Отказное письмо: образец и что в нём должно быть
Отказное письмо — документ, которым аккредитованный орган по сертификации или экспертная организация подтверждает, что продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия. Это не разрешение и не сертификат: письмо лишь фиксирует факт отсутствия товара в обязательных перечнях с обоснованием по нормативным документам. Юридически такое письмо не является документом соответствия, но на практике его требуют таможня, маркетплейсы и торговые сети как доказательство, что документов действительно не должно быть.
01
Обязательные реквизиты письма
- наименование и реквизиты организации, выдавшей письмо, с номером аттестата аккредитации;
- исходящий номер и дата — по ним письмо идентифицируется;
- наименование заявителя, которому адресовано письмо;
- полное наименование продукции, торговая марка, модели и артикулы;
- код ТН ВЭД ЕАЭС и, при необходимости, код ОКПД2;
- наименование и адрес изготовителя, страна происхождения;
- перечень проверенных нормативных документов: конкретные технические регламенты ЕАЭС и перечни постановления № 2425;
- прямой вывод об отсутствии продукции в перечнях обязательного подтверждения соответствия;
- подпись уполномоченного лица и печать организации.
02
Как выглядит формулировка вывода
Ключевая часть письма — вывод, сформулированный без двусмысленности. Рабочая формулировка звучит так: указанная продукция не входит в единые перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации и обязательному декларированию соответствия, утверждённые постановлением Правительства РФ № 2425 от 23.12.2021, и не является объектом технического регулирования технических регламентов ЕАЭС, в связи с чем обязательное подтверждение соответствия и оформление сертификата или декларации не требуется.
03
Кто выдаёт отказные письма
Государственный реестр отказных писем не ведётся, поэтому проверить документ по номеру, как сертификат, нельзя. Именно из-за этого маркетплейсы и таможня оценивают письмо по формальным признакам: кто выдал, есть ли аттестат, перечислены ли нормативные документы и совпадают ли артикулы.
| Аккредитованный орган по сертификации | Наиболее весомый вариант, письмо на бланке с номером аттестата |
| Испытательная лаборатория | Принимается реже, но допустимо при указании аккредитации |
| Экспертная организация или ТПП | Используется для сложных и спорных позиций |
| Сам продавец или импортёр | Не является отказным письмом, документ третьей стороны отсутствует |
04
Когда отказное письмо действительно нужно
- таможенное оформление: инспектор видит код из перечня и требует объяснить отсутствие документа;
- размещение товара на маркетплейсе, где карточка требует прикрепить документ соответствия;
- приёмка в торговой сети и подключение к внутренней системе качества;
- участие в закупках, где заказчик запросил подтверждение соответствия;
- проверка Роспотребнадзора по жалобе потребителя или конкурента;
- внутренний аудит и подтверждение должной осмотрительности перед закупкой.
05
Чем отказное письмо не является
Письмо не подтверждает безопасность и качество продукции, не даёт права наносить знак ЕАС и не заменяет обязательные документы. Если товар всё же подпадает под регламент, письмо не защитит от ответственности: контролирующий орган оценивает продукцию по её фактическим свойствам, а не по чужому мнению. Ответственность за выпуск в обращение без обязательного документа остаётся на импортёре и продавце по статьям 14.43–14.45 КоАП РФ.
06
Как проверить полученное письмо
- Найдите выдавшую организацию в реестре аккредитованных лиц и проверьте статус аттестата.
- Сверьте наименование продукции, модели и артикулы с инвойсом и карточкой товара.
- Проверьте код ТН ВЭД: он должен совпадать с кодом, который вы заявляете при ввозе.
- Убедитесь, что в письме перечислены конкретные регламенты и перечни, а не общие фразы.
- Самостоятельно проверьте продукцию по областям действия регламентов — письмо не отменяет проверку.
- Сохраните письмо вместе с обоснованием кода ТН ВЭД: их спрашивают вместе.
07
Срок действия
Формального срока действия у отказного письма нет: это заключение на дату его подготовки. Практически оно теряет актуальность при изменении перечней постановления № 2425, при вступлении в силу нового технического регламента, при изменении конструкции или состава продукции и при смене кода ТН ВЭД. Маркетплейсы часто применяют собственное правило и не принимают письма старше одного года, поэтому документ обновляют примерно раз в год.
08
Типичные проблемы с письмами
- в письме перечислены не все модели, которые фактически поставляются;
- указан код ТН ВЭД, отличающийся от заявленного в декларации на товары;
- письмо выдано организацией без аккредитации и без указания оснований;
- не проверены все применимые регламенты — например, забыт ТР ТС 020/2011 по ЭМС;
- продукция описана слишком общо: «изделия из пластика» вместо конкретного назначения;
- письмо получено на товар, который в действительности подпадает под регламент.
09
Что подготовить для получения письма
- Полное техническое описание продукции: назначение, конструкция, состав, материалы.
- Фотографии изделия и упаковки, макет этикетки.
- Спецификацию с полным перечнем моделей и артикулов.
- Код ТН ВЭД с обоснованием и, при наличии, предварительное решение о классификации.
- Сведения об изготовителе и стране происхождения.
- Документы иностранного изготовителя: технический паспорт, состав, инструкцию.
Частые вопросы
Как выглядит отказное письмо?
Это письмо на бланке аккредитованной организации с исходящим номером и датой, описанием продукции, кодом ТН ВЭД, перечнем проверенных регламентов и перечней и выводом об отсутствии обязательного подтверждения соответствия, с подписью и печатью.
Можно ли проверить отказное письмо в реестре?
Нет, единого государственного реестра отказных писем не существует. Проверяют выдавшую организацию в реестре аккредитованных лиц и сверяют содержание письма с фактическим товаром.
Сколько действует отказное письмо?
Формального срока нет, но актуальность теряется при изменении перечней или продукции. Маркетплейсы обычно не принимают письма старше года, поэтому его обновляют ежегодно.
Заменяет ли письмо сертификат или декларацию?
Нет. Оно лишь фиксирует, что обязательный документ не требуется. Если товар подпадает под регламент, письмо от ответственности не защитит.
Принимает ли отказное письмо таможня?
На практике да, как обоснование отсутствия документа соответствия. Решение принимает инспектор, поэтому в письме важны корректный код ТН ВЭД и ссылки на конкретные нормативные документы.
Можно ли составить отказное письмо самому?
Письмо от самого продавца не имеет практической ценности: и таможня, и площадки ждут заключение независимой аккредитованной организации.