Требования торговых сетей к поставщикам: что нужно помимо документов
Помимо обязательных документов торговые сети требуют от поставщика аудит производства, систему безопасности пищевой продукции, дополнительные испытания и достаточный остаточный срок годности.
ДокументКомплект документов поставщика сети
Стоимостьпо требованиям сети
Точную стоимость и состав работ согласуем после рассмотрения продукции.Помимо обязательных документов торговые сети требуют от поставщика аудит производства, систему безопасности пищевой продукции, дополнительные испытания и достаточный остаточный срок годности. Эти договорные условия не заменяют декларацию, сертификат или государственную регистрацию. На аудите смотрят помещения, потоки сырья, входной контроль, записи за прошлый период и прослеживаемость партий.
Обязательные документы определяются законом и применимыми регламентами, а требования торговых сетей к поставщикам устанавливают договором: к аудиту, маркировке и прослеживаемости. Частные правила сети не заменяют декларацию, сертификат или государственную регистрацию и требуют живой проверки по договору и категории товара.
Стоимость, сроки и состав работ
Стоимость: по требованиям сети
Торговые сети предъявляют требования сверх обязательных: аудит производства, дополнительные испытания, система менеджмента безопасности пищевой продукции, логистические условия. Прохождение отбора не гарантируется наличием сертификатов. Процедура включения в пул поставщиков занимает месяцы.
01
Что требуют сверх обязательных документов
- документы проверяются первыми, но решают не они;
- аудит показывает реальное состояние производства;
- остаточный срок годности при поставке критичен;
- сеть не примет товар с истекающим сроком;
- способность держать объёмы проверяется до контракта;
- срыв поставок влечёт штрафы по договору.
| Требование | Что означает |
| Аудит производства | Проверка условий и системы качества на месте |
| Система безопасности пищевой продукции | Внедрённые принципы анализа рисков |
| Дополнительные испытания | По показателям, важным для сети |
| Требования к упаковке | Прочность, штрихкодирование, паллетирование |
| Сроки годности | Остаточный срок при поставке |
| Логистические условия | Частота, объёмы, температурный режим |
| Финансовая устойчивость | Способность держать отсрочку платежа |
| Ответственность за качество | Условия по возвратам и претензиям |
02
Что смотрят при аудите
- состояние производственных помещений и оборудования;
- зонирование и потоки сырья и готовой продукции;
- входной контроль сырья и его документирование;
- систему анализа рисков и критические точки;
- записи производственного контроля за период;
- прослеживаемость партий;
- работу с несоответствующей продукцией;
- обучение и гигиену персонала;
- борьбу с вредителями;
- условия хранения и отгрузки.
03
Как готовиться
- внутренний аудит по чек-листу сети выявляет проблемы заранее;
- устранение до визита дешевле, чем повторный аудит;
- экономика поставок в сеть отличается от обычной;
- отсрочка платежа требует оборотных средств;
- участие в промоакциях закладывается в цену;
- возвраты и списания влияют на итоговую маржу.
- Изучить требования конкретной сети до подачи заявки.
- Привести в порядок обязательные документы.
- Внедрить систему анализа рисков и вести записи.
- Провести внутренний аудит по чек-листу сети.
- Устранить выявленные несоответствия.
- Оценить способность держать заявленные объёмы.
- Просчитать экономику с учётом отсрочки и промоакций.
- Подготовить образцы и коммерческое предложение.
04
Сколько занимает и что мешает
| Препятствие | Как решается |
| Отсутствие системы анализа рисков | Внедрение за месяцы до заявки |
| Несоответствия по аудиту | Внутренний аудит и устранение заранее |
| Короткий срок годности | Пересмотр технологии или упаковки |
| Недостаточные объёмы | Расширение производства или выбор меньшей сети |
| Нехватка оборотных средств | Оценка отсрочки до контракта |
| Отсутствие опыта поставок | Начать с региональных сетей |
05
Частные марки сетей
- сети выпускают продукцию под собственными брендами;
- производитель работает по контракту;
- требования к таким поставкам строже обычных;
- аудит проводится обязательно;
- рецептура и спецификация задаются сетью;
- изменения без согласования недопустимы;
- сеть выступает владельцем бренда и отвечает за него.
06
Ротация и вывод из ассортимента
- сеть периодически пересматривает ассортимент;
- позиции с низкой оборачиваемостью выводятся;
- поставщик узнаёт об этом с коротким уведомлением;
- остатки на складе сети возвращаются или выкупаются;
- условия возврата фиксируются в договоре;
- вход в сеть не гарантирует длительного присутствия;
- планировать производство под один канал рискованно.
07
Что закрепить в договоре поставки
- Объёмы и график поставок с допустимыми отклонениями.
- Требования к остаточному сроку годности при приёмке.
- Условия и сроки оплаты, размер отсрочки.
- Порядок участия в промоакциях и распределение затрат.
- Условия возврата и списания.
- Штрафные санкции и их предельный размер.
- Порядок изменения ассортимента и уведомления.
- Основания и процедуру расторжения.
Для расчёта нужны характеристики продукции, применимые требования и объём испытаний. Стоимость и срок согласуем после рассмотрения этих данных.
08
Логистика и упаковка для сетей
09
Что торговые сети требуют сверх обязательного
- документы о соответствии — обязательный минимум;
- протоколы испытаний по показателям сети;
- аудит производства по стандартам сети;
- сертификаты систем менеджмента и безопасности пищевой продукции;
- требования к маркировке и упаковке для логистики;
- регулярный мониторинг качества.
10
Пищевая продукция для сетей
- программа производственного контроля;
- система на принципах ХАССП;
- протоколы испытаний по графику;
- ветеринарные документы для подконтрольной продукции;
- прослеживаемость партий.
11
Подготовка к входу в сеть
- изучите требования сети к поставщику;
- проверьте документы о соответствии;
- подготовьтесь к аудиту;
- согласуйте маркировку и упаковку;
- заложите расходы на мониторинг.
12
Маркировка и упаковка для сетей
- штрихкоды по требованиям сети;
- логистическая упаковка;
- паллетирование;
- сроки годности на упаковке;
- сведения о документах.
13
Типичные ошибки поставщиков
- только обязательные документы без протоколов сети;
- неготовность к аудиту;
- неверная логистическая маркировка;
- нет мониторинга качества;
- смена рецептуры без уведомления.
Частые вопросы
Что проверяет аудитор торговой сети, кроме порядка в день визита?
Аудитор изучает записи за прошлый период, а не только порядок в цехе: журналы, которые явно заполнили накануне, заметны сразу, и верить остальным документам перестают. Кроме того, оценивают цеха и оборудование, зонирование, движение сырья и готовых изделий, входной контроль и критические точки, прослеживаемость партий, обращение с браком, обучение персонала и его гигиену.
Как подготовиться к аудиту сети?
Сначала изучите требования конкретной сети, затем приведите в порядок обязательные документы и внедрите систему анализа рисков с записями. После этого проведите внутренний аудит по чек-листу сети и устраните несоответствия: исправить их до визита дешевле, чем проходить повторный аудит. Систему анализа рисков внедряют за месяцы до заявки.
Что закрепить в договоре поставки с сетью?
Объёмы и график с допустимыми отклонениями, требования к остаточному сроку годности при приёмке, срок и размер отсрочки платежа. Также согласуют участие в промоакциях и распределение затрат, условия возврата и списания, порядок изменения ассортимента. Предельный размер штрафов обсуждают до подписания, а основания расторжения прописывают заранее.
Какие сети лучше выбрать новому поставщику для первых поставок?
Лучше начинать с региональных сетей: требования у них мягче, а первые поставки превращаются в референсы для переговоров с федеральными. Отсутствие опыта поставок как раз относится к частым препятствиям. Если не хватает объёмов, помогает расширение производства или выбор сети поменьше, а не отказ от идеи входа в сети.
Можно ли производить продукцию под частной маркой сети?
Да, но требования к таким поставкам строже обычных, и аудит проводят обязательно. Рецептуру и спецификацию задаёт сеть, она же выступает владельцем бренда и отвечает за него. Любое отклонение от заданной рецептуры без согласования недопустимо и служит основанием для расторжения контракта.
Что будет, если товар плохо продаётся в сети?
Позицию с низкой оборачиваемостью могут вывести из ассортимента, причём поставщика уведомляют коротко. Остатки на складе сети возвращаются или выкупаются на условиях, которые фиксируют в договоре. Вход в сеть не гарантирует долгого присутствия, поэтому планировать производство под один канал рискованно, особенно если сырьё закуплено под конкретную позицию.
Как оценить, выгоден ли контракт с торговой сетью?
Экономику считают до подачи заявки, потому что при внешне привлекательной цене контракт может оказаться убыточным. Отсрочка платежа требует оборотных средств, участие в промоакциях закладывают в цену, а возвраты и списания снижают итоговую маржу. Кроме того, нужно оценить, сможете ли вы держать заявленные объёмы без срывов.
Какие документы нужны для поставки в торговую сеть?
Обязательный минимум — документы о соответствии по закону и применимым регламентам: декларация, сертификат или государственная регистрация. Сверх них сеть по договору требует протоколы испытаний по своим показателям, аудит производства и сертификаты систем менеджмента и безопасности пищевой продукции. Добавляются требования к маркировке и упаковке для логистики и регулярный мониторинг качества. Невыполнение договорных требований ведёт к отказу в поставке, а не к штрафу надзора.
Какой остаточный срок годности требуют торговые сети?
Сеть требует, чтобы товар приходил с существенным запасом остаточного срока годности, и не примет продукцию с истекающим сроком. Это частая причина отказа, а продукция с коротким сроком годности логистически сложна. Требование к остаточному сроку при приёмке закрепляют в договоре поставки. Если срок слишком короткий, решением становится пересмотр технологии или упаковки.
Какие требования к маркировке и упаковке предъявляют торговые сети?
Требования к транспортной упаковке и паллетированию задаёт сама сеть по своему стандарту. Короба маркируют с указанием состава паллеты, а каждую единицу и короб штрихкодируют. На упаковке указывают сроки годности и сведения о документах. Неправильная логистическая маркировка — частая причина возврата поставки, а за опоздание и недопоставку сетевые договоры предусматривают существенные штрафы.
Расчёт по вашему товару
Не уверены, готово ли ваше производство к аудиту торговой сети?
Отправьте специалистам REDICO описание товара, назначение, состав или характеристики и код ТН ВЭД. Проверим требования и предложим вариант оформления.
Что будет в ответе
- Предварительный перечень необходимых документов
- Сколько документов потребуется и можно ли объединить модели и артикулы
- Требования к испытаниям и образцам
- Из чего складывается стоимость, этапы и ориентировочные сроки
Окончательный состав зависит от характеристик продукции и полноты исходных данных.