Отказное письмо — информационное разъяснение об отсутствии установленной обязанности оформлять сертификат или декларацию для идентифицированного товара по проверенным основаниям. Это не сертификат соответствия, не декларация и не универсальное таможенное разрешение. Возможность его использования зависит от запроса торговой площадки, контрагента или уполномоченного органа, а сам вывод требует проверки действующих технических регламентов, национальных перечней и специальных режимов. По одному коду ТН ВЭД отсутствие обязательной оценки установить нельзя.
01
Для какой продукции оформляется
- товары, для которых технические регламенты не приняты: бижутерия, сувениры, канцелярия общего назначения;
- товары, выведенные из области применения регламентов изъятиями;
- продукция, бывшая в употреблении, там где регламент её исключает;
- комплектующие и материалы, оцениваемые в составе конечного изделия;
- продукция, ввозимая как образцы для испытаний и в иных целях, не связанных с обращением;
- изделия, назначение которых выводит их из-под конкретного регламента;
- аксессуары, не выполняющие самостоятельных функций, подпадающих под регулирование;
- продукция, для которой действует иной режим: медицинские изделия, ювелирные изделия, лекарственные средства.
02
Отказное письмо и отрицательное решение: принципиальная разница
Два документа решают внешне одну задачу — подтвердить, что продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия, — но имеют разный статус. Разница критична при таможенном оформлении.
| Признак | Отказное письмо (информационное) | Отрицательное решение по заявке |
| Что это по сути | Информационное письмо, уведомление | Официальный документ: решение об отказе в сертификации |
| Кто оформляет | Орган по сертификации, лаборатория, экспертная или консультационная организация | Орган по сертификации с продукцией в области аккредитации |
| Основание выдачи | Обращение заявителя | Заявка и полный пакет документов для оценки соответствия |
| Форма | Свободная, на бланке организации | Бланк установленной формы |
| Заверение | Подпись и печать организации | Подпись эксперта и печать органа по сертификации |
| Статус для таможни | Не является документом системы подтверждения соответствия | Принимается таможенными органами |
| Стоимость | Расчёт по предоставленной документации | Расчёт после идентификации товара и программы работ |
03
Что содержит отрицательное решение по заявке
Орган по сертификации, имеющий заявляемую продукцию в области аккредитации, формирует официальный ответ на бланке установленной формы.
- наименование продукции;
- документ, в соответствии с которым продукция изготовлена: стандарт, технические условия, стандарт организации, технический файл или иной документ;
- код ТН ВЭД;
- данные о заявителе и изготовителе;
- мотивированный отказ с обоснованием, почему продукция не подлежит подтверждению соответствия;
- номер присвоенной заявки;
- подпись эксперта и печать органа по сертификации.
04
Почему отрицательное решение предпочтительнее
- Только орган по сертификации, имеющий продукцию в области аккредитации, может достоверно определить, подпадает ли товар под обязательное подтверждение соответствия.
- Решение выдаётся по результатам рассмотрения заявки и полного пакета документов, а не по описанию со слов заявителя.
- Документ оформляется на бланке установленной формы и заверяется подписью эксперта.
- Он относится к документам, принимаемым таможенными органами.
- В нём приводится мотивированный отказ, то есть обоснование, а не просто утверждение.
- Наличие номера заявки делает документ проверяемым.
- При спорной классификации орган оценивает продукцию по существу, а не по коду из инвойса.
05
Когда достаточно отказного письма
| Ситуация | Что подойдёт |
| Таможенное оформление | Отрицательное решение по заявке |
| Требование маркетплейса | Обычно достаточно письма, но площадки всё чаще запрашивают документ от аккредитованного лица |
| Требование торговой сети | Зависит от политики сети |
| Внутренний документооборот, обоснование для контрагента | Достаточно письма |
| Тендер | По требованиям документации |
| Спор о коде ТН ВЭД | Предварительное решение о классификации |
06
Исторический контекст: заключения профильного института
Существует ещё один вариант документа — отказное заключение профильного научно-исследовательского института в области сертификации.
- в период примерно с 2011 по 2014 год таможенные органы принимали отказные документы преимущественно от этого института;
- сейчас такая практика распространена значительно меньше;
- о самих заключениях многие участники рынка уже не помнят;
- при работе со старыми комплектами документов такие заключения могут встречаться;
- для новых поставок ориентироваться следует на отрицательное решение органа по сертификации.
07
Что должно быть в тексте
- наименование и описание продукции, позволяющие её идентифицировать;
- код товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности;
- сведения о заявителе и об изготовителе;
- перечень технических регламентов, применимость которых рассматривалась;
- вывод о неприменимости каждого из них с обоснованием;
- ссылки на положения регламентов и на перечни, из которых следует вывод;
- сведения об организации, выдавшей письмо, и её статус;
- дата выдачи и подпись уполномоченного лица;
- при необходимости — указание, что письмо не является документом об оценке соответствия.
08
Кто вправе выдавать
Отказные письма обычно выдают органы по сертификации, испытательные лаборатории, экспертные и консультационные организации. Порядок выдачи нормативно не установлен, и это создаёт разброс практики. Юридической силы разрешительного документа он не имеет ни в одном из вариантов, и его значение определяется убедительностью обоснования и авторитетом выдавшей организации. Отсюда практическое следствие: письмо от органа по сертификации, аккредитованного в соответствующей области, воспринимается серьёзнее, чем письмо от организации без профильной компетенции. Второй практический момент: обоснование, изложенное в письме, заявитель вправе привести и самостоятельно. Если импортёр уверен в неприменимости регламентов и способен это обосновать, письмо не является обязательным условием — но его наличие снимает вопросы быстрее, чем переписка с таможней или с площадкой.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
09
Зачем запрашивают
| Таможенный орган | Письмо силы не имеет: при декларировании нужно отрицательное решение органа по сертификации |
| Маркетплейс | Условие размещения карточки: либо документ, либо обоснование его отсутствия |
| Торговая сеть | Требование при листинге товара |
| Закупки | Закупочная документация может предусматривать подтверждение неприменимости требований |
| Внутренний контроль | Фиксация обоснованного решения о неоформлении документов |
| Проверка надзорного органа | Аргумент при вопросе об отсутствии декларации |
| Договорные отношения | Требование покупателя при поставке |
10
Чем отказное письмо не является
- не является документом об оценке соответствия;
- не подтверждает безопасность или качество продукции;
- не даёт права нанесения единого знака обращения;
- не заменяет декларацию или сертификат для продукции, охваченной регламентами;
- не снимает требований иных режимов регулирования: ветеринарного, санитарного, пробирного;
- не снимает требований к информационной маркировке и к сведениям для потребителя;
- не снимает обязанности по маркировке средствами идентификации, если товар входит в перечень;
- не является основанием для освобождения от мер нетарифного регулирования;
- не имеет установленного срока действия, но теряет актуальность при изменении регламентов.
11
Актуальность и обновление
Формального срока действия у отказного письма нет, но его актуальность ограничена изменениями в регулировании. Перечни продукции к регламентам обновляются, категории добавляются, изъятия уточняются. Товар, обоснованно выведенный из-под требований три года назад, может оказаться включённым в перечень новой редакции, и письмо станет недостоверным. То же происходит при изменении самой продукции: добавление электронного модуля, беспроводной связи или новой функции меняет применимость регламентов. Практическая рекомендация — пересматривать обоснование при двух событиях: при изменении конструкции или назначения товара и при обновлении применимых перечней. Для ассортимента, оформленного отказными письмами массово, имеет смысл периодическая сверка с актуальными редакциями, поскольку обнаружение неучтённого требования при таможенном контроле обходится дороже проверки.
12
Типичные ошибки при оформлении отказного письма
- отказное письмо оформлено на продукцию, входящую в перечень регламента;
- письмо оформлено по одному регламенту, применимость остальных не рассмотрена;
- текст не содержит обоснования и ссылок на положения регламентов;
- вывод сделан по коду товарной номенклатуры без анализа фактических характеристик;
- письмо принято за подтверждение безопасности продукции;
- на продукцию с отказным письмом нанесён единый знак обращения;
- письмо использовано как основание не соблюдать требования к информации для потребителя;
- не учтены требования иных режимов: ветеринарных, санитарных, отраслевых;
- письмо не обновлено после изменения конструкции товара;
- письмо не пересмотрено после обновления перечней к регламентам;
- письмо выдано организацией без профильной компетенции и не принимается контрагентами;
- письмо оформлено вместо декларации для экономии, применимость регламента не проверена.
13
Порядок работы над отказным письмом
- Описать продукцию по существу: назначение, конструкция, потребитель, условия применения.
- Составить перечень технических регламентов, применимость которых нужно проверить.
- Проверить каждый по области применения, по перечням продукции и по изъятиям.
- Проверить применимость иных режимов: ветеринарного, санитарного, отраслевых систем.
- Проверить вхождение товара в перечень маркируемых средствами идентификации.
- Сформулировать обоснование вывода с ссылками на конкретные положения.
- Обратиться за письмом в организацию с профильной компетенцией.
- Проверить, что в тексте рассмотрены все применимые регламенты, а не один.
- Сохранить письмо вместе с описанием продукции, на которое оно выдано.
- Пересматривать обоснование при изменении товара и при обновлении перечней.
14
Когда отказное письмо не решит задачу
- Продукт фактически подпадает под обязательные требования, несмотря на выбранный код ТН ВЭД.
- Для конкретной продукции действует иной обязательный режим (например, регистрация, разрешение или специальный контроль).
- Письмо относится к другой модели, назначению либо составу изделия.
- Контрагент или орган просит другой установленный законом документ или обоснование.
Частые вопросы
Для каких товаров оформляют отказное письмо?
Для продукции, на которую технические регламенты не приняты или которая выведена из их области изъятиями. Это бижутерия, сувениры, канцелярия общего назначения, образцы для испытаний, ввозимые не для обращения, аксессуары без самостоятельных функций. Но если действует иной режим, например для ювелирных изделий или лекарств, письмо его требований не снимает.
Сколько стоит отрицательное решение?
Стоимость отрицательного решения рассчитывают после идентификации товара и определения программы работ. Решение дороже отказного письма: разница составляет от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей. Решение выдаёт орган по сертификации, у которого продукция входит в область аккредитации, по заявке и полному пакету документов. В отдельных случаях таможенному представителю может потребоваться иной документ или обоснование: если груз встанет из-за непринятого письма, расходы на хранение перекроют разницу в цене за считаные дни.
Чем отрицательное решение органа по сертификации отличается от отказного письма?
Письмо — информационное уведомление свободной формы, его выдают органы, лаборатории или экспертные организации. Отрицательное решение — официальный документ органа, имеющего продукцию в области аккредитации. Оформляют его на бланке установленной формы по заявке и полному пакету документов, заверяют подписью эксперта и печатью органа; для таможни ни такое решение, ни информационное письмо не являются универсально обязательным или автоматически достаточным документом.
Какие сведения содержит отрицательное решение по заявке?
Наименование продукции, документ, по которому она изготовлена, код ТН ВЭД, данные заявителя и изготовителя, мотивированное обоснование, почему подтверждение соответствия не требуется, и номер присвоенной заявки. Номер показывает, что документ выдан по результатам рассмотрения обращения, а не составлен произвольно. Документ подписывает эксперт и заверяет печать органа.
Можно ли нанести знак ЕАС, если есть отказное письмо?
Нет. Право нанесения знака возникает только из обязательных процедур оценки соответствия, а письмо подтверждает, что они к продукции не применяются. Письмо также не снимает требования к информации для потребителя и, если товар входит в перечень, к маркировке средствами идентификации: эти обязанности действуют независимо от технических регламентов.
Есть ли у отказного письма срок действия?
Формального срока нет, но актуальность письма ограничена изменениями регулирования и самой продукции. Обоснование пересматривают при обновлении перечней и при изменении конструкции товара. Письмо выдают на конкретную продукцию с кодами, поэтому на другой товар или иной код его переносить нельзя, даже если изделия внешне похожи.
Почему отрицательное решение выгоднее письма, если оно дороже?
Разница в цене между письмом и решением составляет от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей. Но если груз остановят на таможне из-за непринятого письма, расходы на хранение перекроют её за считаные дни. К тому же достоверно решить, подпадает ли товар под обязательное подтверждение, вправе лишь орган с продукцией в области аккредитации.
Кто выдаёт отказные письма и обязательно ли их оформлять?
Их выдают органы по сертификации, испытательные лаборатории и экспертные организации. Порядок нормативно не установлен, поэтому ценность письма определяется обоснованием и компетенцией выдавшей организации. Нормативно оформлять его не обязательно, но маркетплейсы и торговые сети его запрашивают, и без него вопросы решаются дольше.
Что нужно подать, чтобы получить отрицательное решение?
Заявку и пакет документов: учредительные документы заявителя, техническую документацию на продукцию и иные сведения, необходимые для оценки. Орган рассматривает именно их, а не описание товара со слов заявителя. Продукция при этом должна находиться в области аккредитации органа по сертификации, иначе он не вправе выдать такое решение.
Достаточно ли отказного письма для маркетплейса?
Для маркетплейса обычно достаточно отказного письма, если площадка прямо не требует иного. Однако площадки всё чаще запрашивают документ от аккредитованного лица, и ссылка на аттестат аккредитации становится фактическим стандартом. Маркетплейсы запрашивают письма массово, потому что алгоритм модерации требует заполнить поле с документом. Письмо с одной фразой без указания рассмотренных регламентов и обоснования ценности не имеет.
Какие исходные данные нужны для подготовки отказного письма?
Укажите точное назначение, состав, характеристики, изготовителя и обозначения моделей. Приложите фотографии товара и маркировки. По этим данным проверяют применимость обязательных требований и формулируют вывод, относящийся к описанной продукции.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, хватит ли отказного письма для вашего товара?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.