Идентификация образца при испытаниях: как доказать, что испытан ваш товар

01

Зачем нужна идентификация образца

• протокол относится к образцу, а документ — ко всей продукции;
• связь между ними обеспечивается идентификацией;
• при проверке восстанавливается вся цепочка от образца к товару;
• разрыв цепочки обесценивает протокол;
• идентификация — часть доказательственных материалов;
• её отсутствие оценивается как необоснованность документа.

02

Из чего складывается цепочка

• каждое звено фиксируется документально;
• отсутствие любого делает цепочку неполной;
• звенья проверяются последовательно;
• восстановить звено задним числом невозможно;
• цепочка формируется в момент отбора, а не при проверке.

03

Акт отбора образцов

• составляется при отборе и подписывается участниками;
• содержит сведения о продукции: наименование, изготовитель, партия;
• указывает количество отобранных образцов;
• фиксирует место и дату отбора;
• описывает способ отбора и его обоснование;
• содержит сведения о лице, проводившем отбор;
• отражает состояние продукции и условия хранения.

04

Маркировка и опечатывание образцов

• обозначение образца связывает его с актом отбора;
• то же обозначение указывается в протоколе;
• опечатывание исключает подмену при доставке;
• повреждение пломбы фиксируется при приёмке;
• маркировка на упаковке теряется при её замене.

1. Присвойте образцам индивидуальные обозначения.
2. Нанесите обозначения непосредственно на образцы или их упаковку.
3. Обеспечьте нестираемость маркировки.
4. При необходимости опечатайте упаковку образцов.
5. Зафиксируйте номера пломб в акте.
6. Убедитесь, что маркировка сохранится при транспортировке.

05

Фотофиксация: недооценённый инструмент

• фотографии образца до отправки фиксируют его состояние;
• снимаются маркировка изделия, заводские номера, общий вид;
• фотографии прикладываются к акту отбора;
• при спорах о состоянии образца они решают вопрос;
• для оборудования фиксируются таблички с характеристиками;
• для продукции в упаковке снимается маркировка упаковки.

06

Что должно быть в протоколе

• сведения об объекте испытаний;
• идентификационные признаки образца: обозначение, номер, маркировка;
• дата получения образца лабораторией;
• сведения о состоянии образца при получении;
• дата проведения испытаний;
• сведения о заказчике испытаний;
• ссылка на акт отбора при его наличии.

07

Отбор при разных схемах

• для партии связь образца с ней должна быть очевидной;
• для серии образец представляет типовую продукцию;
• при собственных доказательствах требования к фиксации те же;
• отбор из оборота проверяет, что продаётся то же, что испытывалось.

08

Импортные образцы: дополнительное звено

• образцы ввозятся по особому порядку с декларированием;
• сведения о ввозе связывают образец с поставкой;
• таможенная декларация на образцы входит в комплект;
• подстановка чужих сведений о ввозе выявляется сверкой;
• количество ввезённых образцов сопоставляется с испытанными;
• образцы для испытаний не выпускаются в свободное обращение.

09

Где чаще всего рвётся цепочка

10

Хранение и возврат образцов

• часть образцов может сохраняться после испытаний;
• сохранённые образцы используются при спорах;
• условия хранения фиксируются;
• срок хранения устанавливается лабораторией или соглашением;
• разрушающие испытания исключают сохранение;
• возврат неиспользованных образцов оформляется документально.

11

Что проверяют при контроле

1. Наличие акта отбора и его содержание.
2. Соответствие сведений в акте и в протоколе.
3. Наличие идентификационных признаков образца.
4. Соответствие изготовителя во всех документах.
5. Для импорта — сведения о ввозе образцов.
6. Соответствие испытанной продукции фактически поставляемой.
7. Достаточность образцов для проведённых испытаний.

12

Как построить процесс

1. Установите порядок отбора образцов внутри компании.
2. Назначьте ответственного за отбор и оформление.
3. Используйте типовую форму акта с обязательными полями.
4. Присваивайте образцам обозначения по единой системе.
5. Проводите фотофиксацию каждого отбора.
6. Храните акты вместе с протоколами и документами.
7. При импорте храните сведения о ввозе образцов.
8. Проверяйте соответствие сведений в акте и протоколе при получении.

13

Особенности по видам продукции

• для пищевой продукции нарушение условий доставки искажает результат;
• химические образцы требуют совместимой тары и маркировки опасности;
• для оборудования критичны заводские номера как идентификатор;
• для текстиля ярлык с составом — основной идентификационный признак;
• для строительных материалов важна представительность выборки.

14

Кто отбирает образцы и почему это важно

• при сертификации отбор представителем органа снимает вопросы о происхождении образца;
• самостоятельный отбор заявителем допустим, но требует более тщательного оформления;
• присутствие представителя изготовителя фиксируется в акте;
• отбор без уведомления при контроле показывает реальное состояние выпуска;
• подписи всех участников в акте подтверждают процедуру.

15

Представительность выборки

• образец должен отражать свойства всей партии или выпуска;
• отбор из одного места партии представительности не даёт;
• единицы отбираются из разных мест хранения;
• для крупных партий применяется случайная выборка;
• число единиц в выборке зависит от объёма партии;
• методики отбора устанавливают правила формирования выборки;
• обоснование выборки фиксируется в акте.

16

Сколько образцов нужно и почему это проверяют

• одни и те же образцы не всегда пригодны для разных испытаний;
• разрушающие испытания расходуют образцы безвозвратно;
• недостаток образцов останавливает часть программы;
• повторный отбор требует нового акта и удлиняет срок;
• при проверке сопоставляется число отобранных и испытанных.

1. Определите перечень показателей, подлежащих испытаниям.
2. Уточните по каждой методике требуемое число образцов.
3. Учтите разрушающий характер части испытаний.
4. Заложите образцы для повторных испытаний при спорном результате.
5. Предусмотрите контрольные образцы для хранения.
6. Суммируйте потребность по всем показателям.
7. Отберите с запасом, а не в притык.

17

Разрушающие и неразрушающие испытания

• для разрушающих испытаний фотофиксация до испытания критична;
• остатки образца могут сохраняться для подтверждения;
• при разрушающих испытаниях контрольный образец берётся отдельно;
• повторные испытания требуют новых образцов из той же партии;
• отбор новых образцов из другой партии некорректен.

18

Транспортировка образцов

• условия транспортировки не должны изменять свойства образца;
• для пищевой продукции соблюдается температурный режим;
• для химической продукции применяется совместимая тара;
• хрупкие образцы защищаются от повреждений;
• время доставки учитывается для продукции с ограниченным сроком;
• нарушение условий фиксируется при приёмке лабораторией;
• при повреждении образца испытания не проводятся.

19

Приёмка образцов лабораторией

• внутренний идентификатор лаборатории связывается с обозначением заявителя;
• эта связь отражается в протоколе;
• отметка о состоянии при приёмке защищает обе стороны;
• расхождение с документами — основание для уточнения;
• приёмка документируется независимо от способа доставки.

1. Проверяется соответствие образцов сопроводительным документам.
2. Фиксируется состояние образцов при получении.
3. Проверяется целостность упаковки и пломб.
4. Образцам присваивается внутренний идентификатор лаборатории.
5. Оформляется запись о приёмке.
6. При несоответствии составляется акт с указанием расхождений.
7. Образцы размещаются в условиях, обеспечивающих сохранность.

20

Хранение образцов в лаборатории

• условия хранения соответствуют требованиям к продукции;
• образцы хранятся отдельно от других объектов;
• обеспечивается защита от подмены и повреждения;
• срок хранения устанавливается процедурами лаборатории;
• по истечении срока образцы утилизируются или возвращаются;
• факт утилизации или возврата документируется.

21

Идентификация при серийном выпуске

• документ распространяется на продукцию, выпускаемую в течение срока действия;
• образец испытывался однократно в начале этого срока;
• связь между ним и продукцией, выпущенной через год, обеспечивается стабильностью производства;
• стабильность подтверждается оценкой производства и инспекционным контролем;
• производственный контроль изготовителя — часть этой связи;
• изменение материалов или технологии разрывает связь.

22

Инспекционный контроль как проверка связи

• отбор из оборота показывает, что реально продаётся;
• расхождение с первоначальными результатами — сигнал об изменениях;
• причиной может быть смена сырья или технологии;
• систематическое расхождение ведёт к приостановлению документа;
• инспекционный контроль — единственная регулярная проверка связи при серии.

1. Орган отбирает образцы из текущего выпуска либо из оборота.
2. Образцы идентифицируются по общим правилам.
3. Проводятся испытания по установленным показателям.
4. Результаты сопоставляются с первоначальными.
5. Оценивается стабильность характеристик.
6. При расхождении выясняются причины.
7. Оформляется акт инспекционного контроля.

23

Изменения продукции и утрата связи

• не всякое изменение разрывает связь, но каждое требует оценки;
• изготовитель обязан оценить влияние изменений;
• существенные изменения требуют новых испытаний;
• несущественные фиксируются документально;
• решение об отнесении принимается с обоснованием;
• отсутствие оценки изменений — типовое замечание.

24

Электронные средства идентификации

• коды маркировки связывают конкретную единицу продукции со сведениями о документе;
• при вводе в оборот указываются реквизиты документа о соответствии;
• это создаёт дополнительное звено прослеживаемости;
• система позволяет проследить путь единицы товара;
• связь между образцом и маркированной продукцией остаётся документальной;
• маркировка не заменяет идентификацию образца, а дополняет прослеживаемость.

25

Разбор ситуации: типичный разрыв

• даты в акте отбора и в документах на партию сопоставляются;
• отбор образцов раньше поступления партии выявляется арифметически;
• объяснение о том, что продукция та же, доказательством не является;
• для однотипной продукции разных поставок нужен отбор из каждой при партийной схеме;
• серийная схема снимает эту проблему, но требует оценки производства.

1. Компания закупает партию у поставщика и планирует декларирование.
2. Образцы берутся из витринных остатков прошлой поставки, потому что новая ещё в пути.
3. Испытания проводятся, протокол получен.
4. Декларация оформляется на новую партию.
5. При проверке сопоставляются даты: образцы отобраны до прибытия партии.
6. Связь между испытанным образцом и задекларированной продукцией отсутствует.
7. Документ признаётся необоснованным.

26

Разбор ситуации: импортная поставка

• раздельный ввоз образцов — корректная практика;
• сведения о ввозе образцов входят в доказательственные материалы;
• совпадение изготовителя обязательно;
• модель и артикул образца должны соответствовать поставке;
• отсутствие декларирования образцов создаёт разрыв.

1. Образцы направлены изготовителем отдельно курьерской службой.
2. Ввоз оформлен как коммерческие образцы с декларированием.
3. Испытания проведены, протокол получен.
4. Основная партия прибыла позже.
5. При проверке сопоставляются сведения о ввозе образцов и партии.
6. Совпадение изготовителя и характеристик подтверждает связь.
7. Документ обоснован.

27

Внутренний регламент отбора

• регламент превращает разовую процедуру в повторяемый процесс;
• он снимает зависимость от конкретного сотрудника;
• единая форма акта исключает пропуск обязательных сведений;
• система обозначений облегчает поиск при проверках;
• сверка при получении выявляет проблемы вовремя.

1. Определите, кто в компании отвечает за отбор образцов.
2. Установите форму акта с обязательными полями.
3. Введите систему обозначений образцов.
4. Установите правило фотофиксации каждого отбора.
5. Определите порядок хранения актов и связанных документов.
6. Установите порядок передачи образцов в лабораторию.
7. Введите сверку сведений акта и протокола при получении.
8. Установите порядок действий при выявлении расхождений.

28

Чек-лист перед передачей образцов

• акт отбора составлен и подписан всеми участниками;
• в акте указаны наименование продукции, изготовитель, партия;
• количество образцов соответствует программе испытаний;
• образцы промаркированы индивидуальными обозначениями;
• проведена фотофиксация образцов и маркировки;
• упаковка обеспечивает сохранность при транспортировке;
• при необходимости образцы опечатаны с фиксацией номеров пломб;
• для импорта приложены сведения о ввозе образцов;
• сопроводительное письмо содержит перечень показателей.

29

Чек-лист при получении протокола

1. Сверьте наименование продукции в протоколе и в акте отбора.
2. Проверьте наличие идентификационных признаков образца.
3. Сверьте обозначение образца с указанным в акте.
4. Проверьте сведения об изготовителе.
5. Убедитесь, что дата получения образца лабораторией логична относительно даты отбора.
6. Проверьте перечень показателей на соответствие программе.
7. Убедитесь, что лаборатория аккредитована на эти показатели и методы.
8. При расхождениях обратитесь в лабораторию до оформления документа.

30

Ответственность сторон

• ответственность распределяется по этапам;
• заявитель отвечает за документ в целом;
• лаборатория отвечает за протокол;
• при разрыве цепочки ответственность определяется звеном;
• распределение фиксируется договорами.

31

Что делать при обнаружении разрыва

• часть разрывов устраняется предоставлением дополнительных документов;
• отсутствие акта отбора восстановить нельзя;
• новые испытания требуют новых образцов;
• самостоятельное выявление лучше обнаружения при проверке;
• исправление процесса предотвращает повторение.

1. Определите, на каком звене разорвана цепочка.
2. Оцените, можно ли восстановить документально.
3. Проверьте, сохранились ли образцы у лаборатории.
4. При невозможности восстановления оцените риск.
5. Рассмотрите проведение новых испытаний с корректной идентификацией.
6. Не используйте прежний протокол для новых документов.
7. Устраните причину разрыва в процессе.

32

Отбор образцов пищевой продукции

• отбираются единицы в потребительской упаковке без нарушения её целостности;
• для продукции в транспортной таре отбор проводится по установленным правилам;
• соблюдается температурный режим на всём пути до лаборатории;
• фиксируется дата изготовления и срок годности образца;
• остаточный срок годности должен покрывать период испытаний;
• для скоропортящейся продукции срок доставки критичен;
• отбор проводится в условиях, исключающих загрязнение.

33

Отбор образцов химической продукции

• используется тара, совместимая с продуктом;
• объём пробы определяется методиками испытаний;
• тара маркируется с указанием содержимого и опасности;
• соблюдаются правила перевозки опасных грузов при их применимости;
• прилагается паспорт безопасности;
• для неоднородных продуктов проба формируется усреднением;
• фиксируются условия хранения до отбора.

34

Отбор образцов оборудования

• заводской номер — основной идентификатор оборудования;
• комплектность влияет на возможность проведения испытаний;
• неполный комплект останавливает часть программы;
• габаритное оборудование испытывается по особым договорённостям;
• возврат образца оговаривается заранее.

1. Зафиксируйте заводской номер и модель изделия.
2. Проверьте комплектность поставки образца.
3. Проведите фотофиксацию заводских табличек.
4. Обеспечьте сохранность при транспортировке.
5. Приложите техническую документацию на изделие.
6. Укажите режимы работы, в которых проводятся испытания.
7. Согласуйте условия возврата образца после испытаний.

35

Отбор образцов текстиля и одежды

• отбираются целые изделия, а не фрагменты материала;
• фиксируются артикул, размер, цвет;
• сохраняются ярлыки с составом;
• для линейки размеров отбирается установленный размер;
• при разных составах в линейке отбор проводится по каждому;
• маркировка изделия — основной идентификационный признак.

36

Отбор образцов строительных материалов

• выборка формируется из разных мест партии;
• число единиц определяется объёмом партии;
• для сыпучих материалов формируется объединённая проба;
• фиксируются условия хранения на момент отбора;
• для изделий проверяется отсутствие видимых повреждений;
• отбор оформляется с указанием мест взятия проб.

37

Спорные ситуации и их разрешение

• большинство ситуаций решается до оформления документа;
• после оформления возможности сужаются;
• контрольный образец — главный инструмент при споре о результате;
• утрата документов о отборе невосполнима;
• своевременное выявление расхождений экономит месяцы.

38

Признание протоколов и трансграничные вопросы

• протоколы иностранных лабораторий не заменяют испытания в аккредитованных лабораториях союза;
• они могут использоваться как справочная информация;
• при отборе образцов за рубежом идентификация усложняется;
• отбор представителем органа на иностранной площадке возможен при оценке производства;
• сведения о ввозе образцов связывают их с иностранным изготовителем;
• совпадение изготовителя проверяется по всем документам.

39

Как связаны идентификация образца и идентификация продукции

• это разные процедуры с разными целями;
• идентификация продукции предшествует выбору программы испытаний;
• идентификация образца обеспечивает достоверность результата;
• ошибка в первой ведёт к неверной программе испытаний;
• ошибка во второй обесценивает результат;
• обе фиксируются документально.

40

Итоговая логика: три вопроса проверяющего

• первый вопрос решается идентификацией продукции;
• второй — протоколами испытаний;
• третий — идентификацией образца;
• провал на любом из трёх обесценивает всю конструкцию;
• третий вопрос задают реже, но отвечать на него сложнее всего;
• готовность к нему отличает выстроенный процесс от разового оформления.

1. Что это за продукция и какие требования к ней применяются.
2. Чем подтверждено, что она этим требованиям соответствует.
3. Чем доказано, что подтверждение относится именно к этой продукции.

41

Частые вопросы заявителей на практике

42

Как объяснить процедуру подрядчику или поставщику

• поставщики часто не понимают смысла процедуры;
• объяснение цели повышает качество оформления;
• готовая форма акта снижает число ошибок;
• требование фотофиксации воспринимается легче с объяснением;
• договорённости фиксируются письменно.

1. Объясните, что протокол относится к образцу, а не к продукции вообще.
2. Покажите, какие сведения нужны в акте отбора.
3. Передайте форму акта для заполнения.
4. Укажите требования к маркировке образцов.
5. Попросите фотофиксацию при отборе.
6. Уточните, кто присутствует при отборе.
7. Договоритесь о сроках передачи документов.

43

Последствия разрыва цепочки

• протокол не подтверждает характеристики вашей продукции;
• документ о соответствии признаётся необоснованным;
• возможно признание документа недействительным;
• требуются новые испытания с корректной идентификацией;
• прежний протокол повторно использовать нельзя;
• при проверке оценивается вся выпущенная продукция за период.