Отказное письмо: образец, обязательные реквизиты, формулировка вывода и проверка подлинности

01

Структура письма: что должно быть на листе

Отказное письмо оформляется на бланке организации и по структуре напоминает деловое заключение: шапка, описание продукции, основания проверки, вывод, подпись. Ниже — состав по блокам.

02

Как выглядит формулировка вывода

Ключевая часть письма — вывод без двусмысленности. Рабочая формулировка: указанная продукция не входит в единые перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации и обязательному декларированию соответствия, утверждённые постановлением Правительства РФ № 2425 от 23.12.2021, и не подпадает под действие технических регламентов Таможенного союза и Евразийского экономического союза, перечисленных выше; обязательное подтверждение соответствия не требуется.

03

Кто выдаёт отказные письма

Государственный реестр отказных писем не ведётся, проверить документ по номеру, как сертификат, нельзя. Поэтому вес письма определяется тем, кто его подписал. Наибольшее доверие вызывают письма органов по сертификации и испытательных лабораторий, аккредитованных в национальной системе, с указанием номера аттестата: аккредитацию можно проверить в реестре аккредитованных лиц.

04

Когда отказное письмо действительно нужно

• таможенное оформление: инспектор видит код из перечня и требует объяснить отсутствие документа соответствия;
• размещение товара на маркетплейсе, где карточка требует прикрепить документ;
• приёмка в торговой сети, где регламент закупок требует документ на каждую позицию;
• участие в тендере, где комплект документов проверяется формально;
• запрос контролирующего органа при проверке в рознице;
• подтверждение для банка или страховщика по внешнеторговой сделке;
• внутренний комплаенс: обоснование, почему по позиции не оформлялся документ.

05

Отказное письмо и отрицательное решение: принципиальная разница

Два документа решают внешне одну задачу — подтвердить, что продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия, — но имеют разный статус. Разница критична при таможенном оформлении.

06

Что содержит отрицательное решение по заявке

Орган по сертификации, имеющий заявляемую продукцию в области аккредитации, формирует официальный ответ на бланке установленной формы.

• наименование продукции;
• документ, в соответствии с которым продукция изготовлена: стандарт, технические условия, стандарт организации, технический файл или иной документ;
• код ТН ВЭД;
• данные о заявителе и изготовителе;
• мотивированный отказ с обоснованием, почему продукция не подлежит подтверждению соответствия;
• номер присвоенной заявки;
• подпись эксперта и печать органа по сертификации.

07

Почему отрицательное решение предпочтительнее

1. Только орган по сертификации, имеющий продукцию в области аккредитации, может достоверно определить, подпадает ли товар под обязательное подтверждение соответствия.
2. Решение выдаётся по результатам рассмотрения заявки и полного пакета документов, а не по описанию со слов заявителя.
3. Документ оформляется на бланке установленной формы и заверяется подписью эксперта.
4. Он относится к документам, принимаемым таможенными органами.
5. В нём приводится мотивированный отказ, то есть обоснование, а не просто утверждение.
6. Наличие номера заявки делает документ проверяемым.
7. При спорной классификации орган оценивает продукцию по существу, а не по коду из инвойса.

08

Когда достаточно отказного письма

09

Исторический контекст: заключения профильного института

Существует ещё один вариант документа — отказное заключение профильного научно-исследовательского института в области сертификации.

• в период примерно с 2011 по 2014 год таможенные органы принимали отказные документы преимущественно от этого института;
• сейчас такая практика распространена значительно меньше;
• о самих заключениях многие участники рынка уже не помнят;
• при работе со старыми комплектами документов такие заключения могут встречаться;
• для новых поставок ориентироваться следует на отрицательное решение органа по сертификации.

10

Чем отказное письмо не является

Письмо не подтверждает безопасность и качество продукции, не даёт права наносить знак ЕАС или знак обращения на рынке и не заменяет обязательные документы. Если товар всё же подпадает под регламент, письмо не защитит от ответственности: оно лишь показывает, что вывод сделан не самостоятельно, а с привлечением специалистов, что может смягчить оценку добросовестности, но не отменит нарушения.

11

Как проверить полученное письмо

1. Найдите выдавшую организацию в реестре аккредитованных лиц и проверьте статус аттестата на дату выдачи.
2. Сверьте наименование продукции, модели и артикулы с инвойсом, спецификацией и карточкой товара.
3. Проверьте код ТН ВЭД: он должен совпадать с тем, который будет заявлен в декларации на товары.
4. Прочитайте вывод: он должен быть однозначным и охватывать и сертификацию, и декларирование, и регламенты.
5. Проверьте перечень проверенных регламентов: он должен включать все, под которые товар теоретически может попадать.
6. Проверьте дату: письмо, выданное до последних изменений перечней, стоит обновить.
7. Самостоятельно сверьте товар по перечням ПП 2425 и областям регламентов — письмо не отменяет вашей ответственности.

12

Срок актуальности

Формального срока действия у отказного письма нет: это заключение на дату его подготовки. Практически оно теряет актуальность при изменении перечней постановления № 2425, при вступлении в силу нового технического регламента, охватывающего продукцию, при изменении конструкции или состава изделия и при смене кода ТН ВЭД.

13

Типичные дефекты писем

• в письме перечислены не все модели, которые фактически поставляются;
• указан код ТН ВЭД, отличающийся от заявленного в декларации на товары;
• письмо выдано организацией без аккредитации и без указания её номера;
• вывод сформулирован как мнение, а не как заключение;
• в перечне оснований не указаны регламенты, под которые товар может попадать;
• описание продукции слишком общее и не позволяет идентифицировать товар;
• письмо адресовано другому юридическому лицу, а не вам;
• нет даты или подписи уполномоченного лица;
• письмо выдано на товар, который в действительности подлежит декларированию.

14

Товары, на которые чаще всего берут отказное письмо

Практический список категорий, где код формально попадает в перечни или похож на перечневый, а изделие под требования не подпадает.

15

Стоимость и что влияет на цену

Отказное письмо — самый дешёвый документ в области подтверждения соответствия: испытания не проводятся, работа состоит в анализе продукции против перечней и регламентов. Стоимость определяется трудоёмкостью анализа, а не количеством бумаги.

• число разных видов продукции: один вид с двадцатью артикулами дешевле, чем пять разных видов;
• спорность позиции: пограничный товар требует анализа нескольких регламентов и примечаний;
• полнота исходных данных: неполное описание оборачивается перепиской и удорожанием;
• срочность: выдача в день обращения обычно дороже;
• необходимость отдельных писем на разные коды ТН ВЭД или разных адресатов;
• сопровождение при вопросах таможни или площадки после выдачи.

16

Что подготовить для получения письма

1. Полное техническое описание продукции: назначение, конструкция, состав, материалы, принцип действия.
2. Фотографии изделия и упаковки, макет этикетки.
3. Спецификацию с полным перечнем моделей и артикулов, включая планируемые.
4. Код ТН ВЭД с обоснованием и, при необходимости, ОКПД 2.
5. Сведения об изготовителе и стране происхождения.
6. Указание, для чего нужно письмо: таможня, площадка, сеть, тендер.
7. Данные вашей компании как адресата письма.

17

Отказное письмо и другие способы подтвердить отсутствие требований

18

Чек-лист корректного письма

1. Бланк аккредитованной организации с номером аттестата.
2. Номер и дата письма проставлены.
3. Адресат — ваша компания с ИНН.
4. Продукция описана так, что её можно идентифицировать.
5. Перечислены все модели и артикулы поставки.
6. Указан код ТН ВЭД, совпадающий с декларацией.
7. Перечислены проверенные регламенты и перечни ПП 2425.
8. Вывод однозначен и охватывает сертификацию, декларирование и регламенты.
9. Есть подпись уполномоченного лица и печать.
10. Аккредитация организации проверена в реестре.

19

Обязательные реквизиты письма

• наименование и реквизиты организации, выдавшей письмо, с номером аттестата аккредитации;
• исходящий номер и дата — по ним письмо идентифицируется;
• наименование заявителя, которому адресовано письмо;
• полное наименование продукции, торговая марка, модели и артикулы;
• код ТН ВЭД ЕАЭС и, при необходимости, код ОКПД2;
• наименование и адрес изготовителя, страна происхождения;
• перечень проверенных нормативных документов: конкретные технические регламенты ЕАЭС и перечни постановления № 2425;
• прямой вывод об отсутствии продукции в перечнях обязательного подтверждения соответствия;
• подпись уполномоченного лица и печать организации.

20

Срок действия

Формального срока действия у отказного письма нет: это заключение на дату его подготовки. Практически оно теряет актуальность при изменении перечней постановления № 2425, при вступлении в силу нового технического регламента, при изменении конструкции или состава продукции и при смене кода ТН ВЭД. Маркетплейсы часто применяют собственное правило и не принимают письма старше одного года, поэтому документ обновляют примерно раз в год.

21

Типичные проблемы с письмами

• в письме перечислены не все модели, которые фактически поставляются;
• указан код ТН ВЭД, отличающийся от заявленного в декларации на товары;
• письмо выдано организацией без аккредитации и без указания оснований;
• не проверены все применимые регламенты — например, забыт ТР ТС 020/2011 по ЭМС;
• продукция описана слишком общо: «изделия из пластика» вместо конкретного назначения;
• письмо получено на товар, который в действительности подпадает под регламент.