Проверка СГР по номеру: реестр и признаки подделки

01

Что проверять помимо номера

02

Порядок проверки

1. Получить от поставщика номер и дату свидетельства, а не только скан.
2. Найти запись в едином реестре по номеру или наименованию продукции.
3. Сверить наименование продукции с этикеткой и товарной накладной.
4. Проверить, входит ли конкретная позиция в перечень наименований.
5. Сверить изготовителя, страну и адрес производственной площадки.
6. Сверить заявителя с тем, кто фактически поставляет продукцию.
7. Сравнить область применения с описанием товара в продаже.
8. Убедиться, что статус документа действующий.
9. Сохранить скриншот записи с датой проверки.
10. При расхождениях запросить у поставщика письменные разъяснения.
11. При отсутствии записи прекратить приёмку до выяснения.
12. Повторять проверку при новых поставках и смене поставщика.

03

Признаки проблемного документа

• записи в реестре нет вообще;
• номер найден, но продукция в записи другая;
• изготовитель в реестре не совпадает с указанным на упаковке;
• в перечне наименований нет поставляемой позиции;
• область применения в реестре уже, чем на этикетке;
• документ выдан позже даты изготовления партии;
• у документа указан статус прекращения или приостановки;
• поставщик присылает только скан и отказывается назвать номер;
• скан низкого качества, реквизиты нечитаемы;
• в документе фигурирует лаборатория, не имеющая нужной области аккредитации;
• срок оформления, названный поставщиком, меньше длительности испытаний;
• документ оформлен на «торговую марку» без указания изготовителя.

04

Кому и когда проверять

05

Что делать при отсутствии записи

1. Запросить у поставщика номер и дату документа официальным письмом.
2. Уточнить, не оформлен ли документ в другом государстве союза.
3. Проверить возможные опечатки в номере и вариантах наименования.
4. Запросить копию с приложением, где указан перечень наименований.
5. Проверить, не заменён ли документ новым после внесения изменений.
6. Зафиксировать факт отсутствия записи скриншотом с датой.
7. Приостановить приёмку и реализацию до выяснения.
8. Уведомить поставщика письменно о приостановке.
9. Оценить объём уже реализованной продукции.
10. При подтверждении отсутствия документа прекратить оборот позиции.
11. Рассмотреть возврат партии и претензию по договору поставки.
12. При признаках подделки — обратиться в надзорный орган.

06

Как выстроить контроль у себя

• вести реестр документов по каждой товарной позиции;
• хранить не только скан, но и номер, дату и дату последней проверки;
• проверять статус документов периодически, а не однократно;
• включать обязанность поставщика уведомлять об изменениях в договор;
• запрашивать документ до первой поставки, а не после;
• сверять перечень наименований при расширении ассортимента поставщика;
• фиксировать проверки в системе, чтобы показать их при контроле;
• назначить ответственного за проверку разрешительных документов;
• проверять документы при смене поставщика той же марки;
• сохранять переписку по запросам документов.

07

Частые расхождения и их вес

08

Структура номера свидетельства

Номер свидетельства — не случайный набор символов, а строка с фиксированной логикой, и по ней видно, кто выдал документ и когда. Первые символы обозначают государство союза и территориальный орган, далее идут коды учреждения и вида продукции, затем буквенный индекс, порядковый номер записи и месяц с годом внесения. Практическая польза от разбора номера в том, что часть подделок отсеивается ещё до обращения к реестру: в них встречается несуществующее сочетание кода страны и органа, дата выдачи в номере расходится с датой в теле документа, а год оказывается раньше даты введения самой процедуры для этой группы продукции.

При этом разбор номера не заменяет проверку записи. Правдоподобный номер подделывается так же легко, как печать: злоумышленники обычно берут реальный номер действующего документа и меняют в нём наименование продукции и заявителя. Именно поэтому сверять нужно не форму номера, а содержание записи в реестре.

09

Где искать запись

10

Приложение к свидетельству: перечень наименований

Одним свидетельством нередко закрывают линейку однородной продукции: базовая рецептура одна, а торговых наименований и вкусов несколько. Полный перечень при этом выносится в приложение, и именно оно чаще всего теряется при передаче документов по цепочке — поставщик присылает первую страницу со своим логотипом, а страницу с перечнем не прикладывает. В результате покупатель видит действующий документ, но не может убедиться, что конкретный артикул в него входит.

• запрашивать документ вместе со всеми листами приложения;
• сверять торговое наименование артикула с перечнем дословно;
• проверять, что вариант вкуса или оттенка указан в перечне;
• обращать внимание на формулировки «и другие» — они не расширяют перечень;
• сверять объём и форму выпуска, если они указаны в приложении;
• при отсутствии артикула в перечне запрашивать отдельный документ.

11

Что сверять при приёмке партии

12

Если записи нет или реестр недоступен

1. Проверить точность ввода номера: пробелы, разделители, буквенный индекс.
2. Повторить поиск по наименованию продукции и по изготовителю.
3. Проверить национальный реестр страны, указанной в номере.
4. Уточнить у поставщика дату выдачи: свежие записи публикуются с задержкой.
5. Запросить у поставщика оригинал или заверенную копию со всеми листами.
6. Направить письменный запрос в орган, выдавший документ.
7. До получения ответа приостановить приёмку и ввод партии в оборот.
8. Зафиксировать переписку и результат проверки во внутреннем журнале.
9. При подтверждении отсутствия записи — уведомить поставщика письменно.
10. Оценить уже проданные партии и необходимость отзыва.

13

Срок действия и основания прекращения

14

Как закрепить проверку в закупке

• включить в договор поставки обязанность предоставить документ со всеми приложениями;
• предусмотреть право приостановить приёмку до подтверждения записи в реестре;
• закрепить обязанность поставщика уведомлять об изменении статуса документа;
• установить договорную ответственность за недостоверные сведения;
• определить, кто в компании проверяет документы и в какой момент;
• вести журнал проверок со скриншотом записи и датой;
• перепроверять действующие позиции по графику, а не однократно;
• хранить подтверждения проверок весь срок обращения продукции.

15

Проверка контрагента до первой поставки

Проверка документа по реестру — последний шаг, а не первый. До подписания договора полезно понять, кто в цепочке вообще держит регистрацию: изготовитель, его уполномоченное лицо или сам поставщик. От ответа зависит устойчивость поставок: если документ оформлен на другого импортёра, ваш поставщик работает на чужом основании и в любой момент может остаться без него, а вместе с ним и вы — без права продавать остаток склада.