Одинаковый регистрационный номер у двух деклараций о соответствии
Одинаковый регистрационный номер у двух деклараций о соответствии сам по себе не доказывает подделку. По разъяснению Росаккредитации уникальным считается сочетание номера и даты регистрации, поэтому сверять нужно оба реквизита. Ниже разобрано, какие случаи возможны, как проверить обе записи в реестре и когда совпадение требует запроса документов у заявителя до отгрузки.
Совпадение номера у двух деклараций не равно подделке. Уникальный идентификатор декларации образует сочетание регистрационного номера и даты регистрации. Проверять нужно обе записи в открытой части ФГИС Росаккредитации и сверять дату, статус, заявителя и перечень продукции с товаром.
- Начинаем с идентификации — рассматриваем состав, назначение и характеристики продукции
- Уточняем применимые требования и форму оценки для конкретной продукции
- Проверяем доказательства и согласуем состав работ после анализа исходных данных
- Подготовка документов и испытания определяются выбранной формой и схемой
- Состав работ, цену и срок согласуем после рассмотрения продукции
При замечаниях к документам сначала сопоставляем продукцию, применимые требования и доказательства. Возможность оформления зависит от результатов этой проверки.
Для нестандартной продукции обсуждаем характеристики, состав, назначение, особенности производства и применимые требования.
После идентификации определяем, требуется ли подтверждение соответствия и в какой форме. Отсутствие обязательного документа не означает, что любой товар требует отказное письмо.
Участие заявителя, лаборатории и органа по оценке соответствия определяется применимыми требованиями и выбранной схемой. Состав участников и работ уточняется для конкретной продукции.
01
Что сказано в разъяснении Росаккредитации
В сентябре 2021 года Росаккредитация опубликовала разъяснение: к ведомству поступило много обращений о декларациях, которым присвоены одинаковые регистрационные номера. Порядок присвоения номеров установлен Правилами формирования регистрационных номеров сертификатов соответствия и деклараций о соответствии в реестрах Росаккредитации. Уникальным идентификатором декларации в разъяснении названо сочетание двух реквизитов: регистрационного номера и даты регистрации. Пока сочетание не повторяется, два документа с похожим номером могут быть легитимными.
02
Почему совпадение номера не равно подделке
Одинаковый номер — повод для проверки, а не вывод о подлоге. Декларации могут быть зарегистрированы в разные даты, и тогда пара «номер и дата» остаётся уникальной. Совпадение же строки номера часто возникает при переписывании: если в копии или в таблице номер набран с ошибкой, он может совпасть с чужой записью. Решение зависит от того, что именно совпало и какие реквизиты расходятся.
- Номер совпал, даты регистрации различаются, обе записи действуют: расхождения по существу нет, но в поставку должна попасть та декларация, которая относится к вашему товару.
- Номер и дата регистрации совпали: уникальность ключа нарушена, и вопрос нужно выяснять с заявителем и по записи в реестре до отгрузки.
- Номер в документе отличается от записи реестра на один символ: это ошибка переписывания, а не дубль, и исправляется сверкой с реестром.
03
Как проверить обе записи пошагово
- Откройте открытую часть ФГИС Росаккредитации и найдите каждую декларацию по номеру, вводя его полностью, с дефисами, точками и буквами в том же регистре, что в документе.
- Для каждой записи выпишите дату регистрации, статус, наименование заявителя, изготовителя и перечень продукции.
- Определите, какая из двух записей относится к вашему товару, по наименованию, модели, серии или партии, а не по номеру.
- Сверьте дату регистрации в документе, который вам прислали, с датой в записи. Если даты не совпадают, документ привязан к другой записи.
- Сохраните результат проверки с датой, чтобы при запросе таможни или площадки можно было показать, какая запись использована.
04
Таблица ситуаций
| Ситуация | Что это означает | Что делать |
|---|---|---|
| Номер совпадает, даты разные, обе записи действуют | Пара «номер и дата» уникальна, записи относятся к разным регистрациям | Установить, какая запись описывает поставку, и приложить её |
| Номер и дата совпадают | Уникальность ключа нарушена, нужен разбор | Запросить у заявителя пояснение и выписку из реестра до отгрузки |
| Одна из записей приостановлена или прекращена | Документ может не покрывать поставку | Использовать действующую запись или оформить новую |
| Номер в документе отличается от реестра на символ | Ошибка переписывания | Исправить реквизит в документе по записи реестра |
05
Какие материалы собрать
Если совпадение выявлено при подготовке поставки, полезно собрать четыре материала: выписку из реестра по каждой записи с датой проверки, документ, по которому оформлена поставка, сведения о заявителе и изготовителе и переписку с заявителем, в которой он подтверждает, какую именно регистрацию он подавал.
Такой комплект позволяет быстро ответить на вопрос о реквизитах, не возвращаясь к заявителю несколько раз. Особенно это важно, если товар идёт через несколько посредников и каждый из них работает с копией документа, а не с оригиналом записи.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
06
Типичные ошибки
- Считать, что номер однозначно определяет документ. Без даты регистрации поиск может вернуть не ту запись.
- Искать по номеру, переписанному из скана, без проверки символов. Латинские и русские буквы в номере выглядят одинаково.
- Принимать совпадение за подтверждение, не открывая запись в реестре. Копия документа на руках не заменяет сверку с реестром.
- Переписывать документ задним числом, чтобы убрать совпадение. Запись в реестре меняется не редактированием текста, а установленной процедурой.
07
Когда это не требует отдельного разбора
Если номер и дата в документе совпадают с записью реестра, а наименование продукции и перечень позиций соответствуют товару, дополнительных действий не требуется. Отдельная проверка нужна, когда совпадение обнаружено в комплекте заявитель, в проверке маркетплейса или при сверке нескольких документов одной партии.
08
Нормативные основания
Правила формирования регистрационных номеров сертификатов соответствия и деклараций о соответствии в реестрах Росаккредитации. Первоначальная редакция утверждена 28 июня 2018 года, в справочных системах действующей указана версия 02 от 25 декабря 2020 года. Разъяснение Росаккредитации о дублировании номеров опубликовано 28 сентября 2021 года; сведения о нём взяты из пересказа в открытом источнике от 23 октября 2021 года.
Частые вопросы
Значит ли одинаковый номер декларации, что одна из них поддельная?
Нет. Совпадение номера само по себе не доказывает подделку, и поспешный вывод о подлоге здесь вреден для обеих сторон. По разъяснению Росаккредитации уникальность декларации определяется сочетанием номера и даты регистрации. Если даты разные, обе записи могут быть законными. Подделку или ошибку выясняют только после сверки обеих записей в реестре и запроса пояснений у заявителя.
Может ли быть два документа с одинаковым регистрационным номером?
Зависит от даты регистрации. Если номер совпал, но даты разные, это допустимо, потому что уникальный ключ образует пара реквизитов, а не номер в отдельности. Если совпали и номер, и дата, это уже нарушение, которое требует разбора с заявителем и проверки записи в реестре до использования документа.
Нужно ли смотреть дату регистрации, если номер совпал?
Да. Без даты регистрации нельзя понять, какая из записей относится к документу, и поиск по одному номеру ничего не решает. Дата входит в уникальный идентификатор декларации, поэтому именно по паре «номер и дата» нужно сопоставлять копию документа с записью в реестре и подтверждать, что товар попадает под нужную регистрацию.
Можно ли принять товар, если номер совпал, а дата отличается?
Зависит от того, какая запись описывает ваш товар и действует ли она на дату отгрузки. Если проверка показала, что нужная запись действует, наименование и перечень продукции совпадают, а номер повторяется у другой декларации, поставку можно оформлять по верной записи. Если соответствие записи товару не подтверждается, отгружать не следует.
Достаточно ли проверить номер в реестре, чтобы убедиться в подлинности?
Нет. Поиск по одному номеру может вернуть не ту запись, если их несколько, а совпадение первых строк ещё ничего не подтверждает. Нужно открыть каждую найденную запись, сверить дату регистрации, статус, заявителя и перечень продукции и убедиться, что документ, который у вас на руках, соответствует именно этой записи.
Что делать, если в реестре найдены две записи с одинаковыми номером и датой?
Нет, отгружать товар на основании такого документа без выяснения не стоит, потому что совпадение обоих реквизитов требует объяснения. Совпадение обоих реквизитов нарушает логику уникального идентификатора. Запросите у заявителя пояснение, выписки по обеим записям и подтверждение, какая регистрация относится к вашей продукции. Результат проверки сохраните вместе с датой.
Обязательно ли исправлять декларацию, если номер совпал с чужим?
Зависит от того, в чём причина расхождения и кто её допустил. Если номер переписан с ошибкой и в реестре ваша запись имеет другой номер, исправляется копия документа, а не запись. Если совпадение обнаружено в самой записи, решение принимает регистрирующий орган и заявитель. Изменение текста задним числом не заменяет установленную процедуру.
Может ли совпадение номера объясняться ошибкой при переписывании?
Да, ошибка переписывания — одно из возможных объяснений, и её стоит проверить первой, потому что она проверяется быстрее всего. Номер нередко копируют из скана или таблицы, где буквы и цифры трудно различить. Сверка символов с выпиской из реестра показывает, совпадает ли номер на самом деле, и позволяет исключить техническую причину до запроса в другую организацию.
Расчёт по вашему товару
Нашли в реестре две записи с одним номером и не понимаете, какая относится к вашей поставке? Пришлите номер, дату регистрации и описание продукции, мы проверим соответствие записи товару.
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
Что будет в ответе
- Предварительный перечень необходимых документов
- Сколько документов потребуется и можно ли объединить модели и артикулы
- Требования к испытаниям и образцам
- Из чего складывается стоимость, этапы и ориентировочные сроки
Окончательный состав зависит от характеристик продукции и полноты исходных данных.