Инспекционный контроль сертификата: сроки, процедура и последствия

01

Как определить обязательность инспекционного контроля

1. Проверьте технический регламент и применённую схему сертификации.
2. Изучите решение органа, условия сертификата и программу инспекционного контроля.
3. Проверьте контрольные даты, метод контроля, испытания и производственные площадки.
4. Подготовьте документы по изменениям конструкции, материалов и производственного процесса.
5. После проведения контроля убедитесь в корректном отражении статуса документа в реестре.

02

Неизменность продукции при инспекционном контроле

03

Несколько производственных площадок: какую выбирают для анализа

Если у изготовителя несколько производств, анализ при первичной сертификации проводится не на всех сразу. Правило выбора площадки установлено типовыми схемами оценки соответствия.

• выбирается одна площадка по одному из этих критериев;
• логика в том, чтобы оценить производство в наиболее показательных условиях;
• площадка с широкой номенклатурой демонстрирует управление разнообразием;
• площадка со сложным изделием демонстрирует способность обеспечить наиболее трудные требования;
• выбор обосновывается и фиксируется документально.

04

График анализа остальных площадок

Выбор одной площадки при первичной оценке не означает, что остальные производства останутся непроверенными. Для них составляется график.

1. По результатам анализа выбранной площадки орган получает положительное заключение.
2. Орган составляет график дальнейшего проведения анализа на других производствах изготовителя.
3. График согласовывается с изготовителем.
4. В нём указываются сроки проведения проверок.
5. Анализ на остальных площадках проводится в рамках плановой периодической оценки сертифицированной продукции.
6. То есть при инспекционном контроле проверяются разные площадки по утверждённому графику.

05

Для каких регламентов это применяется

• правило действует для регламентов, в положения которых имплементированы типовые схемы оценки соответствия;
• имплементация проводится отдельными изменениями по каждому регламенту;
• до имплементации применяются положения самого регламента в прежней редакции;
• перечень регламентов с имплементированными схемами постепенно расширяется;
• при планировании стоит проверять, применяется ли правило к вашему регламенту.

06

Что учесть изготовителю с несколькими площадками

1. Определите, применяются ли требования типовых схем к вашему регламенту и с какой даты.
2. Составьте перечень своих производственных площадок с указанием номенклатуры и объёмов.
3. Определите, какая площадка отвечает критериям выбора для первичного анализа.
4. Оцените готовность остальных площадок: их проверят по графику.
5. Приведите производственный контроль к единому уровню на всех площадках.
6. Согласуйте график проверок с органом и заложите его в план работы предприятия.
7. Учтите расходы на выезды экспертов на все площадки за срок действия сертификата.
8. Не рассчитывайте, что проверка ограничится одним производством.

07

Порядок проведения

1. Орган по сертификации уведомляет держателя о предстоящем контроле.
2. Согласуются сроки и объём мероприятий.
3. Эксперт выезжает на производство либо проводит проверку в установленной форме.
4. Проводится отбор образцов с оформлением акта.
5. Образцы направляются в аккредитованную лабораторию.
6. Анализируется состояние производства и система контроля качества.
7. Оформляется акт с выводами и, при необходимости, с замечаниями.
8. При положительном результате действие сертификата подтверждается.

08

Где проходить инспекционный контроль

При прекращении аккредитации российского органа или сокращении её области заявитель вправе заключить договор о передаче серийного сертификата, включая инспекционный контроль, с другим органом, аккредитованным в национальной системе РФ. На момент передачи его действующая область должна охватывать сертифицированную продукцию. Это процедура по статье 25 пункту 2² 184-ФЗ, а не автоматическая передача полномочий или заказ отдельной проверки у любого органа. Для иных государств ЕАЭС и режимов применяют соответствующие правила.

• Проверьте действительность сертификата, статус выдавшего органа и область аккредитации.
• Для российского механизма установите прекращение аккредитации либо сокращение соответствующей области, а не только бытовое «орган перестал работать».
• Оформите предусмотренный статьёй 25 пунктом 2² договор передачи серийного сертификата, включая инспекционный контроль.
• Проверьте действующую на момент передачи область аккредитации принимающего органа.
• Принимающий орган несёт предусмотренные законом права, обязанности и ответственность; проверьте сведения о контроле в реестре.

09

Перенос инспекционного контроля

Пункт 142 типовых схем по Решению Совета ЕЭК № 44 допускает перенос при остановке изготовления сертифицированной продукции и (или) отсутствии образцов для испытаний. До установленного органом и согласованного с заявителем срока заявитель письменно уведомляет орган; тот может перенести оценку не более чем на шесть месяцев. Сначала проверяют применимость этих типовых схем к конкретному техническому регламенту. Уведомление не переносит дату само по себе, а перенос не продлевает срок действия сертификата.

1. До наступления контрольной даты направьте органу письменное описание обстоятельств.
2. Получите документально оформленное решение по допустимости переноса и новому сроку.
3. Проверьте, не влечёт ли ситуация приостановление сертификата по применимым правилам.

10

Когда орган приостанавливает или прекращает действие сертификата

• В РФ отрицательные результаты контроля — основание приостановления органом по пункту 2 подпункту «б» Правил о сертификатах ПП № 936.
• При условиях пунктов 3–4 этих Правил определяют корректирующие мероприятия и возможность возобновления.
• Отказ заявителя от проведения контроля относится к прекращению по пункту 5 подпункту «б» этих Правил; его не заменяют любой задержкой платежа.
• Непроведение контроля или отсутствие сведений о нём отдельно оценивают по статье 25 пункту 2¹ 184-ФЗ.
• В режиме применимых типовых схем № 44 решения и корректирующие мероприятия регулируются пунктами 144–149.

11

Что даёт отсутствие сведений о контроле в реестре

• Непроведение предусмотренного инспекционного контроля и отсутствие сведений о его прохождении в реестре не равны недействительности сертификата. Статья 25 пункт 2¹ 184-ФЗ предусматривает прекращение: по истечении 30 дней со дня наступления последнего дня месяца, в котором должен быть проведён контроль, но не позднее одного года после прекращения аккредитации выдавшего органа или сокращения её соответствующей области. Отдельно проверяют основания решений по ПП № 936 и запись конкретного сертификата.
• Отсутствие записи и фактическое непроведение — разные обстоятельства. Получите у органа акт, решение и подтверждение представления сведений.
• Признание недействительным требует отдельного основания и предусмотренной процедуры; оно не следует неизбежно из любой пропущенной проверки.
• В РФ по пункту 24 Правил о сертификатах ПП № 936 приостановление, возобновление и прекращение действуют со дня внесения соответствующих сведений в единый реестр. Дата акта, решения органа и реестровая дата — разные события; для недействительности отдельно применяют пункт 25.
• Статус конкретного документа и сведения о контроле проверяют по номеру в реестре.

12

Как выстроить процесс, чтобы не пропустить срок

1. Зафиксируйте дату следующего инспекционного контроля сразу после получения сертификата.
2. Поставьте напоминание не менее чем за три месяца до срока.
3. Заранее уточните у органа порядок и стоимость контроля.
4. Проверьте, действует ли выдавший орган: аккредитация могла прекратиться.
5. При приостановке производства или отсутствии образцов известите орган официально и заблаговременно.
6. Обеспечьте условия для проведения контроля: доступ на производство, наличие образцов, присутствие ответственных лиц.
7. Исполните договорные условия оплаты, чтобы контроль состоялся в срок; не подменяйте установление отказа одной просрочкой платежа.
8. После проведения проверьте появление сведений в реестре.
9. Ведите реестр своих сертификатов с датами контроля по каждому.

13

Периодичность

Интервалы устанавливаются схемой сертификации и условиями сертификата, обычно контроль проводится не реже одного раза в год. Внеплановый контроль возможен при поступлении информации о несоответствии продукции, при обращениях потребителей, при сведениях от надзорных органов и при изменениях, о которых держатель уведомил орган. Практическое следствие для планирования: расходы на инспекционный контроль и время на его проведение закладываются в бюджет как регулярные, а не как разовые. Предприятия, воспринимающие сертификацию как однократную процедуру, сталкиваются с приостановкой в самый неудобный момент — обычно при подготовке крупной поставки.

14

Изменения, о которых нужно сообщать

• изменение конструкции или состава продукции;
• смена поставщика критичных комплектующих или сырья;
• перенос производства на другую площадку;
• изменение технологического процесса;
• изменение наименования продукции или изготовителя;
• расширение или сокращение номенклатуры под сертификатом;
• изменение маркировки в части, влияющей на идентификацию;
• прекращение выпуска сертифицированной продукции.

15

Результаты и последствия

16

Подготовка предприятия

• актуальная техническая документация на продукцию;
• записи производственного контроля за период с предыдущей проверки;
• документы на закупаемое сырьё и комплектующие;
• результаты собственных испытаний и калибровок оборудования;
• журналы обслуживания оборудования;
• сведения об обучении персонала;
• работа с рекламациями и записи о принятых мерах;
• документы об устранении замечаний предыдущего контроля.

17

Как рассчитать бюджет инспекционного контроля

Стоимость зависит от условий договора, применяемой схемы, объёма испытаний, числа производственных площадок, командировочных расходов и частоты контроля. Законодательство не устанавливает универсальную долю стоимости контроля от цены первичной сертификации.

• Запросите у органа программу контроля и календарь на срок действия сертификата.
• Разделите стоимость лабораторных испытаний, анализа производства и выездных работ.
• Проверьте условия индексации и оплаты внеплановых проверок.

18

Ошибки держателей

Наиболее распространённая ошибка держателей — отношение к сертификату как к разовому документу и отсутствие ответственного за поддержание его действия. За ней следует несообщение об изменениях: предприятие меняет поставщика комплектующих ради экономии, не оценивая влияние на подтверждённые характеристики, и несоответствие обнаруживается при отборе образцов. Третья — неготовность к отбору: продукция на складе отсутствует, поскольку выпуск сезонный, а срок контроля наступил. Все три устраняются организационно: назначенный ответственный, календарь контрольных мероприятий и процедура оценки влияния изменений на действующие документы.

19

Нормативные основания

• Технический регламент, применимый к конкретной продукции, и установленная им схема сертификации.
• Решение Совета ЕЭК от 18.04.2018 № 44: пункт 2 решения и типовые схемы, пункты 131–149, включая условный перенос по пункту 142.
• 184-ФЗ: статья 25 пункты 2¹–2² — непроведение контроля, прекращение и передача серийного сертификата; статья 28 пункт 2 — обязанности заявителя.
• ПП РФ № 936: Правила о сертификатах, пункты 2–5, 24–25 — основания решений и реестровые даты.
• ГОСТ Р 58984-2020: действующий стандарт по официальной карточке Росстандарта; применимость требований стандарта определяют в конкретной процедуре.