Не прошли инспекционный контроль: последствия и как исправить

01

Что означает «не прошли»: три разных исхода

Формулировка «не прошли инспекционный контроль» скрывает три ситуации разной тяжести. Первое, что нужно сделать — прочитать акт и понять, к какой из них относится ваш случай.

02

Где проходить инспекционный контроль

Вопрос возникает, когда орган, выдавший сертификат, прекратил деятельность или лишился аккредитации. Порядок зависит от того, действует ли орган и передал ли он полномочия.

• пока орган действует, обратиться в другой за проведением контроля нельзя;
• при прекращении деятельности орган передаёт полномочия по проведению контроля другому органу;
• если передача не состоялась, держатель документа не остаётся в тупике: он может обратиться в сторонний орган;
• сторонний орган должен иметь соответствующую продукцию в области аккредитации;
• сведения о проведённом контроле вносятся в единый реестр независимо от того, кто его проводил.

03

Перенос срока инспекционного контроля

Стандарт, устанавливающий порядок проведения инспекционного контроля в процедурах сертификации, предусматривает возможность переноса срока при определённых обстоятельствах.

1. Держатель сертификата официально извещает орган по сертификации до наступления установленного срока контроля.
2. В извещении указывается основание: приостановка производства или отсутствие образцов.
3. Орган рассматривает полученную информацию.
4. На её основании орган может перенести срок запланированного контроля.
5. Перенос допускается не более чем на шесть месяцев.
6. Новый срок фиксируется, и контроль проводится в него.

04

Когда орган приостанавливает или прекращает действие сертификата

• при отказе заявителя от проведения инспекционного контроля;
• при отказе заявителя от оплаты инспекционного контроля;
• при отсутствии у заявителя необходимых условий для проведения контроля в установленный срок;
• при отрицательных результатах контроля;
• при выявлении несоответствия продукции требованиям;
• при неустранении выявленных нарушений в согласованный срок.

05

Что даёт отсутствие сведений о контроле в реестре

• несвоевременное прохождение контроля является основанием для приостановления действия сертификата;
• отсутствие в едином реестре сведений о проведении контроля в установленные сроки — самостоятельное основание для приостановления;
• при неустранении основания документ в дальнейшем может быть признан недействительным;
• порядок приостановления, возобновления, прекращения действия документов и признания их недействительными уточняется отдельным нормативным регулированием;
• проверить наличие сведений о контроле можно в реестре по номеру документа;
• контрагенты и надзорные органы видят эти сведения при проверке.

06

Как выстроить процесс, чтобы не пропустить срок

1. Зафиксируйте дату следующего инспекционного контроля сразу после получения сертификата.
2. Поставьте напоминание не менее чем за три месяца до срока.
3. Заранее уточните у органа порядок и стоимость контроля.
4. Проверьте, действует ли выдавший орган: аккредитация могла прекратиться.
5. При приостановке производства или отсутствии образцов известите орган официально и заблаговременно.
6. Обеспечьте условия для проведения контроля: доступ на производство, наличие образцов, присутствие ответственных лиц.
7. Оплатите работы в срок: задержка платежа приравнивается к отказу.
8. После проведения проверьте появление сведений в реестре.
9. Ведите реестр своих сертификатов с датами контроля по каждому.

07

Первые действия после получения акта

1. Получить акт официально и зафиксировать дату получения — от неё считаются сроки.
2. Разобрать акт по пунктам: что именно зафиксировано, со ссылкой на какое требование.
3. Разделить пункты на документарные, производственные и связанные с самой продукцией.
4. Уточнить у органа, приостановлено ли действие документа или пока нет, и с какой даты.
5. Проверить запись в реестре: статус видят покупатели и площадки.
6. Назначить ответственного и сформировать план корректирующих мероприятий со сроками и исполнителями.
7. Согласовать план с органом до начала работ, а не после.
8. Определить, требуются ли повторные испытания и на каких образцах.
9. Оценить, нужно ли останавливать отгрузки: при приостановлении — обязательно.
10. Оценить продукцию, уже выпущенную с момента, когда несоответствие возникло.

08

Двенадцать причин, по которым чаще всего не проходят

• изменение конструкции, материалов или комплектующих без уведомления органа;
• смена поставщика сырья с другими характеристиками, особенно в пищевой и химической продукции;
• отсутствие или формальность производственного контроля: журналы заполняются задним числом;
• средства измерений без действующей поверки или с диапазоном, не покрывающим контролируемый показатель;
• отсутствие входного контроля сырья и комплектующих;
• нет работы с несоответствующей продукцией: брак не изолируется и не фиксируется;
• нарушена прослеживаемость: по маркировке невозможно восстановить партию сырья и дату выпуска;
• маркировка не соответствует утверждённой: изменился макет, пропали обязательные сведения;
• истекли документы на сырьё или сертификат системы менеджмента, на который опиралась схема;
• продукция в торговле отличается от испытанного образца;
• производство переехало или добавилась площадка, не указанная в документе;
• образцы, отобранные при контроле, не прошли испытания по одному-двум показателям.

09

План корректирующих мероприятий: как его составить

Орган ждёт не объяснений, а плана с проверяемыми результатами. Хороший план читается по схеме: несоответствие — причина — действие — срок — доказательство устранения.

• по каждому пункту акта отдельная строка, без объединения нескольких несоответствий в одно;
• указывается коренная причина, а не симптом: не «журнал не заполнен», а «нет ответственного за ведение журнала в смене»;
• действие должно быть проверяемым: приказ, обучение, поверка, изменение технологической инструкции, замена узла;
• срок реалистичный: лучше запросить продление, чем сорвать заявленную дату;
• доказательство устранения указывается заранее: какой документ или протокол вы предъявите;
• предусматриваются меры, исключающие повторение, — орган смотрит именно на них;
• план подписывается руководителем и направляется официально.

10

Отрицательный результат испытаний образцов

Самый тяжёлый исход: несоответствие зафиксировано не в бумагах, а в самой продукции. Здесь важно не спорить сразу, а разобраться в причине расхождения.

1. Получить протокол и посмотреть, по каким именно показателям есть отклонение и насколько.
2. Проверить, откуда отобраны образцы: производство, склад, торговля — и в каком они были состоянии.
3. Сверить методику испытаний с той, что применялась при первичной сертификации.
4. Проверить, не менялось ли сырьё, комплектующие или технология в этот период.
5. Поднять собственные записи производственного контроля за период выпуска этой партии.
6. Определить характер проблемы: разовое отклонение партии или систематическое несоответствие.
7. При сомнениях в результате инициировать повторные испытания или испытания в другой аккредитованной лаборатории.
8. При подтверждении несоответствия — доработать продукцию и провести испытания заново.
9. Оценить судьбу партий, выпущенных в тот же период, включая находящиеся в торговле.

11

Можно ли оспорить результаты

• в первую очередь проверяется соблюдение процедуры отбора: акт отбора, идентификация образцов, условия хранения и транспортировки;
• проверяется область аккредитации лаборатории по конкретному показателю и методу;
• проверяется применённая методика и её актуальная редакция;
• учитывается неопределённость измерений: результат на границе допуска — предмет обсуждения, а не автоматический отказ;
• возможны повторные испытания на контрольных образцах, если они сохранены;
• возможны испытания в другой аккредитованной лаборатории как аргумент, но статус арбитражных испытаний нужно согласовывать;
• нарушения процедуры оспариваются успешнее, чем сам результат;
• жалоба направляется в орган, при несогласии — в национальный орган по аккредитации.

12

Приостановление: что происходит с бизнесом

• выпуск продукции в обращение прекращается с даты приостановления;
• запись в реестре меняется, и её видят покупатели, площадки и таможня;
• маркетплейсы блокируют карточки автоматически;
• сети приостанавливают приёмку и могут применить договорные санкции;
• таможня не выпустит партию со ссылкой на приостановленный документ;
• тендерные заявки с таким документом отклоняются;
• товар, выпущенный до даты приостановления, остаётся в обороте законно;
• после устранения несоответствий действие возобновляется решением органа, и запись в реестре обновляется.

13

Когда документ прекращают

14

Инспекционный контроль иностранного производства

• оценка проводится по месту фактического выпуска продукции, включая зарубежные площадки;
• командировочные расходы экспертов несёт заявитель, и это заметная статья бюджета;
• график согласуется заранее: несогласованная дата — фактический недопуск;
• нужен переводчик и заранее подготовленные документы на понятном экспертам языке;
• иностранный изготовитель должен быть договорно обязан обеспечить доступ — иначе вы не сможете выполнить обязанность;
• часть контроля может проводиться по документам и по образцам, отобранным у импортёра, но полностью выездную оценку это не заменяет;
• при отказе завода принять экспертов единственный выход — переход на схемы по партиям.

15

Сроки и стоимость восстановления

16

Как проходить контроль без сюрпризов

• ведите производственный контроль в рабочем режиме, а не восстанавливайте записи перед приездом экспертов;
• держите график поверки средств измерений и проверяйте его за квартал до контроля;
• храните документы на сырьё и комплектующие с привязкой к партиям выпуска;
• фиксируйте любые изменения в конструкции и сырье и уведомляйте орган до их внедрения;
• сверяйте фактическую маркировку с утверждённым макетом при каждом изменении упаковки;
• сохраняйте контрольные образцы партий;
• проводите внутреннюю проверку по структуре акта инспекционного контроля раз в год;
• закрепите ответственного за сроки: даты контроля, сроки действия документов, поверки, документов на сырьё;
• не откладывайте согласование даты контроля — планируйте его сами, заранее.

17

Итоговый чек-лист

1. Акт получен официально, дата получения зафиксирована.
2. Пункты акта разобраны и разделены по типу несоответствий.
3. Уточнено, приостановлено ли действие документа и с какой даты.
4. Проверена запись в реестре, оценены последствия для отгрузок и площадок.
5. План корректирующих мероприятий составлен по структуре акта и согласован с органом.
6. По отрицательным испытаниям выяснена причина: партия или системная проблема.
7. Проверена процедура отбора образцов и область аккредитации лаборатории.
8. Организованы повторные испытания на корректных образцах.
9. Устранены производственные несоответствия с проверяемыми доказательствами.
10. Направлен отчёт об устранении с приложением подтверждающих документов.
11. Получено решение о возобновлении действия и обновлена запись в реестре.
12. Разблокированы карточки на площадках и уведомлены покупатели.
13. Внедрены меры против повторения и назначен ответственный за сроки.

18

Что прислать эксперту

• номер документа о соответствии и ссылку на запись в реестре;
• письмо или уведомление о приостановке, прекращении или иных изменениях, если оно есть;
• протоколы испытаний, на основании которых принят документ;
• сведения о партиях, выпущенных или ввезённых по документу;
• наименования товаров и коды ТН ВЭД;
• сроки: когда товар нужно продать, ввезти или отгрузить.