Смена площадки и изменения производства: что делать с документами

01

Какие изменения на что влияют

• адрес производства указан в документе;
• после переезда он перестаёт соответствовать действительности;
• это делает сведения недостоверными;
• смена юридического лица означает другого изготовителя;
• правопреемство подтверждается документами о реорганизации;
• изменения технологии оцениваются по влиянию на проверенные показатели.

02

Что делать при переезде

• планировать переоформление нужно до переезда, а не после;
• в период между переездом и получением документов выпуск приостанавливается;
• это простой производства, который считается в деньгах;
• совмещение переезда с переоформлением сокращает простой;
• упаковка с прежним адресом подлежит замене;
• остатки такой упаковки списываются или используются до переезда.

1. Определить перечень документов, где указан старый адрес.
2. Оценить сроки: переоформление занимает недели.
3. Подготовить документы на новое помещение.
4. Привести новую площадку в соответствие требованиям.
5. Подать заявление на переоформление.
6. При серийной схеме пройти анализ новой площадки.
7. Получить переоформленные документы.
8. Обновить сведения на упаковке и в карточках товаров.

03

Что не требует переоформления

• перестановка оборудования внутри той же площадки;
• замена оборудования на аналогичное по характеристикам;
• смена поставщика при сохранении марки сырья;
• изменение упаковки без влияния на продукцию;
• смена дизайна этикетки при сохранении обязательных сведений;
• кадровые изменения;
• изменения, не влияющие на проверенные показатели.

04

Инспекционный контроль и изменения

• при серийной схеме проводится периодический инспекционный контроль;
• он проверяет, сохранились ли условия производства;
• выявленные незаявленные изменения — основание для замечаний;
• существенные изменения без уведомления ведут к приостановке;
• уведомлять орган об изменениях выгоднее, чем скрывать;
• плановое переоформление дешевле восстановления после приостановки.

05

Сроки и планирование

• документация разрабатывается параллельно подготовке производства;
• показатели в ней определяют программу испытаний;
• анализ производства проводится на готовой площадке;
• подавать заявку до готовности бессмысленно;
• план закладывает запас на одну итерацию;
• выпуск продукции до оформления неправомерен.

06

Чек-лист при переезде

1. Составить перечень всех документов с указанием адреса.
2. Оценить сроки переоформления по каждому.
3. Проверить соответствие нового помещения требованиям.
4. Согласовать дату подачи заявлений с датой переезда.
5. Уведомить орган по сертификации заранее.
6. Подготовить документы на новое помещение.
7. Спланировать паузу в выпуске продукции.
8. Обновить адрес в макетах упаковки и карточках товаров.

07

Типичные ошибки производителя

08

Комплект документов

• документы от зарубежных контрагентов запрашиваются первыми;
• их получение занимает недели;
• перевод выполняется с заверением;
• образцы предоставляются с запасом на повторные испытания;
• неполный комплект возвращается на доработку;
• подготовка нередко дольше самих испытаний.

1. Регистрационные документы заявителя.
2. Технические условия или стандарт на продукцию.
3. Технологическую или конструкторскую документацию.
4. Сведения о производственной площадке.
5. Документы на сырьё и комплектующие.
6. Руководство по эксплуатации или применению.
7. Контракт и товаросопроводительные документы при импорте.
8. Образцы или пробы для испытаний.

09

Сроки и порядок

• срок складывается из подготовки, испытаний и оформления;
• длительность зависит от применяемых методик;
• ресурсные и климатические испытания идут неделями;
• замечания и доработки удлиняют процесс;
• план закладывает запас на итерацию правок;
• выпуск в обращение до оформления неправомерен.

1. Определение применимой формы подтверждения.
2. Подготовка комплекта документов.
3. Отбор и передача образцов или проб.
4. Проведение испытаний.
5. Оценка производства при серийной схеме.
6. Оформление и регистрация документа.
7. Маркировка и выпуск в обращение.