Отказное письмо

01

Для какой продукции оформляется

• товары, для которых технические регламенты не приняты: бижутерия, сувениры, канцелярия общего назначения;
• товары, выведенные из области применения регламентов изъятиями;
• продукция, бывшая в употреблении, там где регламент её исключает;
• комплектующие и материалы, оцениваемые в составе конечного изделия;
• продукция, ввозимая как образцы для испытаний и в иных целях, не связанных с обращением;
• изделия, назначение которых выводит их из-под конкретного регламента;
• аксессуары, не выполняющие самостоятельных функций, подпадающих под регулирование;
• продукция, для которой действует иной режим: медицинские изделия, ювелирные изделия, лекарственные средства.

02

Отказное письмо и отрицательное решение: принципиальная разница

Два документа решают внешне одну задачу — подтвердить, что продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия, — но имеют разный статус. Разница критична при таможенном оформлении.

03

Что содержит отрицательное решение по заявке

Орган по сертификации, имеющий заявляемую продукцию в области аккредитации, формирует официальный ответ на бланке установленной формы.

• наименование продукции;
• документ, в соответствии с которым продукция изготовлена: стандарт, технические условия, стандарт организации, технический файл или иной документ;
• код ТН ВЭД;
• данные о заявителе и изготовителе;
• мотивированный отказ с обоснованием, почему продукция не подлежит подтверждению соответствия;
• номер присвоенной заявки;
• подпись эксперта и печать органа по сертификации.

04

Почему отрицательное решение предпочтительнее

1. Только орган по сертификации, имеющий продукцию в области аккредитации, может достоверно определить, подпадает ли товар под обязательное подтверждение соответствия.
2. Решение выдаётся по результатам рассмотрения заявки и полного пакета документов, а не по описанию со слов заявителя.
3. Документ оформляется на бланке установленной формы и заверяется подписью эксперта.
4. Он относится к документам, принимаемым таможенными органами.
5. В нём приводится мотивированный отказ, то есть обоснование, а не просто утверждение.
6. Наличие номера заявки делает документ проверяемым.
7. При спорной классификации орган оценивает продукцию по существу, а не по коду из инвойса.

05

Когда достаточно отказного письма

06

Исторический контекст: заключения профильного института

Существует ещё один вариант документа — отказное заключение профильного научно-исследовательского института в области сертификации.

• в период примерно с 2011 по 2014 год таможенные органы принимали отказные документы преимущественно от этого института;
• сейчас такая практика распространена значительно меньше;
• о самих заключениях многие участники рынка уже не помнят;
• при работе со старыми комплектами документов такие заключения могут встречаться;
• для новых поставок ориентироваться следует на отрицательное решение органа по сертификации.

07

Что должно быть в тексте

• наименование и описание продукции, позволяющие её идентифицировать;
• код товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности;
• сведения о заявителе и об изготовителе;
• перечень технических регламентов, применимость которых рассматривалась;
• вывод о неприменимости каждого из них с обоснованием;
• ссылки на положения регламентов и на перечни, из которых следует вывод;
• сведения об организации, выдавшей письмо, и её статус;
• дата выдачи и подпись уполномоченного лица;
• при необходимости — указание, что письмо не является документом об оценке соответствия.

08

Кто вправе выдавать

Порядок выдачи отказных писем нормативно не установлен, и это создаёт разброс практики. Документ обычно выдают органы по сертификации, испытательные лаборатории, экспертные и консультационные организации. Юридической силы разрешительного документа он не имеет ни в одном из вариантов, и его значение определяется убедительностью обоснования и авторитетом выдавшей организации. Отсюда практическое следствие: письмо от органа по сертификации, аккредитованного в соответствующей области, воспринимается серьёзнее, чем письмо от организации без профильной компетенции. Второй практический момент: обоснование, изложенное в письме, заявитель вправе привести и самостоятельно. Если импортёр уверен в неприменимости регламентов и способен это обосновать, письмо не является обязательным условием — но его наличие снимает вопросы быстрее, чем переписка с таможней или с площадкой.

09

Зачем запрашивают

10

Чем отказное письмо не является

• не является документом об оценке соответствия;
• не подтверждает безопасность или качество продукции;
• не даёт права нанесения единого знака обращения;
• не заменяет декларацию или сертификат для продукции, охваченной регламентами;
• не снимает требований иных режимов регулирования: ветеринарного, санитарного, пробирного;
• не снимает требований к информационной маркировке и к сведениям для потребителя;
• не снимает обязанности по маркировке средствами идентификации, если товар входит в перечень;
• не является основанием для освобождения от мер нетарифного регулирования;
• не имеет установленного срока действия, но теряет актуальность при изменении регламентов.

11

Актуальность и обновление

Формального срока действия у отказного письма нет, но его актуальность ограничена изменениями в регулировании. Перечни продукции к регламентам обновляются, категории добавляются, изъятия уточняются. Товар, обоснованно выведенный из-под требований три года назад, может оказаться включённым в перечень новой редакции, и письмо станет недостоверным. То же происходит при изменении самой продукции: добавление электронного модуля, беспроводной связи или новой функции меняет применимость регламентов. Практическая рекомендация — пересматривать обоснование при двух событиях: при изменении конструкции или назначения товара и при обновлении применимых перечней. Для ассортимента, оформленного отказными письмами массово, имеет смысл периодическая сверка с актуальными редакциями, поскольку обнаружение неучтённого требования при таможенном контроле обходится дороже проверки.

12

Типичные ошибки

• отказное письмо оформлено на продукцию, входящую в перечень регламента;
• письмо оформлено по одному регламенту, применимость остальных не рассмотрена;
• текст не содержит обоснования и ссылок на положения регламентов;
• вывод сделан по коду товарной номенклатуры без анализа фактических характеристик;
• письмо принято за подтверждение безопасности продукции;
• на продукцию с отказным письмом нанесён единый знак обращения;
• письмо использовано как основание не соблюдать требования к информации для потребителя;
• не учтены требования иных режимов: ветеринарных, санитарных, отраслевых;
• письмо не обновлено после изменения конструкции товара;
• письмо не пересмотрено после обновления перечней к регламентам;
• письмо выдано организацией без профильной компетенции и не принимается контрагентами;
• письмо оформлено вместо декларации для экономии, применимость регламента не проверена.

13

Порядок работы

1. Описать продукцию по существу: назначение, конструкция, потребитель, условия применения.
2. Составить перечень технических регламентов, применимость которых нужно проверить.
3. Проверить каждый по области применения, по перечням продукции и по изъятиям.
4. Проверить применимость иных режимов: ветеринарного, санитарного, отраслевых систем.
5. Проверить вхождение товара в перечень маркируемых средствами идентификации.
6. Сформулировать обоснование вывода с ссылками на конкретные положения.
7. Обратиться за письмом в организацию с профильной компетенцией.
8. Проверить, что в тексте рассмотрены все применимые регламенты, а не один.
9. Сохранить письмо вместе с описанием продукции, на которое оно выдано.
10. Пересматривать обоснование при изменении товара и при обновлении перечней.