Технические регламенты меняются редко, а перечни стандартов — регулярно, поэтому переход на новые редакции стандартов, их замены и вывод из применения происходят постоянно. Для компании это означает, что действующий документ о соответствии со временем начинает опираться на устаревшую доказательную базу, и при переоформлении или при инспекционном контроле это становится вопросом. Практическая задача не в том, чтобы следить за каждым изменением, а в том, чтобы выстроить отслеживание по своей номенклатуре стандартов и заранее знать, какие изменения потребуют повторных испытаний, а какие ограничатся обновлением ссылок.
01
Что меняется
| Новая редакция стандарта | Изменение требований или методов |
| Замена стандарта | Введение нового вместо действовавшего |
| Вывод из применения | Стандарт перестаёт обеспечивать презумпцию соответствия |
| Изменение перечня | Стандарт добавлен или исключён из перечня к регламенту |
| Изменение методов | Меняются условия и порядок испытаний |
| Изменение показателей | Меняются нормируемые значения |
| Переходные положения | Устанавливаются сроки применения прежней редакции |
02
Досрочное применение стандарта: как это работает
Национальный стандарт утверждается приказом с указанием даты введения в действие, но нередко приказ предусматривает право применять стандарт досрочно — до наступления этой даты.
- право досрочного применения указывается в приказе об утверждении стандарта;
- оно даёт выбор, а не обязанность: изготовитель решает сам;
- до даты введения одновременно действуют прежний и новый документы;
- при досрочном применении в документах указывается новый стандарт;
- это позволяет не разрабатывать собственные технические условия под продукцию, для которой стандарт уже готов; презумпцию соответствия регламенту даёт только стандарт, включённый в перечень к регламенту.
| Ситуация | Что можно |
| Стандарт утверждён, дата введения не наступила, право досрочного применения предусмотрено | Применять можно уже сейчас, по выбору изготовителя |
| Стандарт утверждён, право досрочного применения не предусмотрено | Применять с даты введения в действие |
| Дата введения наступила | Применение на общих основаниях |
03
Готовый стандарт против собственных технических условий
- выбор между стандартом и собственными условиями зависит от продукции;
- если стандарт полностью покрывает продукт, разрабатывать условия незачем;
- если продукт имеет особенности, не укладывающиеся в стандарт, нужны свои условия;
- применение стандарта не освобождает от требований технических регламентов, а презумпцию соответствия даёт только стандарт из перечня к регламенту;
- при расхождении стандарта и регламента применяется регламент.
| Аспект | Стандарт | Технические условия |
| Кто разрабатывает | Утверждён на национальном уровне | Изготовитель самостоятельно |
| Затраты на разработку | Отсутствуют | Разработка и оформление |
| Признание | Общеизвестен, единообразно понимается | Требует ознакомления контрагентов |
| Указание в маркировке | Обозначение стандарта | Обозначение технических условий |
| Восприятие покупателем | Как правило воспринимается как знак соответствия признанным требованиям | Нейтрально либо настороженно |
| Гибкость | Требования заданы | Можно учесть особенности своей продукции |
04
Как отслеживать
- составить перечень стандартов, применяемых по вашей продукции;
- указать по каждому, где он используется: документы, ТУ, протоколы;
- определить источники сведений об изменениях;
- назначить ответственного и периодичность проверки;
- фиксировать выявленные изменения с датой и с оценкой влияния;
- планировать действия: обновление ссылок, испытания, переоформление;
- информировать технолога и специалиста по качеству;
- хранить историю изменений по каждой позиции.
05
Оценка влияния
Оценка влияния изменения проводится по трём вопросам, поскольку не каждое изменение требует действий. Первый: затрагивает ли изменение требования к продукции — нормируемые показатели, их значения, состав контролируемых параметров. Если да, требуется проверка соответствия продукции новым требованиям, возможно с испытаниями. Второй: затрагивает ли оно методы испытаний. Изменение метода означает, что прежние протоколы получены иным способом, и при переоформлении потребуются новые. Третий: затрагивает ли оно только оформление, терминологию или структуру стандарта — тогда достаточно обновить ссылки в документации при очередном пересмотре. Результат оценки фиксируется письменно с указанием даты и вывода: этот документ показывает, что изменение было рассмотрено, а не пропущено. При сомнениях вопрос уточняется у органа по сертификации, который будет работать с документами.
06
Что требует повторных испытаний
- изменение нормируемых значений показателей;
- введение новых контролируемых показателей;
- изменение методов испытаний по применяемым показателям;
- изменение условий проведения испытаний;
- замена стандарта на новый с иными требованиями;
- переход на другой стандарт после вывода прежнего из перечня, если его методы иные;
- изменение требований к отбору и подготовке образцов;
- изменение требований к маркировке, требующее подтверждения.
07
Переоформление документов
- определить, нужен ли новый документ: изменения в зарегистрированную декларацию и выданный сертификат не вносятся;
- оценить необходимость новых испытаний;
- согласовать с органом объём работ и сроки;
- провести испытания по новым методам, где это нужно;
- оформить новый документ о соответствии;
- обновить ссылки в технической документации и в ТУ;
- проверить маркировку на соответствие новым требованиям;
- уведомить контрагентов о новых реквизитах документов.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
08
Технические условия и стандарты организации
Собственные документы на продукцию — технические условия или стандарты организации — ссылаются на межгосударственные и национальные стандарты, и их актуальность требует отдельного внимания. Ссылка на отменённую редакцию делает документ внутренне противоречивым: методы контроля, указанные в нём, могут не существовать. При пересмотре проверяются все ссылки: на стандарты на методы испытаний, на термины, на упаковку и маркировку, на сырьё. Практический приём — вести реестр ссылок с указанием редакций и проверять его при каждом пересмотре документа, а не искать ссылки по тексту заново. Отдельно оценивается влияние изменений на собственные нормируемые значения: если стандарт ужесточил требования, а ТУ устанавливают более мягкие показатели, документ требует пересмотра, поскольку он не может противоречить обязательным требованиям.
09
Влияние на производство
| Производственный контроль | Методы контроля приводятся в соответствие |
| Оборудование | Может потребоваться иное для новых методов |
| Персонал | Обучение по изменённым методикам |
| Записи | Формы записей отражают новые показатели |
| Входной контроль | Требования к сырью могут измениться |
| Документация | Технологические инструкции обновляются |
| Сроки | Изменения внедряются до окончания переходного периода |
10
Типичные ошибки при переходе на новые редакции стандартов
- отслеживание изменений не организовано вовсе;
- изменение замечено, но влияние не оценено;
- переоформление начато после истечения переходного периода;
- ссылки в ТУ указывают на отменённые редакции;
- протоколы получены по методам, выведенным из применения;
- маркировка не приведена в соответствие новым требованиям;
- производственный контроль ведётся по прежним методикам;
- контрагенты не уведомлены о новых реквизитах документов.
11
Как организовать работу
Рабочая схема состоит из четырёх элементов. Первый — реестр применяемых стандартов с указанием, где каждый используется: в документах о соответствии, в технических условиях, в протоколах, в производственном контроле. Второй — назначенный ответственный и график проверки актуальности, обычно ежеквартальный. Третий — форма оценки влияния: короткая запись с датой, описанием изменения и выводом о необходимых действиях. Четвёртый — план работ с привязкой к переходным периодам: испытания, переоформление, обновление документации, обучение персонала. Дополнительно полезно согласовать с органом по сертификации порядок информирования: многие органы сообщают заявителям о значимых изменениях по их продукции. Такая организация занимает несколько часов в квартал и предотвращает ситуацию, когда переходный период истёк, а комплект документов опирается на устаревшую базу.
12
Информирование контрагентов
При переоформлении новые реквизиты документов нужно обновить везде, где указан их номер, а такие места легко забыть: в карточках товара на площадках, в сведениях для торговых сетей, в договорах и приложениях, в материалах для тендеров, иногда на упаковке. Практический порядок: составляется перечень мест, где указан номер документа, и он обновляется одновременно с получением нового документа. Торговые сети и площадки уведомляются заранее, поскольку автоматическая проверка сопоставит указанный номер с реестром, и рассинхронизация приведёт к блокировке карточки. Для продукции, где номер указан на упаковке, планируется использование остатков тиража. Отдельно уточняется, требуется ли уведомлять кого-либо по договорам: обязанность сообщать об изменении реквизитов разрешительных документов обычно предусмотрена договорами с сетями.
- перечень мест, где указан номер документа;
- обновление карточек товара на площадках;
- уведомление торговых сетей по договорам;
- обновление приложений к договорам поставки;
- сведения в тендерной документации;
- порядок использования упаковки с прежним номером;
- обновление внутреннего реестра документов;
- фиксация даты обновления по каждому каналу.
Частые вопросы
Нужно ли переоформлять документ о соответствии при выходе новой редакции стандарта?
Это зависит от характера изменений. Если изменились нормируемые значения, состав показателей или методы испытаний, понадобится проверка соответствия и, вероятно, новые испытания. Поправки оформления и терминологии обычно достаточно учесть в документации при ближайшем пересмотре, не проводя повторных испытаний. Результат оценки полезно зафиксировать письменно с датой.
Можно ли применять утверждённый стандарт до даты его введения в действие?
Да, если право досрочного применения предусмотрено приказом об утверждении стандарта. Это право, а не обязанность: изготовитель решает сам. Если приказ такого права не содержит, применяют с даты введения. До этой даты одновременно действуют прежний и новый документы, а в документах указывают новый стандарт.
Что означает исключение стандарта из перечня к регламенту?
Стандарт перестаёт обеспечивать презумпцию соответствия, и выполнение требований регламента придётся подтверждать иначе, обычно с большим объёмом доказательств. Продукция при этом автоматически несоответствующей не становится, но нагрузка на доказательную базу возрастает, и лучше заранее оценить последствия. Поэтому за исключением стандарта из перечня лучше следить заранее по своему списку.
Зачем применять готовый стандарт вместо собственных технических условий?
Не нужно разрабатывать и оформлять свой документ, а требования стандарта единообразно понимаются контрагентами и покупателями. Собственные условия при этом требуют ознакомления партнёров. Стандарт не отменяет технических регламентов: при расхождении между ними применяется регламент. Для контрагентов обозначение стандарта в маркировке понятнее, чем обозначение технических условий.
В каких случаях всё же нужны собственные технические условия?
Когда продукция имеет особенности, которые не укладываются в стандарт. Если же стандарт полностью покрывает изделие, разрабатывать условия незачем. Выбор зависит от самой продукции; собственные условия дают гибкость, но на них приходится тратить время и силы на разработку и согласование. Подробности зависят от особенностей изделия.
Как отслеживать изменения стандартов, не следя за всем их массивом?
Составьте перечень стандартов, которые применяются именно по вашей продукции, и укажите, где каждый используется: в документах, технических условиях, протоколах. Назначьте ответственного и периодичность проверки, фиксируйте найденные изменения с датой и оценкой влияния, храните историю по каждой позиции. Об изменениях полезно информировать технолога и специалиста по качеству.
Как понять, нужны ли повторные испытания после изменения стандарта?
Оцените три момента. Затронуты ли требования к продукции, то есть показатели и их значения: тогда проверяют соответствие, возможно с испытаниями. Изменён ли метод: тогда прежние протоколы получены иным способом, и при переоформлении потребуются новые. Если изменились только оформление или терминология, достаточно обновить ссылки.
Нужно ли письменно фиксировать оценку влияния изменений стандарта?
Да, результат оценки лучше оформить письменно с датой и выводом. Такой документ подтверждает, что изменение учтено, а не упущено. Если возникают сомнения, их уточняют у органа по сертификации, который будет работать с вашими документами, не дожидаясь переоформления. Запись пригодится и при инспекционном контроле.
С чего строить план переоформления при смене стандарта?
От окончания переходного периода назад: сначала оценка влияния, затем испытания, затем оформление документов и обновление маркировки. Если начать оформление после истечения переходного периода, поставки придётся остановить на время самой процедуры. Поэтому испытания и подготовку документов начинают заблаговременно, а не в последний момент.
Что делать с техническими условиями, если стандарт заменён?
Технические условия нужно пересмотреть и проверить в них все ссылки: на стандарты на методы испытаний, на термины, на упаковку и маркировку, на сырьё. Ссылка на отменённую редакцию делает документ внутренне противоречивым. Если стандарт ужесточил требования, а ТУ устанавливают более мягкие показатели, документ требует пересмотра. Удобно вести реестр ссылок с указанием редакций и проверять его при каждом пересмотре документа.
Нужно ли переоформлять сертификат при каждом обновлении ГОСТ?
Не автоматически. Проверяют переходные положения, применимые перечни, статус документа и изменения требований. Замена стандарта может по-разному влиять на новые работы и ранее оформленные документы.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, потребует ли новая редакция стандарта переоформить ваш документ?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.