состояние помещений и оборудования;
- подготовить документы по входному контролю сырья;
- подтвердить прослеживаемость на примере конкретной партии;
- отработать процедуру отзыва продукции;
- подготовить документы по персоналу и по медицинским осмотрам.
06
Типовые проблемы
- истечение срока действия документа без своевременного продления;
- несовпадение состава на этикетке с карточкой товара;
- отсутствие подтверждения прав на товарный знак;
- остаточный срок годности при поставке ниже требуемого;
- отсутствие отработанной процедуры отзыва;
- незарегистрированные штриховые коды.
Частые вопросы
Какие документы обязательны для сети?
Прежде всего документы о соответствии по регламентам и регистрационные документы на продукцию.
Требуют ли сети сертификат ИСО?
Часто запрашивают, но обязательным является наличие процедур на основе ХАССП.
Что такое карточка товара?
Полная спецификация с составом, упаковкой, кодами и фотографиями, по которой сеть заводит позицию.
Проверяют ли производство?
Да, аудит площадки — обычная практика при вводе нового поставщика.
Что происходит при истечении декларации?
Отгрузки блокируются до предоставления действующего документа.
Нужна ли регистрация в системе маркировки?
Да, для товарных групп, подлежащих обязательной маркировке.