Для входа в торговую сеть подготовьте документы на товар и сведения, которые запрашивает конкретная сеть: этикетку, упаковку, срок годности, производство и логистику. Обязательные требования к продукции и договорные условия сети проверяются отдельно. Срок согласования ассортимента зависит от сети и категории; универсальный срок и успешный ввод товара не гарантируются.
01
Состав комплекта
- документ о соответствии с действующей записью в реестре;
- протоколы испытаний, на которые ссылается документ;
- документ, устанавливающий требования к продукции: стандарт или технические условия;
- обоснование срока годности и условий хранения;
- макет этикетки с обязательными сведениями;
- сведения о логистической упаковке и о штриховом кодировании;
- документы на товарный знак или подтверждение права использования;
- сведения о производстве, о системе контроля и о производителе.
02
Что проверяют в разрешительных документах
Сеть проверяет документ не по бумаге, а по записи в реестре, и делает это регулярно, а не однократно при вводе товара. Проверяется статус документа, наименование продукции, перечень моделей или наименований, изготовитель и адреса производственных площадок, срок действия и протоколы испытаний. Наиболее частые причины замечаний устойчивы: перечень продукции в документе сформулирован так, что конкретную позицию нельзя однозначно отнести к охваченной; изготовитель в документе не совпадает с фактическим производителем, указанным на этикетке; срок действия документа истекает раньше планируемого периода поставок; для части ассортимента документа нет вовсе, поскольку он появился в линейке позже. Отдельно проверяется соответствие сведений на этикетке и в документе, включая состав и наименование продукции.
03
Этикетка и упаковка
| Обязательные сведения | Полный набор по применимым требованиям к категории |
| Язык | Обязательные сведения на русском языке |
| Состав | Порядок перечисления и указание аллергенов для пищевой продукции |
| Срок годности | Формат указания и условия хранения |
| Сведения об изготовителе | Наименование, адрес, сведения об импортёре |
| Штриховое кодирование | Уникальный код на каждую товарную позицию |
| Логистическая упаковка | Кратность, габариты, маркировка транспортной упаковки |
04
Подтверждение срока годности
Заявленный срок годности требует обоснования, и для пищевой продукции это отдельная работа: испытания хранения по установленным методикам, подтверждающие сохранение показателей безопасности и качества на протяжении заявленного срока, включая коэффициент запаса. Сеть смотрит на два практических параметра: обоснованность самого срока и остаточный срок на момент приёмки, который обычно фиксируется в договоре как доля от общего. Отсюда следствие для логистики: продукция с коротким сроком годности требует расчёта цепочки поставки до подписания договора, поскольку требование по остаточному сроку невыполнимо задним числом. Отдельно проверяются условия хранения и порядок их соблюдения в цепочке: для продукции, требующей температурного режима, запрашиваются сведения о контроле режима при перевозке и при хранении.
05
Сведения о производстве
- сведения о производственной площадке и о её мощности;
- описание системы производственного контроля;
- процедуры на основе принципов ХАССП для пищевой продукции;
- порядок входного контроля сырья и материалов;
- порядок работы с несоответствующей продукцией и отзывом;
- сведения о сертификации системы менеджмента при наличии;
- результаты последних проверок и инспекционного контроля;
- готовность к аудиту со стороны сети.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
06
Порядок подготовки
- запросить у сети письменный перечень требований по категории;
- проверить статусы всех документов в реестре и сроки их действия;
- сверить перечень ассортимента с перечнем продукции в документах;
- дооформить документы на позиции, которые не охвачены;
- подготовить обоснование срока годности и условий хранения;
- согласовать макет этикетки до печати тиража;
- подготовить сведения о логистической упаковке и кодировании;
- собрать сведения о производстве и о контроле качества;
- передать комплект и назначить ответственного за переписку.
07
Причины отказа
- часть ассортимента не охвачена документом о соответствии;
- срок действия документа истекает в период поставок;
- изготовитель на этикетке не совпадает с изготовителем в документе;
- срок годности заявлен без обоснования испытаниями;
- этикетка не содержит полного набора обязательных сведений;
- нет прав на использование товарного знака;
- логистическая упаковка не соответствует требованиям сети;
- отсутствуют сведения о производственном контроле.
08
После входа в ассортимент
Ввод товара в ассортимент не завершает работу с документами, а меняет её характер: сеть отслеживает статусы документов в реестре и требует уведомления об изменениях. Практически это означает необходимость вести перечень документов по каждой позиции с датами окончания, начинать переоформление заранее и сообщать новые реквизиты до истечения срока прежнего документа. Отдельно фиксируется порядок действий при изменении рецептуры, изготовителя или производственной площадки: такие изменения требуют актуализации документов и согласования нового макета этикетки, а поставка товара с изменённым составом по старым документам создаёт основания для претензий. Третий блок — работа с претензиями и с отзывом продукции: порядок действий описывается заранее, включая ответственных и сроки. Компании, у которых этот порядок формализован, проходят проверки без остановки поставок.
09
Договорная часть и ответственность
Документы на товар — только половина работы: вторая половина заключена в договоре поставки, и её недооценка обходится дороже. В договоре фиксируются требование к остаточному сроку годности при приёмке, порядок приёмки по количеству и по качеству, условия возврата и утилизации, ответственность за недостоверные сведения о товаре и порядок действий при претензиях покупателей и при проверках. Отдельным блоком описывается обязанность поставщика уведомлять об изменении реквизитов разрешительных документов, рецептуры, изготовителя и производственной площадки — с указанием срока уведомления. Практический смысл этих пунктов виден при первом инциденте: если товар изъят из продажи по жалобе или по результатам проверки, распределение расходов и обязанностей определяется договором, а не переговорами. Поэтому договор читают вместе со специалистом по документам, а не только с коммерческим отделом.
| Остаточный срок | Доля срока годности на момент приёмки |
| Приёмка | Порядок проверки количества и качества |
| Уведомления | Сроки сообщения об изменении документов и рецептуры |
| Претензии | Порядок работы с жалобами покупателей |
| Отзыв | Обязанности и расходы при изъятии продукции |
| Ответственность | За недостоверные сведения о товаре |
| Проверки | Порядок предоставления документов по запросу сети |
Частые вопросы
Что чаще всего вызывает замечания сети в разрешительных документах?
Перечень продукции сформулирован так, что позицию нельзя отнести к охваченной. Изготовитель в документе отличается от указанного на этикетке. Срок действия кончается раньше периода поставок, либо на часть ассортимента документа нет вовсе. Сеть сверяет статус, наименования, модели, адреса площадок и протоколы по записи в реестре.
Что будет, если документ закончится в период поставок?
Это основание для отказа, а приостановленный или истекающий документ сеть выявляет самостоятельно при проверке по реестру, после чего поставки останавливаются. Переоформление нужно начинать заранее и сообщать сети новые реквизиты до окончания срока прежнего документа. Из-за регулярной сверки по реестру о сроке думают заранее, ещё до заключения договора на период поставок.
Как обосновать срок годности для торговой сети?
Для пищевой продукции — испытаниями хранения по установленным методикам, которые показывают сохранение безопасности и качества в течение заявленного срока, с учётом коэффициента запаса. Для других категорий требования зависят от вида продукции и применимых норм. Отдельно сеть смотрит на условия хранения и контроль температурного режима при перевозке.
Что такое остаточный срок годности при приёмке товара сетью?
Условие договора: товар принимают, только если на момент приёмки остаётся установленная доля общего срока. Оно ограничивает допустимую длительность логистики и хранения на складах и становится частой причиной отказа в приёмке уже согласованной партии. Поэтому цепочку поставки рассчитывают до подписания договора, а не после.
Когда нужно согласовывать макет этикетки с сетью?
До печати тиража. Замечания по макету после печати означают перемаркировку партии либо перенос входа в ассортимент. Проверяют полноту обязательных сведений на русском языке, состав и аллергены для пищевой продукции, срок годности, сведения об изготовителе и импортёре, а также уникальный штриховой код на каждой позиции.
Что делать при смене изготовителя или рецептуры товара?
Обновить разрешительные документы, согласовать новый макет этикетки и предупредить сеть до отгрузки первой партии на новых условиях. Если изменённый товар поставляют по прежним документам, это считается недостоверными сведениями о продукции, и сеть вправе остановить поставки. Эти шаги обходятся заметно дешевле, чем остановка отгрузок и поиск замены новой партии.
Обязателен ли аудит производства для входа в торговую сеть?
Не во всех категориях, однако для продукции с высокими рисками он распространён. Готовиться стоит не уборкой перед визитом, а порядком в документах: система производственного контроля, процедуры на основе принципов ХАССП для пищевой продукции, входной контроль сырья, работа с несоответствующей продукцией и отзывом.
Какие документы запрашивает торговая сеть у поставщика?
Основа комплекта — документ о соответствии с действующей записью в реестре и протоколы испытаний, на которые он ссылается. Сети запрашивают стандарт или технические условия, обоснование срока годности и условий хранения, макет этикетки. Нужны сведения о логистической упаковке и штриховом кодировании, документы на товарный знак, сведения о производстве и системе контроля. Перечень различается по категориям и сетям, поэтому его запрашивают письменно.
Почему торговая сеть может отказать во вводе товара?
Типичные причины отказа связаны с документами и упаковкой. Часть ассортимента не охвачена документом о соответствии или срок действия документа истекает в период поставок. Изготовитель на этикетке не совпадает с указанным в документе, срок годности заявлен без обоснования испытаниями. Отказывают и при неполной этикетке, отсутствии прав на товарный знак, несоответствии логистической упаковки и отсутствии сведений о производственном контроле.
Доказывает ли одобрение закупщика законность всех документов поставщика?
Нет. Одобрение сети не заменяет проверку статуса, области и обязательных требований к продукции. Сопоставьте каждый артикул с документами и маркировкой. Дополнительные условия сети фиксируют отдельно и контролируют в течение поставок.
Как REDICO помогает с оформлением
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Консультация по продукции
Не уверены, что ваш комплект документов устроит торговую сеть?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика
Читайте также
От чтения к проверке товара
Выберите, что пригодится для вашего случая.
Куда перейти
Найти свой товарПосмотреть примеры из той же категории. Открыть регламентыПерейти к области применения и источникам. Проверить документПерейти к проверке записи в реестре.Что уже есть у вас?
Отметьте подходящие пункты.