Сколько хранить документы по сертификации
Обязанность хранить документы часто воспринимается как формальность, пока не приходит проверка или не возникает спор. Между тем именно доказательственные материалы, а не сам сертификат, подтверждают правомерность выпуска продукции в обращение, и их отсутствие превращает действующий документ в незащищённый. Сроки хранения установлены требованиями и отсчитываются не от даты оформления, а от прекращения действия документа или от выпуска последней партии.
01
Что хранить
| Декларация или сертификат | Сам документ и сведения о регистрации |
| Протоколы испытаний | Основа доказательной базы |
| Акты отбора образцов | Связь образца с продукцией |
| Техническая документация | Описание продукции, чертежи, спецификации, рецептуры |
| Обоснование безопасности | Для продукции по регламенту о машинах |
| Эксплуатационная документация | Руководства и паспорта |
| Документы о производственном контроле | Записи контроля качества |
| Договоры и документы поставщиков | На сырьё и на комплектующие |
| Документы о полномочиях | Доверенности, договоры с уполномоченным лицом |
02
Сроки
| Доказательственные материалы по декларации | Не менее десяти лет со дня окончания срока действия |
| Материалы по сертификату | Аналогичный порядок исчисления |
| Документы на партию | От даты реализации последней единицы партии |
| Эксплуатационная документация | В течение срока службы продукции |
| Записи производственного контроля | В соответствии с внутренними процедурами и с требованиями |
| Контрольные образцы | На срок годности с запасом |
| Документы по прекращённым документам | Хранение не прекращается вместе с документом |
03
Зачем это нужно на практике
Три ситуации превращают хранение из формальности в необходимость. Первая — проверка надзорного органа, где запрашиваются не только документы о соответствии, но и материалы, на которых они основаны. Вторая — претензия потребителя или разбирательство по факту причинения вреда, где нужно доказать, что продукция соответствовала требованиям на момент выпуска. Третья — приостановка аккредитации лаборатории, после которой приходится оценивать, какие документы затронуты, и делать это можно только по сохранённым протоколам. Во всех трёх случаях восстановить утраченные материалы невозможно: лаборатория не обязана хранить их бесконечно, а испытания придётся проводить заново.
04
Как организовать хранение
- Вести реестр документов с привязкой к продукции и со сроками действия.
- Хранить комплект по каждому документу целиком, а не по типам материалов.
- Обеспечить электронные копии с резервированием.
- Сохранять оригиналы там, где они требуются.
- Назначить ответственного за поддержание реестра.
- Фиксировать связь документов с партиями и с периодами выпуска.
- Не уничтожать материалы вместе с истечением срока действия документа.
- Периодически сверять статус документов и лабораторий в реестре.
05
Что запрашивают при проверках
- декларации и сертификаты на реализуемую продукцию;
- протоколы испытаний, на которых они основаны;
- акты отбора образцов;
- техническую документацию на продукцию;
- документы на сырьё и на комплектующие;
- записи производственного контроля;
- эксплуатационную документацию;
- документы, подтверждающие полномочия заявителя;
- сведения о поставках и о партиях.
06
Типовые ошибки
- хранение только самого сертификата без доказательственных материалов;
- уничтожение материалов после истечения срока действия документа;
- отсутствие связи документов с конкретными партиями продукции;
- хранение исключительно в электронном виде без резервирования;
- утрата актов отбора образцов;
- отсутствие ответственного за поддержание документации;
- неучёт документов на прекращённую номенклатуру;
- невозможность найти нужный комплект в разумный срок.
Частые вопросы
Сколько хранить доказательственные материалы?
Не менее десяти лет со дня окончания срока действия документа о соответствии.
Можно ли уничтожить материалы вместе с истёкшей декларацией?
Нет. Обязанность хранения сохраняется, поскольку претензии по ранее выпущенной продукции возможны и позже.
Что важнее — сертификат или протоколы?
Протоколы. Документ без доказательной базы при проверке равносилен его отсутствию.
Достаточно ли электронных копий?
Практически удобно, но требуется резервирование и сохранение оригиналов там, где они нужны.
Что запрашивают при проверке?
Документы о соответствии, протоколы, акты отбора, техническую документацию и записи производственного контроля.
Зачем нужен внутренний реестр?
Он позволяет быстро найти комплект и заранее видеть истекающие сроки действия документов.