Проверка Росаккредитации сместилась от выборочного контроля документов о соответствии к автоматическому анализу данных. Реестры содержат сведения о декларациях, сертификатах, протоколах, лабораториях и органах, и сопоставление этих массивов выявляет несоответствия без участия человека: испытания, физически невозможные по срокам, лаборатории без нужной области аккредитации, нереальные объёмы выдачи документов. Для бизнеса это означает, что документ, оформленный формально, обнаруживается не при проверке торговой точки, а по данным при регистрации.
01
Что анализируется автоматически
| Сроки испытаний | Сопоставление длительности методик с датами протокола |
| Область аккредитации | Соответствие испытанных показателей области лаборатории |
| Объём выдачи | Количество протоколов относительно возможностей лаборатории |
| Статусы на дату | Действие аккредитации на дату испытаний и регистрации |
| Связи документов | Соответствие протокола, декларации и заявителя |
| Повторяющиеся значения | Идентичные результаты в протоколах на разную продукцию |
| Соответствие продукции | Показатели, не применимые к заявленному объекту |
02
Типовые основания для проверки
- протокол по показателям вне области аккредитации лаборатории;
- испытания, выполненные в период приостановки аккредитации;
- даты, противоречащие последовательности процедур;
- отсутствие сведений об акте отбора образцов;
- результаты без числовых значений и без погрешностей;
- ссылки на отменённые методики и редакции стандартов;
- несоответствие продукции в декларации и в протоколе;
- аномально большое число документов от одного заявителя за короткий период;
- сведения от надзорных органов о выявленной несоответствующей продукции.
03
Последствия для заявителя
По пункту 37 Правил ДС № 936 признанная недействительной декларация недействительна со дня регистрации. Это не означает автоматического назначения всех санкций заявителю: устанавливают применимый состав и вину, решения по продукции и обязанности каждого участника. Изменение статуса документа не означает автоматического штрафа, изъятия или отзыва всей продукции. Определяют конкретное решение, охват продукции, обязанности участника и предусмотренные законом меры; административную ответственность устанавливают отдельно по применимому составу и вине. Заявитель отвечает за свои действия и доказательства, а участие органа, лаборатории или посредника оценивают отдельно; одна ссылка на посредника не разрешает игнорировать обязанности заявителя.
04
Приостановка аккредитации
Аккредитация органа по сертификации или испытательной лаборатории при выявлении систематических нарушений приостанавливается или прекращается. Документы, опирающиеся на их работу, попадают под проверку, часть из них прекращается. Это второй сценарий, при котором добросовестный заявитель страдает без собственных нарушений. Практический порядок действий: определить, какие протоколы затронуты, оценить возможность их замены на протоколы действующей лаборатории и переоформить документы. Профилактика состоит в проверке истории лаборатории до начала работ и в распределении испытаний между несколькими организациями для критичной продукции, чтобы отзыв аккредитации одной не парализовал весь ассортимент.
05
Что делать при выявлении
- Получить уведомление и определить точное основание.
- Проверить статус документов в реестре и объём затронутого ассортимента.
- Прекратить выпуск продукции в обращение по спорным документам.
- Оценить, устранимо ли нарушение: заменяемы ли протоколы, возможно ли повторное подтверждение.
- Организовать испытания в действующей аккредитованной лаборатории.
- Оформить документы заново с корректной доказательной базой.
- Уведомить контрагентов и площадки о статусе и о сроках восстановления.
- Пересмотреть порядок выбора лабораторий и органов, чтобы ситуация не повторилась.
06
Профилактика
- проверять область аккредитации построчно до заключения договора;
- требовать протоколы с числовыми значениями и погрешностями;
- хранить акты отбора образцов и сведения об образцах;
- избегать предложений оформить документы в сроки короче длительности методик;
- периодически проверять статус собственных документов в реестре;
- отслеживать статус аккредитации лабораторий, чьи протоколы лежат в основе документов;
- для широкого ассортимента распределять работы между несколькими организациями;
- вести внутренний реестр документов со сроками и с привязкой к продукции.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
07
Как снизить риск
- документы проверяются в реестре до начала работы с поставщиком;
- сохраняется вся переписка и доказательства добросовестности;
- договор содержит обязанность поставщика предоставить документы;
- предусматривается ответственность за их недостоверность;
- при выявлении проблемы продажи приостанавливаются сразу;
- добровольное устранение нарушения учитывается при оценке;
- консультация до принятия решения дешевле последствий.
08
Что проверяет Росаккредитация
- достоверность доказательственных материалов;
- соответствие протоколов фактическим испытаниям;
- аккредитацию органа и лаборатории на дату документа;
- соответствие документа продукции;
- соблюдение схемы подтверждения.
09
Как подготовиться к запросу
- соберите протоколы и техническую документацию;
- проверьте аккредитацию лаборатории на дату протоколов;
- подготовьте документы, подтверждающие отбор образцов;
- сверьте документ с продукцией;
- ответьте в установленный срок.
10
Признаки, которые привлекают внимание проверяющих
- слишком быстрое оформление документа с испытаниями;
- одинаковые протоколы на разную продукцию;
- лаборатория без нужной области аккредитации;
- массовые документы одного заявителя за короткий срок;
- жалобы покупателей и конкурентов.
11
Последствия для бизнеса
- прекращение документа;
- снятие карточек с маркетплейсов;
- штрафы по КоАП;
- расходы на новый документ;
- риски для репутации.
Частые вопросы
Какие признаки в протоколе чаще всего становятся поводом для проверки?
Протокол по показателям вне области аккредитации, испытания в период приостановки аккредитации, даты, нарушающие последовательность процедур, результаты без числовых значений и погрешностей, ссылки на отменённые методики. Также настораживают отсутствие сведений об акте отбора, несоответствие продукции в декларации и протоколе и аномально большое число документов у одного заявителя.
Почему испытания, проведённые за один день, вызывают подозрение?
Это самый результативный признак: система сопоставляет длительность методик с датами протокола, и физически невозможные сроки видны сразу. Микробиология с несколькими сутками инкубации не делается за день. Кроме того, проверяют статусы аккредитации на дату испытаний и совпадающие результаты в протоколах на разную продукцию.
Можно ли переложить ответственность на компанию, которая оформляла документы?
Нет. Ответственность лежит на заявителе, а не на органе, лаборатории или посреднике: аргумент, что документы готовила другая компания, юридического значения не имеет. Заявитель принимает декларацию по своей воле и отвечает за достоверность доказательственных материалов, поэтому проверять работу посредника нужно ещё до подачи документов.
К каким последствиям ведёт признание декларации недействительной?
Продукцию считают выпущенной в обращение без подтверждения соответствия. Это административная ответственность, изъятие продукции, блокировка карточек на площадках и приостановка поставок в торговые сети. Если выявлена реальная опасность, возможен отзыв уже проданных товаров, в том числе партий, ушедших покупателям до признания документа недействительным.
Что делать, если у лаборатории приостановили или прекратили аккредитацию?
Определите, какие протоколы затронуты, оцените, можно ли заменить их протоколами действующей лаборатории, и переоформите документы. Документы, опирающиеся на работу такой лаборатории, попадают под проверку, а часть прекращается. Для критичной продукции испытания лучше распределять между несколькими организациями, чтобы отзыв одной аккредитации не парализовал ассортимент.
Как действовать, если пришло уведомление о проблеме с документом?
Определите точное основание, проверьте статус документов в реестре и объём затронутого ассортимента, прекратите выпуск продукции по спорным документам. Затем оцените, устранимо ли нарушение, проведите испытания в действующей аккредитованной лаборатории, оформите документы заново и уведомите контрагентов и площадки о сроках восстановления.
Как доказать добросовестность, если поставщик подвёл с документами?
Проверяйте документы в реестре до начала работы с поставщиком и сохраняйте всю переписку: именно это отличает ошибку от умысла при разбирательстве. В договоре закрепите обязанность поставщика предоставить документы и ответственность за их недостоверность, а при выявлении проблемы сразу приостанавливайте продажи.
Зачем вести внутренний реестр документов?
Реестр с датами, лабораториями и привязкой к продукции превращает реакцию на проблему из аврала в процедуру: сразу видно, что затронуто и что нужно переоформить. Заодно можно периодически сверять статус собственных документов в публичном реестре и отслеживать аккредитацию лабораторий, чьи протоколы лежат в основе документов.
Как проверить декларацию на достоверность?
Проверьте статус декларации в реестре и сверьте документ с продукцией. Затем убедитесь, что лаборатория имела аккредитацию на дату протоколов, а испытанные показатели входят в её область аккредитации. Протоколы должны содержать числовые значения и погрешности, а сведения об акте отбора образцов должны быть. Настораживают сроки испытаний короче длительности методик и одинаковые результаты в протоколах на разную продукцию.
Что собрать для проверки протокола, указанного в декларации?
Подготовьте сам протокол и приложения, акт отбора и описание продукции. Сверьте методы, даты и лабораторию с её областью на соответствующий период. Зафиксируйте расхождения и запросите подтверждения, необходимые для оценки конкретного случая.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, выдержат ли ваши документы проверку Росаккредитации?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.