Обжалование решений органа по сертификации

01

Какие решения оспариваются

02

Первые действия

1. получить письменное решение с указанием оснований;
2. определить, относится ли основание к продукции, к комплекту или к процедуре;
3. оценить, устранимо ли основание и за какой срок;
4. рассчитать потери от остановки поставок за этот срок;
5. проверить наличие оснований для обжалования по существу;
6. принять решение: устранение, обжалование или оба пути;
7. уведомить контрагентов и площадки о ситуации;
8. назначить ответственного и зафиксировать план действий.

03

Когда обжалование обосновано

Содержательные основания сводятся к нескольким типам. Первый — процедурные нарушения: решение принято без предусмотренных действий, заявителю не дали возможности представить пояснения, инспекционный контроль проведён с нарушением порядка, образцы отобраны без оформления. Второй — неверная оценка: орган применил требования, не относящиеся к продукции, либо истолковал результаты испытаний иначе, чем следует из протоколов. Третий — выход за пределы полномочий: решение основано на обстоятельствах, оценка которых не входит в компетенцию органа. Четвёртый — фактическая ошибка: сведения о продукции или о производстве установлены неверно, и это подтверждается документами. Во всех остальных случаях — а их большинство — основание реально, и спор лишь отсрочит устранение. Оценка проводится честно и в первые дни, потому что от неё зависит выбор тактики.

04

Порядок обжалования

• обращение к органу по сертификации с изложением возражений;
• рассмотрение обращения в порядке, установленном правилами органа;
• обращение в национальный орган по аккредитации при несогласии;
• обжалование в судебном порядке в предусмотренных случаях;
• соблюдение установленных сроков на каждом этапе;
• письменная форма обращений с приложением доказательств;
• фиксация всех направленных материалов и полученных ответов;
• учёт того, что обжалование обычно не приостанавливает решение.

05

Состав материалов

1. копия оспариваемого решения с основаниями;
2. изложение возражений по каждому основанию;
3. протоколы испытаний и техническая документация;
4. материалы, подтверждающие соблюдение требований;
5. документы о процедуре: заявка, договор, переписка;
6. материалы инспекционного контроля, если решение принято по его итогам;
7. сведения из реестров с датами проверки;
8. опись приложений с нумерацией.

06

Параллельный план

Пока идёт разбирательство, оборот нужно восстанавливать. Варианты зависят от основания. Если приостановление связано с устранимым несоответствием — недостающие документы, замечания по производству, — причина устраняется, и действие документа возобновляется быстрее, чем завершится спор. Если документ прекращён, оценивается возможность оформить новый документ, в том числе в другом органе, с проведением необходимых испытаний. Если проблема в области аккредитации органа, новый документ оформляется у органа с подходящей областью. Отдельно решается вопрос с продукцией, уже введённой в обращение, и с товаром в пути: их правовое положение оценивается отдельно от новых поставок. Наконец, контрагенты уведомляются заранее: торговые сети и площадки узнают о приостановке из реестра самостоятельно, и лучше, если объяснение придёт от вас раньше.

07

Обращение в национальный орган по аккредитации

08

Типичные ошибки

• обжалование вместо устранения устранимого несоответствия;
• обращение без письменного решения с основаниями;
• общее несогласие без разбора каждого основания;
• пропуск установленных сроков обращения;
• отсутствие параллельного плана восстановления поставок;
• контрагенты узнают о приостановке из реестра, а не от вас;
• утрата материалов процедуры и переписки с органом;
• продолжение отгрузок по приостановленному документу.

09

Профилактика

Большинство ситуаций предотвращается работой в период действия документа. Первое — уведомление органа об изменениях в продукции, в конструкции, в рецептуре, в сведениях об изготовителе и о площадках: незаявленное изменение является типовым основанием для приостановки. Второе — подготовка к инспекционному контролю не в момент уведомления, а постоянно: сохранение условий, при которых документ был выдан, включая производственный контроль и метрологическое обеспечение. Третье — хранение комплекта доказательственных материалов в полном объёме и в доступном виде. Четвёртое — регулярная проверка статуса документов в реестре, чтобы узнавать об изменениях раньше контрагентов. Пятое — назначенный ответственный за поддержание документов, который отслеживает сроки, изменения и переписку с органом. Такая работа стоит нескольких часов в месяц и снимает большую часть оснований для приостановки.

10

Что делать при прекращении действия

• остановить отгрузки по документу немедленно;
• оценить положение продукции в обороте и товара в пути;
• определить, требуется ли изъятие продукции;
• уведомить контрагентов, сети и площадки;
• начать оформление нового документа с оценкой сроков;
• проверить, не затронуты ли другие документы по той же продукции;
• устранить причину, приведшую к прекращению;
• зафиксировать выводы для остальных позиций ассортимента.

11

Стоимость спора

Решение обжаловать или устранять принимается по расчёту, а не по чувству справедливости. Издержки обжалования: время сотрудников на подготовку материалов, возможные расходы на консультантов, но главное — упущенная выручка за период остановки поставок, которая продолжается на всё время разбирательства. Издержки устранения: стоимость новых испытаний, оформления документов, иногда изменения продукции, плюс тот же простой, но обычно короче. Сравнение этих величин обычно даёт однозначный ответ. Обжалование оправдано в двух ситуациях: когда основание решения затрагивает не одну позицию, а подход к целой категории продукции, и когда устранение фактически невозможно, поскольку требование к продукции применено неверно. В остальных случаях быстрее и дешевле устранить причину, оставив за собой право заявить возражения отдельно.