Возвраты и утилизация товаров — часть операционной жизни любой торговли, но обращение с возвращённым товаром почти всегда организовано хуже, чем его приёмка. Между тем здесь сходятся три линии требований: пригодность продукции к дальнейшему обороту, корректность маркировки и средств идентификации, документальное оформление утилизации. Ошибки дорого стоят по двум причинам. Первая — повторная продажа непригодного товара порождает претензии и ответственность. Вторая — расхождение между фактическими остатками и данными систем учёта накапливается именно на возвратах и обнаруживается при проверке, когда объяснить его нечем.
01
Оценка возвращённого товара
| Целостность упаковки | Вскрытая упаковка меняет статус товара |
| Остаточный срок годности | Сравнивается с требованиями к обороту |
| Условия хранения у покупателя | Неизвестны, оцениваются как риск |
| Средства идентификации | Читаемость и статус кода в системе |
| Признаки использования | Определяют возможность повторной продажи |
| Комплектность | Наличие всех компонентов и документов |
| Категория продукции | Для части категорий возврат в оборот исключён |
02
Когда повторная продажа невозможна
- продукция с истекшим или недостаточным остаточным сроком годности;
- товары, требующие холодовой цепи, с неподтверждённым режимом;
- продукция с повреждённой упаковкой, влияющей на сохранность;
- изделия с признаками использования, не допускающими перепродажу;
- продукция отдельных категорий, для которых возврат в оборот исключён;
- товары с утраченной или нечитаемой обязательной маркировкой;
- продукция, затронутая отзывом по решению изготовителя;
- изделия, безопасность которых после возврата не подтверждается.
03
Маркировка и средства идентификации
Для товарных групп с обязательной маркировкой средствами идентификации возврат — операция, требующая передачи сведений. Порядок зависит от того, был ли код выведен из оборота при продаже: если да, возврат оформляется как повторный ввод в оборот с передачей соответствующих сведений; если код повреждён или утрачен, оформляется его замена по правилам системы с указанием оснований. Практическая проблема состоит в том, что кассовая операция возврата и операция в системе прослеживаемости — разные действия, и вторая часто не выполняется. Накопленное расхождение между фактическими остатками и данными системы обнаруживается при проверке или при попытке продать товар, код которого числится выбывшим. Отсюда практическое требование: порядок действий при возврате описывается вместе с кассовыми процедурами, а ответственный за передачу сведений назначается персонально.
04
Порядок обращения
- принять возврат с фиксацией даты, причины и состояния товара;
- изолировать товар в отдельной зоне до принятия решения;
- оценить пригодность к дальнейшему обороту по установленным критериям;
- проверить и при необходимости восстановить средства идентификации;
- передать сведения в систему прослеживаемости;
- при пригодности — вернуть в оборот с документированием решения;
- при непригодности — направить на утилизацию с оформлением;
- учесть возврат в статистике и в анализе причин.
05
Утилизация
- решение об утилизации с указанием причины и объёма;
- передача специализированной организации при необходимости;
- акт об утилизации с перечнем товаров и датами;
- списание средств идентификации в системе прослеживаемости;
- отражение в бухгалтерском и в складском учёте;
- соблюдение требований к обращению с отдельными видами отходов;
- хранение документов об утилизации установленный срок;
- анализ причин для сокращения объёмов списания.
06
Учёт и расхождения
Возвраты и утилизация — главные источники расхождения между фактическими остатками, данными складского учёта и сведениями системы прослеживаемости. Механика простая: товар физически принят, но операция в системе не проведена; товар утилизирован, но коды не списаны; возврат оформлен на складе, но не отражён в учёте. Каждое отдельное расхождение невелико, а накопленное за квартал становится необъяснимым. Работающая практика — ежемесячная сверка по трём источникам с разбором каждого расхождения до его причины: какая операция не была проведена и кем. Разбор важнее самой сверки: без него расхождения будут возникать снова. Дополнительно отслеживаются причины возвратов по товарам и по поставщикам: устойчиво высокая доля возвратов по позиции указывает либо на проблему с продукцией, либо на неверное описание в карточке товара.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
07
Возвраты от маркетплейсов
| Объём | Существенно выше, чем в офлайн-торговле |
| Состояние товара | Часто вскрытая упаковка, следы примерки |
| Маркировка | Код может быть повреждён или утрачен |
| Сроки | Товар возвращается через недели после продажи |
| Остаточный срок | Уменьшается на время нахождения у покупателя |
| Комплектность | Проверяется по каждому возврату |
| Порядок | Определяется правилами площадки и договором |
08
Типичные нарушения при возврате и утилизации товаров
- повторная продажа товара с недостаточным остаточным сроком годности;
- возврат в оборот продукции, требующей температурного режима;
- сведения о возврате не переданы в систему прослеживаемости;
- утилизация без оформления акта и без списания кодов;
- замена повреждённого кода без оснований и без документирования;
- возврат сразу на полку без оценки пригодности;
- утилизация специальных видов отходов с обычными;
- отсутствие анализа причин возвратов.
09
Как организовать процесс
Работающий порядок описывается на одной странице и включает пять элементов. Первый — критерии пригодности к повторной продаже по категориям товаров: что можно вернуть в оборот, что нельзя ни при каких условиях. Второй — зона изоляции возвратов и запрет возвращать товар на полку до оценки. Третий — перечень операций, которые выполняются по каждому возврату, включая передачу сведений в систему прослеживаемости, с указанием ответственного. Четвёртый — порядок утилизации с формой акта, перечнем видов отходов, требующих специального обращения, и порядком списания кодов. Пятый — ежемесячная сверка остатков по трём источникам с разбором расхождений. Отдельно фиксируется, кто анализирует причины возвратов и с какой периодичностью: сокращение возвратов обычно экономит больше, чем оптимизация их обработки.
10
Договорная часть
Обращение с возвратами и утилизацией опирается на договоры не меньше, чем на внутренний порядок. В договоре с поставщиком фиксируется, при каких условиях возможен возврат некачественной продукции, в какие сроки заявляются претензии, кто несёт расходы на логистику и утилизацию, а также порядок действий при отзыве продукции изготовителем. В договоре с маркетплейсом и с торговой сетью определяются порядок приёмки возвратов, состояние товара, в котором он передаётся продавцу, и распределение расходов. С организацией, выполняющей утилизацию, согласовываются форма акта, перечень принимаемых видов отходов и порядок подтверждения фактического уничтожения. Практическая рекомендация: без документов, подтверждающих судьбу товара, списание выглядит как продажа неучтённого товара, и объяснить обратное будет нечем.
| Поставщик | Условия возврата, сроки претензий, расходы |
| Маркетплейс | Порядок приёмки возвратов и состояние товара |
| Торговая сеть | Распределение расходов и порядок изъятия |
| Утилизатор | Форма акта и подтверждение уничтожения |
| Перевозчик | Ответственность за повреждения в пути |
| Внутренний порядок | Критерии пригодности и ответственные |
| Учёт | Отражение операций во всех системах |
Частые вопросы
В каких случаях возвращённый товар нельзя продавать повторно?
Нельзя, если срок годности истёк или остаточный срок недостаточен, упаковка повреждена так, что страдает сохранность, есть признаки использования, маркировка утрачена или нечитаема, а продукция затронута отзывом изготовителя. Не допускается перепродажа и там, где безопасность после возврата не подтверждена. Решение фиксируют документально, устное его не подтверждает.
Можно ли вернуть в оборот возвращённый товар с температурным режимом?
Обычно нет. Условия хранения у покупателя не подтверждены, а нарушение режима не всегда заметно. Для товаров, требующих холодовой цепи, при неподтверждённом режиме возврат в оборот исключён. Такой товар изолируют, оценивают и, если пригодность доказать нельзя, направляют на утилизацию с оформлением.
Нужно ли отражать возврат товара в системе прослеживаемости?
Да, для групп с обязательной маркировкой это отдельная операция. Кассовый возврат её не выполняет, из-за чего накапливаются расхождения между остатками и данными системы. Если код ранее выводили из оборота при продаже, возврат оформляют как повторный ввод в оборот. Ответственного за передачу сведений лучше назначить персонально.
Что делать, если код на возвращённом товаре повреждён или утрачен?
Оформить замену кода по правилам системы прослеживаемости с указанием оснований. Пока код нечитаем, продать товар нельзя. Замена без оснований и записи об этом создаёт риск при проверке, поэтому причину повреждения и решение фиксируют. Товар с утраченной обязательной маркировкой относят к тем, что повторной продаже не подлежат.
Как правильно оформить утилизацию возвращённых товаров?
Нужны решение с указанием причины и объёма, акт с перечнем товаров и датами, списание кодов в системе прослеживаемости и отражение в бухгалтерском и складском учёте. Если требуется, товар передают специализированной организации. Документы об утилизации хранят установленный срок, поэтому акты лучше не терять после списания.
Можно ли утилизировать батареи, лампы или бытовую химию с обычными отходами?
Нет, для отдельных видов продукции установлены специальные требования к обращению с отходами: это химия, батареи, лампы, медицинские изделия. Утилизация вместе с обычными отходами считается нарушением. Такой товар передают организации, которая вправе с ним работать, а факт передачи подтверждают актом, который хранят вместе с остальными документами.
Как организовать приём возврата, чтобы он не попал обратно на полку?
Зафиксируйте дату, причину и состояние товара, затем изолируйте его в отдельной зоне до решения. Оцените пригодность по установленным критериям, проверьте или восстановите средства идентификации и передайте сведения в систему. Пригодный товар возвращают в оборот с документированием, непригодный отправляют на утилизацию.
Как избежать расхождения остатков из-за возвратов?
Раз в месяц сверяйте три источника: фактические остатки, складской учёт и данные системы прослеживаемости. Главное в разборе каждого расхождения до причины: какая операция не проведена и кем. Без такого разбора ошибки повторяются, а накопленная за квартал разница становится необъяснимой при проверке.
Можно ли повторно продать товар, возвращённый с маркетплейса?
Только после оценки пригодности к обороту, как и любой другой возврат. Возвраты с маркетплейсов приходят в большем объёме, часто со вскрытой упаковкой и следами примерки. Код маркировки может быть повреждён или утрачен, а комплектность проверяют по каждому возврату. Товар возвращается через недели после продажи, поэтому остаточный срок годности уменьшается. Для товаров с ограниченным сроком годности такие возвраты часто непригодны к продаже именно по остаточному сроку.
Можно ли сразу продавать товар после возврата покупателем?
Сначала проверяют состояние, комплектность, безопасность и допустимость повторной продажи. При признаках дефекта или несоответствия партию изолируют и оценивают необходимость корректирующих мер или отзыва.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, как оформить возврат или утилизацию товара?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.