Ввоз образцов для испытаний: как оформить, сколько можно и что нельзя делать с образцами

01

На каком основании работает освобождение

Порядок опирается на две нормы: перечень продукции и случаев, при которых документы соответствия таможенному органу не представляются, и правила подтверждения соответствия, предусматривающие проведение испытаний на образцах. Освобождение относится к процедуре ввоза, а не к обороту: продавать такие образцы нельзя.

02

Как заполняется декларация при ввозе образцов: разбор по графам

Правильное заполнение декларации — то, что отличает беспроблемный выпуск образцов от запроса и простоя. Ниже разбор по ключевым графам на примерах реальных поставок.

03

Графа 31: как формулировать описание

Описание должно прямо указывать назначение ввоза, а не только называть товар. Формулировка ставится в начале, до наименования продукции.

• вариант формулировки: «товары, ввозимые в качестве проб (образцов) для целей подтверждения соблюдения мер технического регулирования»;
• более краткий вариант: «образцы для сертификации»;
• после формулировки указывается наименование товара по классификации;
• приводится товарный знак и марка;
• указывается конкретная модель или артикул;
• указывается количество единиц;
• при необходимости приводятся сведения об изготовителе с адресом и товарным знаком.

04

Графа 44: какие документы заявляются

• каждый документ заявляется со своим кодом вида по классификатору;
• реквизиты документов приводятся с номерами и датами;
• письмо при декларировании может быть составлено заявителем в свободной форме;
• договор подтверждает, что работы действительно ведутся;
• ссылка на норму закона указывает основание применения особого порядка.

05

Примеры формулировок из практики

• в первом примере приведена развёрнутая формулировка со ссылкой на меры технического регулирования;
• во втором — краткая, с прямым указанием на сертификацию;
• оба варианта применимы, главное — прямое указание цели;
• в обоих случаях приводятся наименование, характеристики и количество;
• для первого примера дополнительно указаны изготовитель, товарный знак и марка.

06

Что проверить перед подачей

1. Убедитесь, что в графе 31 есть прямое указание цели ввоза, а не только наименование товара.
2. Проверьте, что указаны модель или артикул и количество единиц.
3. Проверьте наличие кода особенности перемещения в третьем подразделе графы 37.
4. Сверьте количество в декларации с количеством в письме о необходимости образцов.
5. Проверьте, что все документы графы 44 заявлены с корректными кодами видов, номерами и датами.
6. Убедитесь, что договор с органом или лабораторией действует на дату подачи.
7. Проверьте соответствие кода товарной номенклатуры фактической продукции.
8. Сверьте наименование изготовителя с товаросопроводительными документами.

07

Типичные ошибки при декларировании образцов

• в описании товара не указана цель ввоза: декларация читается как обычная поставка;
• не проставлен код особенности перемещения;
• количество в декларации не совпадает с количеством в письме;
• не заявлен договор с органом или лабораторией;
• модель в декларации не совпадает с моделью в письме и в документах;
• образцы ввезены в количестве, превышающем обоснованное;
• письмо оформлено после подачи декларации, а не до;
• образцы реализованы вместо передачи на испытания.

08

Какие документы нужны таможне

• письмо о необходимости ввоза образцов: от аккредитованной лаборатории, органа по сертификации либо от самого заявителя;
• инвойс с корректным описанием: указание, что товар является образцом для испытаний;
• контракт или иное основание поставки, если она идёт по внешнеторговой сделке;
• транспортные документы;
• техническое описание продукции для классификации;
• сведения о заявителе, для которого проводятся испытания;
• в декларации — заявление сведений об основании освобождения.

09

Что должно быть в письме о ввозе образцов

10

Кто составляет письмо: распространённое заблуждение

Широко распространено мнение, что письмо для ввоза образцов обязательно должно исходить от аккредитованной лаборатории, и импортёры тратят время на его получение. При декларировании соответствия это не так.

• письмо для таможенных органов может быть составлено в свободной форме от лица заявителя;
• отбор образцов при декларировании осуществляет заявитель либо, по его поручению, орган по сертификации или испытательная лаборатория;
• при сертификации порядок иной: отбор организует орган, и письмо логично исходит от него;
• свободная форма не означает произвольное содержание: сведения, нужные таможне для идентификации и обоснования количества, приводятся в любом случае;
• письмо от заявителя не снижает требований к обоснованию количества образцов.

11

Кто вправе отбирать образцы

• при декларировании заявитель вправе отобрать образцы сам, без привлечения органа;
• он может поручить отбор органу по сертификации или лаборатории, но это его выбор, а не обязанность;
• при сертификации отбор входит в процедуру и организуется органом;
• в любом случае образцы должны быть идентифицированы и связаны с партией;
• общие правила отбора образцов для испытаний при подтверждении соответствия установлены отдельным стандартом.

12

Сколько образцов допускается

Нормативно установленного универсального количества нет: оно определяется программой испытаний. Число зависит от количества методов, наличия разрушающих испытаний, необходимости параллельных проб и числа групп однородной продукции.

13

Порядок ввоза

1. Определите применимые регламенты и программу испытаний вместе с лабораторией или органом.
2. Получите письмо с обоснованием количества образцов.
3. Согласуйте с поставщиком корректное оформление инвойса с указанием назначения товара.
4. Определите код ТН ВЭД и стоимость образцов для таможенных целей.
5. Подайте декларацию с заявлением основания освобождения и приложением письма.
6. Получите выпуск и передайте образцы в лабораторию.
7. Оформите приёмку образцов лабораторией с фиксацией идентификационных признаков.
8. Проведите испытания и получите протоколы.
9. Оформите документ соответствия на основную партию.

14

Отбор образцов и акт

Если испытания проводятся в рамках сертификации, орган оформляет акт отбора образцов: он подтверждает, что испытанные образцы идентичны продукции, на которую выдаётся документ. При декларировании акт формально может не требоваться, но идентификация образцов всё равно фиксируется.

• акт составляется представителем органа или уполномоченным лицом;
• в акте указываются место и дата отбора, идентификационные признаки, количество;
• образцы маркируются и опечатываются для исключения подмены;
• сведения акта переносятся в протокол испытаний;
• при отборе из партии на складе временного хранения требуется согласование с таможней;
• акт хранится вместе с доказательственными материалами по документу.

15

Сроки и логистика

16

Частые ошибки

• образцы отправлены экспресс-доставкой как «подарок» или «бесплатный образец» без оформления;
• в инвойсе не указано, что товар является образцом для испытаний;
• письмо лаборатории получено после прибытия образцов;
• количество образцов не обосновано программой испытаний;
• ввезено количество, сопоставимое с коммерческой партией;
• код ТН ВЭД образцов не совпадает с кодом основной поставки;
• образцы после испытаний реализованы;
• модели образцов не совпадают с моделями основной партии;
• испытания заказаны в лаборатории без нужной области аккредитации;
• проект начат за две недели до прихода основной партии.

17

Сколько образцов нужно по типам продукции

Ориентировочные значения для планирования закупки у поставщика. Точное количество определяет программа испытаний.

18

Что делать с образцами после испытаний

• продавать образцы, ввезённые с освобождением, нельзя;
• возвращённые образцы можно использовать как демонстрационные или для внутренних нужд;
• при желании ввести их в оборот потребуется полноценное подтверждение соответствия;
• утилизация оформляется документально, если продукция подлежит особому обращению.

19

Альтернативы отдельному ввозу образцов

20

Что должно быть в письме лаборатории