Перевод документов изготовителя
Требования к языку, переводу и заверению документов иностранного изготовителя определяют по процедуре и получателю.
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
Требования к языку, переводу и заверению документов иностранного изготовителя определяют по процедуре и получателю. Для российской оценки соответствия и таможенного оформления проверяют применимые требования к сведениям и переводам. Не каждое иностранное приложение во всех ситуациях требует одинакового заверения; состав документов согласуют до подачи.
01
Что обычно переводят
- техническое описание и спецификация продукции;
- руководство по эксплуатации;
- протоколы испытаний иностранных лабораторий;
- сертификаты систем менеджмента;
- письмо о назначении уполномоченного лица;
- паспорт безопасности химической продукции;
- гарантийные и сервисные условия;
- сведения о составе и о материалах.
02
Какие документы требуются от изготовителя
- состав комплекта зависит от схемы подтверждения;
- договор с уполномоченным лицом обязателен для импорта;
- техническая документация — основа программы испытаний;
- иностранные протоколы не заменяют испытаний в аккредитованной лаборатории;
- сертификаты менеджмента учитываются, но не заменяют оценку производства.
| Документ | Зачем |
| Техническая документация на продукцию | Описание, характеристики, состав |
| Руководство по эксплуатации | Основа для документации на русском языке |
| Договор с уполномоченным лицом | Подтверждение полномочий заявителя |
| Сведения о производственной площадке | Идентификация изготовителя |
| Протоколы испытаний изготовителя | Дополнительная доказательная база |
| Сертификаты системы менеджмента | Учитываются при оценке производства |
03
Требования к переводу
- документы представляются на русском языке либо с переводом;
- перевод должен быть полным, а не выборочным;
- технические термины переводятся корректно;
- единицы измерения приводятся к принятым;
- наименования сохраняются в оригинальном написании при необходимости;
- перевод заверяется в установленном порядке.
04
Заверение: какое требуется
- требования различаются по виду документа и по органу;
- технические документы обычно не требуют апостиля;
- официальные документы могут требовать легализации;
- апостиль проставляется в стране происхождения документа;
- получить апостиль постфактум сложнее, чем при оформлении.
| Вид заверения | Когда применяется |
| Перевод, заверенный переводчиком | Для технической документации в большинстве случаев |
| Нотариальное заверение перевода | Для документов, требующих подтверждения подлинности перевода |
| Апостиль | Для официальных документов из стран соответствующей конвенции |
| Консульская легализация | Для стран вне конвенции |
05
Договор с уполномоченным лицом
- требуется при подтверждении продукции иностранного изготовителя;
- уполномоченное лицо принимает на себя обязанности по продукции;
- договор определяет объём полномочий;
- реквизиты уполномоченного лица указываются в документе о соответствии;
- сведения о нём наносятся в маркировку;
- договор действует на период действия документа.
06
Типичные проблемы
| Проблема | Решение |
| Документация только на языке изготовителя | Организовать полный перевод |
| Неполный комплект технической документации | Запросить недостающее до начала работ |
| Отсутствие договора с уполномоченным лицом | Оформить до подачи заявки |
| Некорректный перевод терминов | Привлечь переводчика с технической специализацией |
| Требование апостиля обнаружено поздно | Планировать заранее, организовывать в стране выдачи |
| Изготовитель не отвечает на запросы | Оценить возможность работы через поставщика |
07
Порядок работы
- Определите схему подтверждения и требуемый комплект документов.
- Запросите документы у изготовителя с точным перечнем.
- Уточните, требуется ли заверение и какое.
- Организуйте перевод у специалиста с технической подготовкой.
- Заверьте перевод в требуемой форме.
- Оформите договор с уполномоченным лицом.
- Проверьте полноту комплекта до подачи заявки.
- Сохраните оригиналы и переводы в доказательственных материалах.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
08
Виды заверения
| Перевод заявителя | Заверение подписью и печатью организации |
| Бюро переводов | Заверение переводческой организацией |
| Нотариальное | Нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика |
| Апостиль | Для официальных документов стран Гаагской конвенции |
| Консульская легализация | Для стран вне конвенции |
| Без заверения | Для внутреннего использования и справочных материалов |
09
Апостиль и легализация
Апостиль и консульская легализация относятся к официальным документам, выданным государственными органами: выпискам из реестров, доверенностям, учредительным документам. Коммерческие документы изготовителя — техническое описание, протоколы частной лаборатории, инвойс — как правило не легализуются, для них достаточно перевода с заверением. Требование апостиля обычно возникает при доверенностях и при документах, подтверждающих правовой статус иностранного лица.
10
Требования к качеству перевода
- единообразие терминологии по всему комплекту документов;
- сохранение обозначений типов и моделей без изменений;
- точная передача числовых значений и единиц измерения;
- сохранение структуры и нумерации разделов оригинала;
- перевод наименований веществ с указанием международных обозначений;
- отсутствие пропусков и сокращений содержания;
- приложение копии оригинала к переводу.
11
Типовые ошибки
- перевод обозначения модели, из-за чего товар не идентифицируется;
- разные варианты перевода одного термина в разных документах;
- округление или изменение единиц измерения;
- пропуск примечаний и сносок, содержащих ограничения;
- перевод только выборочных разделов руководства;
- несовпадение наименования изготовителя с контрактом и с инвойсом.
12
Практические рекомендации
- составить глоссарий терминов и обозначений до начала перевода;
- переводить весь комплект у одного исполнителя;
- сверять наименования и адреса с контрактом и с реестровыми данными;
- оставлять оригинальные обозначения моделей латиницей;
- заранее уточнять у органа требуемый вид заверения;
- хранить оригиналы вместе с переводами в одном комплекте.
Частые вопросы
Какие документы нужны от иностранного изготовителя?
Техническая документация, руководство по эксплуатации, договор с уполномоченным лицом, сведения о производственной площадке, при наличии — протоколы и сертификаты менеджмента.
Заменяют ли иностранные протоколы испытания?
Нет, подтверждение проводится по нашим методикам в аккредитованных лабораториях.
Можно ли перевести только нужные страницы?
Нет, перевод должен быть полным: пропущенные разделы часто содержат оговорки и ограничения.
Какое заверение требуется?
Зависит от вида документа: обычно заверение переводчиком, для официальных документов возможны нотариальное заверение, апостиль или консульская легализация.
Где проставляется апостиль?
В стране выдачи документа, поэтому организовать его постфактум сложнее.
Зачем нужно уполномоченное лицо?
Оно принимает обязанности по продукции и рассматривает претензии, поскольку изготовитель за пределами страны.
Как запрашивать документы у изготовителя?
С точным перечнем: общий запрос получает произвольный набор.
Нужен ли нотариальный перевод для сертификации?
Требования устанавливает орган; часто достаточно перевода, заверенного заявителем.
Что заверяет нотариус?
Подлинность подписи переводчика, а не корректность перевода.
Нужен ли апостиль на техническое описание?
Как правило нет, апостиль относится к официальным документам.
Можно ли переводить только часть руководства?
Нет, эксплуатационная документация предоставляется в полном объёме.
Переводится ли обозначение модели?
Нет, оно сохраняется в оригинальном написании.
Кто отвечает за ошибки перевода?
Заявитель, поскольку он представляет документы в составе доказательственных материалов.
Консультация по продукции
Разберём ваш случай
Опишите товар и задачу — проверим применимые требования, обсудим форму оценки, доказательства, срок и стоимость работ.
- Проверим, попадает ли товар под технические регламенты
- Проверим схему и программу испытаний по характеристикам продукции
- Обсудим состав работ, срок и стоимость после рассмотрения данных
- Проверим доступные сведения о документах поставщика