Срок хранения документов по сертификации и доказательственных материалов зависит от регламента, формы подтверждения, объекта и держателя архива. Для заявителя, органа по сертификации и регистратора декларации могут действовать разные сроки и разные точки отсчёта. Поэтому срок действия документа и срок хранения материалов заносят в реестр отдельно; нельзя для всех документов считать 10 лет после окончания действия.
01
Что хранить
| Декларация или сертификат | Сам документ и сведения о регистрации |
| Протоколы испытаний | Основа доказательной базы |
| Акты отбора образцов | Связь образца с продукцией |
| Техническая документация | Описание продукции, чертежи, спецификации, рецептуры |
| Обоснование безопасности | Для продукции по регламенту о машинах |
| Эксплуатационная документация | Руководства и паспорта |
| Документы о производственном контроле | Записи контроля качества |
| Договоры и документы поставщиков | На сырьё и на комплектующие |
| Документы о полномочиях | Договор с изготовителем — если заявитель действует как уполномоченное изготовителем лицо; не каждому импортёру |
02
Что и сколько хранить
- хранение продолжается после окончания действия документа;
- срок связан с возможностью проверок за прошедший период;
- документы могут быть запрошены спустя годы;
- утрата не освобождает от обязанности их представить;
- восстановление возможно не всегда.
| Документ / держатель | Как определяют срок |
| Декларация и материалы у заявителя | По ТР; если срок не установлен — 10 лет от регистрации по пункту 16 Порядка № 41 |
| Несколько ТР с разными сроками хранения декларации | Применяют наибольший установленный срок |
| Декларация у регистратора | Не менее 5 лет после окончания ограниченной декларации; если срок не ограничен — 10 лет от регистрации |
| Сертификат у заявителя при применении пункта 122 Порядка № 44 и отсутствии срока в ТР | Серия — не менее 10 лет от прекращения производства; партия/единица — от реализации последнего изделия |
| Материалы сертификата у органа при применении пункта 122 Порядка № 44 | Не менее 5 лет от окончания ограниченного сертификата либо 10 лет от выдачи бессрочного, если ТР не установил иное |
| Пример ТР ТС 017: декларация и сертификат у заявителя | Серия — не менее 10 лет от прекращения производства; партия — от реализации последнего изделия |
03
Что входит в доказательственные материалы
- протоколы и иные допустимые доказательства по регламенту и схеме; обязательное участие аккредитованной лаборатории проверяют отдельно;
- техническая документация на продукцию: стандарты, технические условия;
- описание продукции и её характеристик;
- сведения о производственном контроле;
- документы на сырьё и комплектующие;
- документы о полномочиях заявителя, если он действует как уполномоченное изготовителем лицо;
- обоснование выбора схемы и типового представителя;
- сведения об изготовителе и производственной площадке.
04
Хранение при разных схемах
- при собственных доказательствах ответственность за полноту целиком на заявителе;
- орган по сертификации хранит свою часть материалов;
- прекращение деятельности органа не отменяет обязанностей заявителя;
- при серийной схеме добавляются акты инспекционного контроля.
| Схема | Особенности хранения |
| Декларирование на собственных доказательствах | Полный комплект у заявителя, включая собственные испытания |
| Декларирование с протоколами лаборатории | Протоколы аккредитованной лаборатории в комплекте |
| Сертификация | Часть материалов хранится в органе, часть у заявителя |
| Серийный выпуск | Дополнительно материалы инспекционного контроля |
| Партия | Материалы привязаны к конкретной партии |
05
Электронное хранение
- допускается при обеспечении сохранности и читаемости;
- требуется резервное копирование;
- доступ должен быть обеспечен на весь срок хранения;
- формат должен оставаться читаемым;
- сканы должны быть полными и разборчивыми;
- оригиналы отдельных документов могут потребоваться.
06
Последствия утраты
- обязанность представить документы сохраняется;
- отсутствие доказательственных материалов ставит под сомнение обоснованность декларации;
- при проверке это самостоятельное несоответствие;
- при утрате запросите копию протокола и сохранившиеся материалы у выдавшей лаборатории, органа или изготовителя; возможность восстановления проверяют по фактическому архиву;
- техническую документацию можно запросить у изготовителя повторно;
- при утрате разумно зафиксировать факт документально.
07
Как организовать архив
- Определите перечень документов по каждому подтверждению.
- Установите единую структуру хранения по позициям.
- Отсканируйте бумажные документы с сохранением оригиналов.
- Организуйте резервное копирование электронных копий.
- Ведите реестр документов со сроками действия и хранения.
- Назначьте ответственного за архив.
- Проверяйте комплектность периодически.
- Не уничтожайте материалы сразу после окончания действия документа.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
08
Сроки хранения документов по сертификации и их отсчёт
| Декларация и доказательственные материалы у заявителя | Срок и отсчёт по ТР; при отсутствии срока — 10 лет от регистрации по пункту 16 Порядка № 41 |
| Сертификат и доказательственные материалы | Отдельно сроки заявителя и органа: по ТР, а при применении пункта 122 Порядка № 44 — по установленным в нём разным точкам отсчёта |
| Документ и материалы на партию | Проверяют специальное правило ТР; пример ТР ТС 017 — у заявителя не менее 10 лет от реализации последнего изделия партии |
| Эксплуатационная документация | В течение срока службы продукции |
| Записи производственного контроля | В соответствии с внутренними процедурами и с требованиями |
| Документы по прекращённым документам | Хранение не прекращается вместе с документом |
09
Зачем это нужно на практике
Архив нужен при запросе надзора, претензии по ранее выпущенной продукции и оценке последствий решения по лаборатории. Сохраняйте связь материалов с моделями, партиями и датами производства. При утрате сначала ищут надлежащие копии в архиве лаборатории, органа, изготовителя и заявителя; возможность восстановления зависит от сохранённых материалов. Повторные испытания не объявляют обязательными только из-за потери собственной копии.
10
Как организовать хранение
- Вести реестр документов с привязкой к продукции и со сроками действия.
- Хранить комплект по каждому документу целиком, а не по типам материалов.
- Обеспечить электронные копии с резервированием.
- Сохранять оригиналы там, где они требуются.
- Назначить ответственного за поддержание реестра.
- Фиксировать связь документов с партиями и с периодами выпуска.
- Не уничтожать материалы вместе с истечением срока действия документа.
- Периодически сверять статус документов и лабораторий в реестре.
11
Что запрашивают при проверках
- декларации и сертификаты на реализуемую продукцию;
- протоколы испытаний, на которых они основаны;
- акты отбора образцов;
- техническую документацию на продукцию;
- документы на сырьё и на комплектующие;
- записи производственного контроля;
- эксплуатационную документацию;
- документы, подтверждающие полномочия заявителя;
- сведения о поставках и о партиях.
12
Типовые ошибки при хранении документов по сертификации
- хранение только самого сертификата без доказательственных материалов;
- уничтожение материалов после истечения срока действия документа;
- отсутствие связи документов с конкретными партиями продукции;
- хранение исключительно в электронном виде без резервирования;
- утрата актов отбора образцов;
- отсутствие ответственного за поддержание документации;
- неучёт документов на прекращённую номенклатуру;
- невозможность найти нужный комплект в разумный срок.
13
Нормативные основания
- Порядок № 41, пункт 16 — срок хранения декларации и материалов у заявителя: 10 лет с даты регистрации, если регламент срок не установил
- Порядок № 44, пункт 122 — сроки хранения сертификата у заявителя и материалов у органа по сертификации, если регламент не установил иное
- ТР ТС 017 — пример специального правила: у заявителя не менее 10 лет от прекращения производства серии или от реализации последнего изделия партии
Частые вопросы
Можно ли уничтожить материалы вместе с истёкшей декларацией?
Нет, хранение продолжается после окончания действия документа. Проверка может охватывать прошедший период, а претензии по уже выпущенной продукции возможны через годы. Поэтому дату окончания действия документа и дату окончания срока хранения материалов не смешивают и вносят в реестр отдельными полями.
Какой срок хранения установлен, если регламент о нём молчит?
Для декларации у заявителя по пункту 16 Порядка № 41 это 10 лет с даты регистрации. Если на продукцию действует несколько регламентов с разными сроками, применяют наибольший. Для ТР ТС 017 у заявителя срок не менее 10 лет: по серии от прекращения производства, по партии от реализации последнего изделия.
Как долго хранит материалы орган по сертификации?
При применении пункта 122 Порядка № 44 и отсутствии иного срока в регламенте орган хранит материалы не менее 5 лет после окончания ограниченного сертификата, а по бессрочному 10 лет от выдачи. Это отдельный срок: он не заменяет обязанности заявителя, чьи сроки и точка отсчёта считаются по своим правилам.
Что делать, если орган по сертификации прекратил деятельность?
Заявитель по-прежнему обязан хранить свою часть материалов, поэтому копии всего комплекта стоит иметь заранее. При собственных доказательствах ответственность за полноту целиком лежит на нём. Сертификация делит архив между органом и заявителем, а для серийного выпуска к комплекту добавляются акты инспекционного контроля.
Что именно входит в архив доказательной базы?
Протоколы испытаний, акты отбора образцов, техническая документация, описание продукции, сведения о производственном контроле, документы на сырьё и комплектующие, обоснование выбора схемы и типового представителя, данные об изготовителе. Комплект должен позволять восстановить логику решения. Договор уполномоченного лица нужен только для соответствующей роли, а не каждому импортёру.
Допустимо ли хранить документы по сертификации только в электронном виде?
Допустимо при условии сохранности и читаемости. Нужны резервные копии, доступ на весь срок хранения, полные и разборчивые сканы. Отдельные оригиналы могут потребоваться. Реальная проблема в том, что файлы в устаревших форматах на носителях, которые нечем прочитать, формально хранятся, но фактически недоступны.
Что делать, если потерян протокол испытаний?
Сначала запросите сохранившийся экземпляр или надлежащую копию у лаборатории и других держателей архива. Утрата своей копии не означает автоматических повторных испытаний. Если же материалов нет или они не подтверждают требуемые показатели, порядок получения новых доказательств определяют по регламенту и характеру нарушения.
Сколько хранить сертификат соответствия у заявителя?
Срок хранения сертификата у заявителя определяет технический регламент. Если регламент срок не установил и применяется пункт 122 Порядка № 44, сертификат на серию хранят не менее 10 лет от прекращения производства. Для партии или единичного изделия срок отсчитывают от реализации последнего изделия. Орган по сертификации хранит свою часть материалов по отдельному сроку. Хранение продолжается и после окончания действия сертификата.
Что запрашивают при проверке документов о соответствии?
При проверке запрашивают декларации и сертификаты на реализуемую продукцию и протоколы испытаний, на которых они основаны. Также требуют акты отбора образцов, техническую и эксплуатационную документацию, документы на сырьё и комплектующие. Проверяют записи производственного контроля, документы о полномочиях заявителя и сведения о поставках и партиях. Невозможность найти материалы в отведённое время оценивается так же, как их отсутствие.
Как организовать архив документов по сертификации?
Начните с перечня документов по каждому подтверждению и единой структуры хранения по позициям. Бумажные документы сканируют с сохранением оригиналов, электронные копии резервируют. Ведут реестр документов со сроками действия и хранения: это разные даты, которые часто путают. Назначают ответственного за архив и периодически проверяют комплектность. Материалы не уничтожают сразу после окончания действия документа и фиксируют их связь с партиями и периодами выпуска.
Что указать в перечне архивных документов по подтверждению соответствия?
Перечислите документ, приложения, протоколы, акты, технические материалы и переписку, когда она значима. Для каждого укажите владельца, основание срока, начало отсчёта и место хранения. Обеспечьте связь с продукцией и редакциями.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, какие документы и сколько нужно хранить?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.