СДС ИНТЕРГАЗСЕРТ: сертификация для поставок «Газпрому»

01

Что такое система ИНТЕРГАЗСЕРТ

ИНТЕРГАЗСЕРТ — система добровольной сертификации, созданная ПАО «Газпром» и зарегистрированная в едином реестре систем добровольной сертификации Росстандарта. Система создана приказом ПАО «Газпром» № 751 от 24 ноября 2016 года и с тех пор развивается собственным комплектом документов.

Область применения шире, чем принято думать. Система охватывает не только саму продукцию, но и процессы её жизненного цикла: проектирование, включая изыскания, производство, строительство, монтаж, наладку, эксплуатацию, хранение, транспортирование, реализацию и утилизацию, а также работы, услуги и системы менеджмента. То есть подрядчик, выполняющий монтаж, и поставщик оборудования проходят процедуры одной системы, но по разным порядкам.

Юридическая природа — добровольное подтверждение соответствия. Сертификат ИНТЕРГАЗСЕРТ не заменяет обязательные документы по техническим регламентам: наоборот, действующие сертификаты и декларации по регламентам входят в комплект заявочных документов и предъявляются до начала работ. Смысл системы в другом — подтвердить соответствие требованиям заказчика, установленным в стандартах организации ПАО «Газпром», и способность стабильно эти требования выполнять.

02

Что можно сертифицировать в системе

В системе несколько самостоятельных объектов подтверждения соответствия, и у каждого свой порядок. Смешивать их нельзя: сертификат на систему менеджмента качества не подтверждает соответствие продукции, а сертификат на продукцию не заменяет свидетельство об оценке деловой репутации.

03

Участники системы: кто за что отвечает

Структура системы многоуровневая, и понимание роли каждого участника избавляет от значительной части вопросов по срокам. Заявитель заключает договор с органом по сертификации, но ключевые согласования проходят через Центральный орган Системы, а спорные ситуации разрешает Координационный орган и комиссии по апелляциям.

04

Документы системы: где что искать

Требования системы разнесены по документам с индексом ОГН0.RU. Знание их номеров экономит время в переписке: орган по сертификации ссылается на них в каждом письме.

05

Схемы сертификации продукции: вид и тип

Обозначение схемы состоит из цифры и буквы, и каждая часть отвечает за своё. Цифра — вид схемы — показывает, требованиям какого рода документов подтверждается соответствие. Буква — тип схемы — определяет набор модулей оценки: нужна ли оценка деловой репутации, какая система менеджмента требуется, проводится ли анализ производства и инспекционный контроль.

06

Типы схем a, b, c, d, e: что входит в каждый

Тип схемы — главное решение на старте, потому что от него зависит, нужно ли заранее получать сертификат СМК и свидетельство об оценке деловой репутации. Разница между типами «a», «b» и «c» невелика по объёму работ с продукцией, но принципиальна по требованиям к заявителю.

07

Класс сертификата и что он даёт

Каждой схеме соответствует класс сертификата, который указывается в документе: Ia, Ib, Ic, Id, Ie для первого вида, IIa–IIe для второго, IIIa–IIIe для третьего. Класс — это компактная запись того, насколько глубоко проверялся заявитель, и закупочные подразделения читают его именно так.

• класс с буквой «a» — максимальный: подтверждены продукция, СМК по стандарту «Газпрома» и деловая репутация;
• класс с буквой «b» — продукция и СМК по стандарту «Газпрома» без оценки деловой репутации;
• класс с буквой «c» — продукция и СМК по международному стандарту;
• класс с буквой «d» — только продукция с оценкой производства и периодическими испытаниями;
• класс с буквой «e» — партия или единичное изделие без оценки производства;
• по схемам типов «a», «b», «c» может быть выдан сертификат на продукцию и, при соответствующем решении, сертификат СМК.

08

СТО Газпром 9001 и ISO 9001: в чём разница для схемы

Для схем типов «a» и «b» требуется сертификат системы менеджмента качества на соответствие СТО Газпром 9001, выданный в системе ИНТЕРГАЗСЕРТ органом по сертификации СМК, компетентность которого признана в системе. Для схем типа «c» достаточно сертификата на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001.

Отдельно оговорён случай, который экономит время многим поставщикам: если у заявителя есть сертификат СМК по ISO 9001, полученный вне системы ИНТЕРГАЗСЕРТ, но выданный органом по сертификации, признанным компетентным в системе, допускается применять схему типа «c». То есть действующий международный сертификат от «правильного» органа открывает доступ к системе без повторной сертификации СМК.

Важный момент по последовательности: работы по сертификации продукции, СМК и оценке деловой репутации допускается вести параллельно. В этом случае заявитель предоставляет в орган по сертификации подтверждение начала работ — заключённый договор или гарантийное письмо о предоставлении сертификата СМК и свидетельства об оценке деловой репутации до окончания сертификации продукции.

09

Оценка деловой репутации

Оценка деловой репутации — процедура, которой нет в обязательном техническом регулировании, и она регулярно становится неожиданностью для новых заявителей. Проводит её орган по сертификации, признанный компетентным и имеющий право выполнять такую оценку в системе, по документу ОГН0.RU.0124. Результат — отчёт о проведении оценки и свидетельство с индексом деловой репутации.

Для схем типа «a» действующее свидетельство об оценке деловой репутации — обязательное условие как для выдачи сертификата, так и для подтверждения его действия при инспекционном контроле. Отрицательное решение при подтверждении деловой репутации является основанием для аннулирования сертификата на продукцию.

• оценку выполняет орган по сертификации с соответствующим правом в системе, а не сам заявитель;
• в комплект заявочных документов входят и отчёт об оценке, и свидетельство;
• индекс деловой репутации указывается в акте экспертной группы;
• при переоформлении сертификата по схемам «a» и «b» свидетельство и сертификат СМК с новыми реквизитами получают заранее;
• приостановление или аннулирование свидетельства ведёт к приостановлению сертификата на продукцию.

10

Проверка правоспособности и цепочка собственников

До начала работ по сертификации все заявители и изготовители проходят проверку правоспособности по правилам функционирования системы. Для этого в орган по сертификации представляют информацию о цепочке собственников, включая бенефициаров, в том числе конечных, и согласия на обработку персональных данных всех указанных в цепочке лиц.

Требования к раскрытию подробные: по каждому собственнику указываются ИНН, ОГРН, наименование или фамилия, имя и отчество, адрес регистрации, реквизиты документа, удостоверяющего личность для физических лиц, и роль — руководитель, участник, акционер, бенефициар. По каждому нужны подтверждающие документы: решения об избрании руководителя, выписки из реестра акционеров, выписки из государственного реестра юридических лиц.

Для публичных компаний предусмотрены послабления. По зарубежным публичным компаниям мирового уровня требования считаются исполненными при наличии сведений об акционерах, владеющих более пяти процентов акций. По публичным акционерным обществам, акции которых котируются на биржах, и обществам с числом акционеров более пятидесяти допускается указывать бенефициаров и акционеров с долей свыше пяти процентов, а по остальным — общее число акционеров.

11

Шаг первый: предварительная заявка и выбор органа по сертификации

Процедура начинается не с договора, а с электронной формы предварительной заявки в разделе «Подать заявку» на официальном сайте системы. В ответ заявитель автоматически получает полный перечень органов по сертификации, компетентность которых признана в системе и область деятельности которых включает заявленную продукцию. Обратиться можно в любой орган из этого перечня.

Далее заявитель передаёт в выбранный орган заявку с первичным комплектом документов на бумаге или в электронном виде с электронной подписью и отдельно, по электронной почте, информирует соответствующий Центральный орган Системы о сделанном выборе. Орган по сертификации регистрирует документы в день поступления и сообщает регистрационный номер.

1. Заполните предварительную заявку на сайте системы и получите перечень органов по сертификации.
2. Сверьте область деятельности органов с вашей номенклатурой продукции.
3. Выберите орган и уведомьте Центральный орган Системы о выборе.
4. Подайте заявку с первичным комплектом документов; в одной заявке — не более одного вида или одной группы однородной продукции.
5. Совместно с органом по сертификации определите схему и перечень нормативных документов, соответствие которым будет подтверждаться.
6. Получите регистрационный номер заявки.

12

Первичный комплект заявочных документов

Первичный комплект компактный: его задача — подтвердить правоспособность заявителя и дать органу по сертификации данные для расчёта стоимости работ.

1. Заявка по форме документа ОГН0.RU.0129.
2. Заверенная копия документа о внесении записи о юридическом лице в государственный реестр.
3. Заверенная копия свидетельства о постановке на налоговый учёт.
4. Сведения об организации по форме приложения Б к порядку сертификации.
5. Заверенная копия утверждённой организационной структуры.
6. Заверенные копии документов с техническими требованиями, эксплуатационными характеристиками и способом производства продукции.
7. Заверенные копии действующих сертификатов и деклараций о соответствии по техническим регламентам ЕАЭС.
8. Заверенные копии патентов и иных документов об исключительных правах на продукцию либо письма об отсутствии прав третьих лиц.
9. Для схем «a»: сертификат СМК по СТО Газпром 9001, отчёт и свидетельство об оценке деловой репутации.
10. Для схем «b» и «c»: сертификат СМК по СТО Газпром 9001 или по ГОСТ Р ИСО 9001 соответственно.
11. Информация о цепочке собственников и согласия на обработку персональных данных.
12. Договор с изготовителем, если заявитель не является изготовителем.

13

Анализ заявки: что проверяет орган и в какие сроки

Орган по сертификации анализирует заявку по восьми критериям: достаточность информации о заявителе и изготовителе, определённость области сертификации, чёткость и актуальность требований, комплектность документов, идентифицированность статуса продукции, устранение расхождений в понимании процедуры и схемы, наличие у органа возможности оказать услугу в установленные сроки, готовность заявителя выполнять требования системы.

Срок рассмотрения — не более десяти рабочих дней с момента регистрации заявки или с момента получения результата проверки правоспособности, если заявитель не является изготовителем. Результат оформляется извещением по установленной форме. При положительном результате орган направляет проект договора и информирует о перечне и сроках предоставления полного комплекта документов.

14

Полный комплект документов

После заключения договора орган по сертификации в тот же день запрашивает документы, на основании которых будут проводиться камеральная проверка и анализ состояния производства.

• программы и методики испытаний продукции;
• протоколы приёмочных, периодических, типовых и иных испытаний;
• техническую документацию изготовителя: конструкторскую, технологическую, эксплуатационную;
• сертификаты на материалы и комплектующие, входящие в состав продукции либо используемые в технологических процессах;
• сертификат происхождения продукции;
• документы о наличии и работоспособности технологического, контрольно-измерительного и испытательного оборудования;
• иные документы, подтверждающие способность изготовителя производить заявленную продукцию.

15

Экспертная группа: состав, независимость, отвод

Экспертную группу формирует руководитель органа по сертификации после оплаты по договору, в срок не более трёх рабочих дней. Отдельно назначается эксперт, который не участвует в подтверждении соответствия и будет анализировать его результаты — именно он затем принимает решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата.

К составу группы предъявляются три требования: компетентность экспертов в полном объёме соответствует номенклатуре заявленной продукции; беспристрастность оценена и подтверждена органом по сертификации, то есть эксперты не занимались проектированием, производством, поставкой, монтажом или обслуживанием заявленной продукции и не были наняты такой организацией; роль эксперта в группе определена с учётом методики рейтинга экспертов.

• группа может состоять из одного эксперта, тогда он же руководитель группы;
• эксперты аттестованы в системе, имеют действующие аттестаты и внесены в реестр Центрального органа;
• в группу могут входить кандидаты в эксперты под ответственность назначенного оценщика;
• по согласованию с заявителем в группу могут быть включены наблюдатели от органов системы и ПАО «Газпром»;
• представители заявителя, изготовителя и организаций-конкурентов в группу входить не могут;
• заявитель в течение пяти рабочих дней может предложить изменения в составе при наличии обоснованных мотивов.

16

Камеральная проверка: экспертиза документов и анализ технических условий

Первый содержательный этап — экспертиза комплекта документов, она же камеральная проверка состояния производства. Срок — не более десяти рабочих дней. Эксперты проверяют полноту и достаточность документов и отдельно анализируют техническую документацию, по которой выпускается продукция, чаще всего технические условия, на соответствие заявляемым требованиям и требованиям к содержанию, оформлению, обозначению и обновлению.

По результатам оформляется заключение о соответствии или несоответствии комплекта документов, определяется объём сертификационных испытаний и выбирается испытательная лаборатория. Результат анализа технической документации оформляется отдельным актом с таблицей: требование нормативного документа, соответствующий пункт документации изготовителя, заключение о наличии требования, вывод о соответствии.

17

Анализ состояния производства: одиннадцать объектов проверки

Анализ состояния производства — совокупность действий органа по сертификации для определения наличия условий, обеспечивающих соответствие выпускаемой продукции требованиям и стабильность её характеристик во времени. Проводится он выездной проверкой на место производства и предусмотрен всеми схемами, кроме типа «e». Цель формулируется через стабильность в течение трёх лет — срока действия сертификата.

18

Как проходит выездная проверка

Выездная проверка проводится по программе анализа состояния производства и плану выездной проверки. Программа согласовывается с заявителем, утверждается руководителем органа по сертификации и доводится до руководства заявителя не позднее чем за пять рабочих дней до даты проверки. Ключевое условие: проверка проводится в период изготовления объекта сертификации или типового представителя группы однородной продукции, с присутствием экспертов при его изготовлении.

1. Подготовка программы анализа состояния производства — не более 10 рабочих дней после положительного заключения камеральной проверки.
2. Согласование программы с заявителем — не более 5 рабочих дней.
3. Подготовка плана выездной проверки — не более 3 рабочих дней после согласования программы.
4. Предварительное совещание с руководством и ответственными сотрудниками: цели, область, критерии, план, конфиденциальность, техника безопасности, порядок апелляций.
5. Сбор доказательств выполнения требований на всех этапах производства, ежедневные совещания с информированием о ходе проверки.
6. Фиксация несоответствий с подтверждением объективными данными.
7. Заключительное совещание с предварительными выводами и сроками отчётных документов.
8. Оформление акта о результатах анализа состояния производства — не позднее 5 рабочих дней после окончания проверки.

19

Несоответствия: значительные и малозначительные

Система различает два класса несоответствий, и от класса зависит судьба заявки. Малозначительные устраняются в установленные сроки с проверкой при инспекционном контроле. Значительные требуют устранения до выдачи сертификата — либо с предоставлением объективных свидетельств без выезда группы, либо с повторным выездом экспертов.

20

Сертификационные испытания

Испытания проводятся в лабораториях, компетентность которых признана в системе и область деятельности которых включает все необходимые виды испытаний и измерений. Объём требований определяет орган по сертификации при анализе документации, а программу и методику разрабатывает лаборатория и утверждает орган по сертификации.

21

Отбор образцов и идентификация продукции

Отбор образцов выполняют эксперты органа по сертификации либо специалисты независимой признанной лаборатории по договору с органом. Если отбор связан с опасными работами, требующими специального допуска, или испытания проводятся в лаборатории заявителя, отбор может выполнить персонал заявителя в присутствии представителей экспертной группы.

• образцы по конструкции, составу и технологии изготовления должны быть такими же, как продукция для поставки потребителю;
• для серийной продукции отбор — на складе готовой продукции или на специально оборудованном участке;
• для партии — на месте её нахождения, включая склад временного хранения и ёмкость транспортного средства;
• для единичного изделия — на производственном участке, на месте монтажа у заказчика или на складе;
• образцы изолируются, упаковываются, пломбируются или опечатываются на месте отбора;
• одновременно проводится идентификация: наименование, штриховой код, заявитель, дата изготовления, срок годности, обозначение документа, маркированные характеристики;
• результаты оформляются актом отбора образцов и заключением по идентификации;
• по согласованию с заявителем отбираются контрольные образцы на случай споров о принадлежности продукции к сертифицированной.

22

Решение по сертификации и выдача сертификата

После испытаний экспертная группа оценивает соответствие продукции и оформляет акт экспертной группы — не позднее пятнадцати рабочих дней от даты получения итоговых протоколов. Затем эксперт, не участвовавший в подтверждении соответствия, в течение трёх рабочих дней проверяет правильность оформления и достаточность информации и принимает решение о выдаче или отказе.

23

Реестр, бланк и знак соответствия

Для получения бланка орган по сертификации формирует сертификационное дело и представляет в Центральный орган Системы проект сертификата и документы-основания — не более пяти рабочих дней от даты подписания акта экспертной группы. При замечаниях к делу их устраняют в течение десяти рабочих дней.

Сертификаты печатаются на типографских бланках, имеют учётный номер, заверяются печатью и являются документами строгой отчётности. Сведения о сертифицированной продукции и копия сертификата направляются в Центральный орган Системы в течение трёх рабочих дней после подписания для регистрации в реестре системы.

• договор на инспекционный контроль заключается до размещения информации о продукции на сайте системы;
• разрешение на применение знака соответствия оформляется для схем типа «a»;
• по запросу заявителя выдаётся сертификат на английском языке аутентичным переводом с сохранением регистрационного номера;
• заявитель не имеет права распространять действие сертификата на типы и исполнения изделия, не указанные в сертификате;
• при некорректном или вводящем в заблуждение использовании сертификата и знака орган по сертификации приостанавливает документ и информирует органы системы.

24

Инспекционный контроль за сертифицированной продукцией

Инспекционный контроль подтверждает, что серийное производство идёт в соответствии с требованиями, на соответствие которым продукция сертифицирована, и что правила маркировки знаком соответствия соблюдаются. Первый плановый контроль — не позднее двенадцати месяцев от даты выдачи сертификата, второй — не позднее двадцати четырёх месяцев.

25

Приостановление, возобновление и аннулирование

Основания для приостановления перечислены исчерпывающе, и большинство из них связано не с качеством продукции, а с дисциплиной взаимодействия с органом по сертификации.

• не заключён договор на инспекционный контроль к моменту начала производства;
• отказ от инспекционного контроля или его оплаты, необеспечение требуемой периодичности;
• несвоевременное уведомление о смене места производства, изменении технологии, конструкции, комплектности или нормативного документа;
• неустранение несоответствий, выявленных при сертификации или предыдущем контроле;
• выявление несоответствий продукции или ухудшения способности стабильно поддерживать качество;
• непредоставление информации об устранении несоответствий в установленный срок;
• приостановление или аннулирование сертификата СМК либо свидетельства об оценке деловой репутации;
• нарушение правил использования сертификата и знака соответствия;
• добровольный запрос держателя сертификата.

26

Ресертификация: когда объём работ можно сократить

Сертификация на новый срок проводится в общем порядке, но при выполнении ряда условий допускается сокращение объёма анализа состояния производства и объёма сертификационных испытаний. Это заметная экономия, и условия стоит держать в поле зрения весь срок действия сертификата.

1. Работы проводит тот же орган по сертификации, который выполнял первичную сертификацию.
2. За время действия сертификата проведены два инспекционных контроля с положительным результатом.
3. Сертификат на момент поступления дела в Центральный орган действует: не приостановлен и не аннулирован.
4. Нет изменений в конструкторской документации и технологии, ухудшающих характеристики или стабильность выпуска.
5. Не изменилось фактическое место производства, нет существенных изменений в оборудовании, средствах измерений и персонале.
6. По итогам анализа состояния производства не выявлено значительных несоответствий.
7. Своевременно и в полном объёме проведены приёмо-сдаточные, периодические и типовые испытания.
8. Нет существенных жалоб и рекламаций от потребителей в течение последнего года действия сертификата.

27

Сужение, расширение и переоформление сертификата

Три процедуры, которые путают между собой, различаются и по основанию, и по последствиям для номера документа.

28

Сроки и стоимость

Регламентные сроки этапов установлены документом ОГН0.RU.0144, а реальная длительность проекта складывается из них плюс время на устранение замечаний и изготовление образцов. Ниже — сложение регламентных сроков для схемы серийного производства при полном комплекте документов и отсутствии значительных несоответствий.

29

Типовые ошибки заявителей

Перечень собран по повторяющимся причинам возвратов, задержек и отказов. Почти все они устраняются до подачи заявки.

• Заявка подана без предварительной проверки, попадает ли оборудование под отдельную процедуру СМК+ по ОГН0.RU.0136.
• Выбран тип схемы «a» или «b» без действующего сертификата СМК по СТО Газпром 9001 и без запуска работ по нему.
• Оценка деловой репутации не запущена, хотя схема типа «a» её требует.
• Информация о цепочке собственников представлена не до конечных бенефициаров, нет согласий на обработку персональных данных.
• В одной заявке указано несколько несвязанных видов продукции вместо одного вида или группы однородной продукции.
• Договор с изготовителем не содержит условий об ответственности и полномочиях заявителя.
• В технических условиях отсутствуют требования стандартов «Газпрома», на соответствие которым заявлена сертификация.
• Нет документов о приобретении официальной версии нормативных документов, гарантийное письмо не оформлено.
• Выездная проверка назначена на период, когда продукция не изготавливается.
• Не аттестовано испытательное оборудование, нет графиков поверки средств измерений, нет сведений о поверке в информационной системе.
• Не аттестованы особо ответственные и специальные технологические процессы, в том числе сварка.
• Объём приёмо-сдаточных и периодических испытаний в документации не совпадает с техническими условиями.
• Договор на инспекционный контроль не заключён к моменту начала производства.
• Не направлено уведомление о смене места производства или изменении технологии в тридцатидневный срок.

30

Порядок действий: с чего начать

Последовательность, которая экономит больше всего времени и денег. Первые четыре шага выполняются силами предприятия и не требуют затрат.

1. Определите номенклатуру и сверьте её с перечнем продукции, по которой требуется сертификат системы, а также проверьте, не попадает ли оборудование под процедуру СМК+.
2. Установите, требованиям каких документов подтверждается соответствие: СТО Газпром и ГОСТ вида «Технические требования», вида «Общие технические условия» или специальным требованиям проектной документации — это определит вид схемы.
3. Выберите тип схемы исходя из требований заказчика и наличия сертификата СМК: «a» с деловой репутацией, «b» с СТО Газпром 9001, «c» с ISO 9001, «d» без СМК, «e» для партии.
4. Проверьте документацию: наличие в технических условиях требований стандартов «Газпрома», аттестацию оборудования и процессов, графики поверки, объём приёмо-сдаточных испытаний.
5. Подготовьте информацию о цепочке собственников и согласия на обработку персональных данных, запустите проверку правоспособности.
6. Параллельно начните работы по сертификации СМК и оценке деловой репутации, если их требует выбранная схема.
7. Подайте предварительную заявку на сайте системы и выберите орган по сертификации из полученного перечня.
8. Спланируйте график производства так, чтобы выездная проверка совпала с изготовлением объекта сертификации.
9. Согласуйте с органом по сертификации испытательные лаборатории и объём испытаний до отбора образцов.
10. Заключите договор на инспекционный контроль до начала производства сертифицированной продукции и поставьте на контроль сроки двух плановых проверок.