Образцы отправлены, заявка зарегистрирована, испытания должны были закончиться на этой неделе — и приходит сообщение: образцы не поступили, пришли разбитыми, лаборатория потеряла образцы или повредила их при подготовке к испытаниям. Иногда выясняется, что образцов не хватило: часть испытаний разрушающая, а количество рассчитали неверно. В любом из этих случаев испытания стоят, а срок документа сдвигается. Для импортной продукции ситуация сложнее: новые образцы из-за границы нужно ввозить заново и в правильной последовательности документов. Разберём, как быстро понять, что произошло, где взять новые образцы, кто за что платит и как не допустить повторения.
01
Письменное сообщение лаборатории о потере образцов в первые 24 часа
- Получите от лаборатории письменное сообщение: что произошло, на каком этапе, с какими образцами.
- Проверьте документы передачи: акт отбора, накладную доставки, акт приёма образцов лабораторией.
- Если образцы повреждены при доставке — зафиксируйте повреждение с перевозчиком и сохраните упаковку и фото.
- Уточните у органа, сколько образцов нужно для программы и можно ли использовать оставшиеся.
- Проверьте, есть ли партия той же продукции в России: образцы из неё — самый быстрый вариант.
- Если нужен новый ввоз — уточните у органа, действует ли прежнее письмо на ввоз или нужно новое.
- Сообщите покупателям и площадкам о возможном сдвиге сроков.
02
Диагностика: что произошло
| Ситуация | Кто отвечает | Что делать |
|---|---|---|
| Образцы не дошли до лаборатории | Перевозчик или отправитель | Розыск груза, претензия перевозчику, новые образцы |
| Повреждены при доставке | Перевозчик, если упаковка была надлежащей | Акт о повреждении, претензия, новые образцы |
| Испорчены или утеряны в лаборатории | Лаборатория | Акт, претензия, повторные испытания за её счёт по договору |
| Израсходованы при разрушающих испытаниях, не хватило | Неверный расчёт количества | Досылка образцов на оставшиеся испытания |
| Образцы не соответствуют заявленной продукции | Отправитель | Правильные образцы и проверка идентификации |
| Лаборатория приостановила аккредитацию во время испытаний | Ни одна сторона не виновата | Перевод испытаний в другую аккредитованную лабораторию |
03
Почему образцы — самое уязвимое звено
Образцы — самое уязвимое звено, потому что любой разрыв в цепочке — потеря, подмена, повреждение — делает испытания невозможными или сомнительными. Образцы должны быть идентифицированы как продукция из заявки: та же модель, тот же изготовитель, та же комплектация. Их отбирают по акту, ввозят под специальной процедурой, передают в лабораторию по акту приёма. Протокол на образцы, которые нельзя связать с заявкой, не годится как доказательство.
Для импорта добавляется таможенная сторона: образцы для испытаний ввозят после регистрации заявки и получения письма органа, с кодом особенности 064 в декларации на товары. Образцы, ввезённые раньше, для сертификации не годятся. Поэтому новые образцы из-за границы — это новый цикл: письмо органа, отправка, ввоз, доставка в лабораторию.
04
Где взять новые образцы
- из партии, уже находящейся в России, — отбор по акту органом или его представителем;
- со склада временного хранения, если партия ещё не выпущена, — с разрешения таможни;
- от завода — новый ввоз после письма органа, с кодом 064 в декларации на товары;
- от официального дистрибьютора в России, если продукция та же и её можно идентифицировать;
- оставшиеся образцы в лаборатории — если их хватает для оставшихся испытаний.
05
Варианты решения при потере или порче образцов лабораторией
| Вариант | Срок | Стоимость | Риск |
|---|---|---|---|
| Отбор образцов из партии в России | Дни | Стоимость образцов | Нужна идентичность продукции |
| Отбор со склада временного хранения | Дни, с разрешения таможни | Стоимость образцов | Оформление с таможней |
| Новый ввоз от завода | 2–3 недели и больше | Образцы и доставка | Сроки доставки и таможенного оформления |
| Досылка образцов на оставшиеся испытания | По логистике | Стоимость образцов | Нужно точно рассчитать количество |
| Перевод испытаний в другую лабораторию | Недели | Новая программа | Если первая лаборатория не может продолжить |
06
Как ввезти образцы повторно
- Уточните у органа, действует ли прежнее письмо на ввоз образцов или нужно новое.
- Согласуйте количество образцов с запасом на разрушающие испытания.
- Попросите завод отправить образцы с маркировкой, совпадающей с заявкой.
- Оформите ввоз с кодом особенности 064 в декларации на товары.
- Организуйте доставку в лабораторию с надлежащей упаковкой и отслеживанием.
- Получите акт приёма образцов лабораторией с описанием состояния и количества.
07
Кто платит и как предъявить расходы
- потеря или повреждение при перевозке — претензия перевозчику по договору перевозки с актом и фото;
- потеря или порча в лаборатории — претензия лаборатории по договору на испытания;
- неверно рассчитанное количество — обычно расходы заявителя, если количество согласовано им;
- несоответствие образцов заявке — расходы отправителя, часто изготовителя;
- приостановление аккредитации лаборатории — вопрос договора с органом и лабораторией о переносе испытаний.
08
Если лаборатория не отвечает
- Проверьте статус аккредитации лаборатории в реестре: приостановление — частая причина молчания.
- Направьте письменный запрос о состоянии образцов и испытаний с коротким сроком ответа.
- Попросите орган по сертификации связаться с лабораторией: орган выбирал её и отвечает за программу.
- Если ответа нет — договоритесь с органом о переводе испытаний в другую лабораторию.
- Запросите возврат оставшихся образцов или акт об их состоянии.
- Параллельно готовьте новые образцы, не дожидаясь развязки.
09
Что будет, если тянуть
- срок документа сдвигается на время поиска и доставки образцов;
- партия на складе временного хранения продолжает оплачиваться, а срок хранения ограничен четырьмя месяцами;
- заявка у органа может быть закрыта, если процедура стоит слишком долго;
- продажа без документа — статья 14.43 КоАП РФ;
- образцы, отправленные без согласования, могут не подойти для процедуры.
10
Какие документы подготовить при потере образцов лабораторией
| Документ | Зачем | Где взять |
|---|---|---|
| Акт отбора образцов | Идентификация образцов | Орган |
| Накладная и документы доставки | Претензия перевозчику | Служба доставки |
| Акт приёма образцов лабораторией | Состояние и количество при поступлении | Лаборатория |
| Сообщение лаборатории о потере или порче | Основание претензии | Лаборатория |
| Письмо органа на повторный ввоз | Законный ввоз новых образцов | Орган |
| Декларация на товары по образцам с кодом 064 | Подтверждение ввоза под процедуру | Брокер |
11
Образцы для документа на партию и для серийного документа
- для документа на партию образцы отбирают из самой партии — после её прибытия, на складе временного хранения или после выпуска;
- потеря таких образцов решается быстро: новые отбираются из той же партии;
- для серийного документа образцы должны представлять продукцию изготовителя и отбираются по акту;
- для импорта серийные образцы часто приходится ввозить отдельно, и их потеря обходится дороже;
- при выборе схемы для срочной поставки учитывайте, откуда будут образцы.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
12
Как рассчитать новый срок
Новый срок складывается из трёх частей: получение образцов, испытания и оформление. Получение образцов из партии в России занимает дни, новый ввоз из-за границы — недели. Испытания идут столько, сколько требуют методики, и уже проведённые испытания по сохранившимся образцам повторять не нужно. Оформление после испытаний обычно занимает несколько дней. Попросите у органа обновлённый график письменно и сверьте его с запасом товара и датами поставок покупателям.
13
Сколько образцов нужно
- количество определяет программа испытаний и методики, а не пожелание заявителя;
- разрушающие испытания расходуют образцы — нужен запас;
- для нескольких моделей может понадобиться по образцу типового представителя каждой группы;
- для арбитражных целей лаборатория может хранить часть образцов после испытаний;
- уточняйте количество у органа до отправки и закладывайте один-два образца сверх.
14
Что закрепить в договоре на испытания
- порядок приёма образцов с актом о состоянии и количестве;
- ответственность лаборатории за сохранность образцов с момента приёма;
- обязанность сообщать о повреждении или непригодности образцов в короткий срок;
- порядок повторных испытаний за счёт лаборатории при её вине;
- срок хранения и порядок возврата образцов после испытаний;
- порядок передачи образцов в другую лабораторию при приостановлении аккредитации.
15
Образцы после испытаний
После испытаний образцы либо израсходованы, либо остаются в лаборатории. Часть лабораторий хранит образцы или их остатки какое-то время на случай повторных испытаний и споров. Если образцы дорогие или нужны вам, договоритесь о возврате заранее. Если по результатам испытаний возникнет спор, хранящиеся образцы — главный аргумент для повторной проверки.
- уточните срок хранения образцов в лаборатории;
- для дорогой продукции согласуйте возврат неразрушенных образцов;
- при споре о результатах просите повторные испытания на хранящихся образцах;
- образцы, ввезённые с кодом 064, используются только для испытаний — продавать их нельзя.
16
Типичные ошибки при замене потерянных образцов
- отправка новых образцов без согласования с органом;
- ввоз образцов до регистрации заявки и письма органа;
- отсутствие акта приёма образцов лабораторией;
- ненадлежащая упаковка хрупких образцов;
- образцы другой модели или комплектации, чем в заявке;
- количество образцов без запаса на разрушающие испытания;
- отсутствие фото и акта при повреждении в доставке;
- ожидание ответа лаборатории без параллельного поиска образцов;
- продажа неповреждённых образцов, ввезённых для испытаний;
- отправка образцов в лабораторию, аккредитация которой не проверена.
17
Типовые сценарии потери или порчи образцов лабораторией
Образцы разбиты при доставке
Керамическая посуда пришла в лабораторию разбитой. Партия ещё на заводе в Китае.
- составить акт с перевозчиком, сохранить упаковку и фото, предъявить претензию;
- уточнить у органа порядок повторного ввоза;
- отправить новые образцы в усиленной упаковке с запасом;
- посуда по ПП 2425 — декларация за 22 500 ₽ по схеме 3д; сроки сдвигаются на время доставки.
Лаборатория испортила образцы при подготовке
Лаборатория сообщила, что при подготовке к испытаниям повредила два образца электрообогревателя.
- получить письменное сообщение лаборатории и акт;
- отобрать образцы из партии, уже выпущенной в России, если орган допускает;
- повторные испытания и доставку предъявить лаборатории по договору;
- проверить, хватает ли оставшихся образцов для части испытаний.
Не хватило образцов на разрушающие испытания
Для испытаний детских колясок программа потребовала больше образцов, чем прислали.
- уточнить у органа точное количество по программе;
- досылать недостающие образцы с запасом;
- для импорта — новый ввоз по письму органа;
- в следующий раз согласовывать количество до отправки.
18
Как не допускать потери образцов
- Согласуйте с органом количество образцов и запас до отправки.
- Упаковывайте образцы с учётом хрупкости и веса, с маркировкой модели.
- Отправляйте только после письма органа и с отслеживанием.
- Требуйте акт приёма с описанием состояния и количества.
- Держите резерв образцов у себя или у завода.
- Проверяйте аккредитацию лаборатории перед отправкой.
19
Что прислать эксперту при потере образцов лабораторией
- договор и заявку с органом по сертификации или лабораторией;
- акт отбора образцов и сведения о передаче образцов;
- протоколы испытаний или переписку с лабораторией;
- сроки, установленные договором;
- описание товара и технические характеристики;
- текущий статус: что сделано и на каком этапе работа остановилась.
20
Источники для проверки
Частые вопросы
Кто платит за новые образцы, если лаборатория потеряла старые?
Расходы несёт тот, по чьей вине образцы утрачены: перевозчик, лаборатория или отправитель. Если виновата лаборатория, повторные испытания и доставку предъявляют ей по договору. Для претензии понадобятся договор, акт приёма образцов, сообщение лаборатории о потере и расчёт затрат. Сначала восстановите процедуру, затем разбирайтесь с претензией.
Что делать, если образцы повреждены при доставке?
Зафиксировать повреждение вместе с перевозчиком, сохранить упаковку и фотографии, составить акт и предъявить претензию. Ответственность перевозчика возможна, если упаковка была надлежащей. После этого отправляют новые образцы, а упаковку для хрупких и тяжёлых изделий усиливают, чтобы вторая доставка не сдвинула сроки ещё на недели.
Откуда быстрее всего взять новые образцы?
Из партии той же продукции, уже находящейся в России: отбор по акту занимает дни и обходится без нового ввоза. Уточните у органа, допустим ли он для вашей схемы. Образцы «похожего товара» другого поставщика не годятся, они должны представлять продукцию изготовителя из заявки.
Можно ли отправить образцы из-за границы заранее, не дожидаясь письма органа?
Нет. Образцы для сертификации ввозят только после регистрации заявки и письма органа, указывая в декларации на товары код особенности 064; ввезённые раньше не подойдут. При повторном ввозе уточните, действует ли прежнее письмо. Весь цикл с письмом, отправкой и таможенным оформлением занимает от двух-трёх недель.
Что такое акт приёма образцов и почему он важен?
Это документ, который лаборатория составляет при получении образцов: в нём зафиксированы их состояние и количество. Он показывает, на ком лежит ответственность — на перевозчике, отправителе или самой лаборатории. Без такой цепочки отбора, ввоза и приёма протокол нельзя связать с заявкой, и как доказательство он не годится.
Почему образцов может не хватить на испытания?
Часть испытаний разрушающая, и количество зависит от программы. Орган подскажет, сколько нужно, поэтому согласуйте число заранее и письменно, с запасом на разрушающие определения. Если образцов всё же не хватило, досылают недостающие на оставшиеся испытания, не пересылая весь комплект. Это снижает риск повторной потери времени.
Что делать, если лаборатория приостановила аккредитацию во время испытаний?
Испытания переводят в другую аккредитованную лабораторию, и вины сторон здесь нет. Образцы передают дальше, если они идентифицированы и не повреждены. Перевод занимает недели и требует новой программы, а срок документа сдвигается, так что партию на это время лучше не отгружать.
Можно ли продавать товар, пока идут повторные испытания?
Нет, пока документа нет, продавать продукцию нельзя: продажа без документа — нарушение по статье 14.43 КоАП РФ. Срок документа сдвигается на время поиска и доставки новых образцов. Партия на складе временного хранения продолжает оплачиваться, а срок хранения ограничен четырьмя месяцами. Попросите у органа обновлённый график письменно. По нему предупредите покупателей и площадки о сдвиге сроков.
Что делать, если лаборатория не отвечает?
Сначала проверьте статус аккредитации лаборатории в реестре: приостановление — частая причина молчания. Направьте письменный запрос о состоянии образцов и испытаний с коротким сроком ответа. Попросите орган по сертификации связаться с лабораторией: орган выбирал её и отвечает за программу. Если ответа нет, договоритесь с органом о переводе испытаний в другую лабораторию. Параллельно готовьте новые образцы, не дожидаясь развязки.
Кто отвечает за сохранность образцов в лаборатории?
За образцы, испорченные или утерянные в лаборатории, отвечает лаборатория: повторные испытания проводят за её счёт по договору. Ключевой документ — акт приёма образцов с описанием состояния и количества. В договоре на испытания закрепляют ответственность лаборатории за сохранность с момента приёма. Там же фиксируют обязанность быстро сообщать о повреждении и порядок возврата образцов. Если испытания заказывает орган, проверьте, отвечает ли он за выбранную им лабораторию.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
Самый дорогой элемент — не испытания, а время на новые образцы, особенно из-за границы. Если в России есть партия той же продукции, образцы из неё отбираются за дни, и это чаще всего спасает сроки.
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Образцы для испытаний потеряны или испорчены, и нужно спасать сроки?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.