Оформили не тот документ: декларация вместо сертификата, не тот регламент или лишний документ — что делать

01

Что сделать в первые 24 часа

1. Остановите продажу и отгрузку позиции по ошибочному документу и предупредите таможенного представителя, если партия на подходе.
2. Соберите описание товара: назначение, адресация (взрослые или дети), материалы, питание от сети или аккумулятора, контакт с пищей или кожей.
3. Определите заново, какие регламенты применимы и какую форму подтверждения каждый из них требует для этой продукции.
4. Сравните результат с тем, что оформлено: не та форма, не тот регламент, не хватает документа или оформлен лишний.
5. Отправьте органу по сертификации описание товара и протоколы, на которых оформлен ошибочный документ, и спросите, что из них можно учесть.
6. Если товар на складе временного хранения, узнайте суточную стоимость хранения и сравните её со сроком правильного документа.
7. Сохраните переписку с тем, кто предложил ошибочную форму: консультантом, поставщиком или органом.

02

Диагностика: какой документ оформлен не так

03

Почему ошибочный документ не спасает

Форма подтверждения соответствия — не вопрос удобства заявителя. Регламент прямо указывает, какая продукция подлежит сертификации, а какая — декларированию, и в каких случаях заявитель может выбрать. Сертификат выдаёт орган по сертификации после испытаний, а для серийного выпуска — и анализа производства; декларацию принимает сам заявитель на своих или лабораторных доказательствах. Поэтому декларация на продукцию из перечня сертификации — не «облегчённый» сертификат, а документ, который в этой ситуации не подтверждает соответствие вовсе.

То же с основанием: документ по одному регламенту не закрывает требования другого, национальная декларация по ПП 2425 не заменяет документ по регламенту союза, а декларация не заменяет свидетельство о государственной регистрации там, где оно требуется. Если продукция подпадает под несколько регламентов, документ нужен по каждому — либо один общий, если формы совпадают, как у сертификата по ТР ТС 004 и 020 на бытовую технику.

04

Варианты решения: срок, стоимость, риск

05

Что делать с ошибочным документом

• не принимайте поспешных решений о его прекращении до получения правильного документа и сохраните выписку из реестра с датой: она понадобится, чтобы объяснять историю уже выпущенных партий;
• после регистрации правильного документа прекратите ошибочную декларацию сами: декларация на недопустимой схеме — кандидат на признание недействительной;
• не заявляйте ошибочный документ в декларации на товары для новых поставок;
• уберите его номер из карточек маркетплейсов и замените правильным;
• сохраните его вместе с протоколами: протоколы могут пригодиться органу при оформлении правильного документа;
• если документ оформлял консультант или орган по вашему заданию с неверной формой, предъявите претензию — договор и переписка это позволят.

06

Что будет, если ничего не делать

• продажа продукции, соответствие которой не подтверждено в требуемой форме, — статья 14.43 КоАП РФ: для юридического лица до 300 000 ₽, при повторном нарушении до 1 000 000 ₽ с конфискацией;
• декларация, принятая на продукцию из перечня сертификации, может быть признана недействительной, и тогда вся продукция по ней считается выпущенной без подтверждения соответствия;
• за недостоверное декларирование соответствия продукции предусмотрена отдельная ответственность по статье 14.44 КоАП РФ;
• на таможне документ не той формы не подтверждает соблюдение ограничений: партия встаёт на склад;
• заявление в декларации на товары документа, который не подходит к товару, создаёт риск по статье 16.3 КоАП РФ;
• маркетплейс блокирует карточки при сверке формы документа с категорией товара.

07

Какие документы подготовить

08

Кто отвечает за ошибку и как распределить расходы

Перед надзором, таможней и покупателями за форму документа отвечает заявитель: он подаёт заявку, принимает декларацию и выпускает продукцию в обращение. Но расходы на исправление часто можно разделить с тем, кто предложил ошибочную форму. Всё зависит от того, как было поставлено задание и что осталось в переписке.

• если заявитель сам указал форму документа, а орган лишь оформил заказанное, претензия к органу слабая;
• если орган или консультант провели идентификацию и письменно предложили неверную форму, это основание для претензии;
• если поставщик прислал описание, по которому продукцию нельзя было идентифицировать верно, расходы можно предъявить ему по договору поставки;
• хранение груза на складе временного хранения из-за ошибки — убытки, которые тоже включают в претензию;
• в новых договорах закрепляйте: идентификация продукции — письменная, с перечнем регламентов и форм.

09

Типичные ошибки

• определение формы документа по названию товара в инвойсе;
• выбор декларации «потому что дешевле», когда продукция в перечне сертификации;
• упущен второй регламент: электромагнитная совместимость, ограничение опасных веществ, материалы в контакте с пищей;
• детская продукция оформлена как взрослая;
• аккумуляторная версия оформлена как сетевая;
• национальная декларация по ПП 2425 вместо документа по регламенту союза;
• отказное письмо вместо отрицательного решения для таможни;
• прекращение ошибочного документа до появления правильного без оценки последствий;
• попытка исправить форму «внесением изменений» в реестр.

10

Разбор типовых сценариев

Декларация на бельё первого слоя

Импортёр оформил декларацию по ТР ТС 017 на женское бельё: «одежда же декларируется». Маркетплейс отклонил карточки: бельё — изделие первого слоя, и оно подлежит сертификации.

• оформить сертификат по ТР ТС 017: с одним протоколом — 115 000 ₽, срок выпуска — 7 рабочих дней от документов и образцов;
• предложить органу учесть протоколы, на которых оформлена декларация, если они покрывают нужные показатели;
• после выдачи сертификата прекратить ошибочную декларацию и заменить номер в карточках;
• одежду второго и третьего слоя по-прежнему декларировать — это 55 000 ₽ по схеме 3д.

Декларация на детскую посуду

Производитель посуды оформил декларацию по перечню ПП 2425 на всю линейку, включая детские тарелки и поильники. Сеть детских товаров запросила свидетельство о государственной регистрации.

• детской посуде нужен СГР — от 100 000 ₽; взрослая посуда остаётся на декларации ПП 2425 за 22 500 ₽ по схеме 3д;
• вывести детские позиции из декларации: зарегистрировать новую декларацию только на взрослую посуду, прежнюю прекратить;
• до получения СГР не отгружать детскую посуду;
• разделить маркировку: детская и взрослая посуда подтверждаются разными документами.

У бытовой техники только одна декларация

Импортёр электрических чайников оформил декларацию по ТР ЕАЭС 037 и считал вопрос закрытым. На таможне запросили документ по безопасности и электромагнитной совместимости.

• бытовая техника подтверждается сертификатом по ТР ТС 004+020 — один документ на два регламента, 225 000 ₽ — и декларацией по ТР ЕАЭС 037;
• декларация по ТР ЕАЭС 037 оформлена верно и остаётся в силе;
• недостающий сертификат оформляется в обычном порядке, партия ждёт его на складе или идёт по документу на партию;
• в следующий раз определять полный комплект по всем регламентам до первой поставки.

11

Как не оформить не тот документ

1. Описывайте продукцию через назначение и характеристики, а не через название из инвойса.
2. Проверяйте все регламенты, под которые продукция может подпасть: безопасность, электромагнитная совместимость, опасные вещества, контакт с пищей, детская адресация.
3. Для каждого регламента выясняйте форму: сертификат, декларация или выбор заявителя.
4. Получайте у органа письменную идентификацию с перечнем документов до заказа работ.
5. Сверяйте результат с перечнями ПП 2425 и с требованиями о государственной регистрации.
6. Для товаров вне перечней оформляйте отказное письмо для площадок и отрицательное решение для таможни — это разные документы.