Запчасти и расходные материалы: какие документы нужны

01

Что обычно не требует подтверждения

• механические детали без электрики: втулки, шестерни, валы;
• крепёж общего назначения;
• уплотнения и прокладки общего применения;
• детали корпуса и облицовки;
• фильтрующие элементы промышленного назначения;
• инструмент ручной без механизации;
• такие позиции закрываются отказным письмом на группу.

02

Что требует документов

• критерий — наличие позиции в перечнях по её коду;
• назначение детали важнее её размера и цены;
• деталь для пищевого производства оценивается по контакту;
• электрические компоненты почти всегда требуют документов;
• криптография проверяется по перечню отдельно;
• при сомнении позиция выносится в отдельную проверку.

03

Как работать с большой номенклатурой

1. Выгрузить полный перечень артикулов с описаниями и кодами.
2. Сгруппировать позиции по видам и материалам.
3. Определить коды ТН ВЭД по группам.
4. Проверить группы по перечням обязательной оценки.
5. Для позиций вне перечней оформить отказные письма на группы.
6. Для остальных определить форму и оформить документы.
7. Завести реестр проверенных артикулов с привязкой к документам.
8. Проверять новые позиции до первого заказа.

04

Сервисные и гарантийные поставки

• безвозмездный характер поставки требований не снимает;
• запчасть для гарантийного ремонта оформляется на общих основаниях;
• замена по рекламации — тоже;
• вывоз неисправного узла и его возврат — две отдельные процедуры;
• подменный фонд оформляется как обычная поставка;
• сроки сервисных поставок обычно сжатые;
• документы готовятся заранее, под типовую номенклатуру.

05

Расходные материалы

06

Типичные ошибки

07

Как описывать позиции в отказном письме

• письмо со ссылками на конкретные перечни весомее общей формулировки;
• описание назначения снимает большинство вопросов;
• наименование должно совпадать с товаросопроводительными документами;
• расхождение в наименовании обесценивает письмо;
• артикулы перечисляются полностью, а не выборочно;
• при большом числе позиций оформляется приложение.

1. Указать наименование позиции так, как оно в накладной.
2. Привести артикул изготовителя.
3. Указать код ТН ВЭД.
4. Описать материал и назначение.
5. Перечислить конкретные перечни, в которых позиции нет.
6. Приложить техническое описание при сложной номенклатуре.

08

Комплектующие для собственного производства

• комплектующие для производства оцениваются как самостоятельный товар;
• то, что они пойдут в изделие, требований не снимает;
• исключение — если позиция вне перечней;
• сырьё и материалы обычно вне перечней;
• готовые узлы из перечней требуют документов;
• на конечное изделие оформляется свой документ;
• документы на комплектующие в него не входят, но хранятся.

09

Комплект документов

• документы от зарубежных контрагентов запрашиваются первыми;
• их получение занимает недели;
• перевод выполняется с заверением;
• образцы предоставляются с запасом на повторные испытания;
• неполный комплект возвращается на доработку;
• подготовка нередко дольше самих испытаний.

1. Регистрационные документы заявителя.
2. Технические условия или стандарт на продукцию.
3. Технологическую или конструкторскую документацию.
4. Сведения о производственной площадке.
5. Документы на сырьё и комплектующие.
6. Руководство по эксплуатации или применению.
7. Контракт и товаросопроводительные документы при импорте.
8. Образцы или пробы для испытаний.

10

Сроки и порядок

• срок складывается из подготовки, испытаний и оформления;
• длительность зависит от применяемых методик;
• ресурсные и климатические испытания идут неделями;
• замечания и доработки удлиняют процесс;
• план закладывает запас на итерацию правок;
• выпуск в обращение до оформления неправомерен.

1. Определение применимой формы подтверждения.
2. Подготовка комплекта документов.
3. Отбор и передача образцов или проб.
4. Проведение испытаний.
5. Оценка производства при серийной схеме.
6. Оформление и регистрация документа.
7. Маркировка и выпуск в обращение.