Смена площадки и изменения производства: что делать с документами

01

Какие бывают изменения и чем они отличаются

Слово «изменение» покрывает очень разные вещи. Полезно сразу разложить их по трём группам: что относится к реквизитам, что — к месту, что — к самой продукции и технологии.

02

Что сказано в нормах

• Схема 1с (Решение Совета ЕЭК от 18.04.2018 № 44, п. 16): об изменениях продукции заявитель до их внесения извещает орган по сертификации в письменной форме; в течение срока действия сертификата орган проводит периодическую оценку 1 раз в год, если иное не установлено регламентом; при отрицательных результатах он вправе приостановить или прекратить действие сертификата.
• Схемы 1д и 3д (п. 28, 30): изготовитель осуществляет производственный контроль; заявитель формирует и хранит комплект доказательственных материалов и принимает декларацию сам.
• Порядок регистрации деклараций (Решение Коллегии ЕЭК от 20.03.2018 № 41): внесение изменений в зарегистрированную декларацию не допускается (п. 14); замена без дополнительных испытаний — только в случаях п. 114 Типовых схем (п. 15).
• Пункт 114 Типовых схем в редакции Решения Совета ЕЭК № 11 по доступному тексту перечисляет: изменение организационно-правовой формы и адреса юридического лица заявителя или изготовителя; изменение наименования при сохранении номера и неизменности места изготовления; изменение кода ТН ВЭД; сокращение числа адресов изготовления.

03

Как оценить влияние изменения на характеристики

Единой методики в нормах нет, но практический порядок рассуждения одинаков для любой продукции. Его задача — показать органу или проверяющему, что вы изменение не проигнорировали.

1. Опишите изменение одним абзацем: что было, что стало, с какой даты, на каких изделиях.
2. Определите, какие показатели безопасности и соответствия могли измениться: механическая прочность, электробезопасность, состав и миграция веществ, пожарные свойства, маркировка — в зависимости от регламента.
3. Сопоставьте с протоколами: на каких образцах, из каких материалов и по каким методам проводились испытания.
4. Решите, можно ли подтвердить неизменность показателей документально (письмо изготовителя, сертификаты на материал, результаты производственного контроля) или нужны новые испытания.
5. Для серийного сертификата — письменно известите орган до внедрения изменения; для декларации — задокументируйте оценку в комплекте доказательств и решите, принимать ли новую декларацию.
6. Зафиксируйте решение и дату в журнале изменений.

04

Журнал производственных изменений

Журнал — простой и самый недооценённый инструмент. Он позволяет за минуты ответить на вопрос органа или проверяющего: что менялось с даты последних испытаний.

05

Площадка: тот же адрес и другой адрес

Перенос производства внутри одной площадки и перенос на другой адрес — разные ситуации.

• перенос линии или оборудования в другой цех на том же адресе: адрес в документе не меняется, но меняется технологический процесс, поэтому оцените влияние и зафиксируйте в журнале;
• новый адрес производства того же изготовителя: в перечне п. 114 такого случая нет, поэтому для декларации оформляют новую, а для серийного сертификата согласуют оценку площадки с органом (схема 1с включает анализ состояния производства);
• сокращение числа адресов (производство остаётся на части площадок): случай замены декларации по п. 114;
• добавление адреса к действующему документу: в проверенных текстах отдельного порядка для сертификата и декларации мы не нашли, решайте вместе с органом;
• смена юридического лица, владеющего площадкой, при сохранении места изготовления: см. п. 114 (изменение наименования, формы, адреса).

06

Серийный сертификат: что делать при изменении

1. Не внедряйте изменение, которое может повлиять на показатели, пока орган не извещён письменно (п. 16 Положения).
2. Передайте органу описание изменения и оценку влияния; при необходимости — образцы для дополнительных испытаний.
3. Дождитесь решения органа: оставить сертификат, провести дополнительные испытания или оформить новый.
4. Учитывайте, что орган проводит периодическую оценку раз в год (если регламент не устанавливает иное) и может проверить, соблюдается ли порядок извещения.
5. При отрицательных результатах оценки сертификат могут приостановить или прекратить; поэтому «тихое» изменение без извещения — самый рискованный сценарий.

07

Декларация: что делать при изменении

Декларацию принимает и регистрирует заявитель, поэтому и оценка изменений — его ответственность. Изменения в зарегистрированную декларацию вносить нельзя.

• проведите оценку влияния изменения и сохраните её в комплекте доказательственных материалов — комплект хранит заявитель (п. 28, 29, 30);
• если изменение не затрагивает показателей, сохраните документальное подтверждение и продолжайте выпуск по действующей декларации;
• если затрагивает, принимайте новую декларацию на основании новых или дополнительных доказательств и регистрируйте её; регистрация занимает не более 3 рабочих дней (п. 8 Порядка);
• для схем 1д и 3д изготовитель осуществляет производственный контроль — именно в нём фиксируется, что изменение внедрено контролируемо;
• для замены по п. 114 никаких новых испытаний не требуется, но случай должен подпадать под перечень.

08

Материалы и комплектующие: самая частая причина путаницы

Замена поставщика сырья или комплектующих кажется мелочью, но именно она чаще всего меняет свойства продукции. Подход один: сравните новый материал с тем, на котором проводились испытания.

• запросите у нового поставщика документы на материал: паспорт качества, сертификаты, протоколы;
• сопоставьте ключевые показатели с прежним материалом и зафиксируйте различия;
• если материал контактирует с кожей, пищей или ребёнком, различия, как правило, существенны, и оценивать их нужно с экспертом;
• если материал входит в электрическую цепь или определяет пожарные свойства, оценивайте влияние на электробезопасность и горючесть;
• для серийного сертификата сообщите органу до внедрения; для декларации — зафиксируйте оценку в комплекте.

09

Что делать с ранее выпущенными партиями

• партии, выпущенные до внедрения изменения по действовавшему документу, остаются продукцией, описанной в этом документе;
• после внедрения изменения продукцию, на которую оно влияет, отделяйте в учёте от прежних партий;
• если оценка показала, что изменение не влияет на показатели, прежний документ продолжает работать, а доказательство хранится у заявителя;
• если по итогам оценки потребовался новый документ, продукцию с изменением не выпускайте в обращение до его регистрации;
• остатки и возвраты со склада учитывайте по документам, действовавшим на момент выпуска.

10

Каталоги, площадки и маркировка после изменений

• если изменились материалы или состав, проверьте, не изменилась ли информация в маркировке и карточке товара;
• если появился новый документ, обновите номер и дату в карточках;
• если изменение внутреннее и документ прежний, карточки менять не нужно, но данные должны оставаться верными;
• для продукции с изменениями бренда или изготовителя действуют отдельные правила: смотрите статьи о смене бренда и смене изготовителя.

11

Разбор типовых сценариев

Новый станок на том же заводе

Изготовитель мебели заменил станок для кромления. Конструкция и материалы прежние.

• описать изменение и оценить влияние на показатели безопасности;
• зафиксировать в журнале и в производственном контроле;
• при серийном сертификате известить орган, если изменение может повлиять на показатели;
• новая декларация обычно не нужна, если оценка подтверждает неизменность показателей.

Другой поставщик пластика для детской игрушки

Для игрушки заменили сырьё, контактирующее с ребёнком.

• запросить документы на новое сырьё;
• сопоставить с материалом, на котором проводились испытания;
• вероятно потребуются новые испытания — решение принимает орган или заявитель;
• до решения не выпускать партию с новым материалом; детские товары подтверждаются сертификатом или декларацией по ТР ТС 007 (22 500 ₽ за декларацию, сертификат от 95 000 ₽).

Перенос линии на другой адрес

Производитель электроники переносит сборку на другой адрес в том же городе.

• нового адреса в перечне п. 114 нет, поэтому для декларации принимают новую;
• для серийного сертификата согласовать оценку площадки с органом;
• декларация по ТР ТС 020 — 8 000 ₽, по ТР ЕАЭС 037 по схеме 1д — 8 000 ₽ (2–3 дня);
• пока документ не готов, продукцию нового адреса в обращение не выпускать.

Сменилось название юридического лица

После реорганизации изменилось наименование, производство то же.

• подтвердить сохранение регистрационного номера и места изготовления;
• для декларации — замена по п. 114 без новых испытаний;
• обновить маркировку, карточки и договоры.

12

Типичные ошибки

• не записывают изменения и не могут показать, что менялось с даты испытаний;
• извещают орган после внедрения, а не до;
• пытаются «поправить» зарегистрированную декларацию вместо оформления новой;
• считают смену поставщика сырья мелочью и не сравнивают материалы;
• переносят оборудование на другой адрес, не оценив, как это влияет на документ;
• смешивают на складе продукцию до и после изменения;
• надеются, что проверяющий не заметит расхождения между документом и фактической продукцией.

13

Что прислать эксперту

• номер действующего документа и протоколы, на которых он основан;
• описание изменения: что, когда, на каких изделиях;
• документы на новые материалы или комплектующие;
• адрес и описание новой площадки, если она меняется;
• сведения о производственном контроле и журнал изменений, если он ведётся;
• планируемую дату внедрения и график поставок.