Поставщик не даёт документы на товар: варианты действий

Чья это обязанность на самом деле

Требования к продукции адресованы всем участникам цепочки, но по-разному. Понимание своей роли определяет и объём обязанностей, и способ решения проблемы.

Роль	Что обязан обеспечить	Что достаточно иметь
Изготовитель	Соответствие продукции, доказательную базу, маркировку	Полный комплект: протоколы, документ, техдокументация
Импортёр	Наличие документа на ввозимую продукцию, маркировку, хранение доказательств	Документ на своё лицо либо документ изготовителя с полномочиями
Уполномоченное лицо иностранного изготовителя	Оформление документов, взаимодействие с надзором, хранение доказательств	Договор с изготовителем и полный комплект
Продавец, купивший товар в стране	Продажу продукции с подтверждённым соответствием и с маркировкой	Копию документа изготовителя или импортёра, позволяющую идентифицировать товар
Продавец на маркетплейсе	То же плюс требования площадки	Документ и подтверждение связи с заявителем

Что именно нужно требовать от поставщика

сертификат или декларацию в читаемом виде со всеми страницами;
приложение с перечнем моделей и артикулов, в котором есть ваш товар;
номер документа, по которому его можно найти в государственном реестре;
наименование заявителя и его связь с вашим поставщиком, если это разные лица;
макет маркировки или сведения, которые должны быть на этикетке;
для товаров вне обязательной оценки — отказное письмо либо основание, почему документ не требуется;
для категорий с маркировкой средствами идентификации — подтверждение, что коды нанесены;
техническое описание товара, если наименование в документе сформулировано широко.

Как проверить присланный документ за десять минут

Найти документ в государственном реестре по номеру — не по скану, а по записи.
Проверить статус: действует, приостановлен, прекращён, признан недействительным.
Проверить срок действия на текущую дату.
Сверить наименование продукции в записи с вашим товаром.
Проверить наличие вашей модели или артикула в приложении.
Проверить наименование заявителя и сопоставить с цепочкой поставки.
Открыть орган по сертификации в реестре аккредитованных лиц и проверить его статус.
Проверить сведения о протоколах испытаний и статус лаборатории.
Сохранить снимки записей с датой — это ваша защита при проверке.

Пять законных вариантов, когда поставщик не даёт документы

Вариант	Когда подходит	Срок и цена
Запросить документ у изготовителя напрямую	Изготовитель известен и доступен, поставщик — посредник	Дни, бесплатно
Получить письмо заявителя о праве использовать документ	Документ есть, но оформлен на третье лицо	1-5 дней, обычно бесплатно
Оформить отказное письмо	Товар не подлежит обязательной оценке соответствия	1-3 дня, недорого
Оформить своё подтверждение соответствия	Вы импортёр или можете стать уполномоченным лицом; товар регулируется	2-8 недель, стоимость испытаний и процедуры
Прекратить продажу позиции	Документ получить невозможно, товар регулируется	Сразу, стоимость — списание остатков

Можно ли оформить документ самому

если вы ввозите товар — вы импортёр и вправе быть заявителем по применимым схемам;
если товар куплен на внутреннем рынке, вы как правило не изготовитель и не импортёр, и права на декларирование у вас нет;
стать уполномоченным лицом иностранного изготовителя можно только по договору с ним;
оформление декларации без надлежащего статуса создаёт документ, который могут признать недействительным;
для сертификации нужны образцы и доступ к сведениям о продукции, которых у продавца обычно нет;
испытания возможны, но без технической документации изготовителя часть показателей не подтвердить;
экономически это оправдано только для позиций с существенным оборотом или для собственной торговой марки;
для собственной торговой марки вопрос решается иначе: вы становитесь заказчиком производства и получаете полный комплект.

Как выглядит отказ поставщика на практике

присылают документ без приложения — проверить модель невозможно, и это равно отсутствию документа;
присылают документ на схожий товар другой модели или другого изготовителя;
присылают документ с истёкшим сроком и заверяют, что он продлён;
присылают документ, которого нет в реестре, — самая опасная ситуация;
ссылаются на коммерческую тайну и отказываются раскрывать заявителя;
предлагают письмо о том, что товар сертификации не требует, без анализа регламентов;
обещают дослать документы после оплаты и не досылают;
перестают отвечать после запроса приложения с моделями.

Как закрыть вопрос договором

перечень документов, передаваемых с первой поставкой, вынести в приложение к договору;
прямо указать, что документ должен включать поставляемые модели и артикулы;
закрепить обязанность уведомлять о смене изготовителя, органа или прекращении документа;
закрепить обязанность передавать новый документ до истечения прежнего;
предусмотреть право приостановить оплату до передачи документов;
предусмотреть возмещение убытков при недействительности документа, включая блокировку карточек и штрафы;
предусмотреть право вернуть товар, если документ признан недействительным;
закрепить обязанность передавать макет маркировки и сведения для этикетки;
для категорий с маркировкой средствами идентификации — обязанность передавать товар с нанесёнными кодами.

Что грозит, если продавать без документов

административная ответственность за нарушение требований технических регламентов;
отдельная ответственность за отсутствие или недостоверность информации для потребителя;
изъятие продукции и запрет на её реализацию по предписанию надзорного органа;
блокировка карточек и приёмки на маркетплейсах, вплоть до блокировки кабинета;
требования потребителей и претензии по качеству без возможности сослаться на документы;
риск при выявлении вреда: ответственность распределяется по всей цепочке, включая продавца;
повторные нарушения влекут более строгие меры, а не только повышенный штраф.

Итоговый чек-лист

Определена своя роль: продавец, импортёр, уполномоченное лицо, изготовитель.
Составлен список позиций без подтверждённых документов, с оборотом по каждой.
По каждой позиции документ найден в реестре и сверен с товаром и моделью.
Запрошены приложения с моделями и письма заявителей по чужим документам.
Для товаров вне обязательной оценки оформлены отказные письма.
По ключевым позициям принято решение: своё подтверждение соответствия или выход из позиции.
Проверены статусы органов и лабораторий по имеющимся документам.
Сохранены выписки из реестра с датами по всем позициям.
В договоры поставки внесены пункты о документах, уведомлениях и убытках.
Настроен собственный реестр документов с напоминаниями за три месяца.
Назначен ответственный за документы и сверку с реестром.
Введено правило: новая позиция не заводится без проверенного документа.

Частые вопросы

Кто отвечает, если у продавца нет документов на товар?

Продавец. Обязанность реализовывать продукцию с подтверждённым соответствием и корректной маркировкой лежит на нём, и ссылка на поставщика от ответственности не освобождает.

Обязан ли поставщик передавать сертификат?

По закону он обязан обеспечить возможность подтвердить соответствие продукции, а объём передаваемых документов определяется договором. Поэтому перечень документов и сроки их передачи прописывают в договоре заранее.

Нужно ли продавцу оформлять документ на себя?

Как правило нет. Достаточно копии документа изготовителя или импортёра, по которой ваш товар можно однозначно соотнести с подтверждённым соответствием — с приложением, где есть модель.

Можно ли пользоваться декларацией поставщика?

Да, если документ действует, включает вашу модель и цепочка поставки подтверждается договорами. Для маркетплейсов дополнительно потребуется письмо заявителя.

Поставщик прислал документ без приложения. Этого достаточно?

Нет. Без приложения невозможно проверить, распространяется ли документ на вашу модель, и для проверяющего это равнозначно отсутствию документа.

Как проверить документ поставщика?

По номеру в государственном реестре: статус, срок, наименование продукции, заявитель, приложение с моделями, сведения о протоколах. Дополнительно — статус органа в реестре аккредитованных лиц.

Документа нет в реестре. Что делать?

Не начинать или прекратить продажи по позиции и запросить объяснение. Отсутствие записи означает, что действующего документа нет, а сканы и обещания в этой ситуации ничего не подтверждают.

Можно ли самому зарегистрировать декларацию на купленный товар?

Только при наличии статуса: изготовитель, импортёр или уполномоченное лицо иностранного изготовителя. Продавец, купивший товар на внутреннем рынке, такого права как правило не имеет.

Что делать, если товар не подлежит обязательной сертификации?

Оформить отказное письмо на своё лицо: оно подтверждает, что продукция не входит в перечни обязательной оценки соответствия, и принимается площадками и контрагентами.

Поставщик обещает документы после оплаты. Соглашаться?

Разумнее предусмотреть в договоре право приостановить оплату до передачи документов. Без этого рычаг влияния исчезает сразу после перевода денег.

Что делать с товаром, который уже на складе?

Оценить оборот позиции и выбрать: получить документы через изготовителя, оформить своё подтверждение соответствия либо прекратить продажу и списать остатки. Продавать без документов нельзя.

Как защититься от недействительного документа поставщика?

Проверять запись в реестре до закупки и ежеквартально, а в договоре предусмотреть возмещение убытков при недействительности документа, включая блокировку карточек и штрафы.

Что грозит за продажу без документов?

Административная ответственность за нарушение требований технических регламентов и за недостоверную информацию для потребителя, изъятие продукции по предписанию, блокировки на площадках и претензии покупателей.

Как исключить эту ситуацию в будущем?

Проверять документ в реестре до первой закупки, требовать приложение с моделями, фиксировать перечень документов в договоре с правом приостановки оплаты и вести собственный реестр документов с напоминаниями.

Бесплатная консультация

Разберём ваш случай

Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.

Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
Скажем срок и стоимость до начала работ
Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты

Поставщик не даёт документы на товар: что делать продавцу