Сколько хранить документы по сертификации
Обязанность хранить документы часто воспринимается как формальность, пока не приходит проверка или не возникает спор.
- Оформляем такие документы регулярно — это наша ежедневная работа, а не разовый опыт
- Берёмся за сложные проекты, от которых отказываются другие: нестандартная продукция, спорная классификация, зарубежное производство
- Доводим до результата — до получения документа, а не до первого отказа
- Собственный орган по сертификации, аттестат 11НК35
- Цену и срок называем до начала работ, ответ в течение часа
К нам приходят после отказов в других органах и после остановки партии на таможне. Разбираем причину, исправляем доказательную базу и доводим до выдачи документа.
Оборудование единичного изготовления, спорная классификация, пересечение нескольких регламентов, зарубежные площадки с выездом экспертов — работаем с тем, что требует разбора, а не шаблона.
Называем реальный срок и цену до начала работ. Если по продукции документ не нужен — скажем прямо и оформим отказное письмо вместо лишнего сертификата.
Аттестат аккредитации 11НК35. Не посредники: работы ведём сами, сроки зависят от нас, а не от цепочки подрядчиков.
Обязанность хранить документы часто воспринимается как формальность, пока не приходит проверка или не возникает спор. Между тем именно доказательственные материалы, а не сам сертификат, подтверждают правомерность выпуска продукции в обращение, и их отсутствие превращает действующий документ в незащищённый. Сроки хранения установлены требованиями и отсчитываются не от даты оформления, а от прекращения действия документа или от выпуска последней партии.
01
Что хранить
| Декларация или сертификат | Сам документ и сведения о регистрации |
| Протоколы испытаний | Основа доказательной базы |
| Акты отбора образцов | Связь образца с продукцией |
| Техническая документация | Описание продукции, чертежи, спецификации, рецептуры |
| Обоснование безопасности | Для продукции по регламенту о машинах |
| Эксплуатационная документация | Руководства и паспорта |
| Документы о производственном контроле | Записи контроля качества |
| Договоры и документы поставщиков | На сырьё и на комплектующие |
| Документы о полномочиях | Доверенности, договоры с уполномоченным лицом |
02
Что и сколько хранить
- хранение продолжается после окончания действия документа;
- срок связан с возможностью проверок за прошедший период;
- документы могут быть запрошены спустя годы;
- утрата не освобождает от обязанности их представить;
- восстановление возможно не всегда.
| Документ | Срок хранения |
| Декларация о соответствии | Весь срок действия и установленный период после окончания |
| Доказательственные материалы к декларации | Тот же срок, что и сам документ |
| Сертификат соответствия | Хранится у заявителя и в органе по сертификации |
| Протоколы испытаний | В составе доказательственных материалов |
| Техническая документация | Весь период выпуска продукции и после |
| Записи производственного контроля | Установленный для них срок |
03
Что входит в доказательственные материалы
- протоколы испытаний аккредитованной лаборатории;
- техническая документация на продукцию: стандарты, технические условия;
- описание продукции и её характеристик;
- сведения о производственном контроле;
- документы на сырьё и комплектующие;
- для импорта — договор с уполномоченным лицом и документы о ввозе образцов;
- обоснование выбора схемы и типового представителя;
- сведения об изготовителе и производственной площадке.
04
Хранение при разных схемах
- при собственных доказательствах ответственность за полноту целиком на заявителе;
- орган по сертификации хранит свою часть материалов;
- прекращение деятельности органа не отменяет обязанностей заявителя;
- при серийной схеме добавляются акты инспекционного контроля.
| Схема | Особенности хранения |
| Декларирование на собственных доказательствах | Полный комплект у заявителя, включая собственные испытания |
| Декларирование с протоколами лаборатории | Протоколы аккредитованной лаборатории в комплекте |
| Сертификация | Часть материалов хранится в органе, часть у заявителя |
| Серийный выпуск | Дополнительно материалы инспекционного контроля |
| Партия | Материалы привязаны к конкретной партии |
05
Электронное хранение
- допускается при обеспечении сохранности и читаемости;
- требуется резервное копирование;
- доступ должен быть обеспечен на весь срок хранения;
- формат должен оставаться читаемым;
- сканы должны быть полными и разборчивыми;
- оригиналы отдельных документов могут потребоваться.
06
Последствия утраты
- обязанность представить документы сохраняется;
- отсутствие доказательственных материалов ставит под сомнение обоснованность декларации;
- при проверке это самостоятельное несоответствие;
- восстановление протоколов невозможно: они выдаются однократно;
- техническую документацию можно запросить у изготовителя повторно;
- при утрате разумно зафиксировать факт документально.
07
Как организовать архив
- Определите перечень документов по каждому подтверждению.
- Установите единую структуру хранения по позициям.
- Отсканируйте бумажные документы с сохранением оригиналов.
- Организуйте резервное копирование электронных копий.
- Ведите реестр документов со сроками действия и хранения.
- Назначьте ответственного за архив.
- Проверяйте комплектность периодически.
- Не уничтожайте материалы сразу после окончания действия документа.
Цена зависит от конкретного изделия и объёма испытаний. Опишите товар — назовём точную сумму и срок до начала работ.
08
Сроки
| Доказательственные материалы по декларации | Не менее десяти лет со дня окончания срока действия |
| Материалы по сертификату | Аналогичный порядок исчисления |
| Документы на партию | От даты реализации последней единицы партии |
| Эксплуатационная документация | В течение срока службы продукции |
| Записи производственного контроля | В соответствии с внутренними процедурами и с требованиями |
| Контрольные образцы | На срок годности с запасом |
| Документы по прекращённым документам | Хранение не прекращается вместе с документом |
09
Зачем это нужно на практике
Три ситуации превращают хранение из формальности в необходимость. Первая — проверка надзорного органа, где запрашиваются не только документы о соответствии, но и материалы, на которых они основаны. Вторая — претензия потребителя или разбирательство по факту причинения вреда, где нужно доказать, что продукция соответствовала требованиям на момент выпуска. Третья — приостановка аккредитации лаборатории, после которой приходится оценивать, какие документы затронуты, и делать это можно только по сохранённым протоколам. Во всех трёх случаях восстановить утраченные материалы невозможно: лаборатория не обязана хранить их бесконечно, а испытания придётся проводить заново.
10
Как организовать хранение
- Вести реестр документов с привязкой к продукции и со сроками действия.
- Хранить комплект по каждому документу целиком, а не по типам материалов.
- Обеспечить электронные копии с резервированием.
- Сохранять оригиналы там, где они требуются.
- Назначить ответственного за поддержание реестра.
- Фиксировать связь документов с партиями и с периодами выпуска.
- Не уничтожать материалы вместе с истечением срока действия документа.
- Периодически сверять статус документов и лабораторий в реестре.
11
Что запрашивают при проверках
- декларации и сертификаты на реализуемую продукцию;
- протоколы испытаний, на которых они основаны;
- акты отбора образцов;
- техническую документацию на продукцию;
- документы на сырьё и на комплектующие;
- записи производственного контроля;
- эксплуатационную документацию;
- документы, подтверждающие полномочия заявителя;
- сведения о поставках и о партиях.
12
Типовые ошибки
- хранение только самого сертификата без доказательственных материалов;
- уничтожение материалов после истечения срока действия документа;
- отсутствие связи документов с конкретными партиями продукции;
- хранение исключительно в электронном виде без резервирования;
- утрата актов отбора образцов;
- отсутствие ответственного за поддержание документации;
- неучёт документов на прекращённую номенклатуру;
- невозможность найти нужный комплект в разумный срок.
Частые вопросы
Сколько хранить документы о соответствии?
Весь срок действия и установленный период после его окончания: проверка может охватывать прошедший период.
Что входит в доказательственные материалы?
Протоколы испытаний, техническая документация, описание продукции, сведения о производственном контроле, документы на сырьё, для импорта — договор с уполномоченным лицом и документы о ввозе образцов.
Зачем нужен комплект?
Он должен позволять восстановить логику принятия декларации и основание вывода о соответствии.
Освобождает ли утрата от обязанности представить документы?
Нет, и отсутствие материалов ставит под сомнение обоснованность декларации.
Можно ли восстановить протокол испытаний?
Нет: лаборатория не выдаёт дубликаты, потребуются новые испытания.
Допустимо ли электронное хранение?
Да, при обеспечении сохранности, читаемости формата и резервного копирования.
Что делать при прекращении деятельности органа?
Обязанность хранить свою часть материалов у заявителя сохраняется, поэтому копии стоит иметь заранее.
Какие две даты путают?
Дату окончания действия документа и дату окончания срока его хранения — это разные сроки.
Сколько хранить доказательственные материалы?
Не менее десяти лет со дня окончания срока действия документа о соответствии.
Можно ли уничтожить материалы вместе с истёкшей декларацией?
Нет. Обязанность хранения сохраняется, поскольку претензии по ранее выпущенной продукции возможны и позже.
Что важнее — сертификат или протоколы?
Протоколы. Документ без доказательной базы при проверке равносилен его отсутствию.
Достаточно ли электронных копий?
Практически удобно, но требуется резервирование и сохранение оригиналов там, где они нужны.
Что запрашивают при проверке?
Документы о соответствии, протоколы, акты отбора, техническую документацию и записи производственного контроля.
Зачем нужен внутренний реестр?
Он позволяет быстро найти комплект и заранее видеть истекающие сроки действия документов.
Бесплатная консультация
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
- Скажем срок и стоимость до начала работ
- Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты