ЭЦП для регистрации декларации

01

Основные требования

02

Какая подпись нужна и на кого оформляется

• подпись физического лица без привязки к организации для подачи не подходит;
• при смене руководителя подпись прежнего перестаёт действовать;
• истечение срока подписи обнаруживается при подаче, а перевыпуск занимает время;
• доверенность оформляется в машиночитаемом виде и регистрируется;
• полномочия подписанта проверяются автоматически при подаче.

03

Что проверить до подачи

1. Убедитесь, что учётная запись организации создана и подтверждена.
2. Проверьте срок действия электронной подписи.
3. Проверьте, что подписант имеет право действовать без доверенности либо есть действующая машиночитаемая доверенность.
4. Сверьте реквизиты организации в системе с данными государственного реестра.
5. Проверьте наличие средств на счёте для оплаты регистрации.
6. Убедитесь, что протокол испытаний выгружен лабораторией в систему.

04

Машиночитаемая доверенность

Если декларацию подписывает не руководитель, а сотрудник или представитель, применяется его личная электронная подпись физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью. Доверенность формируется в установленном формате, подписывается руководителем и размещается в информационной системе. Полномочия в ней должны прямо охватывать действия по подтверждению соответствия: общая формулировка о представлении интересов может оказаться недостаточной.

05

Что подписывается

• сама декларация о соответствии при внесении в реестр;
• заявление на регистрацию;
• сведения о доказательственных материалах;
• при необходимости — уточнения и исправления;
• заявление о прекращении действия декларации;
• документы, направляемые в орган по аккредитации.

06

Типовые проблемы

• подпись оформлена на прежнего руководителя после смены директора;
• истёк срок действия сертификата ключа проверки подписи;
• отсутствует машиночитаемая доверенность у подписанта-сотрудника;
• полномочия в доверенности не покрывают подтверждение соответствия;
• сведения в ЕГРЮЛ не совпадают с данными в подписи;
• используется подпись, не соответствующая требованиям к квалифицированной.

07

Порядок подготовки

1. проверить актуальность сведений о компании в ЕГРЮЛ;
2. получить или продлить квалифицированную подпись руководителя;
3. при необходимости оформить подписи сотрудникам как физическим лицам;
4. сформировать машиночитаемые доверенности с нужным объёмом полномочий;
5. настроить рабочее место и программные средства криптографии;
6. проверить подписание тестовым документом до подачи;
7. вести учёт сроков действия подписей и доверенностей.

08

Практические замечания

• продлевать подпись заранее, а не в день регистрации;
• при смене руководителя обновлять подпись и доверенности сразу;
• хранить носитель у уполномоченного лица, не передавая его;
• фиксировать, кто и какие декларации подписывал;
• учитывать, что аннулирование подписи не отменяет ранее зарегистрированные декларации.

09

Порядок действий

• большая часть отказов связана с неполнотой исходных сведений;
• проверка комплекта до подачи экономит недели;
• реквизиты в готовом документе сверяются сразу при получении;
• ошибка в наименовании или реквизитах требует переоформления;
• срок хранения документов определяется видом процедуры;
• отсутствие комплекта при проверке приравнивается к его отсутствию вовсе.

1. Определите, какие требования применимы к вашей ситуации.
2. Соберите исходные документы и сведения.
3. Проверьте полноту и актуальность каждого документа.
4. Подайте комплект в уполномоченную организацию.
5. Отработайте замечания, если они поступят.
6. Получите итоговый документ и проверьте его данные.
7. Сохраните комплект: он предъявляется при проверках.

10

Типичные ошибки

11

Как регистрируется декларация

• заявитель сам несёт ответственность за достоверность сведений;
• орган по сертификации в регистрации не участвует;
• протоколы должны быть от аккредитованной лаборатории с нужной областью;
• декларация регистрируется в день подачи при полноте сведений;
• ошибка в сведениях — основание для прекращения.

1. Заявитель формирует доказательную базу: протоколы испытаний и документацию.
2. Заполняется форма декларации с описанием продукции.
3. Декларация подписывается усиленной квалифицированной подписью заявителя.
4. Подаётся через личный кабинет в единый реестр.
5. Проверяется автоматически на полноту сведений.
6. Получает регистрационный номер и статус «действует».
7. С этого момента продукция может выпускаться в обращение.