Большинство продавцов на маркетплейсах не производят и не ввозят товар сами: они закупают его у поставщиков и работают с чужими документами. Это удобно, но создаёт зависимость: качество документов, их актуальность и соответствие поставляемому товару контролирует не продавец, а его контрагент. При этом ответственность за реализацию несёт именно продавец. Ниже — что запрашивать при закупке, как проверять полученное, что закрепить в договоре и какие события у поставщика делают ваши документы недействующими. Требования площадки проверяют по актуальным правилам кабинета: она может запросить дополнительные сведения, но форма обязательного подтверждения определяется законом и характеристиками товара.
01
Что запрашивать при закупке
- первый лист документа без приложения малоинформативен;
- именно приложение показывает покрытие артикулов;
- изготовитель в документе должен совпадать с фактическим;
- состав определяет применимость документа;
- макет этикетки позволяет заранее увидеть несоответствия.
- Документ о соответствии с номером и датой.
- Приложение с перечнем продукции и артикулов.
- Сведения об изготовителе и стране происхождения.
- Состав материалов для текстиля, полимеров, косметики.
- Макет этикетки с обязательными сведениями.
- Подтверждение действия документа на дату поставки.
- Сведения о маркировке средствами идентификации для подлежащих категорий.
- Договор с уполномоченным изготовителем лицом, если заявитель по импортной продукции — оно, а не импортёр.
02
Как проверить полученные документы
- проверка занимает несколько минут и снимает большинство рисков;
- документ, отсутствующий в реестре, не является документом;
- для прекращённого сертификата или декларации выясняют основание: применимость записи к проверке карточки определяют с учётом специального исключения пункта 32 «б», связанного с инспекционным контролем;
- несовпадение изготовителя — жёсткий стоп-фактор;
- истечение срока в разгар сезона предсказуемо и предотвратимо.
- Найдите документ в публичном реестре по номеру.
- Убедитесь, что статус действующий.
- Сверьте наименование продукции с вашим товаром.
- Сверьте изготовителя с фактическим поставщиком продукции.
- Проверьте, есть ли ваши артикулы в приложении.
- Проверьте срок действия относительно планируемого периода продаж.
- Сверьте состав материалов с фактическим товаром.
- Сохраните ссылку на реестровую запись.
03
Что закрепить в договоре поставки
- обязанность предоставить документы о соответствии и приложения к ним;
- обязанность уведомлять об изменении, приостановлении или прекращении документов;
- обязанность уведомлять об изменении состава, материалов или изготовителя;
- гарантию соответствия поставляемого товара документам;
- ответственность за убытки, вызванные недостоверностью документов;
- обязанность предоставить документы по запросу в установленный срок;
- право на возврат товара при непредоставлении документов.
04
События у поставщика, которые ломают ваши документы
- все шесть событий происходят без участия продавца;
- о большинстве он узнаёт постфактум;
- договорное условие об уведомлении переносит часть риска на поставщика;
- периодическая проверка документов в реестре выявляет прекращение;
- при работе с несколькими поставщиками одной позиции риск возрастает.
| Событие | Последствие |
| Смена фабрики-изготовителя | Документ относится к другому изготовителю |
| Изменение состава или материала | Документ оформлен на прежний состав |
| Изменение рецептуры | Для косметики и химии документ перестаёт соответствовать |
| Прекращение действия документа | Карточки блокируются автоматически |
| Приостановление аккредитации органа | Возможны последствия для документа |
| Расширение линейки без расширения документа | Новые артикулы не покрыты |
05
Работа с несколькими поставщиками одной позиции
- Ведите учёт, от какого поставщика какая партия.
- Проверьте, покрывает ли документ каждого поставщика ваш артикул.
- Убедитесь, что изготовитель совпадает у всех документов либо загрузите оба.
- При различии изготовителей рассмотрите раздельные карточки.
- Отслеживайте, товар какого поставщика фактически отгружается.
- При смене поставщика проверьте актуальность привязанного документа.
06
Если поставщик отказывается предоставить документы
- отказ — сигнал о возможном отсутствии документов;
- товар без документов реализовывать нельзя;
- оцените возможность оформить документ самостоятельно;
- определите, вправе ли вы выступить заявителем;
- рассмотрите смену поставщика;
- при отказе после оплаты используйте договорные механизмы;
- сохраняйте переписку с запросами.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
07
Периодическая проверка: что делать регулярно
- Раз в месяц проверяйте статус документов в реестре.
- Отслеживайте сроки действия и планируйте продление заранее.
- При поступлении новой партии сверяйте изготовителя и состав.
- При расширении ассортимента проверяйте покрытие новых артикулов.
- Обновляйте таблицу соответствия документов и товаров.
- Запрашивайте у поставщиков подтверждение актуальности документов.
08
Импортный товар от российского посредника
- посредник может не быть заявителем по документу;
- документ оформлен на импортёра либо уполномоченное лицо;
- важно, чтобы документ относился к фактически поставляемой продукции;
- цепочка перепродаж не влияет на действительность документа;
- при этом каждое звено должно передавать документы дальше;
- покупатель вправе требовать документы у своего продавца.
09
Чек-лист приёмки партии
- Сверьте фактический товар с описанием в документах.
- Проверьте изготовителя на упаковке и в документе.
- Проверьте наличие маркировки на русском языке.
- Для продукции, подтверждённой по техрегламентам ЕАЭС, убедитесь в наличии единого знака обращения.
- Сверьте состав на этикетке с документом.
- Проверьте наличие кодов маркировки для подлежащих категорий.
- Проверьте срок годности для продукции с ограниченным сроком.
- Зафиксируйте расхождения актом при их обнаружении.
10
Что делать, если документ поставщика не подходит
| Ситуация | Решение |
| Артикула нет в приложении | Попросить расширить документ |
| Изготовитель не совпадает | Запросить документ на фактического изготовителя |
| Документ прекратил действие | Дождаться нового либо оформить свой |
| Вид документа не тот | Запросить корректный по категории |
| Состав не совпадает | Уточнить фактический состав и получить соответствующий документ |
| Поставщик не отвечает | Оформить документ самостоятельно либо сменить поставщика |
Частые вопросы
Зачем нужно приложение к документу поставщика?
Основной лист документа обычно не содержит артикулов, и без приложения нельзя проверить, покрыт ли ваш товар. Поставщики часто присылают только первый лист, а продавец узнаёт о проблеме при блокировке. Если вашего артикула в приложении нет, попросите расширить документ: обычно это быстрее и дешевле, чем оформлять новый.
Как проверить документ, который прислал поставщик?
Найдите его по номеру в публичном реестре: проверка бесплатна и занимает несколько минут. Убедитесь, что статус действующий, наименование продукции совпадает с вашим товаром, изготовитель — с фактическим, а артикулы есть в приложении. Сверьте срок действия с периодом продаж и сохраните ссылку на реестровую запись.
Что закрепить в договоре поставки в части документов?
Важнее всего обязанность поставщика уведомлять об изменении состава, материалов и изготовителя, а также о приостановлении или прекращении документа. Добавьте обязанность передавать документы с приложениями, гарантию соответствия товара документам, срок представления по запросу и ответственность за убытки от недостоверности. Полезно право вернуть товар, если документы не переданы.
Какие изменения у поставщика делают мой документ недействующим для товара?
Смена фабрики означает, что документ относится к другому изготовителю. Изменение состава или материала, а для косметики и химии рецептуры, делает документ неподходящим к новому товару. Новые артикулы не покрыты, если линейку расширили без расширения документа. О таких событиях продавец обычно узнаёт постфактум.
Если у одной позиции несколько поставщиков, хватит ли одного документа?
Не всегда. Идентичный по виду товар от разных фабрик — разные объекты подтверждения, и партия второго поставщика документом первого не покрыта. Проверьте, охватывает ли документ каждого ваш артикул, ведите учёт партий по поставщикам и при разных изготовителях рассмотрите раздельные карточки либо загрузку обоих документов.
Что означает отказ поставщика передать документы?
Чаще всего документов у него нет: настоящий документ не составляет коммерческой тайны, и добросовестный поставщик передаёт его без возражений. Товар без документов продавать нельзя. Оцените, вправе ли вы сами стать заявителем, рассмотрите смену поставщика, а если отказ последовал после оплаты, используйте договорные механизмы.
На что смотреть при приёмке партии от поставщика?
Сверьте товар с документами, изготовителя на упаковке, состав и, для продукции по техрегламентам ЕАЭС, знак обращения. Проверьте маркировку на русском языке, коды маркировки для подлежащих категорий и срок годности. Если изготовитель на упаковке отличается от указанного в документе, партию нельзя считать подтверждённой, даже когда сам документ действует.
Какие документы запросить у поставщика для маркетплейса?
Запросите документ о соответствии с номером и датой и приложение с перечнем продукции и артикулов. Нужны сведения об изготовителе и стране происхождения, состав материалов для текстиля, полимеров и косметики, макет этикетки. Попросите подтверждение действия документа на дату поставки и сведения о маркировке для подлежащих категорий. Если заявитель по импортной продукции — уполномоченное изготовителем лицо, а не импортёр, запросите договор с ним. Первый лист документа без приложения малоинформативен.
Можно ли продавать импортный товар, купленный у российского посредника?
Можно, если документ относится к фактически поставляемой продукции. Посредник может не быть заявителем: документ оформлен на импортёра либо уполномоченное лицо. Цепочка перепродаж не влияет на действительность документа, но каждое звено должно передавать документы дальше. Покупатель вправе требовать документы у своего продавца. Проблема возникает, когда в цепочке смешивается продукция разных изготовителей.
Как часто проверять документы поставщика в реестре?
Статус документов в реестре проверяют раз в месяц. Также отслеживают сроки действия и планируют продление заранее. При поступлении новой партии сверяют изготовителя и состав, а при расширении ассортимента проверяют покрытие новых артикулов. Таблицу соответствия документов и товаров обновляют, а у поставщиков запрашивают подтверждение актуальности документов. Ежемесячная проверка занимает меньше времени, чем разбор одной блокировки.
Как связать сертификат поставщика с конкретной закупкой?
Сверьте изготовителя, маркировку и модель, затем сопоставьте номер и приложения записи с накладными. Скан сертификата без документов о происхождении партии не доказывает связь с вашей поставкой.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, подходит ли документ поставщика для вашего товара?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.