Как зарегистрировать декларацию соответствия на ФГИС: порядок, нюансы, ошибки

01

Что должно быть готово до входа в сервис

• решение о применимых технических регламентах и выбранной схеме декларирования;
• протоколы испытаний аккредитованной лаборатории с номером и датой либо оформленные собственные доказательства;
• техническая документация: ГОСТ, ТУ или СТО, по которым выпускается продукция;
• договор с изготовителем и документ об уполномочивании — для импортной продукции;
• точный перечень моделей и артикулов, совпадающий с протоколами;
• код ТН ВЭД ЕАЭС, определённый по фактическим характеристикам товара;
• действующая усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя или лица по доверенности.

02

Подготовка рабочего места: что нужно до входа в систему

• без перезагрузки плагины обычно не определяются системой;
• подпись должна быть выпущена на руководителя либо на лицо с машиночитаемой доверенностью;
• вход выполняется под учётной записью физического лица с последующим выбором организации;
• страница поддержки службы по аккредитации содержит ссылки на нужные плагины;
• на этом этапе проблема чаще в настройке рабочего места, чем в самой процедуре.

1. Установите браузер, поддерживающий работу с криптографическими плагинами.
2. Убедитесь, что у руководителя есть подтверждённая учётная запись на портале государственных услуг.
3. Оформите электронную подпись, если её нет.
4. Привяжите организацию к учётной записи руководителя как физического лица и настройте использование подписи.
5. Установите плагин для работы с электронной подписью в браузере и расширение к нему.
6. Перезагрузите компьютер после установки плагинов.

03

Вход в личный кабинет

• выбор организации на этом шаге принципиален;
• при входе как физическое лицо доступ к декларациям организации не откроется;
• если организация не отображается, она не привязана к учётной записи;
• привязка выполняется на портале государственных услуг заранее;
• в кабинете видны сведения об организации и её документах.

1. Перейдите к сервису регистрации деклараций на сайте службы по аккредитации.
2. Нажмите кнопку входа.
3. Авторизуйтесь через портал государственных услуг.
4. Войдите под учётной записью руководителя как физического лица.
5. В окне выбора укажите организацию, а не физическое лицо.
6. Убедитесь, что открылся личный кабинет организации.

04

Поиск черновика декларации

• по умолчанию фильтр может быть настроен на другой статус;
• без выбора статуса список остаётся пустым;
• черновик создаётся заранее и ожидает подписания;
• в списке видны основные сведения документа;
• перед подписанием черновик можно открыть и проверить.

1. В личном кабинете найдите фильтр по статусу документа.
2. Выберите значение, соответствующее черновикам.
3. Нажмите кнопку поиска.
4. В списке отобразятся подготовленные черновики.
5. Найдите нужный документ по наименованию продукции или дате.

05

Открытие черновика на редактирование

• перед подписанием черновик доступен для правки;
• после подписания изменения возможны только через замену документа;
• проверять стоит наименование продукции, изготовителя, сведения о документах;
• несоответствие обнаруженное после подписания обходится дороже;
• дата документа определяется днём подписания.

1. Отметьте нужный черновик в списке.
2. Нажмите кнопку редактирования в верхней части экрана.
3. Проверьте сведения документа перед подписанием.
4. Убедитесь, что реквизиты организации и сведения о продукции верны.

06

Публикация черновика

• публикация переводит документ к этапу подписания;
• до подписания документ в реестре не появляется;
• отмена на этом шаге ещё возможна;
• после публикации открывается форма выбора подписи.

1. Откройте меню действий в нижней части формы.
2. Выберите действие публикации.
3. Подтвердите действие во всплывающем окне.
4. Дождитесь перехода к странице подписания.

07

Подписание электронной подписью

• в списке отображаются сертификаты, установленные на компьютере;
• если список пуст, подпись не установлена либо плагин не работает;
• истёкший сертификат к подписанию не допускается;
• после подписания статус документа становится действующим;
• документ появляется в реестре и доступен для проверки.

1. На странице подписания выберите сертификат электронной подписи из списка.
2. Проверьте, что выбран действующий сертификат нужной организации.
3. Нажмите кнопку подписания.
4. Дождитесь сообщения об успешном подписании.
5. Нажмите кнопку возврата.

08

Что сделать после подписания

• проверьте документ в публичном реестре по присвоенному номеру;
• сохраните ссылку на реестровую запись;
• передайте сведения о документе тем, кому они нужны: площадкам, покупателям, таможенному представителю;
• если подписание произошло не в тот день, когда черновик был подготовлен, уточните у исполнителя актуализацию дат в макете документа;
• внесите реквизиты в свою таблицу учёта документов;
• настройте напоминание об истечении срока действия.

09

Типичные затруднения и их причины

10

Что нужно, чтобы зарегистрировать декларацию соответствия на ФГИС

Регистрация проводится через сервис информационной системы службы по аккредитации. Прежде чем открывать сервис, нужно собрать всё, что в нём потребуется: остановка на середине формы означает потерю введённых данных.

• без учётной записи организации сервис не откроется;
• подпись должна быть действующей на дату подачи;
• реквизиты заявителя сверяются с государственным реестром юридических лиц автоматически;
• расхождение в реквизитах останавливает подачу;
• подготовка всех сведений заранее сокращает работу в сервисе до получаса.

11

Черновик: как устроена работа с формой

• сведения вносятся в форму, которая сохраняется как черновик;
• черновик можно заполнять в несколько заходов;
• до подписания документ не считается поданным и не имеет номера;
• данные в черновике доступны для правки, после подписания — нет;
• при работе через посредника черновик нередко готовит он, а подписывает заявитель;
• проверять содержание черновика нужно до подписания, а не после.

12

Поля, в которых чаще всего ошибаются

• пропущенная производственная площадка — не формальность: продукция с неё остаётся без документа;
• обобщённое наименование продукции проходит регистрацию, но создаёт риск при проверках и на таможне;
• поле дополнительной информации проверяется при выборочном контроле;
• при нескольких применимых регламентах протоколы должны закрывать требования каждого;
• несоответствие схемы объекту декларирования — основание для отказа.

13

Формально-логический контроль: что проверяет система

• соответствие реквизитов заявителя данным государственного реестра;
• действительность электронной подписи и полномочия подписанта;
• наличие протокола испытаний в системе и статус выдавшей его лаборатории;
• соответствие области аккредитации лаборатории заявленным методам;
• однократность использования протокола: повторно он не принимается;
• соответствие схемы объекту декларирования;
• заполненность обязательных полей и формат данных;
• непротиворечивость сведений между полями формы.

14

Оплата регистрации

• с 2025 года внесение сведений в реестр стало платным;
• за декларацию плата составляет полторы тысячи рублей;
• платить может заявитель либо орган по сертификации;
• счёт формируется на отдельном портале учреждения, отвечающего за вопросы аккредитации;
• вход выполняется по учётной записи юридического лица;
• зачисление средств занимает до одного рабочего дня;
• при отсутствии средств на счёте регистрация не проводится.

15

Отказ в регистрации: причины и что делать

• отказ не означает утраты уплаченных средств за испытания;
• часть причин устраняется правкой сведений, часть требует новых испытаний;
• самые тяжёлые случаи связаны с протоколом: его нельзя переоформить или использовать повторно;
• перед подачей стоит проверить статус лаборатории в реестре аккредитованных лиц;
• при работе через посредника уточните, кто отвечает за проверку сведений до подписания.

16

После регистрации

1. Проверьте появление записи в реестре и корректность сведений в ней.
2. Сохраните регистрационный номер и дату.
3. Убедитесь, что плата за регистрацию внесена.
4. Нанесите единый знак обращения на продукцию.
5. Укажите сведения о декларации в маркировке, где это требуется.
6. Для товаров, реализуемых через торговые площадки, разместите ссылку на реестровую запись в карточке товара.
7. Сформируйте и сохраните комплект доказательственных материалов.
8. Внесите документ во внутренний реестр с указанием срока действия.

17

Хранение доказательственных материалов

• комплект хранится у заявителя весь срок действия документа и после его окончания;
• в него входят протоколы, техническая документация, сведения о производственном контроле;
• для импортной продукции добавляются договор с уполномоченным лицом и документы о ввозе образцов;
• материалы запрашиваются при проверках обоснованности принятия декларации;
• отсутствие комплекта — самостоятельное нарушение независимо от качества продукции;
• хранение в электронном виде допустимо при обеспечении сохранности.

18

Шаг 1. Доступ и электронная подпись

Вход в сервис регистрации выполняется через подтверждённую учётную запись на Госуслугах с привязкой к организации. Подпись должна быть выпущена аккредитованным удостоверяющим центром на руководителя юридического лица или ИП; для сотрудника нужна машиночитаемая доверенность. Проверьте заранее, что сертификат не истекает в течение процедуры, установлен корректный криптопровайдер и браузер поддерживает плагин подписи, — иначе форма заполнится, но подписать её не удастся.

19

Шаг 2. Сведения о заявителе и изготовителе

Данные заявителя подтягиваются из ЕГРЮЛ и должны совпадать с ним посимвольно. Для изготовителя указываются полное наименование, страна и адреса всех производственных площадок — именно площадок, а не юридического адреса головной компании. Если продукция изготавливается на нескольких заводах, перечисляются все, иначе партия с «лишнего» завода окажется вне действия декларации.

20

Шаг 3. Описание объекта декларирования

Наименование продукции формулируется так, как оно фигурирует в технической документации и на этикетке, без маркетинговых оборотов. Далее указываются торговая марка, модели, артикулы, назначение и код ТН ВЭД. Здесь же выбирается объект: серийный выпуск, партия или единица. Для серии заявитель указывает срок действия декларации в пределах, разрешённых регламентом.

21

Шаг 4. Регламенты, стандарты и схема

В форме отмечаются все применимые технические регламенты ЕАЭС и перечисляются стандарты, обеспечивающие соблюдение их требований. Обозначения ГОСТ вносятся с годом и с указанием применённых разделов и пунктов. Схема декларирования выбирается из списка, допустимого для этой продукции и статуса заявителя, — при несовпадении система выдаст ошибку контроля.

22

Шаг 5. Доказательственные материалы

Реквизиты протокола сверяются с реестром лаборатории автоматически. Если лаборатория не передала протокол в систему или заявленный показатель отсутствует в её области аккредитации, регистрация не пройдёт.

• протоколы испытаний: номер, дата, наименование и номер аттестата аккредитации лаборатории;
• сведения о технической документации изготовителя;
• документы системы менеджмента качества — для схемы 6д;
• акт отбора образцов, если он оформлялся;
• иные документы, которыми заявитель обосновывает соответствие.

23

Шаг 6. Подписание и формально-логический контроль

После заполнения декларация подписывается квалифицированной подписью и уходит на автоматическую проверку. Контроль сверяет корректность кодов ТН ВЭД и регламентов, соответствие схемы объекту декларирования, действительность аттестата лаборатории, полноту обязательных полей и логику дат. Успешная проверка завершается присвоением регистрационного номера и публикацией карточки в открытой части реестра; сведения становятся доступны всем — от таможенного инспектора до покупателя.

24

Как читается регистрационный номер

25

Типичные причины отказа в регистрации

• лаборатория не имеет аккредитации на заявленные методы испытаний;
• код ТН ВЭД не соответствует описанию продукции или области регламента;
• выбрана схема, не предусмотренная регламентом для данного объекта;
• срок действия декларации превышает максимально допустимый;
• не заполнены сведения о технической документации изготовителя;
• дата протокола испытаний позже даты принятия декларации;
• подпись оформлена на лицо без подтверждённых полномочий.

26

Что делать после присвоения номера

1. Скачать карточку из реестра и проверить каждое поле — опечатку исправить нельзя, только заново принять декларацию.
2. Нанести знак ЕАС и полную маркировку на продукцию, упаковку или ярлык.
3. Передать номер декларации логисту для графы 44 декларации на товары.
4. Загрузить документ в кабинеты маркетплейсов и сетей, где продаётся товар.
5. Сформировать комплект доказательственных материалов для хранения: он предъявляется при проверке в течение десяти лет для серии и десяти лет со дня реализации партии.

27

Кто может подать декларацию за компанию

Заявитель вправе действовать самостоятельно или через представителя по доверенности — обычно это сертификационный центр, который параллельно ведёт испытания и готовит документацию. Ответственность за достоверность сведений остаётся на заявителе в полном объёме независимо от того, кто нажимал кнопки в сервисе. Поэтому перед подписанием стоит прочитать сформированную декларацию целиком, а не только проверить наименование товара.