Идентификация продукции

01

Признаки идентификации

• наименование продукции, отражающее её вид;
• назначение и область применения;
• конструктивное исполнение и принцип действия;
• состав или материалы для соответствующих видов продукции;
• характеристики: мощность, объём, размеры, параметры питания;
• обозначение модели, типа, артикула;
• торговая марка;
• изготовитель и адреса производственных площадок.

02

Где применяется

03

Как описывать

Хорошее описание отвечает на вопрос: можно ли по нему отличить эту продукцию от похожей. Практический приём — представить, что описание читает человек, который держит в руках два похожих изделия и должен определить, какое из них охвачено документом. Из этого следуют требования. Наименование берётся содержательное, а не маркетинговое: «машина стиральная бытовая» вместо названия линейки. Назначение указывается конкретно, поскольку от него зависят применимые требования. Характеристики приводятся те, которые влияют на безопасность и на выбор требований, с диапазонами, если продукция выпускается в вариантах. Обозначения моделей указываются так, как они нанесены на изделие, включая региональные суффиксы. Изготовитель и площадки указываются полностью. Всё, что не влияет на идентификацию, в описание не включается: избыточные подробности сужают охват документа без пользы.

04

Связь с испытаниями

1. описание продукции формируется до испытаний;
2. образцы идентифицируются по тем же признакам;
3. в протоколе указываются признаки испытанного образца;
4. при испытании типового представителя обосновывается его выбор;
5. диапазоны характеристик подтверждаются испытаниями;
6. результаты распространяются только на охваченную продукцию;
7. признаки в протоколе, в документе и на изделии совпадают;
8. при изменении признаков оценивается необходимость новых испытаний.

05

Идентификация при таможенном оформлении

• описание товара в декларации соответствует признакам в документах;
• обозначение модели совпадает с перечнем продукции;
• изготовитель и страна происхождения совпадают;
• характеристики соответствуют указанным в документе;
• код ТН ВЭД соотносится с описанием;
• комплектация описана и охвачена документами;
• маркировка на изделии подтверждает описание;
• при досмотре товар опознаётся по заявленным признакам.

06

Частые ошибки

• наименование указано маркетинговое вместо содержательного;
• назначение сформулировано слишком широко или неверно;
• характеристики не указаны, продукция неотличима от похожей;
• обозначения моделей не совпадают с нанесёнными на изделие;
• не учтены региональные суффиксы и внутренние индексы;
• изготовитель указан как торговая компания, а не производство;
• описание в документе отличается от описания в контракте;
• комплектация не описана, аксессуары остались без охвата.

07

Идентификация при проверках

При проверке в торговле продукция сопоставляется с описанием в предъявленном документе, и здесь выясняется качество идентификации. Типичная ситуация: документ есть, действует, но описание не позволяет отнести к нему товар на полке — иное обозначение модели, иные характеристики, другая комплектация. Формально это означает отсутствие документа на данную продукцию. Вторая ситуация: описание в документе широкое и охватывает товар, но проверяющий запрашивает подтверждение, что испытания относились именно к этой позиции, — и здесь нужны протоколы с признаками образцов и обоснование типового представителя. Отсюда практическое требование: комплект хранится так, чтобы связь товара с документами и протоколами восстанавливалась по описанию, а не по памяти сотрудников. Таблица соответствия ассортимента, обозначений и документов решает эту задачу.

08

Изменения, влияющие на идентификацию

09

Как выстроить работу

Практический набор состоит из трёх документов. Первый — описание продукции с идентификационными признаками, составленное один раз и используемое во всех процедурах: в заявке органу, в документе о соответствии, в контрактах, в декларациях на товары, в карточках товара. Второй — таблица соответствия: обозначение на изделии, обозначение на упаковке, обозначение в документе, номер документа, изготовитель, площадка, код ТН ВЭД. Третий — реестр протоколов с указанием признаков испытанных образцов и обоснованием типовых представителей. Все три обновляются при появлении новых позиций и при изменениях. Перед каждой отгрузкой и перед публикацией карточки товара проверяется соответствие по таблице. Такая организация занимает минуты на позицию и снимает большинство вопросов при оформлении, при проверках и при претензиях.

10

Идентификация в претензиях и в спорах

Когда возникает претензия покупателя или спор с контрагентом, первый вопрос — о какой именно продукции идёт речь. Здесь качество идентификации определяет исход. Если по обозначению на изделии можно установить партию, дату изготовления, применённые документы и протоколы, позиция компании опирается на документы. Если обозначения неоднозначны, а партию установить нельзя, приходится отвечать за весь ассортимент сразу. Практические выводы: обозначение партии или серийный номер наносится так, чтобы сохраняться до конца срока службы; связь партии с документами и с протоколами фиксируется в записях; при экспертизе товара в споре идентификация образца описывается подробно, иначе результат экспертизы будет оспорен. Отдельно проверяется, что обозначение на изделии сохраняется после снятия упаковки: наклейка на упаковке при споре бесполезна.

• обозначение партии или серийный номер на изделии;
• сохранность обозначения до конца срока службы;
• связь партии с документами и с протоколами в записях;
• подробное описание образца при экспертизе;
• возможность установить дату изготовления;
• сведения о применённых материалах и комплектующих;
• архив по партиям с датами отгрузок;
• порядок ответа на претензию с указанием партии.