Перед отправкой образцов согласуйте с лабораторией их идентификацию, упаковку и условия перевозки. Сверьте номер заявки, маркировку и комплект сопроводительных сведений; неподходящее состояние образцов или расхождения могут потребовать уточнений и повторной передачи.
01
Перед отправкой: сверка с заявкой
- расхождение между заявкой и образцом — основная причина отказа в приёмке;
- другой цвет или состав означает другую продукцию;
- лаборатория не вправе испытывать не то, что заявлено;
- замечания в карточке устраняются до отправки, а не после;
- маркировка на образце сверяется с заявкой построчно;
- пять минут сверки экономят неделю на повторную отправку.
- Создать заявку и проверить, что данные соответствуют фактической продукции.
- Сверить наименование, изготовителя, торговую марку.
- Сверить состав, цвет, размер, массу или объём.
- Сверить дату изготовления и прочие заявленные характеристики.
- Внести недостающие сведения по замечаниям в карточке заявки.
- Убедиться, что отправляется именно заявленный образец.
02
Упаковка и температурный режим
- образцы поступают в потребительской упаковке, соответствующей заявке;
- упаковка должна быть целой, без повреждений;
- для пищевой и косметической продукции обеспечивается герметичность;
- транспортная упаковка защищает содержимое в пути;
- условия доставки соответствуют условиям хранения продукции;
- для охлаждённой, замороженной и скоропортящейся подбирается режим на весь путь.
03
Маркировка и срок годности
- транспортная наклейка поверх состава делает образец неидентифицируемым;
- срок годности не должен истечь на дату поступления;
- просроченные образцы не принимаются;
- при выборе даты отправки учитывается длительность доставки;
- и возможные задержки в пути;
- для продукции с коротким сроком это критично.
- Проверить читаемость маркировки на образце.
- Убедиться в наличии наименования, торговой марки, состава.
- Проверить массу или объём, дату изготовления.
- Проверить срок годности и условия хранения.
- Не закрывать эти сведения транспортными наклейками.
- Рассчитать срок годности на дату поступления в лабораторию.
04
Номер заявки на упаковке
- номер заявки указывается разборчиво на упаковке с образцами;
- номер связывает посылку с заявкой, а сопроводительное письмо дополняет его сведениями об образцах;
- направление на испытания вкладывать не требуется;
- при нескольких заявках в одной посылке номер указывается на каждой упаковке;
- лаборатория должна видеть, к какой заявке относится каждый образец;
- отсутствие номера превращает посылку в неопознанную.
05
Трек-номер и контроль доставки
- трек-номер вносится в личный кабинет после отправки;
- это позволяет лаборатории ожидать поступление;
- и связать посылку с заявкой при приёмке;
- отслеживание помогает выявить задержку в пути;
- при задержке скоропортящейся продукции отправка планируется заново;
- без трек-номера потерянную посылку искать сложнее.
06
Частые причины возврата
| Причина | Как избежать |
| Расхождение образца и заявки | Сверка перед отправкой |
| Нечитаемая маркировка | Не заклеивать наклейками |
| Недостаточное количество | Проверить нормы по виду продукции |
| Нарушена герметичность | Дополнительная транспортная упаковка |
| Нарушен температурный режим | Термоупаковка и быстрая доставка |
| Истёк срок годности | Расчёт на дату поступления |
| Нет номера заявки | Указать разборчиво на каждой упаковке |
07
Как отправить образцы, чтобы испытания начались вовремя
- согласуйте количество образцов с лабораторией и органом заранее;
- упакуйте образцы так, чтобы они не повредились — повреждённый образец могут не принять;
- приложите сопроводительное письмо: наименование, модели, количество, контакты;
- промаркируйте каждый образец так, чтобы его можно было идентифицировать;
- вложите инструкции и техническое описание;
- сохраните трек-номер и сообщите его лаборатории.
08
Упаковка разных образцов
- электроника — в антистатической упаковке;
- пищевые — с соблюдением температуры;
- хрупкие — с амортизацией;
- химия — по правилам опасных грузов;
- текстиль — в чистой упаковке.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
09
Документы с образцами
- сопроводительное письмо;
- техническое описание;
- инструкция;
- сведения о составе;
- фото маркировки.
10
Образцы из-за рубежа
- ввоз для испытаний без документа о соответствии;
- подтверждение цели ввоза;
- курьерская доставка — быстрее всего;
- сведения о количестве;
- маркировка образцов.
11
Хранение образцов
- контрольные образцы — для повторных проверок;
- сроки хранения;
- условия хранения;
- маркировка;
- утилизация.
12
Сопроводительное письмо к образцам
- наименование продукции и модели;
- количество образцов и их маркировка;
- наименование заявителя и номер заявки или договора;
- перечень испытаний или ссылка на программу органа;
- особые условия хранения образцов;
- контактное лицо и телефон.
13
Сроки: от отправки до протокола
- доставка образцов курьером по России обычно занимает несколько дней, из-за рубежа — дольше с учётом таможни;
- приёмка и регистрация образцов в лаборатории — в течение нескольких рабочих дней;
- испытания идут по длительности методик: от дней для простых показателей до недель для климатических и ресурсных;
- оформление протокола — после завершения всех испытаний программы;
- передача протокола в орган по сертификации или заявителю — сразу после оформления;
- при несоответствии образцов возможны повторные испытания после доработки.
14
Пример: образцы электрочайников
- три образца одной модели — для испытаний на электробезопасность, нагрев и ЭМС;
- упаковка — заводская коробка с дополнительной защитой;
- инструкция на русском языке в каждой коробке;
- сопроводительное письмо с номером заявки;
- контакты инженера, который ответит на технические вопросы.
15
Типичные ошибки при отправке образцов в лабораторию
- нет маркировки образцов;
- недостаточно образцов;
- повреждённая упаковка;
- нет сопроводительного письма;
- образцы не той модели.
Частые вопросы
Что делать, если образец отличается от данных в заявке?
Лаборатория такой образец не примет: другой цвет, состав или изготовитель означают другую продукцию, а испытывать незаявленное она не вправе. Поэтому до отправки сверьте наименование, изготовителя, торговую марку, состав, размер, массу и дату изготовления с заявкой. Недостающие сведения вносят по замечаниям в карточке заявки, а не после отправки.
Нужно ли вкладывать в посылку направление на испытания?
Нет, отдельное направление не требуется. Достаточно разборчиво написать номер заявки на упаковке с образцами и приложить сопроводительное письмо с наименованием, моделями и количеством. Если в одной посылке собраны образцы по нескольким заявкам, номер ставят на каждой упаковке, чтобы лаборатория видела принадлежность каждого образца. Без номера посылка считается неопознанной, и приёмка задерживается.
Можно ли заклеивать маркировку образца транспортной наклейкой?
Нет. Наклейка поверх состава делает образец неидентифицируемым. Наименование, торговая марка, состав, масса или объём, дата изготовления, срок годности и условия хранения должны оставаться читаемыми. Транспортные этикетки размещайте так, чтобы они не закрывали эти сведения, и проверьте читаемость надписей ещё до упаковки образцов.
На какую дату считается срок годности образца?
На дату поступления в лабораторию, а не на день отправки. Просроченные образцы не принимаются. Если срок короткий, учитывайте длительность доставки и возможные задержки в пути: продукт с небольшим остатком может приехать почти просроченным, и отправку придётся планировать заново. Поэтому дату отправки выбирают с запасом.
Как отправлять охлаждённые, замороженные и скоропортящиеся образцы?
Режим перевозки должен совпадать с условиями хранения продукции на всём пути. Замороженный образец, приехавший размороженным, испытаниям не подлежит. Для пищевой и косметической продукции обеспечьте ещё и герметичность, а доставку выбирайте быструю, с термоупаковкой. При задержке скоропортящейся посылки отправку планируют заново, поэтому следите за треком.
Зачем сообщать лаборатории трек-номер посылки?
Трек-номер вносят в личный кабинет после отправки. Лаборатория видит, что посылка в пути, и связывает её с заявкой при приёмке, поэтому приёмка идёт быстрее. Кроме того, по треку проще заметить задержку в пути или найти потерянное отправление: без него поиски посылки заметно сложнее.
Какие причины чаще всего приводят к возврату образцов?
Это расхождение образца и заявки, нечитаемая маркировка, недостаточное количество, нарушенная герметичность или температурный режим, истёкший срок годности и отсутствие номера заявки. Каждая такая ошибка стоит примерно недели: нужна повторная подготовка, отправка и ожидание приёмки, и этот срок сдвигает весь проект.
Как упаковывать образцы разных видов?
Упаковка зависит от товара. Электронику кладут в антистатический пакет, хрупкие изделия снабжают амортизацией, пищевые образцы везут с соблюдением температуры, а химическую продукцию отправляют по правилам перевозки таких грузов. К посылке приложите письмо с наименованием, моделями, количеством и контактами. Повреждённый образец лаборатория может не принять.
Как отправить образцы для испытаний из-за рубежа?
Образцы для испытаний ввозят по Порядку ввоза без документа о соответствии. При этом подтверждают цель ввоза, указывают сведения о количестве и маркируют образцы. Быстрее всего курьерская доставка, но из-за рубежа она дольше, чем по России, с учётом таможни. Образцы без сопроводительного письма могут неделю ждать, пока лаборатория выяснит, чьи они.
Какие документы приложить к образцам для испытаний?
К образцам прикладывают сопроводительное письмо, техническое описание, инструкцию, сведения о составе и фото маркировки. В письме указывают наименование продукции и модели, количество образцов и их маркировку, заявителя и номер заявки или договора. Добавляют перечень испытаний или ссылку на программу органа, особые условия хранения и контактное лицо с телефоном. Сведения о составе ускоряют выбор методов испытаний.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
Образцы предоставляются заявителем за свой счёт и при разрушающих испытаниях не возвращаются. Доставка в лабораторию оплачивается отдельно; количество образцов определяется программой испытаний до отправки.
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, как подготовить образцы, чтобы лаборатория приняла их с первого раза?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.