Сертификаты и декларации для тендера и поставки

01

Два уровня требований

02

Сначала определить документ на товар

1. Разбить номенклатуру по однородным позициям.
2. Зафиксировать назначение, характеристики, изготовителя, модели и страну.
3. Определить применимые регламенты и перечни.
4. Установить форму: сертификат, декларация, регистрация или отсутствие обязательной формы.
5. Сверить документ с конкретной позицией и поставкой.

03

Что сверить в закупке

• какие сведения нужны в составе заявки;
• какие документы предъявляются при заключении или исполнении;
• допускаются ли ссылки на реестры и электронные сведения;
• на какую дату и этап должен быть действующим документ;
• какие характеристики подтверждаются протоколом, паспортом или иной документацией;
• применяется ли национальный режим и какие подтверждения происхождения нужны;
• что проверяется при приёмке и оплате.

04

Действительность и область

Проверяют официальный статус, даты, продукцию, модели, изготовителя, площадки, заявителя и специальные условия. Документ, действующий формально, может не охватывать нужную модель или поставку. Если срок заканчивается во время исполнения, заранее оценивают требования контракта и необходимость нового подтверждения; универсального правила для всех закупок нет.

05

Документ изготовителя или поставщика

Возможность использовать документ, оформленный не участником закупки, зависит от его вида, области действия, связи с продукцией и условий закупки. Нельзя автоматически считать любой сертификат поставщика достаточным или требовать, чтобы заявителем всегда был участник. Связь поставки с документом подтверждают товаросопроводительными и идентификационными сведениями.

06

Документы для поставки «Газпрому» и другим крупным заказчикам

Короткий ответ: ПАО «Газпром» и другие крупные компании с госучастием закупают по 223-ФЗ, поэтому состав документов задают их положение о закупке и документация конкретной процедуры. К обязательным сертификатам и декларациям по регламентам такие заказчики часто добавляют подтверждение соответствия своим техническим требованиям — через отраслевую систему добровольной сертификации (у «Газпрома» — СДС «ИНТЕРГАЗСЕРТ») или включение продукции в собственные реестры допущенной продукции.

• обязательный документ по ТР ТС/ТР ЕАЭС нужен всегда, когда он предусмотрен для товара, — отраслевая добровольная сертификация его не заменяет;
• требование отраслевого сертификата должно быть указано в документации о закупке: к участникам нельзя предъявлять требования, которых в ней нет (ч. 6 ст. 3 223-ФЗ);
• отраслевая сертификация и включение в реестр заказчика занимают время, поэтому их проходят заранее, а не под конкретную закупку;
• технические требования заказчика читают вместе с проектом договора: в них часто указаны документы, которые предъявляют при поставке.

07

Добровольные подтверждения

Сертификаты систем менеджмента, добровольные сертификаты, дополнительные протоколы и аудиты оценивают только в контексте конкретного требования. Они не заменяют обязательное подтверждение соответствия и не должны описываться как всеобщий пакет для тендеров.

08

Заказчик требует необязательный сертификат: что делать

Короткий ответ: сначала установить, требует ли закон такой документ для товара; если нет — запросить разъяснения и при необходимости обжаловать требование либо оформить добровольный сертификат, когда это быстрее и оправдано. Добровольный сертификат не заменяет обязательную декларацию или сертификат по регламенту.

1. Сверить требование с регламентом: какая форма оценки соответствия предусмотрена для товара.
2. Проверить, не требует ли заказчик документ, который по закону передаётся вместе с товаром: по 44-ФЗ требовать его в заявке нельзя (подп. «в» п. 2 ч. 1 ст. 43).
3. Направить запрос разъяснений: по 44-ФЗ — не позднее чем за 3 дня до окончания подачи заявок (ч. 5 ст. 42), по 223-ФЗ — не позднее чем за 3 рабочих дня (ч. 3 ст. 3.2).
4. Если требование не связано с объектом закупки или ограничивает конкуренцию, подать жалобу до окончания срока подачи заявок: по 44-ФЗ — через ЕИС в контрольный орган (ст. 105), по 223-ФЗ — в антимонопольный орган (ч. 10 ст. 3).
5. Параллельно оценить срок и стоимость добровольного сертификата — расчёт по предоставленной документации.

09

Происхождение и национальный режим

Документ о соответствии и подтверждение происхождения решают разные задачи. Реестровая запись о российской промышленной продукции, сертификат происхождения и иные подтверждения применяют при наличии соответствующего основания и по действующему порядку конкретной закупки. Эти документы не назначаются автоматически только по слову «тендер».

10

СТ-1 или сертификат соответствия: что нужно для тендера

Короткий ответ: это документы для разных задач, и один не заменяет другой. Сертификат или декларация о соответствии подтверждают выполнение обязательных требований к товару, а сертификат происхождения формы СТ-1 — страну происхождения; в одной закупке могут понадобиться оба.

11

Подготовка пакета

1. Составить матрицу «позиция — обязательный документ — закупочное требование».
2. Проверить реестровый статус и область каждого документа.
3. Сверить модели, изготовителя, площадки и маркировку.
4. Отметить даты подачи, поставки и приёмки.
5. Подготовить ссылки, копии и пояснения в требуемом формате.
6. До подачи устранить расхождения и зафиксировать спорные требования.

12

Частые ошибки в документах для тендера и поставки

• один документ приложен ко всей разнородной номенклатуре;
• модель или изготовитель не совпадают;
• декларация заменена добровольным сертификатом;
• не учтён статус записи в реестре;
• дата действия проверена только на одном этапе;
• происхождение смешано с подтверждением безопасности;
• вместо требования закупки использован общий шаблон;
• в пакет включены фиксированные цены и сроки, не относящиеся к документам.

13

Проверка перед подачей

14

Как описание объекта закупки связано с документами на товар

Заказчик по закону о контрактной системе описывает товар через показатели, а сертификат или декларация эти показатели сами не подтверждают. Поэтому в закупке сверяют документ на товар и значения характеристик по отдельности.

• при описании допускается использовать показатели, требования и терминологию из технических регламентов и документов национальной системы стандартизации;
• описание должно содержать показатели, позволяющие определить соответствие закупаемого товара потребностям заказчика, с максимальными или минимальными значениями;
• декларация о соответствии отвечает на вопрос, соблюдены ли требования регламента, а значение конкретного показателя может подтвердить протокол испытаний;
• если описание ссылается на стандарт, сверяют редакцию стандарта и единицы измерения в заявке.

15

Что подаётся в заявке на электронный аукцион

Заявка на электронный аукцион по 44-ФЗ на части не делится: документы, подтверждающие соответствие товара требованиям законодательства, входят в предложение участника, если их требует извещение (подп. «в» п. 2 ч. 1 ст. 43), а сведения об участнике оператор площадки передаёт заказчику из реестра участников.

16

Страна происхождения и национальный режим в заявке

Если закупка подпадает под национальный режим, в заявке указывают страну происхождения товара, а перечень товаров с запретами и ограничениями задан постановлением Правительства РФ № 1875 от 23.12.2024.

• по ряду товаров, например пищевой продукции, достаточно указать страну происхождения по ОКСМ;
• по части промышленных товаров дополнительно подтверждают происхождение реестровой записью или иным документом по правилам закупки;
• для одного товара нельзя указывать сразу несколько стран;
• подтверждение происхождения не заменяет документ о соответствии техническому регламенту.

17

Нормативные основания

• Закон о контрактной системе, статья 33 — правила описания объекта закупки через показатели товара
• Постановление Правительства РФ № 1875 от 23.12.2024 — перечень товаров с запретами и ограничениями в рамках национального режима