Как получить прибыль в компании и сэкономить время бухгалтера
Примерно 30% успеха предприятия зависит от действий бухгалтера. В некоторых компаниях считают, что успех работы бухгалтерии обеспечивает до 50% прибыли. Каждый из участников спора прав по-своему. У бухгалтера, который погряз в своей работе, катастрофически не хватает времени ни на нормальную работу, ни на разгребание текущих задач. Каждый день, по 10-12 часов бухгалтер отводит время на решение текущих задач, и даже уйти в отпуск ему «спокойно» не дают. Руководитель предприятия считает, что бухгалтер «и так получает хорошо, поэтому его выкладывание на работе имеет цель».
На самом деле бухгалтер, который работает по 10-14 часов в сутки быстро выгорает, допускает ошибки, и уже через несколько лет он монотонно выполняет работу, забыв о том, что его главная задача – приносить прибыль предприятия. Компания в это время вроде работает исправно, и вроде есть какие-то застойные явления. Такая монотонность работы приводит к тому, что бухгалтер не может оптимизировать рабочий процесс фирмы, не может пойти на курсы повышения кадров, и его специализация «застряла во времени».
На самом деле, хороший бухгалтер должен уделить 1-2 часа в день для решения стратегических задач. Все оставшееся время он должен посвящать самосовершенствованию, а не рутинной работе. Расскажем подробнее, как правильно «тушить пожары», добиваться успеха и приносить прибыль предприятию, оставаясь при этом человеком и профессиональным бухгалтером.
Куда уходит время у бухгалтера
Если вы замечаете, что ваш бухгалтер не «висит часами на телефоне», не проводит время за чаепитием, не ведет светские беседы, а работает, значит у него все хорошо. Но почему же тогда предприятие не приносит прибыли. На самом деле есть «пожиратели времени», которые отводят роль бухгалтеру не для решения стратегических задач, а на выполнение ненужной рутинной работы, которая иногда никому не нужна, вернее не приносит результатов. Давайте рассмотрим 6 пожирателей времени, которые не приносят хороших результатов бухгалтеру.
Первый пожиратель. Обычная рутина
Ведение первичной документации, проверка текущих ошибок, проверка базы контрагентов, подготовка отчетности в ручном режиме, взаимодействие с фискальными органами и финансово-кредитными организациями. Все это важные задачи для бухгалтерии, но если мы посмотрим со стороны, то весь этот процесс делается обычными «ручками». В чем проблема? Конечно же, в отсутствии автоматизации (об этом расскажем чуть ниже). Если посчитать, то сотни и тысячи часов в год уходят просто так, на выполнение тех работ, которые должен делать автоматизированный компьютерный комплекс.
Второй пожиратель. Совещания и «летучки»
Скажите честно, вам нужен бухгалтер для совещания? Как говорят бухгалтеры, в лучшем случае их присутствие на совещании важно в 2 случаях из 10. Остальные совещания, это просто ненужные посиделки для бухгалтеров. Вы, наверное, забыли, что изобрели Скайп и другие мессенджеры, где можно было бы включить во время совещания бухгалтерию и задать нужный вопрос. А может быть достаточно бумажного отчета? Подумайте, есть ли смысл постоянно звать на совещания бухгалтера?
Третий пожиратель. Выбивание документов
Это катастрофа для бухгалтера. Если посчитать по самым скромным прикидкам, у бухгалтера уходит столько времени на запрос от подчиненных и иных лиц накладных, счетов-фактур и прочих документов, сколько бы он провел времени в отпуске. Около 1,5 часов в день уходит на бессмысленные поиски и выбивания нужных документов отчетности для бухгалтерии.
Четвертый пожиратель. Проверка, поиск и исправление ошибок
У бухгалтера со студенческой скамьи действует правило, которое навряд ли он отменит и в профессиональной среде: «Проверь, еще раз проверь, а теперь перечитай и посмотри на отчет свежим взглядом!». По сути бухгалтер имеет доступ ко всем документам, и его трудочасы сваливаются в яму, из которой не выйти оперативно и без проблем. Может быть есть смысл пересмотреть способ доступа к документам?
Пятый пожиратель. Обучение подчинённых, роль профессора
Бухгалтер кроме своей профессии, дополнительно осваивает роль профессора и учителя. Если посмотреть на ежемесячные взаимодействия менеджеров и прочего руководящего звена, заметим одни и те же нелепые вопросы, хотя они имеют отношение к бухгалтерии.
1. «А правильно ли я заполнил отчет?»
2. «Верно ли я указал счет расходов?».
3. «Посмотрите вот эту строчку в табеле, она вообще нужна здесь?».
4. «А вы не подскажете, здесь я правильно заполнил?».
5. «А к какой категории расходов отнести «сувениры на 29 февраля?».
Это вы уже слышите в тысячный раз, и каждый месяц вынуждены повторять одно и тоже своим подчиненным и менеджерам из других подразделений.
Шестой пожиратель. Военные действия с «1С»
«Ой, все пропало!», «Я ничего не нажимала, оно само исчезло», «Я нажала кнопочку, а мне какие-то кракозябры выдает». Такие жалобы очень часто встречаются у тех, кто работает с программой 1С. К сожалению, здесь ничего не поделаешь, с базой 1С воюет 100% бухгалтеров России, поскольку проблемы всем известны, и постоянно приходится «партизанить из окопов».
Теперь вопрос к бухгалтерам. Вам знакомы пожиратели времени? Они вам мешают в работе? Наверное, 99% из вас скажет да, поскольку ни один из этих пожирателей времени не дает развитию бухгалтеру как специалисту, и одновременно, предприятие будет вечно лихорадить от этого.
Бухгалтерские услуги
Обеспечим лучший сервис
Мы стремимся к болле крепким связям с существующими и потенциальными партнерами.
Вместо тысячи букв предлагаем созвониться, Вы за?
Оставьте заявку
Передаем флаг в руки роботов. 5 вариантов автоматизации для бухгалтера!
К сожалению, даже среди профессиональных бухгалтеров бытует мнение, что автоматизация, это слишком долго, трудно, сложно, проблемно и невыполнимо. Зачем бухгалтеру знать основы программирования, когда ряд программ и задач можно решить в пару кликов. Давайте здраво посмотрим на 5 способов автоматизации и не будем думать плохое мнение о разработчиках.
Первый способ. Ввод первичной документации
Наибольший процент ошибок бухгалтеры допускают при вводе первичной вводной документации. Нередко бывают ситуации, когда одна малейшая ошибка может перечеркнуть весь труд бухгалтера. Мы рекомендуем вводит первичку при помощи сервиса Fasta, где вам понадобится для ввода всего 10-15 минут, вместо привычных 2-5 часов в день. Для проверки контрагентов используйте обычный сервис 1С: Контрагенты.
Второй способ. Электронная отчетность
Подготовка отчетности отнимает львиную часть рабочего времени бухгалтера. Пока подготовишь этот отчет, нужно идти домой, поскольку рабочее время закончилось. В этом случае рекомендуем использовать сервис 1С: Отчетность, напрямую из сервиса 1С.
Третий способ. Обмен документами с контрагентами и финансово-кредитными организациями
Это дополнительная головная боль, отнимающая очень много времени. Сделал одну ошибку, времени на исправление нужно в 3 раза больше. Что в этом случае можно будет предложить? Заводим сервис 1С: Сверка для проверки базы с контрагентами, и 1С: ДиректБанк, для отправки документов в кредитную организацию прямиком из облачного сервиса 1С.
Четвертый способ. Проверяем контрагента
Если раньше провал сотрудничества с контрагентом не имел последствий для бухгалтера, то теперь за мошеннические действия того же контрагента несет предприятие и лично бухгалтер. Чтобы проверить сведения о контрагенте, приходится выделять в день от 3 до 5 часов для поиска информации, а иногда бывает так, что нужно тратить несколько рабочих дней перед подписанием важного контракта. Что в этом случае можно порекомендовать – сервис 1С: Контрагент. Запускаем в работу и получаем актуальные данные.
Пятый способ. Проверяем наличие ошибок и правильность заполнения документов
Проверять ошибки, это мучение знакомо каждому бухгалтеру. Чтобы исправить значение хотя бы одной ошибки и проверить все данные, нужно до 25 минут. Это только для одной ошибки. А теперь внимание, человек, сконцентрировавшись на одной теме, через 20 минут теряет внимание и появляется рассеянность. Тут возникает ситуация, когда говорят «глаз замылился». Что в этом случае можно порекомендовать? Попробуйте сервис Sauri, который имеет множество надстроек для бухгалтерии, и у которого точно глаз «не замылится».
На самом деле сервисов, которые облегчат работу бухгалтерам множество, достаточно зайти на платформу «Маркет 42, Сервис 1С», где можно выбрать любую программу, под конкретные задачи вашего бухгалтера.
Какие есть другие способы выкроить время
Не нужно думать, что бухгалтер одними роботами единый. Если грамотно и умно изменить принцип работы бухгалтерии, тогда можно найти новые варианты разгрузки рабочего времени не только для себя, но и для своих сотрудников. Давайте рассмотрим 4 дополнительных варианта.
Вариант первый. Организационные вопросы
Вот здесь инициативу должен дать главный бухгалтер. Нужно без увеличения затрат изменить количество свободного времени.
• Избавляем от обязательного посещения совещания со стороны бухгалтера. То есть отменяем его совсем, или вводим правило, бухгалтера будут приглашать на некоторые совещания, только по острой необходимости.
• Разрабатываем для сотрудников инструкции по передаче отчетности в бухгалтерии. Распечатываем эти инструкции и вешаем их над рабочими столами менеджеров и прочих ответственных специалистов. Можно под подпись передать инструкции, и тогда не будут возникать дополнительные вопросы. Однако помните, если меняете правила в инструкции, меняйте сам текст и вывешивайте новый порядок действий, иначе опять будет тысяча вопросов каждый месяц.
• Если на предприятии есть штат бухгалтеров, то все текущие вопросы распределяем между ними, и избавляем текучку от главного бухгалтера. Можно ввести показатель эффективности работы сотрудников и премировать их.
Вариант второй. Работа с документами
Во всех бумажных работах исключаем раз и навсегда авралы и пожары.
• Заводим журнал, когда нужно сдать первичную документацию. Назначаем ответственного специалиста. Указываем предельные сроки сдачи отчета. При необходимости, для дисциплинированности вводим штрафные санкции.
• Снимаем ответственность по подписании части документов с главного бухгалтера и передаем их на подпись рядовому бухгалтеру.
• По максимуму, где только это возможно, отказываемся от бумажного ведения документооборота, и переходим на электронную систему.
Вариант третий. Работаем с облачной системой 1С
Еще одна инновация для главного бухгалтера. Используем облачный сервис 1С. Это поможет решать текущие задачи в любое время и в любом месте, хоть в отпуске, хоть дома, хоть в поездке за границей. Таким образом можно быстро подать документы в ПФР или разобраться с контрагентами.
Облачная 1С поможет не только управлять бухгалтерией, но и разграничить обязанности всех сотрудников, их права по управлению бухгалтерией, в том числе если для этого используются разные варианты доступа. Кроме этого, можно установить права одного и того же бухгалтера с облачного и стационарного варианта 1С. Это означает, что с ПК не сможет зайти другой пользователь, в то время как вы можете управлять платформой на Облачном 1С: Бухгалтерия.
И еще, в Облаке есть своя собственная техподдержка, поэтому вам не придется ждать специалиста часами, и ждать, когда он наконец-то починит 1С. Поддержка работает в режиме онлайн, поэтому вы можете узнавать все технические вопросы в режиме реального времени.
Вариант четвертый. Формируем принудительные отпуска
К сожалению, в нашей культуре относятся к трудоголикам с почтением, и даже с уважением. Дают премию, и бесконечно восхваляются. Но пройдет некоторое время и трудоголики будет делать непоправимые ошибки. В чем причина? Все правильно, нет отдыха и нет нормального отпуска. Руководитель должен отправлять бухгалтера в отпуск принудительно и без лишних слов. Точно такое же правило должно действовать и в отношении других кадровых специалистов и бухгалтерии. А в течение рабочего дня, делайте разминку с бухгалтерами, вводите минуты отдыха и релакс. Особенно важен момент отдыха в дни напряженного отчета компании.
Если нет прибыли на предприятии, не вините в этом бухгалтера, который и так «перегружен» разнообразной информацией. Проще создать для специалиста систему оптимизации рабочего процесса, и тогда можно ожидать не только повышение производительности труда, но и новый формат расчета прибыли. Поверьте, бухгалтер как никто другой лучше знает, как можно сделать компанию прибыльной, используя хитрые уловки законодательства по налогам и сборам.
