Орган лишён аккредитации: что будет с вашими документами

01

Четыре состояния аккредитации и что они значат для вас

02

Действуют ли сертификаты после прекращения аккредитации

Общее правило: документ, выданный в период действующей аккредитации, свою силу автоматически не теряет. Прекращение аккредитации прекращает право органа выполнять работы дальше, но не отменяет задним числом то, что уже сделано. Исключения и есть та часть, из-за которой ситуация становится проблемной.

• если в решении прямо указано на признание ранее выданных документов недействительными — они силы не имеют с указанной даты;
• если основанием стало выявление недостоверных результатов, документы, опирающиеся на них, признаются недействительными адресно;
• если аккредитация прекращена по заявлению самого органа, ранее выданные документы обычно сохраняют силу;
• при приостановлении аккредитации выданные документы продолжают действовать, но новые работы, включая инспекционный контроль, не проводятся;
• статус каждого документа виден в едином реестре отдельно — ориентироваться нужно на запись по своему номеру, а не на статус органа;
• сохранение силы формально не спасает от практических последствий: таможня, площадки и сети реагируют на статус органа.

03

Первые действия

1. Найти и прочитать решение по органу: дата, основание, последствия для выданных документов.
2. Проверить в едином реестре статус каждого своего документа этого органа отдельно.
3. Сохранить выписки по всем документам с датой и временем.
4. Составить список затронутых позиций: документы, продукция, действующие поставки, площадки, тендеры.
5. Проверить статус лабораторий, чьи протоколы лежат в основе документов, — часто решения связаны.
6. Определить приоритеты: что поставляется сейчас, что стоит на таможне, что нужно для тендера или сети.
7. Уведомить покупателей и площадки самостоятельно, до того как они узнают из реестра.
8. Выбрать новый орган и запросить оценку срока и стоимости переоформления.
9. Оценить, можно ли использовать существующие протоколы, — от этого зависит и срок, и бюджет.
10. По грузам в пути принять отдельное решение: документ на партию, хранение, реэкспорт.

04

Инспекционный контроль: обязанность без исполнителя

• по сертификатам с периодическим контролем обязанность его проходить остаётся у заявителя;
• провести контроль может только орган, выдавший документ, — при приостановленной аккредитации он этого не делает;
• автоматической передачи документов другому органу не существует: правопреемства в аккредитации нет;
• другой орган не может провести инспекционный контроль по чужому сертификату;
• пропущенный контроль — самостоятельное основание для приостановления действия документа;
• выход один: оформить документ у нового органа и вести контроль по нему;
• если срок контроля близко, переоформление становится срочной задачей, а не плановой.

05

Что с протоколами испытаний

06

Переоформление у нового органа: как ускорить

1. Собрать всё, что есть: протоколы, техническую документацию, акты оценки производства, макеты маркировки, переписку.
2. Проверить область аккредитации нового органа по своей продукции и регламенту до подписания договора.
3. Показать новому органу существующую доказательную базу до заключения договора и получить оценку её пригодности.
4. Определить, какие испытания придётся повторить, и запустить их параллельно с оформлением заявки.
5. Проверить актуальность стандартов и методик: за время действия документа они могли быть пересмотрены.
6. Актуализировать перечень моделей и артикулов — включить всё, что реально поставляется.
7. Проверить адреса производственных площадок и их совпадение с фактическими.
8. Для срочных грузов оформить документ на партию, не дожидаясь серийного.
9. После получения документа обновить маркировку, карточки на площадках и сведения у покупателей.
10. Настроить график инспекционного контроля по новому документу и назначить ответственного.

07

Практические последствия, которые наступают раньше юридических

• маркетплейсы сверяют документы с реестром автоматически и блокируют карточки по статусу;
• сети приостанавливают приёмку и запрашивают подтверждение действительности документа;
• таможня усиливает проверку и запрашивает пояснения по каждой партии;
• заявки на тендеры отклоняются, а состоявшиеся победы оспариваются конкурентами;
• банки при финансировании поставок требуют действующие документы от органа с действующей аккредитацией;
• покупатели ссылаются на пункты договора о качестве и документах и приостанавливают оплату;
• информация остаётся в публичном доступе и всплывает при последующих проверках контрагентами.

08

Как выбирать орган, чтобы не повторилось

• проверяйте статус и область аккредитации в реестре аккредитованных лиц до заключения договора;
• смотрите историю: были ли приостановления, сокращения области, сколько лет орган работает;
• проверяйте, аккредитован ли орган именно на ваш регламент и вашу продукцию, а не на смежную группу;
• выясняйте, с какими лабораториями он работает, и проверяйте их так же;
• избегайте предложений с оформлением за два-три дня и без отбора образцов — такие документы аннулируют массово;
• фиксируйте в договоре передачу вам полного комплекта доказательной базы;
• фиксируйте обязанность органа уведомлять об изменениях своего статуса;
• для критичного ассортимента держите второго проверенного органа и лабораторию как резерв;
• проверяйте статус своих документов и своих органов в реестрах ежеквартально.

09

Итоговый чек-лист

1. Найдено и прочитано решение по органу, определены дата и объём последствий.
2. Проверен и сохранён статус каждого своего документа в едином реестре.
3. Проверен статус лабораторий, протоколы которых лежат в основе документов.
4. Составлен список затронутых позиций с приоритетами по поставкам.
5. Оценена пригодность существующих протоколов для нового документа.
6. Выбран новый орган, область аккредитации проверена по вашей продукции.
7. Определён перечень необходимых повторных испытаний.
8. По срочным грузам оформлены документы на партию.
9. Покупатели, сети и площадки уведомлены до того, как узнали сами.
10. Составлен график инспекционного контроля по новым документам.
11. Комплект доказательной базы собран и хранится на своей стороне.
12. Настроена ежеквартальная проверка статусов документов и органов.

10

Что прислать эксперту

• номер документа о соответствии и ссылку на запись в реестре;
• письмо или уведомление о приостановке, прекращении или иных изменениях, если оно есть;
• протоколы испытаний, на основании которых принят документ;
• сведения о партиях, выпущенных или ввезённых по документу;
• наименования товаров и коды ТН ВЭД;
• сроки: когда товар нужно продать, ввезти или отгрузить.