ФГИС Росаккредитации: как искать документы в реестре

01

Какие реестры в системе есть и зачем они нужны

• единый реестр сертификатов соответствия — по регламентам ЕАЭС и по национальной системе ГОСТ Р;
• единый реестр деклараций о соответствии;
• реестр аккредитованных лиц: органы по сертификации, испытательные лаборатории, инспекционные органы;
• сведения об областях аккредитации с привязкой к продукции, регламентам и методам испытаний;
• реестр протоколов испытаний, передаваемых лабораториями в систему;
• сведения о приостановке, прекращении и признании документов недействительными.

02

Открытая и закрытая часть

Открытая часть доступна любому без регистрации: там ищут документы по номеру, заявителю, изготовителю и продукции, проверяют статусы и области аккредитации. Закрытая часть — рабочий кабинет: в ней заявители регистрируют декларации, органы вносят сертификаты, лаборатории передают протоколы. Вход в кабинет выполняется через подтверждённую учётную запись Госуслуг с привязкой к организации и требует усиленной квалифицированной электронной подписи.

03

Как искать документ: рабочие сценарии

1. Известен номер — вводите его целиком, это самый точный путь.
2. Известен только поставщик — ищите по ИНН или наименованию заявителя и просматривайте его документы.
3. Известны изготовитель и товар — используйте поиск по наименованию продукции и изготовителю.
4. Нужен массив документов конкретного органа — ищите по номеру его аттестата аккредитации.
5. Проверяете лабораторию — открывайте реестр аккредитованных лиц и смотрите область аккредитации.

04

Что означают статусы записей

05

Как читать область аккредитации

Область аккредитации — ключевой документ аккредитованного лица. В ней перечислено, какую продукцию и по каким методам орган или лаборатория вправе оценивать, с привязкой к регламентам и обозначениям стандартов. Проверка сводится к двум вопросам: есть ли в области ваша продукция и есть ли в ней конкретные методы испытаний по нужным показателям. Документ, выданный за пределами области, признаётся недействительным, а последствия ложатся на владельца товара, а не на орган.

06

Проверка протокола испытаний

Протоколы передаются лабораториями в систему, поэтому реквизиты, указанные в сертификате или декларации, можно сверить с реестром. Расхождения в номере, дате, наименовании продукции или лаборатории — сигнал о фиктивном протоколе. Отдельно проверяется, действовал ли аттестат лаборатории на дату испытаний: аккредитация, приостановленная позже, не отменяет протокол, а вот испытания в период приостановки недействительны.

07

Что фиксировать при проверке

• PDF или скриншот карточки реестра с датой и временем проверки;
• статус записи и срок действия документа;
• перечень моделей и артикулов, чтобы сверить его с инвойсом;
• реквизиты органа и лаборатории с номерами аттестатов;
• историю записи, если в ней были приостановки.

08

Кто и зачем работает с системой

09

Частые проблемы и что с ними делать

• документ не находится по номеру — проверьте опечатки, затем ищите по заявителю и продукции;
• запись есть, но нет ваших артикулов — документ не покрывает вашу поставку;
• лаборатория отсутствует в реестре — доказательственная база несостоятельна, требуйте новый документ;
• у поставщика несколько прекращённых по решению органа документов — повод пересмотреть работу с ним;
• поиск выдаёт омонимы — уточняйте запрос ИНН заявителя, а не наименованием.

10

Как встроить реестр в регулярную работу

Проверка по реестру должна стоять в закупочном регламенте до подписания договора, а не при приёмке партии. Для серийных документов проверка повторяется перед каждой поставкой: срок мог истечь, а действие — быть приостановлено. Дополнительно полезно вести внутренний список документов с датами окончания и ответственными, чтобы инспекционный контроль и переоформление не превращались в аварийную ситуацию за неделю до отгрузки.