Документ оформлен на партию, а поставки регулярные: как перейти на серийный сертификат
Первую поставку оформили быстро — сертификатом или декларацией на партию: так было проще, завод не пришлось вовлекать.
- Оформляем такие документы регулярно — это наша ежедневная работа, а не разовый опыт
- Берёмся за сложные проекты, от которых отказываются другие: нестандартная продукция, спорная классификация, зарубежное производство
- Доводим до результата — до получения документа, а не до первого отказа
- Собственный орган по сертификации, аттестат 11НК35
- Цену и срок называем до начала работ, ответ в течение часа
Серийный документ оформляется один раз на срок до пяти лет и не зависит от номеров контрактов и инвойсов. Сертификат требует ежегодного инспекционного контроля, и его стоимость нужно учитывать при сравнении с документом на каждую партию.
К нам приходят после отказов в других органах и после остановки партии на таможне. Разбираем причину, исправляем доказательную базу и доводим до выдачи документа.
Оборудование единичного изготовления, спорная классификация, пересечение нескольких регламентов, зарубежные площадки с выездом экспертов — работаем с тем, что требует разбора, а не шаблона.
Называем реальный срок и цену до начала работ. Если по продукции документ не нужен — скажем прямо и оформим отказное письмо вместо лишнего сертификата.
Аттестат аккредитации 11НК35. Не посредники: работы ведём сами, сроки зависят от нас, а не от цепочки подрядчиков.
Первую поставку оформили быстро — сертификатом или декларацией на партию: так было проще, завод не пришлось вовлекать. Товар продался, и следующий контейнер уже в пути. Тут выясняется, что документ на него не распространяется: в нём указаны номер контракта, инвойс и количество первой поставки. Таможня его не примет, маркетплейс увидит несоответствие объёма. Ситуация типовая и решаемая, но времени мало — до прибытия груза. Правильный ход почти всегда двойной: закрыть ближайшую поставку ещё одним документом на партию и параллельно перейти на серийный документ, который будет работать для всех следующих поставок до пяти лет. Ниже — как понять, доступна ли вам серия, сколько это стоит и как не оставить товар без документа на время перехода.
Документ на партию привязан к конкретному контракту, инвойсу и количеству. Следующую поставку того же товара он не покрывает, даже если товар полностью идентичен.
Если контейнер уже в пути, закройте его отдельным документом на партию и одновременно запускайте серийный сертификат или декларацию. Для серийного документа на импортную продукцию нужен договор с изготовителем: без него, например при параллельном импорте, остаётся только оформление каждой партии.
01
Что сделать в первые 24 часа
- Откройте свой документ в реестре и найдите, чем он ограничен: номер и дата контракта, номер инвойса, количество продукции. Именно эти сведения определяют, что он покрывает.
- Сверьте с ними следующую поставку: другой инвойс, другое количество или дополнительная отгрузка — это уже другая партия.
- Узнайте дату прибытия груза и стоимость хранения на складе временного хранения в сутки.
- Закажите документ на эту партию, если серийный документ не успеет к прибытию: обычно на это уходит 5–15 дней.
- Запросите у изготовителя, готов ли он заключить договор с полномочиями на подтверждение соответствия и передать техническую документацию.
- Проверьте, не входит ли продукция в перечень № 4114: для неё не действуют упрощения, и нужен собственный документ на основании испытаний.
- Сообщите брокеру, что прежний документ на новую поставку не заявляется.
02
Почему документ на партию не растягивается
Документ на партию подтверждает соответствие конкретного объёма продукции. Испытания проводятся на образцах из этой партии, а в самом документе указываются реквизиты, которые её идентифицируют: контракт, товаросопроводительные документы, количество. Производство при этом не оценивается, и инспекционного контроля нет — поэтому орган не может судить о том, что будет в следующей поставке.
Серийный документ устроен иначе. Он подтверждает, что изготовитель способен стабильно выпускать продукцию, соответствующую требованиям. Для сертификата орган испытывает типовой образец, анализирует состояние производства и затем ежегодно проводит инспекционный контроль. Поэтому серийный документ действует до пяти лет и покрывает любые поставки указанной продукции этого изготовителя, а документ на партию — только ту поставку, для которой оформлен, но зато без срока в пределах срока службы или годности продукции.
03
Диагностика: что покрывает ваш документ
| Ситуация | Что это значит | Что делать |
|---|---|---|
| Следующий контейнер по тому же контракту, но с новым инвойсом | Это другая партия, документ её не покрывает | Документ на эту партию или серийный документ до прибытия |
| Количество в поставке больше указанного в документе | Излишек документом не покрыт | Оформить документ на излишек или новую партию целиком |
| Остатки прошлой партии ещё на складе | Документ на партию продолжает их покрывать | Продавать, хранить документ вместе с товаросопроводительными |
| Поставки регулярные, завод один и готов к договору | Серийный документ доступен и обычно выгоднее | Запускать серийный сертификат или декларацию |
| Договора с изготовителем нет, товар закупается у посредников | Серийный документ на импорт недоступен | Оформлять документ на каждую партию или менять цепочку закупки |
| Один и тот же товар от нескольких заводов | Серийный документ оформляется на каждого изготовителя | Сравнить: серия на основной завод, партии — на остальных |
| Продукция из перечня № 4114 | Декларирование на собственных доказательствах не применяется | Собственный документ с испытаниями в аккредитованной лаборатории |
| Маркетплейс или сеть просят документ, не ограниченный партией | Коммерческое требование к стабильности поставок | Серийный документ; до него — документ на каждую поставку |
04
Что нужно для серийного документа
- договор с изготовителем, по которому вы действуете как уполномоченное лицо при подтверждении соответствия: иностранный завод сам заявителем в ЕАЭС быть не может;
- техническая документация изготовителя: описание продукции, спецификации, руководство по эксплуатации, сведения о производстве;
- границы однородной группы: какие модели войдут в документ и какая из них будет типовым образцом;
- для сертификата — анализ состояния производства, при зарубежном заводе обычно с выездом эксперта;
- испытания типового образца в аккредитованной лаборатории, образцы ввозятся после регистрации заявки и письма органа;
- готовность к ежегодному инспекционному контролю в течение срока действия сертификата;
- для декларации — схема 1д или 3д, в зависимости от регламента и того, откуда берутся доказательства.
05
Варианты решения: срок, стоимость, риск
| Вариант | Срок | Стоимость | Риск |
|---|---|---|---|
| Документ на каждую партию | 5–15 дней на каждую поставку | По продукции, за каждую партию | Образцы из каждой партии; при частых поставках дороже серии |
| Серийная декларация по схеме 1д | 2–3 рабочих дня при готовых доказательствах | 8 000 ₽ | Только для продукции, где схема допустима; не для перечня № 4114 |
| Серийная декларация по схеме 3д | Около 4 недель | 55 000 ₽ по ТР ЕАЭС 037 и ТР ТС 017, 80 000 ₽ по ТР ТС 004 | Нужны испытания в аккредитованной лаборатории и договор с изготовителем |
| Серийный сертификат по схеме 1с | Обычно 25–30 рабочих дней, с выездом на зарубежный завод — до 2–3 месяцев | 115 000 ₽ по изделиям первого слоя, 225 000 ₽ по ТР ТС 004+020 | Ежегодный инспекционный контроль; зависимость от органа на весь срок |
| Партия сейчас и серия параллельно | Партия к прибытию, серия к следующей поставке | Сумма двух вариантов | Самый надёжный путь при контейнере в пути |
| Закупать у официального дистрибьютора с его серийным документом | Сразу, если цепочка подтверждена | Цена закупки | Для перечня № 4114 — только при документально подтверждённом праве и совпадении моделей |
06
Как перейти на серию без разрыва в поставках
- Закройте ближайшую поставку документом на партию, если серийный документ не успеет к её прибытию.
- Подпишите с изготовителем договор с полномочиями на подтверждение соответствия и получите техническую документацию.
- Согласуйте с органом перечень моделей, границы однородной группы и типовой образец.
- Зарегистрируйте заявку, дождитесь письма органа и только после этого ввозите образцы.
- Организуйте анализ производства на заводе, если оформляется сертификат.
- Получите серийный документ и замените номер во всех процессах: у брокера, в карточках маркетплейсов, в договорах.
- Поставьте в календарь дату инспекционного контроля и окончание срока действия документа.
Цена зависит от конкретного изделия и объёма испытаний. Опишите товар — назовём точную сумму и срок до начала работ.
07
Что будет, если ввезти следующую партию по старому документу
- сведения о документе в декларации на товары не совпадут с поставкой по контракту, инвойсу или количеству: партия встанет на склад временного хранения;
- хранение оплачивается посуточно, а оформить документ задним числом нельзя;
- заявление документа, который поставку не покрывает, создаёт риск по статье 16.3 КоАП РФ;
- продажа продукции без подтверждения соответствия — статья 14.43 КоАП РФ, для юридического лица до 300 000 ₽, при повторном нарушении до 1 000 000 ₽ с конфискацией;
- маркетплейс может заблокировать карточки, если объём продаж явно превышает партию, указанную в документе;
- покупатели-сети при проверке документов отказываются от приёмки товара новой поставки.
08
Какие документы подготовить
| Документ | Для чего | Кто готовит |
|---|---|---|
| Договор с изготовителем с полномочиями на подтверждение соответствия | Серийный документ на импортную продукцию | Изготовитель и импортёр |
| Техническая документация и перечень моделей | Идентификация и границы однородной группы | Изготовитель |
| Сведения о производственной площадке | Анализ состояния производства | Изготовитель |
| Действующий документ на партию и его протоколы | Учёт прежних испытаний | Заявитель |
| Контракт, инвойс и упаковочный лист новой поставки | Документ на партию в пути | Импортёр |
| Письмо органа на ввоз образцов | Правильная последовательность ввоза | Орган по сертификации |
| Макет маркировки на русском языке | Проверка маркировки до ввоза | Импортёр и изготовитель |
| График поставок на год | Выбор между серией и партиями, расчёт экономики | Импортёр |
09
Типичные ошибки
- заявление документа на прошлую партию на новую поставку того же товара;
- расчёт на то, что документ на партию «продлевается» на следующие поставки;
- запуск серийного оформления, когда контейнер уже на складе временного хранения;
- попытка оформить серийный документ на импорт без договора с изготовителем;
- ввоз образцов для серийного сертификата до регистрации заявки;
- выбор серийного сертификата без учёта ежегодного инспекционного контроля в расчёте стоимости;
- один серийный документ на товар разных заводов — для каждого изготовителя нужен свой;
- непроверка перечня № 4114 перед выбором схемы декларирования;
- замена номера документа в карточках маркетплейса до того, как серийный документ появился в реестре;
- отсутствие в договоре с заводом обязанности сообщать об изменениях продукции — серийный документ покрывает только то, что было оценено.
10
Разбор типовых сценариев
Второй контейнер одежды уже в пути
Импортёр ввёз первую партию женской одежды по декларации на партию по ТР ТС 017. Товар продан за месяц, второй контейнер от того же завода прибудет через две недели. Завод готов подписать договор.
- на второй контейнер — документ на партию к прибытию;
- параллельно — серийная декларация по схеме 3д, 55 000 ₽, около 4 недель;
- границы группы определить так, чтобы вошли сезонные модели следующих поставок;
- с третьего контейнера работать только по серийной декларации.
Параллельный импорт без договора с заводом
Компания закупает электронику у дистрибьютора в третьей стране, связи с заводом нет. Поставки ежемесячные, каждый раз оформляется документ на партию, и компания хочет перейти на серию.
- серийный документ на импорт без договора с изготовителем недоступен;
- остаётся документ на каждую партию или смена цепочки на поставщика с полномочиями завода;
- для продукции из перечня № 4114 документ другого лица работает только при подтверждённом праве и совпадении моделей;
- посчитать годовые затраты на партии и сравнить с переходом к официальному дистрибьютору.
Бытовая техника от одного завода, поставки раз в квартал
Импортёр ввозит электрические обогреватели по сертификату на партию по ТР ТС 004+020 и тратит на каждую поставку по две-три недели ожидания испытаний образцов из партии.
- перейти на серийный сертификат по ТР ТС 004+020 — 225 000 ₽, один документ на два регламента;
- учесть ежегодный инспекционный контроль в расчёте;
- ввезти типовой образец заранее, до отгрузки основной партии;
- после получения серийного сертификата отгружать партии без ожидания испытаний.
11
Как посчитать, что выгоднее
Сравнивать нужно полную стоимость за год, а не цену одного документа. Для партий: стоимость документа на каждую поставку, доставка образцов из каждой партии и дни простоя, пока идут испытания. Для серии: стоимость серийного документа один раз, ежегодный инспекционный контроль и затраты на договор с изготовителем и анализ производства. При двух-трёх и более поставках в год серия обычно выигрывает, а главное — снимает зависимость сроков поставки от испытаний. При разовых закупках, закупках у разных заводов и при параллельном импорте, где договора с заводом нет, рациональнее остаться на документах на партию.
Частые вопросы
Можно ли ввезти следующую партию по сертификату на партию?
Нет. Документ на партию привязан к контракту, инвойсу и количеству конкретной поставки и новую поставку не покрывает, даже если товар идентичен.
Сколько действует документ на партию?
Срок не устанавливается: документ действует для своей партии в пределах срока службы или годности продукции. Остатки этой партии можно продавать и дальше.
Можно ли переоформить документ на партию в серийный?
Нет. Серийный документ оформляется заново: договор с изготовителем, испытания типового образца, для сертификата — анализ производства. Протоколы по партии орган может учесть, если модели те же.
Что нужно импортёру для серийного сертификата?
Договор с изготовителем с полномочиями на подтверждение соответствия, техническая документация, испытания типового образца и анализ состояния производства, а затем ежегодный инспекционный контроль.
Можно ли получить серийный документ без договора с заводом?
На импортную продукцию — нет: заявителем по серийным схемам выступает изготовитель или его уполномоченное лицо. Без договора остаются документы на каждую партию.
Сколько стоит серийная декларация?
По схеме 1д — 8 000 ₽. По схеме 3д — 55 000 ₽ по ТР ЕАЭС 037 и ТР ТС 017, 80 000 ₽ по ТР ТС 004.
Сколько стоит серийный сертификат?
Зависит от продукции: 115 000 ₽ по изделиям первого слоя лёгкой промышленности, 195 000 ₽ по аккумуляторной технике по ТР ТС 020, 225 000 ₽ по бытовой технике по ТР ТС 004+020.
Сколько времени займёт переход на серию?
Декларация — от 2–3 рабочих дней по схеме 1д до около 4 недель по схеме 3д. Сертификат — обычно 25–30 рабочих дней, с выездом на зарубежный завод — до 2–3 месяцев.
Контейнер прибудет через неделю. Что делать?
Оформить документ на эту партию — обычно 5–15 дней — и параллельно запустить серийный документ для следующих поставок.
Когда выгоднее оставаться на партиях?
При разовых закупках, закупках у разных заводов, при параллельном импорте без договора с изготовителем и при продукции, снимаемой с производства.
Сколько действует серийный документ?
До пяти лет. Сертификат в течение срока проходит ежегодный инспекционный контроль.
Можно ли ввозить по нашему серийному документу товар другого завода?
Нет. Серийный документ оформляется на конкретного изготовителя и производственную площадку.
Нужно ли снова ввозить образцы для серийного документа?
Для сертификата — как правило, да: испытывается типовой образец. Ввозить его нужно после регистрации заявки и письма органа, а не вместе с коммерческой партией.
Что если продукция в перечне № 4114?
Декларирование на собственных доказательствах для неё не применяется, нужны испытания в аккредитованной лаборатории, а знак ЕАС и сведения на русском языке наносятся до ввоза.
Можно ли закупать у дистрибьютора с его серийным сертификатом?
Можно, если цепочка подтверждена документально, а модели совпадают. Для продукции из перечня № 4114 это единственный вариант работы по документу другого лица.
Что будет с серийным сертификатом, если орган лишится аккредитации?
Документ может действовать, но инспекционный контроль провести некому. Придётся переоформляться у другого органа, поэтому протоколы и акт анализа производства стоит хранить у себя.
Бесплатная консультация
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — определим, какой документ нужен по техрегламентам, подберём схему подтверждения соответствия и назовём срок и стоимость до начала работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Подберём схему и состав испытаний под ваш код ТН ВЭД
- Скажем срок и стоимость до начала работ
- Проверим документы поставщика в реестре — без оплаты