Архивация сертификатов и деклараций с 1 сентября 2026 года

01

Что именно меняется

Единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единый перечень продукции, подлежащей декларированию соответствия, утверждены постановлением № 2425 от 23 декабря 2021 года — это национальная система оценки соответствия, документы ГОСТ Р. В 2025 году постановление № 642 от 14 мая обновило требования к продукции и методы испытаний, а постановление № 1403 от 11 сентября установило переходный порядок: документы, выданные по прежней редакции, сохраняют силу до окончания указанного в них срока, но не позднее 1 сентября 2026 года. До этой даты допускается выпуск в обращение и реализация продукции по ранее оформленным документам без переоформления. После неё документ переходит в статус «архивный» автоматически, без обращения органа по сертификации и без уведомления держателя.

02

Кого это касается, а кого нет

Изменения относятся к национальной системе — документам, оформленным по перечням постановления № 2425. Сертификаты и декларации по техническим регламентам Таможенного союза и Евразийского экономического союза выданы по другим основаниям, и этот переходный порядок их не затрагивает. Практическая сложность в том, что у одной компании обычно есть документы обеих систем, и различаются они не внешне, а по основанию выдачи, указанному в карточке реестра. Поэтому инвентаризацию проводят по всему портфелю, а решение принимают по каждому документу отдельно.

03

Как проверить свои документы

Определить, касается ли изменение конкретного документа, можно по отметке в реестре Росаккредитации. Откройте карточку сертификата или декларации и найдите раздел «объект сертификации» либо «объект декларирования». Если в нём указано «в редакции от 23.12.2021 г.», документ оформлен по старым требованиям и подпадает под архивацию.

1. Откройте реестр Росаккредитации и найдите документ по номеру.
2. Перейдите в карточку документа, а не в результат поиска в списке.
3. Найдите раздел «объект сертификации» или «объект декларирования».
4. Проверьте наличие формулировки «в редакции от 23.12.2021 г.».
5. Зафиксируйте результат в таблице по каждому документу.
6. Отдельно отметьте документы, по которым планируются отгрузки после 1 сентября 2026 года.

04

Что означает статус «архивный»

Архивный документ остаётся в реестре и доступен для просмотра, но перестаёт быть действующим. Практические последствия делятся по операциям. Ввести в оборот новую продукцию по такому документу нельзя: таможня не выпустит партию, торговая сеть не примет поставку, маркетплейс заблокирует карточку при проверке. При этом продукция, уже выпущенная в оборот в период действия документа, сохраняет легальный статус.

05

Продукция, уже находящаяся в обороте

Товар, выпущенный в оборот по действующему на тот момент документу, продолжает легально продаваться и использоваться в пределах срока годности или срока службы. Это относится и к остаткам на складе импортёра, и к товару в торговых сетях, и к продукции у конечных потребителей. Переоформление документов нужно не для сохранения легальности имеющихся остатков, а для получения права вводить в оборот новую продукцию после 1 сентября 2026 года.

• Товар, ввезённый до 1 сентября 2026 года, остаётся легальным
• Остатки на складе можно реализовывать в пределах срока годности
• Архивный документ служит основанием по ранее выпущенной продукции
• Гарантийное и сервисное обслуживание не затрагивается
• Новый ввоз и новый выпуск требуют документа по актуальным требованиям

06

Нужно ли переоформлять, если отгрузок больше не будет

Практический вопрос, который встаёт по каждой второй декларации: часть документов оформлялась под ассортимент, который уже выведен или больше не закупается. Решение принимается по одному критерию — планируется ли ввод в оборот новой продукции по этому документу после 1 сентября 2026 года. Если нет, переоформление не требуется: остатки реализуются по прежнему документу, а сам он остаётся в реестре в архивном статусе. Если ассортимент активный, переоформление нужно, и начинать его лучше не в последний месяц.

07

Порядок переоформления

Переоформление не является формальной заменой обложки: документ выдаётся заново по актуальным требованиям, и объём работ зависит от того, изменились ли применимые стандарты и методы испытаний для конкретной продукции. В части случаев достаточно действующих протоколов, если они выполнены по стандартам, сохранившим силу. В остальных требуются новые испытания, а значит образцы, лаборатория и время.

1. Составьте список документов с отметкой о редакции и статусом по каждому.
2. Определите по каждой позиции, планируется ли ввод в оборот после 1 сентября 2026 года.
3. Проверьте, какие стандарты и методы испытаний изменились для вашей продукции.
4. Оцените пригодность действующих протоколов испытаний.
5. Определите потребность в новых образцах и согласуйте их отбор или ввоз.
6. Подайте заявки в орган по сертификации по актуальной редакции перечней.
7. Проведите испытания и получите протоколы.
8. Оформите новые документы и внесите их в учётную систему.
9. Обновите сведения о документах в карточках товара и в шаблонах декларирования.

08

Сроки: почему не стоит ждать лета

Срок до 1 сентября 2026 года выглядит отдалённым, но реальный запас времени меньше. Переоформление состоит из последовательных этапов, каждый со своей длительностью, и все они складываются. К этому добавляется эффект очереди: держатели документов пойдут в органы по сертификации и лаборатории одновременно, ближе к дате, и загрузка вырастет именно тогда, когда время уже поджимает.

09

Где отсутствие действующего документа проявится первым

Архивация обнаруживается не при чтении новостей, а в конкретных операциях, и почти всегда в самый неудобный момент. Полезно знать точки, где это происходит, и проверить каждую заранее.

• Таможенное декларирование: сведения о документе заявляются в декларации на товары, и архивный статус останавливает выпуск партии
• Приёмка в торговых сетях: документы проверяются при постановке товара на полку и при плановых аудитах поставщика
• Маркетплейсы: карточка блокируется по результатам проверки документа в реестре
• Государственный контроль: продукция отбирается в розничной сети, документы проверяются по реестру
• Тендеры и госзакупки: комплект документов проверяется на дату подачи заявки
• Аудит покупателя: крупные заказчики проверяют документы поставщика в рамках своих процедур

10

Инвентаризация документов: как её провести

Работа сводится к одной таблице, которую можно построить за день. Строки — документы, столбцы — то, что нужно знать для решения. Такая таблица одновременно служит планом переоформления и отчётом перед руководством о состоянии разрешительной документации.

11

Типовые ошибки

Ошибки в этой теме предсказуемы и почти все связаны с недооценкой автоматического характера перехода.

• Ожидание уведомления от органа по сертификации — уведомления не будет
• Проверка только срока действия документа без проверки отметки о редакции
• Расчёт на то, что документ с датой окончания в 2028 году не затронут
• Перенос работ на лето 2026 года, когда очередь в лабораториях максимальна
• Переоформление всех документов подряд без анализа актуальности ассортимента
• Забытые сведения о документах в шаблонах декларирования и в карточках товара
• Удаление архивного документа из папки вместо его сохранения для подтверждения по остаткам

12

Ответственность и распределение обязанностей

Обязанность иметь действующий документ на момент ввода продукции в оборот лежит на том, кто эту продукцию вводит: изготовителе, уполномоченном лице или импортёре. Продавец отвечает за сопровождение товара сведениями о документе и за достоверность информации о товаре. Практический вывод для дистрибьютора: проверять статус документов поставщика в реестре нужно самостоятельно, а не полагаться на присланные копии.

13

Что делать прямо сейчас

1. Выгрузите список своих документов и проверьте каждый в реестре по отметке о редакции.
2. Сведите результат в таблицу с решением по каждой позиции.
3. Согласуйте с коммерческим отделом, какой ассортимент останется активным.
4. Определите, какие протоколы испытаний пригодны и где нужны новые образцы.
5. Согласуйте с органом по сертификации график подачи заявок.
6. Запросите у поставщиков планы по переоформлению их документов.
7. Поставьте контрольную точку на конец первого квартала 2026 года.
8. Обновите сведения о новых документах во всех системах и карточках товара.

14

Почему отметка стоит почти у всех

Формулировка «в редакции от 23.12.2021 г.» встречается примерно у девяти деклараций из десяти, и это не признак небрежного оформления. Перечни к постановлению № 2425 вступили в силу с 2022 года, и все документы, выданные с этого момента и до внесения изменений 2025 года, ссылаются на редакцию 2021 года — иной редакции просто не существовало. Поэтому массовость отметки закономерна, а вывод из неё практический: исходить нужно из того, что затронуты почти все документы компании, и проверка требуется каждому, а не выборочно нескольким.

• Редакция 2021 года действовала с 2022 года до изменений 2025 года
• Все документы этого периода ссылаются на неё — альтернативы не было
• Отметка не свидетельствует об ошибке органа по сертификации
• Выборочная проверка нескольких документов не даёт картины
• Исходная гипотеза: затронуты все, исключения выявляются проверкой

15

Что проверять в самих требованиях

Архивация документа — следствие, а не суть изменений. Постановления 2025 года обновили стандарты и требования к ряду категорий продукции, и объём работ по переоформлению зависит от того, что именно изменилось для вашей позиции. Возможны три ситуации. Первая: перечень требований к продукции не изменился, и переоформление сводится к выдаче документа по актуальной редакции на основе имеющихся протоколов. Вторая: изменились стандарты или методы испытаний, и требуются новые протоколы, а значит образцы. Третья, самая неприятная: изменились сами показатели, и продукция может им не соответствовать — тогда речь идёт не о документах, а о доработке товара или смене поставщика.

16

Бюджет: на чём можно сэкономить

Расходы на переоформление складываются из испытаний, работ органа по сертификации и логистики образцов. Экономия достигается не скидками, а организацией: сокращением числа документов до реально нужных, правильной группировкой продукции и использованием пригодных протоколов. Отдельная статья экономии — планирование: работы, начатые заранее, обходятся дешевле тех же работ в очереди перед крайним сроком.

1. Сократите список до документов, по которым действительно будут поставки.
2. Проверьте возможность объединить близкие позиции в одну группу однородной продукции.
3. Используйте действующие протоколы там, где стандарты сохранили силу.
4. Сгруппируйте испытания по лабораториям, чтобы не возить образцы по частям.
5. Согласуйте отбор образцов из имеющихся остатков вместо отдельного ввоза.
6. Начинайте до сезона повышенной загрузки — это влияет и на срок, и на стоимость.

17

Как объяснить ситуацию внутри компании

Тема требует решений от людей, которые не занимаются сертификацией: коммерческий отдел определяет актуальность ассортимента, финансы согласуют бюджет, логистика планирует поставки. Объяснение работает, если построено на трёх фактах: документы перестанут действовать автоматически 1 сентября 2026 года, остатки при этом остаются легальными, а новые поставки без переоформления встанут. Дальше нужен не рассказ о постановлениях, а таблица с датами и суммами.

• Дата известна заранее — это планируемое, а не внезапное событие
• Остатки и уже проданный товар не затрагиваются
• Под угрозой только новые поставки после указанной даты
• Половина документов обычно не нуждается в переоформлении
• Стоимость и сроки предсказуемы при раннем старте