Хранение документов о соответствии: что, где и сколько

01

Состав комплекта по каждому документу

• комплект собирается по каждому документу отдельно;
• хранение в одной папке по документу удобнее хронологического;
• электронные копии хранятся наравне с оригиналами;
• оригиналы протоколов имеют значение при спорах;
• переписка с органом фиксирует разграничение ответственности;
• акты инспекционного контроля подтверждают действительность документа.

1. Сам документ о соответствии или сведения о записи в реестре.
2. Протоколы испытаний, на которые он опирается.
3. Заявка и переписка с органом по сертификации.
4. Техническая документация: технические условия, паспорт, руководство.
5. Акт отбора образцов и документы на их ввоз.
6. Договор с изготовителем или уполномоченного лица.
7. Акт анализа состояния производства при серийной схеме.
8. Акты инспекционного контроля за весь период.

02

Сроки хранения

• хранение после истечения документа имеет смысл;
• претензии по проданной продукции возможны и позже;
• гарантийные сроки продолжают действовать;
• надзор проверяет период, в котором продукция обращалась;
• разумный ориентир — несколько лет после окончания продаж;
• документы на опасную продукцию хранятся дольше.

03

Форма хранения

• электронный архив с понятной структурой папок;
• именование файлов по номеру документа и виду;
• резервная копия в другом месте;
• доступ у нескольких сотрудников, а не у одного;
• оригиналы на бумаге в порядке, позволяющем найти за минуты;
• сканы оригиналов на случай утраты;
• реестр документов со сроками как оглавление архива.

04

Что делать при утрате

• запись в реестре публична и не теряется;
• протокол лаборатории хранится у неё установленный срок;
• при закрытии лаборатории протоколы могут быть недоступны;
• это аргумент в пользу собственного хранения оригиналов;
• техническая документация у изготовителя обычно сохраняется;
• полная утрата базы означает новую процедуру.

1. Определить, что именно утрачено: документ, протоколы или вся база.
2. Сведения о зарегистрированном документе восстанавливаются из реестра.
3. Дубликат протокола запрашивается в лаборатории.
4. Техническую документацию запрашивают у изготовителя.
5. Переписку восстанавливают из электронной почты.
6. При невозможности восстановить — оценить необходимость новой процедуры.
7. Организовать хранение так, чтобы не повторилось.

05

Реестр документов компании

06

Типичные ошибки

07

Передача документов при смене ответственного

1. Составить опись передаваемых комплектов.
2. Проверить полноту каждого комплекта по чек-листу.
3. Передать доступ к электронному архиву.
4. Передать реестр документов со сроками.
5. Зафиксировать даты ближайших переоформлений и инспекционных контролей.
6. Оформить акт приёма-передачи.
7. Проверить работоспособность доступа у принимающей стороны.

08

Комплект документов

• документы от зарубежных контрагентов запрашиваются первыми;
• их получение занимает недели;
• перевод выполняется с заверением;
• образцы предоставляются с запасом на повторные испытания;
• неполный комплект возвращается на доработку;
• подготовка нередко дольше самих испытаний.

1. Регистрационные документы заявителя.
2. Технические условия или стандарт на продукцию.
3. Технологическую или конструкторскую документацию.
4. Сведения о производственной площадке.
5. Документы на сырьё и комплектующие.
6. Руководство по эксплуатации или применению.
7. Контракт и товаросопроводительные документы при импорте.
8. Образцы или пробы для испытаний.

09

Сроки и порядок

• срок складывается из подготовки, испытаний и оформления;
• длительность зависит от применяемых методик;
• ресурсные и климатические испытания идут неделями;
• замечания и доработки удлиняют процесс;
• план закладывает запас на итерацию правок;
• выпуск в обращение до оформления неправомерен.

1. Определение применимой формы подтверждения.
2. Подготовка комплекта документов.
3. Отбор и передача образцов или проб.
4. Проведение испытаний.
5. Оценка производства при серийной схеме.
6. Оформление и регистрация документа.
7. Маркировка и выпуск в обращение.