Акт отбора образцов: зачем нужен и как оформляется

01

Обязательные сведения

02

Зачем нужен акт

• он документирует происхождение образцов;
• связывает испытанное с заявленной продукцией;
• фиксирует, что отбор проведён уполномоченным лицом;
• подтверждает соблюдение методики отбора;
• без акта протокол не имеет опоры на конкретную партию;
• при надзорной проверке запрашивается вместе с протоколом;
• хранится весь срок действия документа о соответствии.

03

Что указывается в акте

• наименование продукции должно совпадать с заявкой и решением;
• адрес места отбора указывается фактический;
• объём выборки определяется методикой, а не удобством;
• результат идентификации — обязательная часть, а не формальность;
• без положительной идентификации испытания не начинаются;
• судьба образцов фиксируется, чтобы не было вопросов позже.

04

Типовые нормы количества образцов

• точное количество определяется программой испытаний;
• для регламентов о детской продукции и лёгкой промышленности нормы выше;
• при разрушающих испытаниях образцы не возвращаются;
• часть объёма резервируется под контрольные образцы;
• разные цвета и размеры могут требовать отдельных образцов;
• недобор выявляется при приёмке и означает повторную отправку.

05

Идентификация образцов

• идентификация проводится до передачи в лабораторию;
• её результат фиксируется в акте отдельной строкой;
• отрицательный результат останавливает процедуру;
• образцы маркируются или опечатываются;
• это исключает подмену по дороге в лабораторию;
• лаборатория при приёмке проводит свою идентификацию.

1. Сверка наименования на маркировке с заявленным.
2. Проверка обозначения модели и артикула.
3. Сверка сведений об изготовителе на изделии и в документах.
4. Осмотр на предмет целостности и комплектности.
5. Проверка соответствия описанию в технической документации.
6. Фиксация результата в акте.
7. Маркировка отобранных образцов для исключения подмены.

06

Что проверить при подписании

1. Наименование продукции совпадает с заявкой и решением.
2. Изготовитель и адрес указаны верно.
3. Место отбора соответствует фактическому.
4. Дата отбора не раньше даты изготовления образцов.
5. Объём выборки соответствует методике.
6. Результат идентификации отражён.
7. Указана судьба образцов после испытаний.
8. Подписи обеих сторон проставлены.

07

Представительность отбора

Образец должен представлять ту продукцию, которая выпускается. Это простое требование нарушается двумя способами. Первый — изготовление образца специально: доработанное изделие, отобранная вручную партия, продукция с завышенным контролем. Второй — методически неверный отбор из неоднородной массы: для сыпучих и наливных продуктов точечная проба не характеризует партию, и методики предусматривают отбор множества точечных проб с последующим объединением. Для агрессивных по неоднородности показателей — микотоксинов в зерне и орехах, микробиологии в замороженной продукции — методика отбора важнее самих испытаний, поскольку неверный отбор даёт формально корректный, но недостоверный результат.

08

Отбор при разных формах подтверждения

09

Ввоз образцов

Для импортной продукции образцы нужно физически получить до основной партии, и делается это отдельной поставкой с указанием назначения ввоза. Практические сложности здесь предсказуемы: количество должно соответствовать методикам испытаний, включая разрушающие, а образцы должны быть идентичны той продукции, которая пойдёт в основной поставке. Расхождение по ревизии, комплектации или заводскому обозначению обесценивает и испытания, и все построенные на них документы. Разумный порядок — получить от поставщика письменное подтверждение того, что образцы соответствуют серийной продукции, и зафиксировать заводские обозначения в акте отбора.

10

Контрольные образцы

• часть отобранных образцов сохраняется на случай повторных или арбитражных испытаний;
• условия хранения контрольных образцов должны соответствовать условиям для продукции;
• срок хранения увязывается со сроком годности или сроком действия документа;
• при споре о результатах испытаний контрольный образец является основным аргументом;
• утрата контрольных образцов лишает возможности оспорить результат;
• для разрушающих испытаний число образцов планируется с учётом повторов.

11

Кто вправе отбирать образцы

• при декларировании привлечение органа к отбору — право заявителя, а не обязанность;
• при сертификации отбор входит в процедуру и организуется органом;
• в обоих случаях образцы идентифицируются и связываются с партией;
• общие правила отбора при подтверждении соответствия установлены отдельным стандартом.

12

Типовые ошибки

• отсутствие акта при наличии протокола испытаний;
• отбор образцов заявителем без представителя органа или лаборатории;
• несовпадение идентификации образца в акте и в протоколе;
• даты, противоречащие последовательности процедур;
• количество образцов меньше требуемого методиками;
• отсутствие сведений о партии, из которой произведён отбор;
• неопечатанные образцы, допускающие подмену;
• отбор из специально подготовленной партии, не представляющей серию.

13

Порядок действий

• большая часть отказов связана с неполнотой исходных сведений;
• проверка комплекта до подачи экономит недели;
• реквизиты в готовом документе сверяются сразу при получении;
• ошибка в наименовании или реквизитах требует переоформления;
• срок хранения документов определяется видом процедуры;
• отсутствие комплекта при проверке приравнивается к его отсутствию вовсе.

1. Определите, какие требования применимы к вашей ситуации.
2. Соберите исходные документы и сведения.
3. Проверьте полноту и актуальность каждого документа.
4. Подайте комплект в уполномоченную организацию.
5. Отработайте замечания, если они поступят.
6. Получите итоговый документ и проверьте его данные.
7. Сохраните комплект: он предъявляется при проверках.

14

Типичные ошибки