ФГИС Росаккредитации: как искать документы в реестре, читать статусы и проверять поставщика

01

Какие реестры есть и что закрывает каждый

02

Открытая часть и личный кабинет

Открытая часть доступна любому без регистрации: поиск документов по номеру, заявителю, изготовителю и продукции, просмотр статусов, областей аккредитации, реестров аккредитованных лиц. Этого достаточно для проверки поставщика и своих документов. Закрытая часть — рабочий кабинет с электронной подписью: в ней заявители регистрируют декларации, органы вносят сертификаты, лаборатории передают протоколы, аккредитованные лица подают сведения. Ошибку в записи исправляют через кабинет тот, кто её вносил: заявитель по декларации, орган по сертификату.

03

Три сценария поиска

Способ поиска зависит от того, что у вас есть на входе.

1. Известен номер документа — введите его целиком, это самый точный путь; при неудаче проверьте формат номера и опечатки в буквенных частях.
2. Известен только поставщик — ищите по ИНН или наименованию заявителя и просматривайте список его документов, отбирая подходящие по продукции.
3. Известны изготовитель и товар — используйте поиск по продукции и изготовителю; способ самый медленный, но им находят документы, когда контрагент не отвечает.
4. Известен только штрихкод или артикул — ищите по наименованию продукции и изготовителю, затем сверяйте перечень моделей в найденных записях.
5. Нужны все документы группы компаний — проверьте по каждому ИНН отдельно: записи не связываются между юридическими лицами.

04

Что означают статусы записей

05

Как читать область аккредитации

Область аккредитации — ключевой документ аккредитованного лица. В ней перечислено, какую продукцию и по каким методам орган или лаборатория вправе оценивать, с привязкой к регламентам, обозначениям стандартов и кодам. Сертификат, выданный на продукцию вне области, — дефектный документ, и это выясняется обычно при проверке, а не при выдаче.

1. Найдите орган или лабораторию в реестре аккредитованных лиц по наименованию или номеру аттестата.
2. Проверьте статус аттестата: действует, приостановлен, прекращён — и на дату выдачи вашего документа, а не только сегодня.
3. Откройте область аккредитации и найдите вашу продукцию по наименованию и коду.
4. Проверьте, указан ли применённый технический регламент или схема оценки.
5. Для лаборатории проверьте методы испытаний: стандарты в протоколе должны входить в область.
6. Сохраните выписку области вместе с документом в досье поставщика.

06

Проверка протоколов испытаний

Протоколы передаются лабораториями в систему, поэтому реквизиты, указанные в сертификате или декларации, сверяются с реестром. Расхождения в номере, дате, наименовании продукции или лаборатории — признак того, что документ оформлен без реальных испытаний. Это самый частый дефект «быстрых» деклараций: сама запись есть, а протоколов за ней нет.

• номер и дата протокола совпадают с указанными в документе;
• лаборатория существует в реестре и аккредитована на дату протокола;
• методы испытаний входят в область аккредитации лаборатории;
• наименование продукции в протоколе соответствует документу;
• дата протокола предшествует дате регистрации документа;
• для схем с образцами — есть сведения об идентификации образцов.

07

Как отличить настоящий документ от поддельного

Подделки встречаются в двух видах: бланк, которому не соответствует никакая запись, и запись, оформленная формально, без реальных испытаний. Первый выявляется за минуту, второй — только проверкой протоколов и области аккредитации.

08

Реестр и таможня, сети, маркетплейсы

Разные проверяющие смотрят в один реестр, но по разным полям, и это объясняет, почему документ проходит таможню и не проходит маркетплейс.

09

Что фиксировать при проверке

Проверка имеет смысл, только если её результат можно предъявить: при споре с сетью, при проверке контролирующего органа, при разбирательстве с поставщиком.

• PDF или скриншот карточки реестра с датой и временем проверки;
• статус записи и срок действия документа;
• перечень моделей и артикулов из карточки для сверки с инвойсом и карточкой товара;
• реквизиты органа и лаборатории с номерами аттестатов;
• сведения о протоколах испытаний;
• ссылку на запись, если формат позволяет;
• отметку о том, кто и когда проводил проверку внутри компании.

10

Кто и зачем работает с системой

11

Частые проблемы и что с ними делать

12

Как встроить реестр в регулярную работу

1. Внесите проверку по реестру в закупочный регламент как условие подписания договора, а не приёмки партии.
2. Заведите таблицу документов поставщиков: номер, статус, дата проверки, срок, перечень артикулов, орган.
3. Повторяйте проверку перед каждой поставкой серийных документов: срок мог истечь, статус измениться.
4. Настройте контроль сроков за 60 дней до окончания действия документов.
5. Проверяйте не только документ, но и орган с лабораторией.
6. Сохраняйте скриншоты в досье поставщика с датой.
7. Назначьте ответственного и включите проверку в чек-лист согласования новых артикулов.
8. Проверяйте свои документы после регистрации: ошибки в записи исправляет тот, кто её вносил.

13

Чек-лист проверки одного документа

1. Запись найдена в реестре по номеру.
2. Статус — «действует», срок не истёк.
3. Заявитель соответствует тому, кто вводит продукцию в оборот.
4. Изготовитель совпадает с указанным на товаре.
5. Ваши модели и артикулы есть в перечне записи.
6. Орган по сертификации аккредитован, продукция входит в его область на дату выдачи.
7. Протоколы испытаний существуют, лаборатория аккредитована на нужные методы.
8. Схема оценки соответствует форме подтверждения для этой продукции.
9. Скриншот карточки с датой сохранён в досье.

14

Какие реестры в системе есть и зачем они нужны

• единый реестр сертификатов соответствия — по регламентам ЕАЭС и по национальной системе ГОСТ Р;
• единый реестр деклараций о соответствии;
• реестр аккредитованных лиц: органы по сертификации, испытательные лаборатории, инспекционные органы;
• сведения об областях аккредитации с привязкой к продукции, регламентам и методам испытаний;
• реестр протоколов испытаний, передаваемых лабораториями в систему;
• сведения о приостановке, прекращении и признании документов недействительными.

15

Открытая и закрытая часть

Открытая часть доступна любому без регистрации: там ищут документы по номеру, заявителю, изготовителю и продукции, проверяют статусы и области аккредитации. Закрытая часть — рабочий кабинет: в ней заявители регистрируют декларации, органы вносят сертификаты, лаборатории передают протоколы. Вход в кабинет выполняется через подтверждённую учётную запись Госуслуг с привязкой к организации и требует усиленной квалифицированной электронной подписи.

16

Как искать документ: рабочие сценарии

1. Известен номер — вводите его целиком, это самый точный путь.
2. Известен только поставщик — ищите по ИНН или наименованию заявителя и просматривайте его документы.
3. Известны изготовитель и товар — используйте поиск по наименованию продукции и изготовителю.
4. Нужен массив документов конкретного органа — ищите по номеру его аттестата аккредитации.
5. Проверяете лабораторию — открывайте реестр аккредитованных лиц и смотрите область аккредитации.

17

Проверка протокола испытаний

Протоколы передаются лабораториями в систему, поэтому реквизиты, указанные в сертификате или декларации, можно сверить с реестром. Расхождения в номере, дате, наименовании продукции или лаборатории — сигнал о фиктивном протоколе. Отдельно проверяется, действовал ли аттестат лаборатории на дату испытаний: аккредитация, приостановленная позже, не отменяет протокол, а вот испытания в период приостановки недействительны.