Замена сертификатов и деклараций без повторной оценки: разделы XIII и XV Решения № 44

01

Когда документ можно заменить без повторной оценки

Перечень оснований, при которых новый документ выдаётся без проведения оценки соответствия, установлен типовыми схемами с учётом внесённых изменений.

• общий признак: изменения не затрагивают саму продукцию и условия её изготовления;
• адресные изменения допускаются при условии фактической неизменности места осуществления деятельности;
• изменение кодов номенклатуры не требует новой оценки, поскольку коды в документе носят информационный характер;
• при замене сохраняется связь с прежним документом и его доказательственной базой.

02

Остаток уже ввезённого товара: как его легализовать

Ситуация типична: партия ввезена и находится на складе, а документ, под которым она заходила, прекратил действие. Растаможивать заново товар, уже выпущенный в обращение, не требуется — применяется другой механизм.

• оформляется новый документ, но не на новую поставку, а на остаток уже ввезённой партии;
• орган по сертификации отбирает пробы непосредственно на территории страны;
• проводятся полноценные испытания отобранных образцов;
• новая декларация на образцы не оформляется — товар уже находится в стране;
• документ распространяется на весь остаток партии;
• после его получения реализация остатка ведётся на законных основаниях.

03

Почему механизм работает

• товар уже прошёл таможенные процедуры и выпущен в обращение;
• повторное таможенное оформление к нему неприменимо;
• требования к продукции при этом сохраняются;
• подтверждение соответствия проводится по фактически имеющемуся товару;
• отбор проб на месте обеспечивает связь образца с конкретной партией;
• идентификация здесь проще, чем при импорте: образец берётся из того же товара, который будет продаваться.

04

Порядок действий с остатком

• объём остатка фиксируется до начала процедуры;
• документ привязывается к конкретному количеству товара;
• реализация сверх этого объёма документом не покрыта;
• акт отбора связывает образцы именно с этим остатком;
• хранение товара до получения документа продолжается.

1. Определите фактический объём остатка и место его хранения.
2. Зафиксируйте партию: реквизиты поставки, изготовитель, характеристики.
3. Обратитесь в аккредитованный орган по сертификации.
4. Согласуйте отбор проб на территории хранения товара.
5. Обеспечьте присутствие представителя органа при отборе.
6. Оформите акт отбора образцов с привязкой к остатку.
7. Проведите испытания по установленной программе.
8. Получите документ на остаток партии.
9. Отразите его реквизиты в сопроводительных документах при реализации.

05

Откуда был прежний документ — значения не имеет

• механизм применяется независимо от места выдачи прежнего документа;
• он работает и для документов, оформленных внутри страны;
• и для документов, выданных в других государствах союза;
• причина прекращения действия прежнего документа на схему не влияет;
• важен факт нахождения товара в стране и его идентифицируемость;
• новый документ оформляется на общих основаниях.

06

Что учесть при планировании

• для продукции с ограниченным сроком годности процедура должна укладываться в остаточный срок;
• смешанные остатки разных поставок требуют разбора по партиям;
• программа испытаний проводится в полном объёме;
• прежние протоколы не переиспользуются;
• стоимость сопоставима с обычным оформлением.

07

Несколько производственных площадок: какую выбирают для анализа

Если у изготовителя несколько производств, анализ при первичной сертификации проводится не на всех сразу. Правило выбора площадки установлено типовыми схемами оценки соответствия.

• выбирается одна площадка по одному из этих критериев;
• логика в том, чтобы оценить производство в наиболее показательных условиях;
• площадка с широкой номенклатурой демонстрирует управление разнообразием;
• площадка со сложным изделием демонстрирует способность обеспечить наиболее трудные требования;
• выбор обосновывается и фиксируется документально.

08

График анализа остальных площадок

Выбор одной площадки при первичной оценке не означает, что остальные производства останутся непроверенными. Для них составляется график.

1. По результатам анализа выбранной площадки орган получает положительное заключение.
2. Орган составляет график дальнейшего проведения анализа на других производствах изготовителя.
3. График согласовывается с изготовителем.
4. В нём указываются сроки проведения проверок.
5. Анализ на остальных площадках проводится в рамках плановой периодической оценки сертифицированной продукции.
6. То есть при инспекционном контроле проверяются разные площадки по утверждённому графику.

09

Для каких регламентов это применяется

• правило действует для регламентов, в положения которых имплементированы типовые схемы оценки соответствия;
• имплементация проводится отдельными изменениями по каждому регламенту;
• до имплементации применяются положения самого регламента в прежней редакции;
• перечень регламентов с имплементированными схемами постепенно расширяется;
• при планировании стоит проверять, применяется ли правило к вашему регламенту.

10

Что учесть изготовителю с несколькими площадками

1. Определите, применяются ли требования типовых схем к вашему регламенту и с какой даты.
2. Составьте перечень своих производственных площадок с указанием номенклатуры и объёмов.
3. Определите, какая площадка отвечает критериям выбора для первичного анализа.
4. Оцените готовность остальных площадок: их проверят по графику.
5. Приведите производственный контроль к единому уровню на всех площадках.
6. Согласуйте график проверок с органом и заложите его в план работы предприятия.
7. Учтите расходы на выезды экспертов на все площадки за срок действия сертификата.
8. Не рассчитывайте, что проверка ограничится одним производством.

11

Четыре случая, когда замена обязательна

По общему правилу замена проводится по желанию заявителя. Но есть ситуации, в которых документ придётся заменить в обязательном порядке.

• в остальных случаях замена — право, а не обязанность заявителя;
• обязательность связана с достоверностью сведений в реестре;
• документ с неверными сведениями о заявителе создаёт риск при любой проверке;
• откладывать обязательную замену не имеет смысла: процедура не требует испытаний.

1. Выявление в документе ошибок, включая опечатки.
2. Сокращение количества адресов мест изготовления продукции.
3. Изменение наименования юридического лица либо фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя.
4. Изменение организационно-правовой формы.

12

Когда замена недопустима

13

Замена и аннулирование: что происходит с протоколом

• при замене связь с прежним документом сохраняется;
• при аннулировании новый документ оформляется как первичный;
• повторно использовать протокол от аннулированного документа невозможно;
• для импортной продукции это означает ещё и повторный ввоз образцов;
• прежде чем аннулировать, стоит проверить, не решается ли вопрос заменой.

14

Ограничение по повторному использованию протоколов

Типовые схемы закрепляют возможность использовать результаты испытаний образцов для последующих партий аналогичной продукции, если регламент такую возможность устанавливает. Но применимость этой нормы зависит от национального регулирования.

• на уровне типовых схем такая возможность предусмотрена;
• в России действует ограничение: документ не может быть выдан или принят на основании протоколов, по которым ранее уже были выданы документы;
• ограничение установлено национальным нормативным актом;
• на практике это означает, что один протокол обслуживает один документ;
• для каждой новой процедуры требуются свои результаты испытаний.

15

Порядок действий при необходимости изменений

1. Определите, что именно изменилось: данные заявителя, сведения об изготовителе, коды, адресные реквизиты или сама продукция.
2. Проверьте, входит ли изменение в перечень оснований для замены.
3. Проверьте, не относится ли случай к обязательной замене: ошибки, сокращение адресов, смена наименования или организационно-правовой формы.
4. Если изменение затрагивает продукцию, изготовителя или место производства — планируйте полноценную процедуру, а не замену.
5. Для адресных изменений подтвердите фактическую неизменность места осуществления деятельности.
6. Подготовьте документы, подтверждающие изменение.
7. Обратитесь в орган по сертификации либо оформите новую декларацию в зависимости от вида документа.
8. Проверьте появление сведений в реестре после замены.

16

Что такое типовые схемы и зачем они нужны

Решение № 44 устанавливает типовые схемы оценки соответствия — набор процедур, из которых регламенты выбирают применимые для своей продукции.

• схемы обозначаются номером и буквой: с — для сертификации, д — для декларирования;
• для партий и единичных изделий чаще применяются схемы 3с, 4с, 2д, 4д;
• для сложной продукции предусмотрены схемы с исследованием типа: 5с, 7с, 5д;
• решение заменило прежний документ 2011 года, увеличив число схем и уточнив процедуры;
• уточнены порядок анализа производства и проведения инспекционного контроля;
• сделан акцент на аккредитованные лаборатории и единый реестр документов.

17

Как соотносятся союзные и национальные нормы

• союзная норма задаёт рамку, национальная может её сужать;
• при расхождении в конкретной стране применяется более строгое правило;
• возможность, предусмотренная типовыми схемами, не всегда реализуема на практике;
• проверять нужно оба уровня, а не только союзный;
• это касается и правил замены документов, и порядка использования протоколов.

18

Типичные ошибки

• попытка заменить документ при смене производственной площадки;
• замена при смене изготовителя как юридического лица;
• откладывание обязательной замены при выявлении ошибок в тексте;
• аннулирование документа вместо замены с потерей протокола;
• ожидание, что протокол можно использовать для нескольких документов;
• замена без документального подтверждения фактической неизменности места;
• расширение области применения через замену вместо новой оценки;
• несвоевременная проверка сведений в реестре после замены.