Проверка сертификата и декларации по номеру — реестры ЕАЭС

Юридическую силу разрешительному документу даёт не бланк, а запись в реестре — поэтому проверка сертификата или декларации по номеру занимает меньше минуты и всегда даёт однозначный ответ. Ниже — три живых поиска: по единому реестру выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций ЕАЭС (данные Евразийской экономической комиссии), по реестру нотификаций ФСБ на товары с шифрованием и по реестру свидетельств о государственной регистрации (СГР). Российские документы дополнительно сверяйте в ФГИС Росаккредитации: только национальный реестр показывает приостановление, прекращение и признание документа недействительным.

Проверить сертификат или декларацию по номеру в реестре ЕАЭС

Поиск понимает свободный запрос: вставьте номер целиком, введите код ТН ВЭД, номер техрегламента, наименование продукции, торговую марку или название изготовителя. Страна выдачи определяется по формату номера автоматически — при необходимости переключите её вручную. Чтобы просматривать массив записей целиком, с фильтрами по 49 техрегламентам и сроку действия, откройте реестр сертификатов и деклараций ЕАЭС в полноэкранном режиме.

Нотификации на товары со встроенным шифрованием в единый реестр сертификатов не попадают — для них ЕЭК ведёт отдельный реестр. Поиск по нему вынесен на страницу реестр нотификаций ЕАЭС; какие товары входят в Перечень 2.19 и как оформить документ — на странице нотификация ФСБ.

Свидетельства о государственной регистрации хранятся отдельно: СГР на БАД, воду, косметику, бытовую химию, дезсредства и детское питание регистрируют Роспотребнадзор и уполномоченные органы стран ЕАЭС. Поиск по записям — на странице реестр СГР, порядок оформления и перечень продукции — на странице свидетельство о государственной регистрации (СГР).

Как проверить сертификат соответствия по номеру

Порядок одинаков для сертификата ТР ТС, ТР ЕАЭС и добровольного документа: сначала находим запись, затем сверяем её со своими документами. Совпадение номера — только первый шаг. Подделки и «серые» сертификаты почти всегда обнаруживаются не на номере, а на несовпадении области действия и доказательной базы.

• Вводите номер полностью — с префиксом «ЕАЭС» и годом после дроби. Сокращённый номер даёт ложные совпадения.
• Сверьте заявителя и изготовителя с контрактом, инвойсом и маркировкой — вплоть до организационно-правовой формы и адреса площадки.
• Убедитесь, что ваш код ТН ВЭД и точное наименование товара есть в области действия или в приложении.
• Проверьте статус и срок: «действует» и неистёкший срок — обязательное условие.
• Откройте орган по сертификации и лабораторию из доказательной базы и убедитесь, что аккредитация не приостановлена, а нужный техрегламент входит в область аккредитации — для этого есть реестр аккредитованных органов по сертификации.
• Запросите приложение, если наименований несколько: приложение — неотъемлемая часть документа, и ваш товар должен быть указан именно в нём.

Разбор с примерами — в статье как проверить сертификат соответствия по номеру. Если нужен не документ поставщика, а собственный, посмотрите условия: сертификат соответствия ТР ТС.

Как проверить декларацию о соответствии

С 2021 года декларация существует только в электронном виде: защищённого бланка у неё нет, а то, что присылают контрагенты, — выписка из реестра. Проверять «оригинал» бессмысленно, значение имеет исключительно запись. Второе отличие от сертификата: декларацию не выдаёт орган по сертификации — заявитель принимает её сам, под свою ответственность, и регистрирует в реестре. Поэтому проверять нужно не орган, а лабораторию, чей протокол внесён в доказательную базу.

• совпадает ли наименование продукции с маркировкой и с графой 31 декларации на товары;
• входит ли ваш код ТН ВЭД в перечень кодов документа;
• указаны ли ваш изготовитель и адрес производственной площадки;
• действует ли аккредитация лаборатории из доказательной базы;
• не истёк ли срок — для серийного выпуска он ограничен, для партии документ действует применительно к этой партии.

Подробнее — как проверить декларацию о соответствии в реестре и приостановка и прекращение декларации. Типовые дефекты записи разобраны в материале ошибки в декларации. Регистрация собственной декларации — на странице декларация о соответствии.

Какой реестр открывать для каждого документа

Значительная часть «ненайденных» документов ищется просто не в той базе. Разрешительные документы ЕАЭС ведутся минимум в пяти независимых реестрах, и данные между ними не дублируются.

• Сертификат и декларация ТР ТС / ТР ЕАЭС — единый реестр ЕАЭС на tech.eaeunion.org и национальный реестр страны регистрации; для России это ФГИС Росаккредитации (pub.fsa.gov.ru). В единый реестр запись попадает с задержкой после национальной регистрации.
• Сертификат ГОСТ Р и добровольные документы — реестры соответствующей системы добровольной сертификации; в едином реестре ЕАЭС их нет и не будет. См. сертификат ГОСТ Р и добровольную сертификацию.
• СГР — реестр свидетельств о государственной регистрации ЕАЭС; в России сведения вносит Роспотребнадзор.
• Нотификация ФСБ — единый реестр нотификаций ЕЭК по товарам с функциями шифрования.
• Аттестат аккредитации органа или лаборатории — реестр аккредитованных лиц; выборка по органам собрана в реестре органов по сертификации.
• Протокол испытаний — отдельного публичного реестра нет: протокол виден в доказательной базе того документа, к которому приложен. Что должно быть в протоколе — протокол испытаний.
• Отказное письмо — не регистрируется нигде: это разъяснение о непопадании товара под регламент, а не разрешительный документ. См. отказное письмо.

Общая карта реестров и полномочий ведомств — в разделе энциклопедии реестры и Росаккредитация.

Как читается номер сертификата и декларации

Номер устроен так, что по нему многое понятно до открытия реестра — и нестыковка видна сразу. Единая форма документов и правила заполнения утверждены решением Коллегии ЕЭК № 41 от 20.03.2018.

Сертификат — ЕАЭС RU С-CN.АБ11.В.01234/24:

• «ЕАЭС RU С» — сертификат соответствия, выдан в России;
• «CN» — двухбуквенный код страны изготовителя;
• «АБ11» — код органа по сертификации, выдавшего документ;
• «В» — группа продукции и схема сертификации;
• «01234/24» — порядковый номер и год выдачи.

Декларация — ЕАЭС N RU Д-CN.РА01.В.12345/24:

• «ЕАЭС N RU Д» — декларация о соответствии, зарегистрирована в России;
• «CN» — код страны изготовителя;
• «РА01» — код органа или площадки регистрации;
• «В» — признак схемы и группы продукции;
• «12345/24» — порядковый номер и год.

У документов других стран Союза формат свой: например в кыргызских номерах вида «ЕАЭС KG417/014.Д.00079» сразу после «ЕАЭС» идут код страны и номер аккредитованного лица. Как выглядят сами документы — образец сертификата соответствия и образец декларации о соответствии.

Статусы записи в реестре и что они означают

Статус — единственное, что отделяет действующий документ от бесполезного. В реестрах встречаются пять статусов, и три из них означают, что выпускать продукцию в обращение нельзя.

• Действует — документ актуален, продукция может обращаться на рынке.
• Приостановлен — обращение приостановлено до устранения нарушений; статус чаще всего появляется по итогам государственного контроля.
• Прекращён — действие завершено досрочно по заявлению заявителя или по решению органа.
• Архивный — срок действия истёк естественным образом. Новую продукцию по такому документу выпускать нельзя, но товар, выпущенный в обращение в период действия, остаётся легальным.
• Недействителен — документ аннулирован, применение запрещено с даты решения.

Отдельно проверяйте признание документа в России: сертификат иностранного органа может действовать в стране выдачи и одновременно быть приостановлен на российском рынке. Росаккредитация ведёт для этого перечень приостановленных и признанных недействительными документов. Что происходит с продукцией и заявителем в таких случаях — приостановка и прекращение действия сертификата.

Что делать, если сертификата или декларации нет в реестре

Пустой результат не всегда означает подделку. Прежде чем делать выводы, исключите четыре технические причины.

• Опечатка или подмена символов. В номерах путают латинские и кириллические «С», «В», «А», «Р», «Т», теряют пробел после «ЕАЭС» и год после дроби. Скопируйте номер из файла, а не набирайте вручную.
• Не тот реестр. Документ ГОСТ Р или добровольный сертификат в едином реестре ЕАЭС не найдётся никогда — ищите в реестре системы добровольной сертификации.
• Задержка выгрузки. Свежезарегистрированный документ появляется в национальном реестре сразу, а в едином реестре ЕАЭС — позже.
• Другая страна выдачи. Переключите страну в фильтре: номер, выданный в Армении или Кыргызстане, в российском срезе не отобразится.

Если после этого записи по-прежнему нет, документа юридически не существует. Остановите приёмку и реализацию, запросите у поставщика действующий документ, а при импорте оформляйте собственный. Полезно проверить и самого контрагента: поиск документов организации по ИНН покажет, есть ли у него действующие сертификаты и декларации вообще. Если оригинал утрачен, а запись в реестре есть, оформляется дубликат сертификата или выписка из реестра.

Как отличить подлинный документ от подделки

Голограммы, водяные знаки и «синие печати» не подтверждают ничего: сертификаты давно печатают на обычной бумаге, а у декларации бумажной формы нет вовсе. Подделывают бланк — реестр подделать нельзя. Признаки, при которых документ нужно перепроверять особенно внимательно:

• записи в реестре нет либо сведения в ней расходятся с присланным бланком;
• документ оформлен «за один день», без испытаний и отбора образцов;
• в доказательной базе протоколы лаборатории, аккредитация которой приостановлена или прекращена;
• в области действия указан код ТН ВЭД, не входящий в перечень регламента;
• приложение отсутствует, хотя наименований продукции несколько;
• у органа по сертификации в области аккредитации нет того регламента, по которому выдан документ;
• срок действия сертификата превышает пять лет.

Ответственность за реализацию продукции с недействительным документом лежит на продавце и импортёре: штраф достигает 1 млн ₽ по ст. 14.43 КоАП РФ, недостоверное декларирование квалифицируется по ст. 14.44. Признаки подделки подробно разобраны в статье как отличить поддельный сертификат от настоящего, проверка исполнителя — в как проверить орган по сертификации и лабораторию.

Проверка документов Кыргызстана, Казахстана, Беларуси и Армении

Сертификат или декларация, оформленные в любой стране Союза, действуют на всей территории ЕАЭС — отдельно «признавать» их в России не нужно. Но есть нюанс, из-за которого проверки чаще всего и проваливаются: национальный надзор вправе приостановить на своей территории действие документа, выданного в другой стране. Формально документ будет числиться действующим в реестре страны выдачи и одновременно приостановленным в России.

• найдите документ в едином реестре ЕАЭС, переключив страну выдачи на нужную;
• проверьте орган по сертификации в национальной части единого реестра аккредитованных лиц ЕАЭС;
• сверьте перечень приостановленных и признанных недействительными документов Росаккредитации — он и показывает статус признания в России;
• для кыргызских и армянских документов дополнительно проверьте лабораторию из доказательной базы: претензии надзора чаще касаются протоколов испытаний, а не оформления бланка.

Поиск сертификатов без номера: по изготовителю, бренду и коду ТН ВЭД

Номер известен далеко не всегда. Чаще нужно понять, есть ли на товар документ вообще, или собрать все документы конкретного производителя перед закупкой. Поиск выше работает и без номера.

• По изготовителю или бренду. Введите название латиницей и кириллицей поочерёдно — в реестрах одна и та же марка встречается в обоих написаниях. Оператор «изг:» ограничит поиск полем изготовителя, «зая:» — полем заявителя; те же поля есть в уточняющей форме.
• По коду ТН ВЭД. Достаточно первых четырёх–шести цифр: так видно, по какому регламенту и по какой схеме оформляют похожий товар. Какие документы нужны на конкретный код — в реестре ТН ВЭД.
• По техрегламенту. Выберите один или несколько регламентов в фильтре, чтобы отсечь лишнее.
• По наименованию продукции. Поиск идёт по формулировке из графы «продукция», поэтому пробуйте и бытовое, и техническое название.
• По организации. Если нужны все документы одного юрлица, ищите по ИНН: проверка документов организации.

Зачем проверять документ поставщика до сделки

Проверка занимает минуту и закрывает четыре типовых риска, каждый из которых стоит дороже самой сертификации.

• Таможня. Сведения о документе указываются в графе 44 декларации на товары; расхождение области действия с описанием товара в графе 31 — основание для отказа в выпуске.
• Надзор и маркетплейсы. Площадки сверяют номер документа с реестром и блокируют карточку, если статус отличается от «действует».
• Закупки и тендеры. Документ должен действовать на дату поставки, а не только на дату подачи заявки — архивный сертификат снимает участника с процедуры.
• Ответственность. Штраф за реализацию продукции без действующего документа возлагается на продавца, даже если он действовал добросовестно и получил бланк от поставщика.

Если проверка показала, что документа нет или он не покрывает ваш товар, посчитайте стоимость собственного в калькуляторе сертификации или пришлите описание товара и код ТН ВЭД — эксперт определит форму оценки соответствия и сроки.

Частые вопросы

Можно ли проверить сертификат без номера?

Да. Введите название изготовителя, торговую марку, код ТН ВЭД или наименование продукции — поиск выдаст все подходящие записи. Если у организации много документов, удобнее искать по ИНН заявителя или изготовителя.

Чем выписка из реестра отличается от оригинала?

Юридическую силу документу даёт запись в реестре, поэтому выписка равнозначна бланку. Для декларации о соответствии выписка вообще единственная форма: бумажного бланка у неё нет с 2021 года.

Почему документ есть в реестре ЕАЭС, но нет в ФГИС Росаккредитации?

Скорее всего он зарегистрирован в другой стране Союза: в ФГИС попадают только российские документы. Обратная ситуация — задержка выгрузки из национального реестра в единый реестр ЕАЭС.

Что означает статус «архивный»?

Срок действия истёк естественным образом. Выпускать новую продукцию по такому документу нельзя, но товар, введённый в обращение в период действия, остаётся легальным и может продаваться.

Сертификат приостановлен — можно ли продавать остатки?

Нет. На время приостановки обращение продукции запрещено. После устранения нарушений действие возобновляется, и статус в реестре меняется обратно на «действует».

Как проверить орган по сертификации и лабораторию?

По реестру аккредитованных лиц: аттестат должен быть действующим, а нужный технический регламент — входить в область аккредитации. Готовая выборка — в реестре органов по сертификации.

Нужны ли печать и подпись на распечатке декларации?

Нет, распечатка носит информационный характер. Подлинность подтверждает только запись в реестре, поэтому контрагенту достаточно сообщить номер документа.

Сколько действует сертификат соответствия?

На серийный выпуск — до пяти лет; на партию срок не устанавливается, документ действует применительно к этой партии. Декларация на серийный выпуск также оформляется не более чем на пять лет.

Можно ли проверить сертификат по ИНН?

Да, по ИНН заявителя или изготовителя — так видны все документы организации сразу. Это самый быстрый способ оценить поставщика перед закупкой.