Документы для СГР: полный комплект от заявителя

01

Пять групп документов

02

Базовый комплект

• заявление установленной формы с реквизитами заявителя;
• сведения о заявителе: выписка из реестра юридических лиц, реквизиты;
• полное наименование продукции, совпадающее с этикеткой;
• область применения и назначение продукции;
• рецептура с полным перечнем компонентов и их массовыми долями;
• нормативный или технический документ, по которому выпускается продукция;
• макет потребительской упаковки в читаемом виде;
• инструкция по применению для продукции, где она предусмотрена;
• протоколы испытаний аккредитованной лаборатории;
• сведения об изготовителе и производственной площадке;
• документы на сырьё и вспомогательные материалы;
• доверенность представителя, если документы подаёт не руководитель.

03

Что добавляется для импорта

04

Требования к отдельным документам

• рецептура — с процентным содержанием, а не с перечислением компонентов;
• технические условия — действующие, с датой и подписью утвердившего лица;
• макет этикетки — с читаемым текстом, включая мелкий шрифт предупреждений;
• инструкция по применению — с областью применения, режимами, мерами предосторожности;
• протоколы — с идентификацией образца, совпадающей с заявленной продукцией;
• сведения об изготовителе — с фактическим адресом производственной площадки;
• документы на сырьё — по каждому компоненту, влияющему на безопасность;
• заявление — без сокращений в наименовании продукции;
• коды классификаторов — обоснованные описанием, а не подобранные по ставке пошлины;
• доверенность — с полномочиями именно на регистрацию, а не общими.

05

Порядок сбора

1. Зафиксировать точное наименование продукции и не менять его до конца процедуры.
2. Определить перечень продукции, попадающей в одну регистрацию.
3. Запросить у технолога рецептуру с концентрациями и назначением компонентов.
4. Проверить компоненты по действующим ограничениям и перечням.
5. Собрать документы на сырьё от поставщиков, при импорте — с переводами.
6. Утвердить или актуализировать нормативный документ на продукцию.
7. Согласовать макет этикетки и инструкцию до начала испытаний.
8. Отобрать образцы серийной продукции и оформить акт отбора.
9. Получить протоколы испытаний и сверить их с заявлением и этикеткой.
10. Скомплектовать пакет и проверить сквозное совпадение наименований.
11. Подать документы и оперативно отвечать на запросы экспертизы.
12. После получения свидетельства проверить сведения в реестре.

06

Где теряется время

07

Типичные ошибки

• рецептура прислана в виде торговых названий сырья без химического состава;
• в заявлении указано сокращённое наименование, на этикетке — полное;
• макет этикетки не окончательный, меняется после подачи;
• инструкция по применению написана после получения протоколов;
• протоколы относятся к прототипу, а не к серийной продукции;
• область применения в заявлении уже, чем в описании на сайте;
• не указана фактическая производственная площадка, только юридический адрес;
• документы на сырьё есть не по всем компонентам;
• при импорте нет документа о свободной продаже;
• доверенность оформлена на общие полномочия;
• коды классификаторов подобраны без связи с описанием продукции;
• после получения свидетельства этикетка изменена без внесения изменений в реестр.

08

Сроки

09

Кто выступает заявителем и что это меняет в комплекте

Заявитель — не формальная строка в шапке заявления, а лицо, которое отвечает за продукцию на территории союза и хранит доказательную базу. От его статуса зависит половина комплекта: изготовитель подтверждает производство своими документами, импортёр — договором поставки и документами иностранного изготовителя, уполномоченное лицо — договором с прямым указанием полномочий на государственную регистрацию продукции. Иностранная компания заявителем быть не может, поэтому для импорта вопрос решается до начала сбора документов, а не в момент подачи.

Практическая сложность возникает, когда один и тот же товар везут несколько импортёров. Свидетельство оформляется на конкретного заявителя, и второй импортёр не сможет использовать чужой документ, если не указан в нём как получатель или если изготовитель не уполномочил единое лицо. Разумная схема при работе через нескольких поставщиков — регистрация на уполномоченное лицо изготовителя, с которым каждый импортёр заключает договор поставки.

10

Рецептура: как оформить, чтобы её приняли

Рецептура — единственный документ, который читают все участники процедуры: технолог формирует программу испытаний, эксперт сверяет компоненты с ограничениями, лаборатория подбирает методики. Присланный технологом файл почти всегда требует доработки, потому что внутри компании состав описывают торговыми названиями закупаемого сырья, а для регистрации нужны химические наименования и массовые доли. Между этими двумя описаниями лежит работа с поставщиками: по каждому торговому наименованию запрашивается спецификация, из которой раскрывается фактический состав.

Вторая частая проблема — диапазоны вместо значений. Формулировка «отдушка от 0,1 до 3 процентов» удобна производству, но эксперт оценивает верхнюю границу, и продукция получает программу испытаний по худшему сценарию. Если диапазон нужен технологически, его сужают до реального и обосновывают.

• полный перечень компонентов с химическими наименованиями и номерами CAS;
• массовые доли в процентах, в сумме дающие сто;
• функциональное назначение каждого компонента: консервант, ПАВ, краситель;
• для отдушек и композиций — раскрытие аллергенных компонентов;
• для консервантов и красителей — соответствие разрешённым перечням;
• указание сырья животного или биологического происхождения;
• сведения о наноматериалах, если они применяются;
• данные о примесях, значимых для безопасности;
• подпись технолога и дату утверждения рецептуры;
• привязку рецептуры к конкретному наименованию продукции.

11

Нормативный документ: технические условия, стандарт организации или ГОСТ

Продукция должна выпускаться по документу, который устанавливает требования к ней и порядок контроля. Заявитель выбирает один из трёх вариантов, и выбор влияет на дальнейшую работу: национальный стандарт не нужно разрабатывать, но он жёстко задаёт показатели; технические условия разрабатываются под конкретную продукцию, но требуют собственной работы и обновления при изменениях; стандарт организации удобен для линейки продуктов одного типа.

12

Макет этикетки: что именно проверяет экспертиза

• наименование продукции — дословно как в заявлении, без сокращений;
• назначение и область применения — не шире подтверждённой испытаниями;
• состав в порядке убывания массовой доли;
• сведения об изготовителе и фактическом адресе производства;
• сведения о заявителе и лице, принимающем претензии;
• срок годности, условия хранения и транспортировки;
• меры предосторожности и первая помощь для химической продукции;
• возрастные ограничения для детской продукции;
• способ применения и дозировка, если они влияют на безопасность;
• единый знак обращения продукции на рынке союза;
• читаемость мелкого шрифта предупреждений в макете;
• отсутствие лечебных и профилактических заявлений там, где они запрещены.

13

Документы на сырьё: до какой глубины раскрывать

Вопрос глубины раскрытия возникает почти в каждом проекте: нужны ли документы на каждый компонент, включая воду и краситель в сотых долях процента. Практический критерий — влияние компонента на безопасность и наличие ограничений по нему. Компоненты из регулируемых перечней раскрываются всегда, независимо от доли; технологические добавки в следовых количествах — по запросу; вода очищенная подтверждается документом системы водоподготовки, если она формирует основу продукта.

• консерванты, красители, ароматизаторы — всегда, с указанием разрешённых норм;
• поверхностно-активные вещества — со спецификацией поставщика;
• растительные экстракты — с указанием части растения и способа получения;
• сырьё животного происхождения — с ветеринарными документами;
• витамины и минеральные вещества — с формой соединения и дозировкой;
• компоненты, попадающие под ограничения по перечням, — с обоснованием доли;
• упаковочные материалы, контактирующие с продуктом, — с документами на контакт;
• вода — с подтверждением соответствия требованиям к питьевой воде.

14

Проверка комплекта перед подачей

1. Открыть заявление, этикетку и протоколы рядом и сверить наименование дословно.
2. Сверить состав в рецептуре, на этикетке и в документе изготовителя.
3. Проверить, что область применения в заявлении не уже написанного на упаковке.
4. Убедиться, что каждое заявление о свойствах закрыто протоколом или обоснованием.
5. Проверить срок действия нормативного документа и договоров.
6. Сверить адрес производственной площадки в заявлении и документах изготовителя.
7. Проверить, что протоколы выданы лабораторией с действующей аккредитацией.
8. Сверить дату отбора образцов с датой выработки серии.
9. Проверить полномочия подписанта и срок доверенности.
10. Проверить перевод иностранных документов в части состава.
11. Сформировать опись комплекта с указанием листов.
12. Сохранить весь пакет в едином архиве до окончания обращения продукции.

15

Что меняется в комплекте после получения свидетельства

Комплект живёт дольше процедуры. Продукция меняется: приходит новый поставщик сырья, обновляется дизайн упаковки, добавляется вкус в линейку, переезжает производственная площадка. Каждое изменение оценивается по одному критерию — затрагивает ли оно безопасность и сведения, внесённые в реестр. Ответ определяет, достаточно ли внутренней записи или требуется обращение за изменениями.